Программа проверки расчетов с подотчетными лицами в ОАО "Борма"

3.1 Программа проверки расчетов с подотчетными лицами в ОАО "Борма"

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО "Борма" возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник, который представлен в приложении 12.

По результатам опроса складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать целый ряд промежуточных выводов, на основании которых можно сделать основной вывод.

В общем случае по результатам опроса оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

При проверке расчетов с подотчетными лицами в ОАО "Борма" применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

Методы контроля аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами нарушений приведены в приложении 13.

Основными контрольными процедурами являются:

·           "Подотчет. 1.1." – проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

·           "Подотчет. 1.2." – проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

·           "Подотчет. 1.3." – проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

·           "Подотчет. 1.4." – проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;

·           "Подотчет. 1.5." – проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

·           "Подотчет. 2.1." – проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены.

Проверка соблюдения порядка погашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций.

·           "Подотчет. 2.2." – проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

·           "Подотчет. 2.3." – проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

·           "Подотчет. 2.4." – проверка правильности возмещения командировочных расходов.

·           "Подотчет.2.5." – проверка правильности проведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;

·           "Подотчет.2.1." – проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

·           "Подотчет.2.2." – проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. Суммы расходов по:

·           проезду к месту служебной командировки и обратно,

·           затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями;

·           расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС.

·           "Подотчет.3.1." – проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенным подотчетным лицам материальным ценностям в розничной торговой сети и у населения.

·           "Подотчет.3.2." – проверка правильности отражения в учете сумм НДС от стоимость материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле.

·           "Подотчет.4.1." – проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.

·           "Подотчет.4.2." – проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;

·           "Подотчет.5.1." – проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами.

Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

3.2 Аудит состояния первичной документации ОАО "Борма"

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

- Приказ об учетной политике;

- авансовые отчеты;

- журнал регистрации авансовых отчетов;

- приказы о направлении работников в командировку;

- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

- заявления на выдачу денег из кассы;

- документы, подтверждающие произведенные расходы (товарные, кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц);

- журнал регистрации командировок.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

- балансе предприятия (форма № 1) (стр. баланса 236 – прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 628 – прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);

- отчете о движении денежных средств (форма № 4);

- главной книге;

- журнале-ордере № 7, объединяющем в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

Учет расчетов с подотчетными лицами ОАО "Борма" ведет на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в журнале-ордере № 7, Главной книге.

Внутренняя аудиторская проверка показала, что данные аналитического учета соответствуют данным, отраженным в Главной книге.

Однако, в нарушение Инструкции по применению плана счетов аналитический учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам.

Нарушается п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ в организации.

Согласно вышеуказанному пункту выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется (таблица 10):

Таблица 10 Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее выданному авансу

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому не допускается. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется, например: по а/о Зимина В.М. в январе переданы наличные деньги Бочкареву В.В. для приобретения бензина в сумме 350 руб.

Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены:

-  отсутствует журнал регистрации авансовых отчетов;

-  в авансовых отчетах не указаны остатки на начало и конец месяца (а/о № 3 Ванина Ю.А. в январе);

-  в авансовых отчетах не указана сумма, полученная из кассы (а/о Бочкарева В.В. в марте, а/о Устимова А.А. в августе 2008 г.);

-  на обратной стороне авансовых отчетов не всегда правильно заполняется графа "кому, за что и по какому документу уплачено";

-  на обратной стороне авансовых отчетов не проставляется корреспонденция счетов.

В нарушение Инструкции по применению плана счетов предприятие допускает списание расходов на себестоимость без постановки на учет товарно-материальных ценностей. Например, по а/о № 60 Устимова А.А. в октябре приобретены шурупы, краска, замок и т.п. на сумму 4096 руб. В учете отражено: Дт сч.26 Кт сч.71

Следовало приобретенные товарно-материальные ценности оприходовать на счета:

Дт сч.10 Кт сч.71 и списать за счет соответствующих источников согласно документам.

В нарушение вышеуказанной Инструкции приобретение тормозной жидкости, керосина, ацетона согласно авансового отчета № 67 Бочкарева В.В. в октябре 2008 г. отражено:

Дт сч.10/5 Кт сч.71 – 719-92 руб.

Следовало отразить:

Дт сч.10/1 Кт сч.71 – 197 руб. стоимость ацетона;

Дт сч.10/3 Кт сч.71 – 522-92 руб. стоимость керосина, тормозной жидкости.

Согласно авансового отчета № 23 Бородина В.П. от 22.04.08 приобретен инвентарь для уборки территории стоимостью 462 руб. В учете отражено:

Дт сч.26 Кт сч.71 – 462 руб.

Согласно вышеупомянутой Инструкции это следовало отразить в учете следующим образом:

Дт сч.10/9 Кт сч.71 – 462 руб. инвентарь для уборки территорий

Дт сч.10/9 Кт сч.26 –462 руб. передача в эксплуатацию

В результате неправильного отражения ТМЦ в учете не числятся.

В ОАО "Борма" приобретались подарки для работников. Например, по авансовому отчету № 26а от 17.05.08 приобретен подарок для генерального директора стоимостью 4280-79 руб.

В соответствии с Инструкцией по применению плана счетов для обобщения информации о наличии и движении ТМЦ, приобретенных в качестве товаров для продажи (в т.ч. в случае передачи их на безвозмездной основе), предназначен счет 41 "Товары". Приобретенные в розничной торговле подарки для вручения сотрудникам организации следовало отразить:

Дт сч.41 Кт сч.71 – 4280-79 руб. оприходован товар

Дт сч.90 Кт сч.41 – 4280-79 руб. списана стоимость подарка, выданного под роспись

Дт сч.90 Кт сч.68 – 770-54 руб. начислен НДС (4280-79*18%)

Дт сч.91 Кт сч.90 - 5051-33 руб. списаны затраты по безвозмездной передаче (дарению) ТМЦ за счет прибыли предприятия

Таким образом, ОАО "Борма" недоначислен НДС с суммы подарков и занижены показатели, отраженные по стр.010,020 в форме № 2.

Кроме того, ОАО "Борма" следует учесть, что необходимо составлять акты на вручение подарков работникам, утвержденные комиссией.

В ряде случаев нет документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ, квитанций к ПКО и др.):

-  к авансовому отчету Устимова А.А. от 30.06.08 приложен только товарный чек магазина "Ирба" на запчасти для ремонта оборудования на сумму 5086-58 руб;

-  согласно авансового отчета Бородина В.П. от 12.07.08 приобретены "комплектующие" на сумму 440-90 руб. (Дт сч.10 Кт сч.71). Приведен список "комплектующих", но документ об оплате отсутствует.

Суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных лиц либо оплачены за счет прибыли предприятия с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц.

В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии допускается передача подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому. Например:

-            к авансовому отчету Зимина В.М. № 14 от 03.03.08 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за въезд на ЗАО "РодникСпирт Пром" – 50руб. – плательщиком в квитанции указано другое лицо;

-            к авансовому отчету Бочкарева В.В. № 18 от 31.03.08 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за автостоянку на сумму 40 руб. – плательщик Бочкарев В.В.;

Авансовый отчет Степановой Е.П. б/н от 14.08.08 на сумму 1025 рублей не нашел отражения в журнале-ордере и главной книге.

Согласно Положению по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, затраты на производство продукции (работ, услуг) включаются в себестоимость того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени оплаты. ОАО "Борма" данный пункт не учитывает, например:

-    по авансовому отчету Сербиной О.В. от 11.08.08 в типографии ФГУП "Дом печати" приобретены бланки на сумму 1 500 руб., в учете отражено:

Дт сч.26 Кт сч.71 – 1 275 руб.

Дт сч.19 Кт сч.71 – 225 руб.

-    по авансовому отчету Сербиной О.В. от 14.07.08 в ООО "Офис-плюс" приобретены скоросшиватели (20 штук) и папки (200 штук) на сумму 3 000 руб., в учете отражено:

Дт сч.26 Кт сч.71 – 2 550 руб.

Дт сч.19 Кт сч.71 - 450 руб.

Эти расходы следовало отразить по дебету счета 97 "Расходы будущих периодов" и списывать на затраты по мере использования на основании актов.

Согласно авансового отчета № 31 в июне Зимину В.М. возмещены командировочные расходы в сумме 8 583 руб. В командировочном удостоверении нет отметки о выбытии из места командировки (г. Чебоксары).

Согласно п. 6 Инструкции о служебных командировках в пределах СССР от 07.04.88 № 62 фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места командировки.

Таким образом, завышена себестоимость и излишне возмещен НДС из бюджета.

По авансовому отчету Бочкарева В.В. возмещены расходы по командировке продолжительностью 3 суток. Документы, подтверждающие оплату найма жилого помещения, отсутствуют. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 утверждены нормы возмещения расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов в размере 12 руб. в сутки. Следует работнику возместить расходы в сумме 24 руб. (12 х 2).

Согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы должны содержать в числе следующих такой реквизит: "наименование и измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении". Таким образом, такие наименования, как "хозтовары", "канцтовары", "товар на сумму" и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются. Следовательно, товарные чеки на "хозтовары", "канцтовары", "товар на сумму", приложенные к авансовым отчетам Андреева А. И. № 56 на сумму 6270-50 руб., № 63 от 17.10.07 на сумму 4231-70 руб. и др. не дают достаточных оснований для отнесения расходов на себестоимость.

Согласно п. 2 ст. 9 Федерального Закона от 21.11.1996 г. №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Следовательно, первичные документы, в которых отсутствуют какие-либо обязательные реквизиты, не могут быть приняты к учету. Проверкой выявлены случаи принятия к учету авансовых отчетов при отсутствии ряда реквизитов, например:

-            авансовый отчет №17 от 25.03.08 Бочкарева В.В. на 408-00 руб., в котором не заполнены графы "Получен аванс", "Итого получено", "Израсходовано", отсутствует подпись подотчетного лица;

-            авансовый отчет №27 от 19.05.08 Портнова А.Г. на 649-00 руб., в котором не заполнены графы "Получен аванс", "Итого получено", "Израсходовано", отсутствует подпись подотчетного лица;

-            в командировочном удостоверении Зимина В.М., приложенном к авансовому отчету №54 от 05.09.08 г., отсутствует номер и дата составления документа, расшифровки подписей на оборотной стороне командировочного документа, не указана организация, в которую командирован сотрудник.

Вышеперечисленные нарушения носят систематический характер.

Таким образом, изучение ошибок, допускаемых в ОАО "Борма" при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большинство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основными ошибками, допускаемыми в ОАО "Борма" являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; выдача денег под отчет при непогашении долга по предыдущей выдаче; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты и другие.

Похожие работы

Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям

Скачать

279392

18

0

... 1 Дорожные чеки – платежные документы в иностранной валюте ДОКЛАДУважаемая комиссия! На ваше рассмотрение представлена выпускная квалификационная работа на тему «Бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами, персоналом по прочим операциям». Тема работы выбрана мной в соответствии с тем, что как показал опыт работы в аудиторской фирме, бухгалтерия предприятий по-прежнему совершает ...

Организация бухгалтерского учета и аудит расчетов с подотчетными лицами

Скачать

137710

21

1

... систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами; проверка организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами; подтверждение достоверности оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Аудит расчетов с подотчетными лицами, как правило, осуществляется сплошным методом. Проверку достоверности обязательств по ...

Аудит расчетов с подотчетными лицами

Скачать

50735

5

0

... лицами: дано понятие учета расчетов с подотчетными лицами, перечислены нормативные и законодательные документы, регламентирующие объект проверки, рассмотрен аудит расчетов с подотчетными лицами, выяснены типичные ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами. Проверка правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошным образом, так как в расчетах данного ...