Учет денежных средств в кассе и на счетах предприятия, анализ наличия и эффективности их использования

введение

Денежные средства являются составной частью оборотных активов. Без них не может обойтись практически не одна операция, будь то расчеты с поставщиками или покупателями, сотрудниками предприятия, расчеты с бюджетом. Везде денежные средства принимают непосредственное участие, как в наличной, так и в безналичной форме.

В процессе функционирования каждого предприятия возникают вопросы, связанные с расчётами с подотчётными лицами. В основном, это закупка товарно-материальных ценностей за наличный расчет и служебные командировки.

Тема денежных средств и расчётов предприятий с подотчетными лицами, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. Контроль за правильным оформлением денежных средств, их выдачей и движением, находиться под пристальным внимание проверяющих органов, то же можно сказать и про расчеты с подотчетными лицами, а если учесть, что командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, регламентированных законодательством, то интерес проверяющих особо возрастает. Большинство публикаций на эти темы сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов. Однако опыт показывает, что на практике возникает более широкий спектр проблем учёта и налогообложения, чем описывается в нормативных документах. Отсюда и главная цель работы – осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта денежных средств и расчетов с подотчетными лицами.

1. значение денежных средств в хозяйственном обороте предприятия 1.1. Сущность денежных средств, их состав, значение, цели и задачи учета и аудита

Важное значение для благополучия предприятий имеет своевременность денежных расчетов, тщательно поставленный учет кредитных и расчетных операций.

В процессе хозяйственной деятельности предприятия постоянно ведут расчеты с поставщиками за приобретенные у них основные средства, сырье, материалы и другие товарно-материальные ценности и оказанные услуги; с покупателями, за купленные ими товары, с кредитными учреждениями по ссудам и другим финансовым операциям; с бюджетом и налоговыми органами по различного рода платежам, с другими организациями и лицами по разным хозяйственным операциям.

Денежные расчеты производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными деньгами. Безналичные расчеты в условиях развитой рыночной экономики осуществляются с помощью векселей и чеков, замещающих наличные деньги, безналичных перечислений по расчетным и текущим счетам клиентов в банках, посредством системы корреспондентских счетов между различными банками, а также клиринговых зачетов взаимных требований через расчетные палаты. В отличие от платежей наличными, когда деньги непосредственно передаются плательщиком их получателю, безналичные расчеты осуществляются большей частью с помощью различных банковских, кредитных и расчетных операций, замещающих наличные деньги в оборот. Применение безналичных расчетов снижает расходы на денежное обращение, сокращает потребность в наличных деньгах, способствует концентрации в банках свободных денежных средств предприятий, обеспечивает их более надежную сохранность.

Денежные средства предприятий находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов, на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и открытых особых счетах, в чековых книжках и пр. Их приумножение, правильное использование, контроль за сохранностью - важнейшая задача бухгалтерии. От успешности ее решения во многом зависит платежеспособность предприятия, своевременность выплаты заработной платы его персоналу, расчетов с заказчиками, платежей в бюджет и др. Бухгалтерский учет денежных средств, расчетных и кредитных операций имеет важное значение для правильной операции организации денежного обращения расчетов и кредитования в народном хозяйстве, в укреплении платежной дисциплины, в эффективном использовании финансовых ресурсов.

Целью бухгалтерского учета денежных средств, расчетных и кредитных операций - является контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе. В условиях рыночной экономики бухгалтерия должна исходить из принципа, что умелое использование денег и денежных средств само по себе может приносить предприятию дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли (в депозиты банков, акции и облигации сторонних предприятий, инвестиционные фонды и т.д.).

Из этой цели вытекают следующие основные задачи бухгалтерского учета денежных средств:

-проверка правильности документального оформления и законности операций с денежными средствами, своевременное и полное отражение их в учете;

-обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей и поступлений, выявление дебиторской и кредиторской задолженностей, средств в расчетах в иностранной валюте;

-своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств, документов и расчетов, обеспечение взыскания дебиторской и погашение кредиторской задолженностей и ссуд кредитных учреждений в установленные сроки;

-обеспечение сохранности денежных средств, документов в кассе и других местах их выдачи, бесперебойное удовлетворение денежной наличностью всех неотложных нужд предприятия, где по условиям расчетов или исходя из характера деятельности, она необходима;

-изыскание возможности наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций, приносящих доход.

Текущими заботами этого участка бухгалтерии являются:

-контроль за оплатой счетов,

-получение долгов с заемщиков и дебиторов;

-наблюдение за кассовой дисциплиной;

-правильное заполнение первичной документации.

Предприятия, осуществляют текущую, инвестиционную и финансовую деятельность, вступают во взаимоотношения с юридическими и физическими лицами, в том числе с членами своего трудового коллектива. Эти взаимоотношения основаны на денежных расчетах.

Большая часть расчетов по взаимным обязательствам проводится через учреждения банков, т.е. путем безналичных расчетов. При кажущейся простоте учета денежных расчетов и, в частности, кассовых операций, тем не менее, многие практические работники допускают грубые нарушения действующих правил учета и расчетов наличными деньгами. Это порой оборачивается для предприятия значительными финансовыми потерями в виде штрафных санкций. При проведении расчетных операций банки контролируют соблюдение предприятиями платежной и договорной дисциплины, а также содействуют применению наиболее целесообразных форм расчетов.

Оплачивать товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги в безналичной форме расчетов предприятия могут по акцептной форме, аккредитивами, платежными поручениями, чеками, векселями

Для бухгалтерского учета денежных средств и расчетных операций применяется система счетов бухгалтерского учета, объединенных в Плане счетов бухгалтерского учета в разделы “Денежные средства” и “Расчеты”. Они включают в себя счета учета денежных средств и финансовых документов (кассы, расчетного, валютного и специальных счетов т.д.), и расчетов.

1.2. Основные нормативные документы, определяющие порядок совершения операций с денежными средствами

Учет, порядок хранения, расходования и учета денежных средств в кассе установлен Инструкцией Национального банка РБ “О порядке ведения кассовых операций в Республике Беларусь”, утвержденная Постановлением Министерства по налогам и сборам и Министерством финансов Республики Беларусь от 20.04. 2006 г. № 50/45.

В соответствии с этим документом, организации, независимо от организационно - правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

Организации производят расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Национальным банком РБ в соответствии с законодательством РБ.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Наличные деньги полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

Расчетный чек содержит письменное поручение владельца счета (чекодателя) обслуживающему его банку на перечисление указанной в чеке суммы денег с его счета на счет получателя средств (чекодержателя). Данная форма расчетов в последние годы все шире используется при однородных расчетах (особенно для расчетов с транспортными организациями).

Различают чеки из лимитированных и нелимитированных чековых книжек. Лимитированные чековые книжки выдаются для расчетов только с одним поставщиком или подрядчиком. Сумма лимита и срок действия книжки должны быть ограничены.

При поступлении товаров (оказании услуг) плательщик выписывает чек из книжки и передает его представителю поставщика или подрядчика, который становится чекодержателем. Чекодержатель представляет выписанный чек в свое учреждение банка, как правило, на следующий день со дня выписки для зачисления денег на его расчетный счет.

Депонирование средств при выдаче чековых книжек у плательщика учитывается на счете 55 “Специальные счета в банках”, субсчет 2 “Чековые книжки “, с кредита счетов 51 “Расчетный счет “, 66 “Расчеты по краткосрочным кредитам и займам”, субсчет 1 «Расчеты по краткосрочным кредитам банка» и других подобных счетов. По мере оплаты задолженности чеками их списывают с кредита счета 55 в дебет счета 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами “ и других подобных счетов.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством РБ. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки.

За несоблюдение условий работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, в соответствии с «Инструкцией о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь», утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь № 125 от 27.06. 2003г., с организации взимаются штрафы:

- за выдачу наличных денежных средств под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы без полного отчета по ранее выданным суммам - 10% от суммы вновь выданных под отчет наличных денежных средств, за исключением случаев, установленных абзацем первым части второй статьи 107 Трудового кодекса Республики Беларусь.

- за использование выручки сверх установленных банком размеров использования выручки - 10% от суммы нарушения.

- за нецелевое использование наличных денежных средств, полученных из касс банков - 10% от суммы нарушения.

- за другие нарушения правил ведения кассовых операций, приведшие к сокрытию превышения установленного лимита остатка кассы - 25% от суммы нарушения за каждый рабочий день согласно расчету суммы превышения лимита остатка кассы.

Порядок ведения кассовых операций в РБ утвержден Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 26.03. 2003 N 57 (редакция от 03.06. 2005)"Об утверждении правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь" (с изменениями и дополнениями, вступившими в силу с 01.01. 2006).

Этот документ включает в себя:

Глава 1. Общие положения

Глава 2. Порядок приема и выдачи наличных денег, оформления кассовых документов

Глава 3. Порядок ведения кассовой книги и хранения наличных денег

Глава 4. Инвентаризация кассы и контроль за соблюдением правил ведения кассовых операций

Приложение 1. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях (Форма 1, 1-а)

Приложение 2. Книга учета принятых и выданных кассиром наличных денег

Приложение 3. Акт инвентаризации наличных денег и других ценностей. Расписка

Как уже отмечалось выше, для учета расчетов с населением организации обязаны использовать кассовые суммирующие аппараты. Порядок использования кассовых суммирующих аппаратов разъяснен в Постановлении Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 9 сентября 2004г. № 103 «Об утверждении инструкции о порядке использования юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин, таксометров для приема наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг (в редакции постановлений МНС от 16.03. 2005 N 37, от 19.07. 2006 N 75). Данная Инструкция определяет порядок использования юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями аппаратов и систем для приема наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг.

Аппараты и системы, за исключением используемых в своей деятельности Национальным банком Республики Беларусь и банками, подлежат регистрации в инспекции Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь по месту постановки на учет юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели используют модели (модификации) аппаратов и (или) систем в соответствии с областями применения, определенными Государственным реестром.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели не вправе использовать для приема наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг аппараты и системы без средств контроля либо с поврежденными средствами контроля, либо установленными с нарушением порядка, предусмотренного законодательством Республики Беларусь.

Аппараты и системы, используемые юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, подлежат техническому обслуживанию и ремонту в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Ввод в эксплуатацию аппаратов и систем производится уполномоченным работником центра технического обслуживания, с которым заключен договор на техническое обслуживание и ремонт указанных аппаратов, систем, в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Запрещается использование аппаратов и систем без договора на их техническое обслуживание и ремонт.

На каждый аппарат и (или) систему (за исключением аппаратов и систем, используемых в своей деятельности Национальным банком Республики Беларусь, банками, организациями республиканского унитарного предприятия электросвязи "Белтелеком", индивидуальными предпринимателями - плательщиками единого налога, Белорусской железной дорогой, использующей межгосударственную автоматизированную систему управления "Экспресс") ведется книга кассира-операциониста по форме согласно Приложению 4.

Книга кассира-операциониста подлежит регистрации в инспекции МНС по месту постановки на учет юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Книга кассира-операциониста предназначена для ежедневной контрольной регистрации показаний накапливающих денежных счетчиков (денежных оборотов) аппарата, системы и должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями руководителя организации и лица, осуществляющего руководство бухгалтерским учетом в организации, и печатью организации либо подписью индивидуального предпринимателя, а также подписью уполномоченного должностного лица и печатью инспекции МНС.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели, использующие аппараты и (или) системы, за исключением Национального банка Республики Беларусь и банков ежеквартально не позднее двадцатого числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представляют в инспекцию МНС по месту постановки на учет отчет о суммах наличных денежных средств, принятых с использованием кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин, таксометров, и (или) денежных средств, снятых с банковских пластиковых карточек через эти аппараты, системы, машины, таксометры, при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг по форме согласно Приложению 5, если иное не предусмотрено законодательными актами Республики Беларусь.

Денежные средства (выручка), принятые с нарушением установленного порядка их приема при реализации продукции (работ, услуг) за наличный расчет, взыскиваются в доход республиканского бюджета.

Каждая организация вправе открывать в любом банке расчетные и другие счета для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций.

Правила открытия банками счетов клиентам в Республике Беларусь разработаны на основании статьи 216 Банковского кодекса Республики Беларусь и утверждены Постановлением Правления национального банка Республики Беларусь от 28.09. 2000 г. № 24.12 (редакция от 30.04. 2004 г)"Об утверждении правил открытия банками счетов клиентам в Республике Беларусь».

Банки не вправе отказать предприятию, его обособленному подразделению, выделенному предприятием на отдельный баланс, предпринимателю, физическому лицу в расчетно-кассовом обслуживании, если этот вид деятельности предусмотрен уставом банка и банк имеет соответствующую лицензию Национального банка Республики Беларусь.

Для открытия расчетного счета, организация должна предоставить в учреждение, выбранного ею банка, следующие документы: