Подготовка данных для составления бухгалтерской отчетности

2.2 Подготовка данных для составления бухгалтерской отчетности

Прежде чем составлять бухгалтерскую отчетность необходимо:

- провести инвентаризацию имущества и задолженностей фирмы;

- внести исправления в учет, если в нем были допущены ошибки;

- провести реформацию баланса.

А теперь рассмотрим подробнее, как это нужно делать.

Инвентаризация имущества - это сверка того, что есть у бухгалтера на бумаге, с тем, что находится в офисе, на складе, в обособленном подразделении фирмы.

Инвентаризация финансовых обязательств - это сверка задолженностей, которые отражены в бухгалтерском учете, с данными договоров, актов сдачи-приемки, налоговыми декларациями и т.д.

Прежде всего, необходимо оформить приказ руководителя о проведении инвентаризации. Создается инвентаризационная комиссия. Членами комиссии могут быть работники администрации, бухгалтерской службы и другие специалисты, которые способны оценить состояние имущества и обязательств фирмы.

Перед началом инвентаризации бухгалтер должен представить комиссии данные бухгалтерского учета, в которых зафиксированы перечень и стоимость имущества фирмы. В регистрах учета должны быть следующие данные:

- дата и наименование той или иной хозяйственной операции;

- ее сумма;

- остатки по счетам бухгалтерского учета на начало и конец года.

Инвентаризационная опись (акт) - это документ, в котором отражают результаты инвентаризации. Для каждого вида имущества оформляют свою форму. Например, при инвентаризации наличных денег - акт по форме № инв-15, товаров или материалов - опись по форме № инв-3 и т.д. [13].

Инвентаризацию имущества проводят с участием материально ответственных лиц (кладовщиков, кассиров и т.д.). С этих работников берут расписки в том, что поступившие ценности оприходованы, отпущенные - списаны и все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.

Опись подписывают все члены комиссии и работники, ответственные за сохранность имущества. Если в документе не будет хотя бы одной необходимой подписи, результаты инвентаризации могут признать недействительными. Фактическое наличие находящегося в организации имущества при инвентаризации проверяют путем подсчета, взвешивания, обмера.

Данные о товарах, материалах, полуфабрикатах и готовой продукции отражают в описи по форме № инв-3. В ней указывают их виды, группы, артикулы и сорта. Все ценности в присутствии членов комиссии пересчитывают, перемеривают, перевешивают. Опись составляют в двух экземплярах:

- один экземпляр передают в бухгалтерию для составления сличительной ведомости;

- второй экземпляр остается у лица, ответственного за сохранность ценностей.

При проведении инвентаризации кассы надо руководствоваться порядком ведения кассовых операций в российской федерации, утвержденным решением совета директоров банка России от 22.09.1993 г. № 40. [14].

В процессе инвентаризации комиссия пересчитывает деньги в кассе и сверяет полученную сумму с данными кассовой книги. Кроме денег комиссия должна проверить сохранность денежных документов: ценных бумаг, почтовых марок, авиабилетов и т.д.

Ценные бумаги и бланки строгой отчетности нужно проверять по видам бланков (например, акции: привилегированные и обыкновенные, именные и на предъявителя) и с учетом их начальных и конечных номеров.

Для акта инвентаризации предусмотрен типовой бланк по форме № инв-15 «акт инвентаризации наличных денежных средств». В акте комиссия указывает, сколько наличных денег, ценностей и других документов (марок, чеков, чековых книжек, путевок, авиабилетов, ценных бумаг) находилось в кассе в момент проведения ревизии.

Главный бухгалтер фирмы должен указать в акте стоимость ценностей в кассе по данным бухгалтерского учета. Здесь же указывают номера последнего на дату ревизии приходного и расходного кассовых ордеров. Оборотную сторону акта заполняют, если во время ревизии комиссия обнаружила недостачу или излишки ценностей. Строку «объяснение причин излишков и недостач» заполняет работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир).

Если в результате инвентаризации была выявлена недостача, руководитель может принять следующее решение:

- удержать сумму недостачи с материально ответственного лица;

- списать недостачу за счет средств организации (если в недостаче нет вины кассира). Решение руководителя фиксируют на оборотной стороне акта.

Иногда кассиры или руководители фирмы хранят в кассе свои личные сбережения или другие ценности. В таких случаях имейте в виду, что не только недостача, но и излишек денег является нарушением порядка ведения кассовых операций. Такие излишки, выявленные при инвентаризации, должны быть изъяты комиссией и оприходованы.

Результаты инвентаризации займов, кредитов, задолженности перед контрагентами отражают в едином акте по форме № инв- 17. Комиссия проводит инвентаризацию на основании договоров, платежных документов, актов сверки расчетов, налоговых деклараций, авансовых отчетов и т.д. Комиссия должна определить сроки возникновения дебиторской и кредиторской задолженности и возможность ее погашения.

Срок исковой давности составляет три года с момента возникновения задолженности. Если при инвентаризации выявлена задолженность с истекшим сроком исковой давности, то ее надо списать с баланса фирмы по приказу руководителя.

К акту прикладывают справку. В справке отражают: реквизиты каждого дебитора или кредитора организации, причину и дату возникновения задолженности, сумму задолженности.

После инвентаризации оформленные описи и акты передают в бухгалтерию фирмы. Если по ним есть расхождения между фактическими остатками материальных ценностей и остатками по данным бухгалтерского учета, то суммы отклонений заносится в сличительные ведомости.

Для этих ведомостей предусмотрены типовые формы. По каждому виду ценностей форма своя. Например, в форме № инв-18 указывают результаты инвентаризации основных средств, в форме № инв-19 - товарно-материальных ценностей и т.д.

Сличительные ведомости составляют в двух экземплярах:

- один экземпляр остается в бухгалтерии;

- второй экземпляр передается работнику, ответственному за сохранность данного вида ценностей.

Объекты, которые не числятся в учете, записываются с описи и оцениваются по современной стоимости воспроизводства. Комиссия восполняет недостающие сведения в инвентаризационных описях. Данные инвентаризации сличают с данными учета (инвентарными карточками) путем сопоставления. При обнаружении не отраженных в учете ценностей, увеличивающих стоимость ценностей, или частичной ликвидации, уменьшающей первоначальную стоимость ценностей, комиссия составляет акт и определяет сумму увеличения или уменьшения стоимости объекта. Излишки приходуются как ранее не учтенные ценности.

Основная задача инвентаризации - выяснить, совпадают ли данные бухгалтерского учета с фактическим наличием тех или иных ценностей (суммой задолженностей), чтобы обеспечить достоверность данных отчетности.

Проверить нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, права собственности на которые у фирмы нет (например, арендованные основные средства; товары, полученные на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т.д.).

Дату инвентаризации определяет руководитель фирмы по согласованию с бухгалтером. Обычно ее проводят по состоянию на 1 октября или 1 декабря отчетного года. К этому сроку бухгалтер должен успеть подготовить документы для инвентаризационной комиссии, и у него будет время, чтобы внести исправления в учет до сдачи годового баланса.

Выявленные излишки тех или иных ценностей (основных средств, материалов, товаров и т.д.) Приходуют и отражают на соответствующих счетах бухгалтерского учета. Такое имущество учитывают по рыночной цене на дату проведения инвентаризации.

Для этого делают проводки:

Дебет 01 (04) кредит 91-1 ∑ - 25000 руб.

- оприходовано основное средство (нематериальный актив), выявленное в процессе инвентаризации (по рыночной стоимости с учетом амортизации);

Дебет 10 (41) кредит 91-1 ∑ - 3000 руб.

- оприходованы излишки материалов (товаров) по рыночным ценам;

Дебет 50 кредит 91-1 ∑ - 1200 руб.

- оприходована денежная наличность (денежные документы), выявленные в результате инвентаризации.

Стоимость недостающего имущества прежде всего списывают на счет 94 «недостачи и потери от порчи ценностей». Для этого делают записи:

При недостаче основных средств

Дебет 02 кредит 01 ∑ - 130 руб.

- списана амортизация по недостающим основным средствам;

Дебет 94 кредит 01 ∑ - 1000 руб.

- списана остаточная стоимость недостающих основных средств;

При недостаче нематериальных активов

Дебет 05 кредит 04 ∑ - 540 руб.

- списана амортизация недостающих нематериальных активов;

Дебет 94 кредит 04 ∑ - 5000 руб.

- списана остаточная стоимость нематериальных активов;

При недостаче материальных ценностей

Дебет 94 кредит 10 (41) ∑ - 6700 руб.

- отражена недостача материалов (товаров);

При недостаче денег в кассе

Дебет 94 кредит 50 ∑ - 100 руб. - отражена недостача денег в кассе.

Недостачу ценностей в пределах норм естественной убыли списывается на счета по учету расходов. Сделать это нужно по приказу руководителя фирмы. Эту сумму можно учесть при налогообложении прибыли. Недостачу сверх норм списывают на тех лиц, которые в ней виновны. Если виновники не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то сумму недостачи включают в состав прочих расходов.

Списание недостач, обнаруженных при инвентаризации, отразите проводками:

Дебет 20 кредит 94 ∑ - 2000 руб.

- списана недостача в пределах норм естественной убыли;

Дебет 73 кредит 94 ∑ - 2000 руб.

- списана недостача сверх норм на виновных в ней лиц;

Дебет 91-2 кредит 94 ∑ - 5000 руб.

- списана недостача сверх норм естественной убыли при отсутствии виновников (или если во взыскании с них недостачи отказано судом).

Пример

В феврале 2008года бухгалтер при проведении проверки счетов обнаружил, что в августе 2007 года была занижена сумма расходов по аренде помещения. Договорная стоимость аренды составляла 118 000 руб. (в т. Ч. Ндс - 18 000 руб.). В учете расходы по аренде были отражены лишь в сумме 50 000 руб., а ндс по ним - в сумме 9000 руб.

Годовая отчетность ООО «Рос Азия» еще не утверждена и не была сдана в налоговую инспекцию. Поэтому все исправления будем вносить 31 декабря 2007 года.

Исправления сделали такие:

Дебет 26 кредит 60 ∑ - 50 000 руб. - сторнированы расходы по аренде;

Дебет 19 кредит 60 ∑ - 9000 руб.

- сторнирован выделенный НДС по расходам на аренду;

Дебет 68 субсчет "расчеты с бюджетом по НДС" кредит 19

- 9000 руб. - сторнирована проводка по принятию к вычету НДС;

Дебет 26 кредит 60 ∑ - 100 000 руб. - учтены расходы по аренде;

Дебет 19 кредит 60 ∑ - 18 000 руб. - учтена сумма НДС;

Дебет 68 субсчет "расчеты с бюджетом по НДС" кредит 19

- 18 000 руб. - налог принят к вычету.

Реформация баланса - это списание прибыли (убытка), полученной фирмой за прошедший финансовый год. Реформацию проводят 31 декабря, после того как в учете будет отражена последняя хозяйственная операция фирмы.

Операция по реформации баланса состоит из двух этапов:

- закрывают счета, на которых в течение года учитывались доходы, расходы и финансовые результаты деятельности фирмы. Это счета 90 "продажи" и 91 "прочие доходы и расходы";

- включают финансовый результат, полученный фирмой за прошедший год, в состав нераспределенной прибыли или непокрытого убытка.

В бухгалтерском учете доходы и расходы могут быть нескольких видов:

- по обычным видам деятельности - счет 90 "продажи";

- прочие, которые учитывают на счете 91 "прочие доходы и расходы".

Финансовый результат по обычным видам деятельности отражают на счете 90 "продажи". В соответствии с планом счетов к нему открывают субсчета:

- 90-1 "выручка";

- 90-2 "себестоимость продаж";

- 90-3 "налог на добавленную стоимость";

- 90-7 "расхода на продажу";

- 90-8 "управленческие расходы";

- 90-9 "прибыль/убыток от продаж".

Рассмотрим на примере ООО "Рос Азия".

В 2007 году ООО «Рос Азия» получило выручку от продажи товаров в сумме 16229 тыс. Руб. НДС – 2476 тыс. Руб. Себестоимость проданных товаров составила 12033 тыс. Руб. Расходы на продажу товаров – 48 тыс. Руб. Управленческие расходы – 80 тыс. Руб.

Сделаны проводки:

Дебет 62-1 кредит 90-1 - 16229 тыс. Руб.

- отражена выручка от продажи товаров;

Дебет 90-3 кредит 68 субсчет "расчеты по НДС" - 2476 тыс. Руб.

- начислен НДС;

Дебет 90-2 кредит 40 - 12033 тыс. Руб.

- списана себестоимость проданных товаров;

Дебет 90-7 кредит 44 - 48 тыс. Руб. - списаны расходы на продажу;

Дебет 90-8 кредит 44 - 80 тыс. Руб. - списаны управленческие расходы;

Дебет 90-9 кредит 99 - 1592 тыс. Руб. (16229 - 2476 - 12033 – 48 - 80)

- отражена прибыль от продаж.

31 декабря 2007 года закрываем все субсчета к счету 90. Для этого нужно сделать проводки:

Дебет 90-1 кредит 90-9 - 1180 000 руб.

- закрыт субсчет 90-1 по окончании года;

Дебет 90-9 кредит 90-2 - 12033 тыс. Руб.

- закрыт субсчет 90-2 по окончании года;

Дебет 90-9 кредит 90-3 - 2476 тыс. Руб.

- закрыт субсчет 90-3 по окончании года;

Дебет 90-9 кредит 90-7 - 48 тыс. Руб.

- закрыт субсчет 90-7 по окончании года;

Дебет 90-9 кредит 90-8 - 80 тыс. Руб.

- закрыт субсчет 90-8 по окончании года;

Учет операционных и внереализационных доходов и расходов вели на счете 91 "прочие доходы и расходы".

С 4 квартала 2007 года при составлении отчетности понятия операционные и внереализационные доходы и расходы исключено, теперь существует разделение на прочие доходы и расходы.

К счету 91 открывают следующие субсчета:

- 91-1 "прочие доходы";

- 91-2 "прочие расходы";

- 91-9 "сальдо прочих доходов и расходов".

После того как были закрыты субсчета к счету 90, нужно закрыть все субсчета, открытые к счету 91 "прочие доходы и расходы".

Покажем это на примере.

В 2007 году ООО "Рос Азия" осуществляло расчеты с поставщиками с помощью векселей, реализовало материалы, пользовалось услугами банка, оплачивало налоги и т.д.

В итоге в конце года на счете 91-1 собралась сумма:

- вексель – 5502 тыс. Руб.;

- реализованные материалы – 1316 тыс. Руб.;

- дебиторская задолженность – 11 тыс. Руб.

На счете 91-2:

- услуги банка – 34 тыс. Руб.;

- векселя – 5502 тыс. Руб.;

- налоги - 8 тыс. Руб.;

- кредиторская задолженность – 9 тыс. Руб.;

- себестоимость материалов – 896 тыс. Руб.;

- НДС – 201 тыс. Руб.;

- убытки прошлых лет – 226 тыс. Руб.

31 декабря 2007 года необходимо закрыть все субсчета к счету 91. Для этого нужно сделать проводки:

Дебет 91-1 кредит 91-9 - 6829 тыс. Руб.

- закрыт субсчет 91-1 по окончании года;

Дебет 91-9 кредит 91-2 - 6876 тыс. Руб.

- закрыт субсчет 91-2 по окончании года.

Каждый квартал определялся финансовый результат, сопоставляя обороты по счетам 90 и 91. Этот результат списывался на счет 99 "прибыли и убытки". По данным 2007 года получаем:

Результат от обычных видов:

Дебет 90-9 кредит 99 - ∑ - 1592 тыс. Руб. - прибыль от обычных видов деятельности.

Результат от прочих видов деятельности:

Дебет 99 кредит 91-9 - ∑ - 46 тыс. Руб. - убыток от прочих видов деятельности.

Также на счете 99 "прибыли и убытки" отражают начисление налога на прибыль, а также штрафы за налоговые правонарушения.

Дебет 99 кредит 68 ∑ - 279 тыс. Руб. - начислен налог на прибыль.

В результате в нашем случае на счете 99 образуется кредитовое (прибыль). Это сальдо списывают последней записью отчетного года. Для этого делают проводку:

Дебет 99 кредит 84 ∑ - 1267 тыс. Руб.

- списана чистая (нераспределенная) прибыль отчетного года;