КОНТРОЛЬ ЗА ЗБЕРЕЖЕННЯМ ЗАПАСІВ НА ЗАО «ХПЗ»

3. КОНТРОЛЬ ЗА ЗБЕРЕЖЕННЯМ ЗАПАСІВ НА ЗАО «ХПЗ»

3.1. Інвентаризація як складова частина обліку запасів

Процес проведення інвентаризації виробничих запасів на ЗАО «ХПЗ» передбачає:

- переважування, обмір, підрахунок комісією у порядку розміщення цінностей у даному приміщенні, не допускаючи безладного переходу від одного виду цінностей до іншого. Якщо цінності зберігаються в ізольованих приміщеннях у однієї матеріально відповідальної особи інвентаризація проводиться послідовно за місцями їх зберігання. Після перевірки цінностей вхід до приміщення опломбовується і комісія переходить у наступне приміщення;

- інвентаризаційні описи складаються окремо на товарно-матеріальні цінності, що перебувають в дорозі, на неоплачені в строк покупцями відвантажені товари та цінності і на такі, що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці);

- кількість цінностей і товарів, що зберігаються в непошкодженій упаковці постачальника, може визначатися на підставі документів при обов'язковій перевірці в натурі частини визнаних цінностей [18].

При проведенні інвентаризації виробничих запасів на ЗАО «ХПЗ» одночасно перевіряють наявність тари за видами. Порожня тара (ящики, мішки, балони тощо) також повинна бути занесена в опис і оцінена. Залишки тари записують в окремий опис, де зазначається найменування тари, номенклатурний номер, шифр, одиниця виміру, ознаки, які визначають її призначення і якісний стан, кількість і ціну одиниці. На тару, яка прийшла в непридатність, складається окремий акт, де вказуються причини псування і відповідальні особи.

Для перевірки матеріалів, що передані на переробку, а також оплачених, але не вивезених зі складів постачальників, ЗАО «ХПЗ» необхідно отримати копії інвентаризаційних описів від підприємств (організацій), у яких ці матеріали знаходяться. Копії інвентаризаційних описів звіряються з даними, що були отримані при інвентаризації. При отриманні від підприємств, на відповідальному зберіганні яких знаходяться цінності, копій інвентаризаційних описів комісія порівнює фактичну наявність цінностей за даними копій описів з кількістю, встановленою за документами.

Інвентаризація МШП проводиться на ЗАО «ХПЗ» за місцями їх знаходження і особами, на відповідальному зберіганні яких вони знаходяться. В процесі інвентаризації слід встановити правильність віднесення господарських засобів до групи малоцінних та швидкозношуваних предметів.

Інвентаризаційна комісія повинна з'ясувати:

- чи закріплені малоцінні та швидкозношувані предмети, що знаходяться на складі -і в експлуатації, за особами, відповідальними за їх зберігання і використання;

- чи здійснюється маркування до передачі в експлуатацію спецодягу, спецвзуття, застережних пристроїв, виробничого і господарського інвентаря, столового посуду і приладдя. Маркування повинно містити найменування підприємства або його символ;

- як організовано облік малоцінних та швидкозношуваних предметів в місцях їх експлуатації. Матеріально відповідальні особи (коменданти, бригадири, комірники та ін.) ведуть облік отриманого зі складу виробничого і господарського інвентаря на картках (в книгах) по окремих особах, яким цей інвентар виданий в користування.

Інвентаризація проводиться шляхом огляду кожного предмету. В інвентаризаційні описи МШП заносяться за найменуваннями відповідно до номенклатури, прийнятої в бухгалтерському обліку. В описах зазначається їх первісна вартість.

На МШП видані в індивідуальне користування, наприклад, спецодяг, спецвзуття тощо, допускається складання групових інвентаризаційних описів із зазначенням осіб, яким видані такі предмети.

Спецодяг і білизна на ЗАО «ХПЗ», здані в ремонт, прання або чистку заносяться до інвентаризаційного опису на підставі документів, які підтверджують приймання в ремонт, прання, чистку тощо [18].

Якщо під час інвентаризації МШП будуть встановлені предмети, не придатні до експлуатації, але не списані з обліку, то робоча комісія складає акт на їх списання. В акті зазначається час експлуатації, причини псування (непридатності) таких МШП та можливість їх використання в інших цілях (якщо така є). На них складається окремий інвентаризаційний опис.

3.2. Методичні процедури удосконалення ефективної системи контролю виробничих запасів на ЗАО «ХПЗ»

Контроль виконує свої функції за допомогою власного методу, який є системою методичних прийомів і конкретних методик. Реалізація будь-якого методу управління, в тому числі і фінансово-господарського контролю і ревізії, здійснюється за допомогою певних процедур.

Процедури - поняття, яке встановлює виконання певних дій засобами праці над предметами праці з метою пізнання, перетворення або удосконалення їх для досягнення оптимуму. Контрольні функції в господарському механізмі здійснюються за допомогою контрольно-ревізійних процедур, вироблених наукою і практикою.

Контрольно-ревізійні процедури реалізують методичні прийоми контролю і ревізії, тому їх характеризують за тими функціями, які вони виконують у контрольно-ревізійному процесі [19, стор. 73-75].

Так, можна виділити наступні методичні прийоми контролю і ревізії: органолептичні методичні прийоми, вибіркові і суцільні спостереження у внутрішньому контролі та ревізії, розрахунково-аналітичні методичні прийоми, документальні методичні прийоми та контрольно-ревізійні процедури.

Органолептичні методичні прийоми фінансово-господарського контролю на ЗАО «ХПЗ» використовують при перевірці фактичного стану об’єктів контролю. Найважливішим з них є інвентаризація. Методичний прийом інвентаризації використовується для контролю достовірності даних бухгалтерського обліку, звітності і балансу підприємства, зокрема, наявності і вартості товарно-матеріальних цінностей, коштів у касах, на розрахунковому та інших рахунках.

Вибіркові спостереження застосовуються у фінансово-господарському контролі і ревізії як один із видів несуцільного дослідження господарських операцій, що ґрунтується на застосуванні вибіркового методу. Суть вибіркового методу полягає у правильному відбиранні одиниць спостереження. Точність результатів, добутих за допомогою цього методу, залежить від способу відбирання одиниць спостереження, ступеня коливань ознаки у сукупності, кількості одиниць, які підлягають спостереженню. Теорія вибіркового методу ґрунтується на законі великих чисел. Для ТОВ «КЗСТІ» прикладом вибіркових спостережень може бути контрольна перевірка якості інвентаризації товарно-матеріальних цінностей, яка здійснюється членами постійно діючих інвентаризаційних комісій за участю членів робочих інвентаризаційних комісій і матеріально відповідальних осіб після закінчення інвентаризації, але обов’язково до відкриття складу, де проводилась інвентаризація.

Завдання контролю є проведення статистичних розрахунків та елімінування впливу зовнішніх факторів на виконання планових завдань підприємством, яке контролюють, тобто витрат минулої матеріалізованої праці, зміни індексу цін на сировину і засоби праці тощо. Результати застосування розрахунково-аналітичних методичних прийомів у процесі контролю оформлюють у вигляді відомостей, які додаються до акта комплексної ревізії діяльності підприємства.

Методичні прийоми фінансово-господарського контролю і ревізії на ЗАО «ХПЗ» пов’язані з використанням документальних методичних прийомів і контрольно-ревізійних процедур. У процесі контролю господарських операцій перевіряють достовірність, законність і господарську необхідність їх на основі документів, у яких вони знайшли відображення. Контроль здійснюють за формою і змістом, зустрічною перевіркою операцій, взаємним контролем операцій і документів, аналітичними і логічними прийомами.

Недотримання встановленого порядку оформлення і погашення первинних документів часто призводить до скорочення зловживань та розкрадання цінностей. Так, необґрунтовані виправлення кількості виданих зі складу на виробництво виробничих запасів зменшує відповідальність винуватців у скоєні незаконних операцій [23, стор. 142].

На ЗАО «ХПЗ» також виявляють випадки необґрунтованих виправлень, підчищення, зміни кількості, ціни і суми у документах на відпуск цінностей. У кожному випадку на виправленому документі має бути зроблена спеціальна позначка, засвідчена підписами всіх осіб, які брали участь у його складанні. Помилки у первинних документах виправляють так: закреслюють неправильний запис тексту або суми і над закресленим надписують привільно текст або суму. Закреслювати треба однією лінією, щоб можна було прочитати виправлене. Після виправлення помилки у первинному документі роблять надпис «Виправлено», що підтверджують підписами осіб, які підписали документ, а також проставляють дату виправлення. Недодержання встановленого порядку оформлюють і погашення первинних документів часто призводить до приховування зловживань і крадіжок цінностей. Так, на підприємстві «КЗСТІ » були виявленні необґрунтовані виправлення кількості виданих із складу на виробництво сировини і матеріалів, які знизили відповідальність винних у вчиненні незаконної операції. Також на підприємстві «КЗСТІ » дуже важлива зустрічна перевірка, вона дає можливість виявити факти часткового або повного не оприбуткування матеріальних цінностей (виробничих запасів), одержаних від постачальників або з оптових баз. Для виявлення подібних випадків потрібна письмова відповідь на запитання ревізора про кількість і дату відпущених або відвантажених матеріалів, їхню вартість. Письмова відповідь підлягає зустрічній перевірці з документами підконтрольного підприємства.

У системі заходів по вдосконаленню господарського механізму пошук шляхів найбільш раціонального використання виробничих запасів посідає важливе місце. У цьому зв’язку неодноразово відзначалося, що в умовах переходу ЗАО «ХПЗ» на нові принципи господарювання і управління особливого значення набуває економія матеріалів, оскільки ефективність їх використання вирішальним чином позначається на кінцевих результатах виробництва.

Як відомо, завдання по забезпеченню економії матеріалів багатопланове й охоплює ряд складних проблем. Одна з них – це посилення ролі контролю за відпуском виробничих запасів і раціональним використанням їх у виробничому циклі.

У ході дослідження системи контролю за порядком відпуску матеріалів зі складів і їх використанням встановлено що на ЗАО «ХПЗ» окремим питанням контролю приділяється незначна увага. Свідченням упущень і недоробок в організації контрольного процесу є факти перевищення ліміту при відпуску виробничих запасів, не раціональне їх витрачання, відсутність зацікавленості працівників у застосуванні більш досконалих форм контролю [16, стор. 178-179].

Таким чином, незважаючи на те, що в цілому питанням ефективного використання сировини і матеріалів приділяється певна увага на всіх рівнях управління, наявність фактів, що вказують на відсутність дієвих матеріальних і моральних стимулів економії, недостатня відповідальність за перевитрату ресурсів відносно до поставлених норм, а також безгосподарність і марнотратство, не дозволяють отримати належних результатів. Тому назріла необхідність у вдосконаленні діючої методики внутрішнього контролю за рухом і використанням матеріальних ресурсів. Крім того, розробка і застосування на підприємствах більш раціональних систем преміювання за економію і санкціонування за перевитрату ресурсів сприятимуть якісному використанню матеріалів, палива, запасних частин на всіх виробничих дільницях.

На ЗАО «ХПЗ» під контролем використання виробничих запасів слід розуміти організовану систему нагляду і перевірок, спрямовану на виявлення фактів неправильного і несвоєчасного оформлення первинної документації на відпуск матеріалів, необґрунтованого їх відпуску і витрачання у процесі виробництва. Контроль включає і перевірку порядку дотримання встановлених норм витрачання матеріалів. При цьому методі контролю є не тільки перевірка законності, обґрунтованості і доцільності здійснюваних господарських операцій, а й визначення раціональних шляхів і способів подолання відхилень, усунення перепон у забезпеченні економії матеріальних цінностей.

У зв’язку з тим, що в усій сукупності контрольних операцій, здійснюваних працівниками бухгалтерії найбільш важливим є контроль за витратами виробництва і, зокрема, за використанням виробничих запасів, необхідно, на мій погляд, виділити основні завдання контролю.

На мій погляд, найбільш істотними завданнями на ЗАО «ХПЗ» є такі:

1.         контроль обґрунтованості відпуску матеріалів відповідно до встановлених лімітів;

2.         перевірка ефективності використання активів структурними підрозділами підприємства;

3.         встановлення осіб, які розпоряджаються відпуском матеріалів, і осіб, відповідальних за витрачення цінностей у процесі видобутку корисних копалин.

Напрямки вирішення вказаних завдань викладені в економічній літературі, однак на практиці ефективність їх вирішення залежить від ряду причин. Найчастіше недоліки в організації контролю даної ділянки облікових робіт виникають через невизначеність у виборі об’єктів контролю, відсутність планів тематичних перевірок, а також недбайливе виконання працівниками, що здійснюють контроль, своїх функцій.

З метою підвищення якості проведення контролю доцільно чітко визначити його об’єкти. Так, стосовно до процесу використання виробничих запасів, увага повинна бути спрямована на дотримання норм витрат, раціональність використання матеріалів у виробництві.

В економічній літературі багатьма авторами підкреслюється, що найважливішим завданням організації обліку і контролю за використанням матеріальних цінностей у виробництві є визначення, систематизація і аналіз відхилень фактичних витрат від встановлених норм. Розв’язанню вказаного завдання сприятиме застосування досконалішої системи документування і витрачання матеріалів у виробництві, яка б забезпечувала всі види, форми і методи контролю необхідною інформацією.

На ЗАО «ХПЗ» контроль витрачання виробничих запасів здійснюється шляхом перевірки запасів у таких документах: лімітно-забірних картках, вимогах, відомостях та інших.

Принцип побудови цих документів (як комбінованих, так і комплексних, й застосування їх у практичній діяльності шахт) дозволив не тільки скоротити потік первинної документації, а й посилити контроль за технологічною дисципліною, забезпечити відповідність обліку виробітку обсягу виконуваних операцій.

Узагальнення первинної інформації щодо використання матеріальних цінностей залежить від застосовуваного порядку документування і прийнятого для галузі методу контролю за витрачанням матеріалів на виробництво.

Слід вказати, що сутність методу документування полягає в тому, що відпуск виробничих запасів в межах норм здійснюється по лімітно-забірних картках, а відхилення від норм фіксуються в сигнальних вимогах, якими оформлюються заміни одного виду матеріалу іншим. Заміни на практиці виникають переважно через недоліки в організації забезпечення виробничого процесу необхідними матеріалами. При цьому в лімітній картці робиться позначка про зменшення кількості матеріалу, який замінюється.

З приводу здійснюваних замін одних матеріальних цінностей іншими слід звернути увагу на той факт, що в сучасних умовах господарювання виробнича діяльність підприємств повинна ґрунтуватись на ресурсозберігаючих технологіях, які передбачають, крім забезпечення якісного і економічного використання ресурсів, ще й заміну рідкісних, а значить дефіцитних та цінних їх видів, на більш доступні ресурси, які не поступають їм за якістю і параметрами.

Однак, на практиці впровадження принципу ресурсозбереження здійснюється дуже повільними темпами. Тому і виникаюча в процесі виробництва необхідність заміни ресурсів обумовлена й іншими причинами.

При застосуванні методу документування на основі лімітної картки складається розрахунок відхилень по замінах матеріалів і визначається їх вплив на собівартість продукції з позначенням причин і винуватців заміни.

Важливо підкреслити, що на ЗАО «ХПЗ» вдосконалення господарського механізму в умовах ринку формує і нові вимоги до організації внутрішнього контролю на підприємстві.

У зв’язку із впровадженням у практичну діяльність прогресивних інформаційних технологій, особливої актуальності, як уже відзначалося, набуває проблема ефективного використання і розширення сфери їх застосування за рахунок автоматизації нових ділянок управлінських робіт. До останніх відносяться роботи, що виникають у процесі здійснення контролю: тут застосування засобів обчислювальної техніки поки не одержало істотного і помітного поширення. При цьому однією з причин такого становища є недостатнє дослідження питань, присвячених контролю в умовах копм’ютерізації обліку.

Як відомо, в процесі діяльності підприємства найбільша кількість порушень пов’язана з матеріальними цінностями. Не винятком є їх крадіжки. У зв’язку з цим актуальності набувають питання вдосконалення методики контролю за збереженням виробничих запасів в умовах автоматизованого опрацювання інформації.

Детально розглянемо основні аспекти діючої методики контролю за збереженням матеріальних цінностей з метою визначення шляхів її вдосконалення.

На підприємстві На ЗАО «ХПЗ» раціональне і ефективне використання виробничих запасів неможливо забезпечити без правильної організації бухгалтерського обліку і контролю за її рухом і збереженістю.

На мій погляд, контроль, здійснюваний на підприємстві, повинен охоплювати такі основні стадії руху виробничих запасів: надходження, формування матеріальних запасів і найголовніше використання у виробничому циклі [15, стор. 48].

Зокрема, контроль за використанням виробничих запасів в процесі виробництва на ЗАО «ХПЗ» доцільно здійснювати по таких напрямках:

1.         контроль документального оформлення відпуску виробничих запасів;

2.         перевірка відповідності фактичного відпуску матеріалів на виробництво за встановленим лімітом;

3.         контроль відповідності витрачання матеріалів затвердженим нормам і нормативам;

4.         контроль за відходами і поверненням невикористаних матеріалів;

5.         контроль правильності віднесення матеріальних витрат на собівартість продукції.

Я вважаю, що ретельного дослідження потребує методика контролю за відпуском виробничих запасів зі складів, оскільки застосування ЕОМ розкриває нові можливості, котрі доцільно використати при проведенні контролю.

Можна запропонувати один із варіантів вдосконалення методики контролю відпуску матеріалів зі складу на ЗАО «ХПЗ» в умовах автоматизації облікового процесу. При функціонуванні АРМ у пам’ять ПЕОМ заноситься створена нормативна база використання матеріалів у виробництві. Вона містить норми витрат матеріалів на виробництво, а також вартісні нормативи використання матеріальних цінностей підрозділами підприємства. Крім того, нормативна база включає план виробництва, для якого встановлені певні норми витрат. За наявності вказаних відомостей з’являється можливість виписки первинних документів для відпуску матеріалів здійснювати за допомогою ПЕОМ на робочому місці матеріально відповідальної особи з одночасним машинним контролем процесу відпуску матеріальних цінностей у виробництво. Практичне використання даних нормативної бази полягає ось в чому: при запиті споживачем певного матеріалу в ПЕОМ вводиться код матеріалу, запитана його кількість і код споживача. Комп’ютер автоматично перевіряє, чи є такий матеріал на складі і в якій кількості. Потім встановлюється величина використання даного матеріалу у відповідності з нормами або нормативами стосовно до вказаного споживача. Доцільно зазначити також, що застосування комп’ютерних програм бухгалтерського обліку на ЗАО «ХПЗ» вимагає методики контролю та розробки програм ревізії фінансово-господарської діяльності підприємств. Для цього сучасна комп’ютерна техніка має великі можливості, за її допомогою, насамперед можна виконувати розрахунки та інші логічні процедури за тривалі періоди часу і без помилок.

Похожие работы

Облік запасів на підприємстві ТОВ "УНІКУМ 2007"

Скачать

74868

26

3

... складом оформлює документи на оприбуткування товарів на склад. За такою схемою, здебільшого, здійснюється надходження товарів (запасів) на підприємство. Розглянемо приклади обліку операції з рахунком 20 Виробничі запаси на підприємстві ТОВ "Уніком-2007". Використовуючи схему, розглянемо приклад обліку надходження виробничих запасів (полімерної плівки - сировини для виготовлення пакувальних матер ...

Організація обліку на торгівельному підприємстві

Скачать

80309

17

3

... сприяє об'єктивному відображенню в бухгалтерському обліку та звітності фактичної собівартості реалізованих товарів, залишків товарів, а також фінансових результатів торговельних підприємств і організацій. Завершений і системно перевірений облік товарних операцій і товарів є основою для бухгалтерського обліку інших операцій (розрахунків з постачальниками і покупцями, витрат, що входять до первісно ...

Вдосконалення організації бухгалтерського обліку на ТОВ "СКОП"

Скачать

63714

7

6

... дприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів. Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, ...

Організація обліку реалізації сільськогосподарської продукції, робіт і послуг

Скачать

97421

20

10

... , так і з приватними фізичними особами. В цілому можна зробити висновок, що втілення в життя зазначених шляхів вдосконалення первинного, аналітичного та синтетичного обліку реалізації сільськогосподарської продукції, робіт та послуг дозволить скоротити витрати облікового часу, більш точно обліковувати витрати та доходи, що дозволить точніше визначати фінансовий результат від реалізації продукції. ...