Організація інформаційної системи обліку та контролю основних засобів

4. Організація інформаційної системи обліку та контролю основних засобів

Введення інформації може бути організовано за допомогою ручного ведення операцій; режиму типових інформацій; режиму автоматичного формування операцій по документах.

Список основних засобів, нематеріальних активів, необігових активів міститься в довіднику Необігові активи. Дані довідника використовуються під час уведення документів і для ведення аналітики на рахунках 10-13, 18, 01. Трирівнева структура довідника дає змогу об’єднувати його елементи в різноманітні групи і підгрупи за різними ознаками.

Діалогове вікно редагування реквізитів елемента довідника має дві закладки. Кожний необіговий актив описують передусім видом, який вибирають у реквізиті Вид необігового активу. Цей реквізит одночасно визначає рахунки та методику обліку активу.

Потрібно також увести значення таких реквізитів: повна назва, первісна вартість, шифр, інвентарний номер, дата введення в експлуатацію, одиниця вимірювання і рахунок обліку. Дата введення в експлуатацію вводиться автоматично під час проведення для цього необігового активу документа Введення в експлуатацію. Одиниця вимірювання для кожного елемента довідника може мати лише одне значення. Рахунки обліку автоматично заповнюються під час вибирання виду не обігового активу.

На закладці Додатково містяться реквізити, що визначають параметри нарахування зносу необігових активів у бухгалтерському і податковому обліку. Для всіх об’єктів (виняток становлять лише інші необоротні активи) потрібно задати метод нарахування зношеності за бухгалтерським обліком. У типовій конфігурації таких методів шість: прямолінійне списання, метод зменшення залишку, метод прискореного зменшення залишку, виробничий (сума одиниць), кумулятивний та податковий. Кожен із методів потребує задання певного набору параметрів. Зокрема, метод прямолінійного списання передбачає визначення ліквідаційної вартості і терміну використання об’єкта, метод зменшення залишку – місячної норми амортизації, а метод суми одиниць – ліквідаційної вартості, розрахункового обсягу виробництва й обсягу виробництва поточного місяця.

У реквізитах Рахунок затрат і Вид затрат треба зазначити рахунок і аналітику затрат, на які будуть зачислені суми нарахованого зношення. У випадку незалежності активу виробничим фондам підприємства, коли нараховують зношення за матеріальним або нематеріальним активом у податковому обліку, треба увімкнути прапорець Виробниче. Для такого об’єкта також необхідно зазначити, до якої групи податкового обліку він належить (для цього є група реквізитів Податковий облік), з метою визначення субрахунку позабалансового рахунка ОЗ (обігових засобів), де обліковуватиметься балансова вартість об’єкта за податковим обліком.

З метою проведення операції надходження необігових активів в організацію можна використати документ "Прибуткова накладна", задавши в реквізиті документа "Що оприбутковуємо" значення ОЗ, НМА та ін. необоротні матеріальні активи або Інші необоротні активи для необоротних активів та ТМЦ для МШП. Решту реквізитів документа заповнюють згідно з накладною постачальника.

Заповнення реквізитів екранної форми Прибуткова накладна треба починати з реквізитів групи Постачальник. Поле Вид постачальника може мати одне з таких значень: Вітчизняний постачальник, Іноземний постачальник, Підзвітна особа або Інше. Залежно від вибору виду відповідно змінюється бухгалтерський рахунок постачальника на закладці Додаткові. Після цього потрібно визначити постачальника з довідника контрагенти або Співробітники (якщо реєструють надходження від підзвітної особи),вибрати валюту, у якій буде виписана накладна, і курс цієї валюти.

Якщо вести облік з конкретним постачальником у розрізі угоди (у довіднику Контрагенти для нього введено угоду за замовчуванням), то ця угода відобразиться в полі Замовлення діалогової форми прибуткової накладної. За допомогою кнопки вибору (кнопка "…"), значення цього реквізиту можна змінити, вибравши інше замовлення в журналі Відбір замовлень контрагента. Якщо ж скористатися кнопкою Х, то цю прибуткову накладну можна зробити документом-замовленням, тобто першим документом у ланцюжку взаєморозрахунків з клієнтом (у цьому випадку поле замовлення відображає рядок Без замовлення).

Під час роботи з прибутковими накладними та іншими документами доцільно використовувати можливості, що їх надає програма. Зокрема в разі оприбуткування передоплаченого товару на підставі попередньо наданого постачальником рахунка обов’язково треба застосувати режим Уведення на підставі і ввести прибуткову накладну на підставі рахунка. У цьому випадку програма автоматично заповнить табличну і реквізити заголовної частини прибуткової накладної. В полі Замовлення відображатимуться назви і реквізити документа, що був першим. Це може бути Угода або Рахунок вхідний.

Необігові активи і МШП не достатньо оприбуткувати за допомогою прибуткової накладної. Їх потрібно ввести в експлуатацію, бо тільки тоді вони будуть зараховані на баланс. Документ "Введення в експлуатацію" (рис.4.1) призначений саме для цього.

Діалогову форму документа Введення в експлуатацію треба заповнювати від заголовної частини; передусім увімкнувши можливість Введення в експлуатацію необігових активів, що в групі реквізитів Облік не введених в експлуатацію ТМЦ. У цій же групі потрібно задати значення реквізиту Місце зберігання відповідно до місця подальшого розміщення необігових активів або вибрати матеріально-відповідальну особу, за якою вони будуть закріплені. У групі реквізитів Параметри введення в експлуатацію обов’язково треба заповнити значення єдиного реквізиту Вид необігових активів.

рис.4.1. Документ "Введення в експлуатацію"

Таблична частина містить таку інформацію:

-           аналітика рахунку капітальних інвестицій, на якому обліковують первісну вартість об’єкта;

-           назву об’єкта (вибирають з довідника Необігові активи);

-           кількість об’єктів, які вводяться в експлуатацію;

-           одиниці вимірювання;

-           ціну об’єкта без ПДВ;

-           підсумок за рядком без ПДВ.

Потрібний набір проведень у випадку введення не обігового активу в експлуатацію (прийняття об’єкта на баланс, збільшення балансової вартості основних фондів за податковим обліком та ін.) автоматично формується під час проведення документа Введення в експлуатацію.

Операції пов’язані з переведенням необігових активів та МШП з одного місця зберігання в інше, виконують за допомогою документа Переміщення. Крім формування відповідних бухгалтерських проведень, цей документ дає змогу оформити акт приймання-передавання необігових активів чи накладну на переміщення МШП. Місця зберігання (звідки і кули передають) необігових активів чи МШП задають в однойменних реквізитах діалогової форми документа, шляхом вибирання з довідника Місця зберігання.

У табличній частині є інформація про таке:

- назву об’єкта, який переміщують;

- бухгалтерський рахунок обліку об’єкта (визначений автоматично за типом об’єкта);

- партію, до якої належить переміщуваний об’єкт;

- назву об’єкта після переміщення;

- кількість переміщуваних об’єктів.

Якщо потрібно списати необіговий актив з огляду на моральне або фізичне зношення, ліквідацію його унаслідок надзвичайної ситуації, а також у випадку реалізації необігових активів, то використовують документ Ліквідація необігових активів (рис.4.2). Діалогова форма документа для реквізитів заголовної частини має дві закладки: Основні та Додатково. Документ починають заповнювати з вибору значення реквізиту Вид ліквідації (списання або реалізація). У разі списання або реалізації виробничих активів можливе збільшення виробничих прибутків/видатків і вид (ставку) ПДВ зазначають у відповідних реквізитах закладки Основні.

Вигляд закладки Додатково залежить від вибраного значення реквізиту Вид ліквідації. У випадку списання на закладці Додатково треба вибрати варіант ліквідації. Це забезпечить формування необхідних проведень з податкового обліку відповідно до чинного законодавства України. Тут також потрібно визначити відповідну статтю затрат. Якщо ж для реквізиту Вид ліквідації вибрано значення Реалізація, то реквізити закладки Додатково мають такий самий вигляд, як і в документі Видаткова накладна.

Рис.4.2. Документ "Ліквідація необоротних активів".

У графі необіговий актив табличної частини документа зазначають об’єкт, який підлягає зняттю з обліку (назву не обігового активу вибирають з відповідного довідника). Після вибору об’єкта автоматично будуть заповнені такі реквізити: місце зберігання об’єкта, його первісна вартість, нараховане зношення, кількісні залишки на рахунку обліку. А якщо документом оформляють реалізацію необігових активів, то в табличній частині додатково вводять ціну продажу.

Під час опрацювання документа Ліквідація необігових активів формуються потрібні бухгалтерські проведення. У тих випадках, коли це необхідно, списання балансової вартості виробничого матеріального активу, який ліквідують, виконують "червоним сторно" на відповідному рахунку, на якому облікована його балансова вартість. У разі списання або реалізації необігових активів, що належать групам 2 і 3, відбувається сторнування їхньої кількості на рахунках ОЗ.2, ОЗ.3. Під час списання нематеріального активу, його первісну вартість списують з кредиту рахунка НА.1, а суми нарахованого зношення – з дебету рахунка НА.2.

Зазначимо, що документ Ліквідація необігових активів можна ввести на підставі документів Угода чи Рахунок. Крім того, роботу бухгалтера значно полегшує Помічник "Ліквідація необігових активів, який запускають за допомогою відповідної кнопки на панелі інструментів чи за допомогою головного меню (розділ Сервіс). Переміщення між вікнами помічника відбувається за допомогою кнопок Назад і Далі. Застосування помічника дає змогу створити документ Ліквідація необігових активів, який потім можна відкрити та відредагувати звичайним чином. Також зазначимо, що в будь-який момент роботи з помічником, аж до натискання кнопки Готово в останньому вікні помічника, можна завершити роботу з ним і перервати створення документа. Якщо було задано прапорець Відкрити документ, то документ відразу ж відкриється для перегляду та редагування.

Операції щодо ремонту і модернізації основних засобів відображені в обліку за допомогою документа Модернізація необігового активу (рис.4.3), що дає змогу оформити акт ремонту-модернізації основних засобів.

Кожне підприємство, проводячи господарську діяльність, ремонтує або модернізує необоротні активи для підтримання їх у робочому стані, продовження терміну експлуатації чи поліпшення експлуатаційних характеристик. У практиці переважають два способи ремонту і модернізації основних засобів: господарський (силами підприємства) і підрядний (за допомогою спеціалізованих підприємств і фірм).

Для правильного відображення ремонту і модернізації основних засобів у бухгалтерському обліку важливо виявити обсяг і собівартість виконаних робіт і, відповідно, відобразити зміну балансової вартості основних засобів. Ці завдання дає змогу вирішити документ Модернізація необігових активів.

Рис.4.3. Документ "Модернізація необігового активу".

Діалогову форму документа заповнюють так: спочатку вибирають у реквізиті необіговий актив той об’єкт, ремонт або модернізацію якого проводять, а також матеріально-відповідальну особу, за якою він закріплений; потім визначають спосіб виконання робіт над об’єктом (як зазначено вище, є два такі способи). Група реквізитів Зміна балансової вартості (податковий облік) стає доступною у випадку оформлення цим документом ремонту або модернізації не обігового активу, що належить до виробничих фондів підприємства. Увімкнувши прапорець Вказати вручну, можна переглянути і відредагувати суму, у межах якої підприємство може зачислити затрати на ремонт або модернізацію до валових витрат (сьогодні це 10% від сукупної балансової вартості основних виробничих фондів). Затрати, що перевищують цю межу, зачисляють на збільшення балансової вартості відповідної групи основних фондів у податковому обліку. У реквізиті Валові видатки потрібно визначити статтю валових витрат, на яку будуть зачислені суми затрат, що перевищують передбачений законодавством рівень.

У випадку, коли ремонт або модернізацію провадять підрядним способом (через організацію-підрядника), то у діалоговій формі документа буде ще одна закладка – Додатково. Якщо підприємство не має права вводити суму ПДВ, сплачену підряднику за виконані роботи, до складу податкового кредиту, то потрібно увімкнути на цій закладці прапорець ПДВ на затрати. Якщо прапорець вимкнено, то буде застосований звичайний механізм розрахунку сум і формування проведень за першою подією.

Табличну частину документа починають заповнювати з вибору бухгалтерського рахунку в графі Рахунок, що кореспондує за кредитом з рахунком, куди будуть списані затрати з ремонту або модернізації не обігового активу. Зокрема, у випадку проведення ремонту або модернізації господарським способом (силами підприємства) це може бути рахунок обліку матеріалів і запчастин, придбаних для заміни відповідних вузлів об’єкта або додаткового встановлення в ньому. У разі ремонту або модернізації підрядним способом (через організацію-підрядника) цей реквізит визначає рахунок обліку взаєморозрахунків з підрядником. Подальші графи табличної частини Субконто1, Субконто2, Субконто3 відображають конкретні об’єкти аналітичного обліку на вибраному рахунку. У графі Рахунок модернізації визначено рахунок, на який будуть списані затрати з ремонту або модернізації не обігового активу. Здебільшого, це може бути відповідний субрахунок рахунка 15 Капітальні інвестиції. На рахунок 15 списують затрати з ремонту (модернізації), внаслідок якого очікують поліпшення функцій них можливостей об’єкта або появи економічного ефекту від його використання. У такому випадку суми затрат для поточного рядка зачисляють на збільшення балансової вартості об’єкта.

У випадку коли метою ремонту є відновлення первинного ресурсу не обігового активу (відновлення його дієздатності), у графі Рахунок модернізації зазначають один із затратних рахунків, і видаток на ремонт буде відображений у складі затрат поточного періоду. Балансова вартість об’єкта за бухгалтерським обліком у цьому разі не змінюється.

Якщо ремонт проводять господарським способом (власними силами), то у графі Кількість зазначають кількість витрачених на ремонт матеріалів, запчастин тощо, а графи Ціна і Сума недосяжні для редагування (вони будуть обчислені автоматично під час проведення документа). Якщо ж ремонт чи модернізацію не обігового активу виконують підрядним способом, то у графі Сума табличної частини зазначають вартість поточних затрат.

За допомогою кнопки Друкувати можна одержати друковану форму акта приймання-здавання відремонтованого (реконструйованого) об’єкта основних засобів, однак вона стає активною тільки після проведення документа.

У разі потреби операції з обліку необігових активів можна ввести вручну, однак тоді потрібно самостійно задавати необхідну кореспонденцію рахунків, вибирати об’єкти аналітичного обліку і розраховувати суми проведень.

Для нарахування амортизації призначений документ Нарахування зносу (рис.4.4).

Оскільки цей документ використовує для розрахунків реквізити довідника необігові активи, то перед його уведенням довідник повинен бути заповнений, щоб забезпечити правильність розрахунків.

За допомогою цього документа можна щомісячно нараховувати амортизацію для всіх матеріальних і нематеріальних активів у бухгалтерському обліку, а також щоквартально – у податковому обліку. Варіант нарахування амортизації (у бухгалтерському або податковому обліку) визначають шляхом вибору відповідної можливості в діалоговій формі документа.

Рис.4.4. Документ "Нарахування зносу".

Метод нарахування амортизації у бухгалтерському обліку для кожного об’єкта задають у реквізиті Метод розрахунку зношення довідника Необігові активи. На підставі даних з довідника, амортизацію у бухгалтерському обліку нараховують одночасно щодо всіх матеріальних і нематеріальних активів. У разі вибору методу прямолінійного списання для розрахунку сум зношення потрібні такі дані, як ліквідаційна вартість (сума, яку очікують отримати за актив після закінчення терміну його використання) і очікувана тривалість використання активу. Метод зменшення залишку передбачає використання для розрахунку сум амортизації щомісячну норму амортизації. Тоді сума амортизаційних відрахувань визначена як добуток залишкової вартості об’єкта на його норму амортизації. Метод суми одиниць для розрахунку суми зношення потребує таких параметрів, як ліквідаційна вартість, розрахунковий обсяг виробництва й обсяг виробництва поточного місяця.

Усі параметри, потрібні для розрахунку зношення кожного з об’єктів тим чи іншим методом, повинні бути задані у довіднику Нематеріальні активи. У цьому ж довіднику визначають рахунок і аналітику затрат, куди буде зачислена сума нарахованого зношення в кореспонденції з субрахунком рахунка 13 Зношення необігових активів.

Амортизацію малоцінних необігових активів можна нараховувати в розмірі 50% від вартості об’єкта, яка підлягає амортизації в момент його введення в експлуатацію та в розмірі решти 50% від вартості в місяць списання з балансу; або в розмірі 100% від вартості об’єкта в момент його введення в експлуатацію.

Провести документ Нарахування зносу, не закриваючи його діалогової форми, дає змогу кнопка провести. Після проведення стає активною кнопка Друкувати, за допомогою якої можна отримати друковану форму відомості нарахування амортизації у бухгалтерському обліку.

Для отримання підсумкових і детальних даних з обліку необігових активів використовують стандартні звіти. Зокрема, для перегляду залишків і обігів на рахунках, де ведуть аналітичний облік за субрахунком Необігові активи, застосовують стандартний звіт Аналіз субконто (додаток Е). У діалоговому вікні введення параметрів звіту треба задати період звітності, а для параметра Вид субконто 1 – значення Необігові активи.

Звіт Картка рахунка (додаток Ж) можна використати для перегляду рухів коштів за конкретними не обіговими активами. Щоб одержати звіт, треба задати період звітності, параметру Вид субконто 1 – значення Необігові активи, а значення параметра Субконто 1 вибрати з довідника необігових активів (це може бути або конкретний елемент довідника, або група).

Звіт про проведення можна використати для одержання проведень між тими рахунками, де ведуть аналітичний облік за необоротними активами.

Стандартний звіт Журнал-ордер по субконто (додаток З) можна використати для одержання інформації про рух основних засобів на рахунку 10. У параметрах звіту потрібно задати період звітності значення рахунка 10.

З метою одержання аналітичної інформації про залишки основних засобів на початок, надходження, видатки і залишки на кінець періоду звітності, можна скористуватися стандартним звітом Оборотньо-сальдова відомість по рахунку (додаток І). Налаштовуючи параметри звіту, треба задати номер рахунка 10.[9]

Похожие работы

Організація та шляхи вдосконалення обліку доходів і видатків в бюджетній установі (на прикладі Ямпільської районної державної адміністрації)

Скачать

125393

10

0

... носіїв облікової інформації. Вирізняють такі види класифікації видатків бюджету: - функціональну; - відомчу; - програмну; - економічну. 2. ОРГАНІЗАЦІЯ ОБЛІКУ ДОХОДІВ І ВИДАТКІВ ЯМПІЛЬСЬКОЇ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ 2.1      Загальна організаційно-економічна характеристика підприємства Робота Ямпільської районної державної адміністрації проводиться за перспективними (річними), ...

Амортизація основних засобів

Скачать

204543

40

8

... за місяцем ухвалення рішення про зміну методу амортизації. Крім того, останнім абзацом п.26 ПБО 7 [12] підприємству надане право “застосовувати норми і методи нарахування амортизації основних засобів, передбачені податковим законодавством”, тобто ст.8 Закону України “Про оподаткування прибутку підприємств” [2]. Але застосування “норм і методів нарахування амортизації, передбачених податковим ...

Організація та методика бухгалтерського обліку і аналізу основних засобів

Скачать

201781

44

1

... ї діяльності суб’єктом господарювання. Функціонування суб’єктів господарювання в умовах жорсткої конкуренції та економічної нестабільності актуальним ставить питання раціональності організації і методики обліку, аналізу та аудиту основних засобів. Для нормального функціонування підприємству необхідно, щоб постійно відбувалося відтворення його основного капіталу. Побудова ринкової економіки і нова ...

Фінансові потоки у неприбуткових організаціях

Скачать

238398

7

1

... ія – це набагато більші витрати, оскільки легалізація документів іноземної організації коштує недешево. В Україні законодавчо визначених органів та способів публічного контролю за діяльністю неприбуткових організацій не існує. 2. Аналіз фінансовий потоків Товариства Червоний Хрест України 2.1 Характеристика діяльності організації Товариство Червоного Хреста України (далі ТЧХУ) є всеукраї ...