ПОДОТЧЕТНЫЕ СРЕДСТВА КАК ОБЪЕКТ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

1.   ПОДОТЧЕТНЫЕ СРЕДСТВА КАК ОБЪЕКТ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие хозяйственные расходы по командировкам.[4, с. 284] При отсутствии своей кассы разрешается выдавать кассирам предприятия или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на командировочные, операционные и хозяйственные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченным предприятий, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе и филиалов.[1, с. 536]

Подотчетные суммы на операционные и хозяйственные расходы выдаются в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий по согласованию с учреждениями банка, осуществляющими их кассовое обслуживание. За выданные суммы подотчетное лицо должно отчитаться в течение трех дней по истечении срока.[1, с. 539].

Список работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя предприятия в начале года.[4, с. 285]

Чаще всего выдаются авансы для служебных командировок. Служебной командировкой (в соответствии с ТКРБ, ст. 91) считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы.

Сумма аванса, выдаваемого под отчет, определяется по предварительному расчету стоимости проезда, суточных (в пределах установленных норм), расходов по найму жилого помещения и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы.[4, с. 285]

1.1. Основы регулирования служебных командировок на территории Республики Беларусь и за пределами Республики Беларусь

Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они выдаются, установлены Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь. В соответствии с данным нормативным актом, к кассовым операциям относятся:

·    оприходование в кассу наличных денег;

·    соблюдение порядка и сроков сдачи наличных денег;

·    прием наличных денег в кассу предприятия, предпринимателя, частного нотариуса;

·    выдача наличных денег из кассы предприятия, предпринимателя, частного нотариуса и оформление кассовых документов;

·    порядок использования выручки;

·    порядок и целевое использование наличных денег, полученных из касс банков;

·    ведение кассовой книги и хранение наличных денег и других ценностей.

Выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы на цели, установленные законодательством Республики Беларусь, работникам предприятия, предпринимателя, а также самому предпринимателю, использующему наемный труд и ведущему кассовую книгу в соответствии с Правилами, производятся по расходным кассовым ордерам.

Данным нормативным документом также установлено, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим лицам запрещается.

Инструкция о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь устанавливает размеры штрафов в случае несоблюдения Правил ведения кассовых операций. Так за несоблюдение срока возврата неиспользованных сумм, выданных под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы, взыскивается штраф в размере 10% от суммы невозвращенного аванса. За выдачу наличных денежных средств под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы без полного отчета по ранее выданным суммам взыскивается штраф в размере 10% от суммы вновь выданных под отчет наличных денежных средств.

В соответствии с Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14 апреля 2000 г. № 55 « Об утверждении положения о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу» назначения, переводы и перемещения работников, направленных в учреждения Республики Беларусь за границей, оформляются приказами (распоряжениями) государственных органов, направивших их на работу, независимо от наличия приказа по соответствующему учреждению за границей.

 Трудовые и связанные с ними отношения лиц, принимаемых на работу в учреждения Республики Беларусь за границей из числа местных граждан, регулируются условиями трудового договора с учетом законодательства страны проживания. За работником сохраняется заработная плата, но не ниже среднего заработка.

Данное постановление также определяет, что при следовании работника из Республики Беларусь на работу за границу день пересечения границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании из-за границы в Республику Беларусь день пересечения границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в белорусских рублях. Дата пересечения границы при следовании работника за границу и возвращении в республику определяется по отметке контрольно-пропускных пунктов в заграничном паспорте работника.

 Если при направлении на работу день выезда за границу совпадает с днем прибытия к месту назначения за границей или день выезда из-за границы совпадает с днем прибытия к месту назначения в Республике Беларусь, то в этих случаях суточные выплачиваются в размере 50 % от установленной нормы. В этом документе также отражаются условия и порядок оплаты труда, виды удержаний из нее, рабочее время и время отдыха, виды и размеры возмещаемых работнику расходов.

В соответствии с этим постановлением, в случае временной нетрудоспособности в период работы за границей работники получают денежную помощь по временной нетрудоспособности в иностранной валюте из расчета установленного оклада и количества дней временной нетрудоспособности, но не более четырех месяцев подряд, а по беременности и родам - за период, предусмотренный законодательством о труде Республики Беларусь, в белорусских рублях на основании листка нетрудоспособности, выданного в порядке, установленном в Республике Беларусь. Данный документ также определяет гарантии и компенсации при служебных командировках за границу.

Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. N 35 «Об утверждении инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь» регламентирует документальное оформление направления работника в командировку, понятие служебной командировки, виды расходов, возмещаемых работнику предприятия, а также порядок и сроки предоставления авансового отчета в бухгалтерию по приезду из командировки.

Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» установлен перечень лиц и нормы оплаты командировочных расходов, представленные в виде таблицы, содержащей наименование страны, вид иностранной валюты, нормы расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточных), а также предельную норму по найму жилого помещения. Например, для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов, а также для работников, выполняющих строительно-монтажные работы в Российской Федерации, оплата расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточных) производится в размере не менее 40 процентов от установленных норм. Так, для должностных лиц, включенных в Перечни кадрового реестра Главы государства Республики Беларусь, норма расходов по найму жилого помещения увеличивается на 50 процентов.

Размеры возмещения расходов устанавливаются в соответствии с Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 17 октября 2003г. № 143 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках».

Указом Президента Республики Беларусь от 7 августа 2002 г. № 437 «О совершенствовании порядка направления в служебные командировки за границу» регламентируется:

·    продолжительность служебной командировки за границу (не должна превышать двух дней без учета времени на проезд к месту командирования и обратно);

·     срок предоставления Президенту Республики Беларусь информации о результатах служебной командировки руководителями, должности которых включены в перечень высших государственных должностей Республики Беларусь (в течение десяти дней);

·    необходимость обеспечения руководителям государственных органов и других государственных организаций максимальной эффективности служебных командировок за границу и контроля за использованием бюджетных средств на эти цели;

·    и некоторые другие вопросы.

В соответствии с Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 27 сентября 2002 г. №1331 «О совершенствовании организации и финансирования служебных командировок за границу» задания на служебные командировки за границу (отчеты о результатах командировок) утверждаются следующими лицами:

·    Премьер-министром Республики Беларусь – для заместителей Премьер-министра Республики Беларусь, Руководителя Аппарата Совета Министров Республики Беларусь и его заместителей, должностных лиц, в установленном порядке наделенных полномочиями выступать от имени Совета Министров Республики Беларусь;

·    заместителями Премьер-министра Республики Беларусь – для руководителей республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь;

·    руководителями республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, - для своих заместителей и работников этих государственных органов и организаций, а также для руководителей организаций, подчиненных данным органам и организациям;

·    руководителем Аппарата Совета Министров Республики Беларусь – для работников Аппарата Совета Министров Республики Беларусь.

Данным постановлением установлено также, что контроль за целевым использованием бюджетных средств для командирования за границу осуществляется республиканскими органами государственного управления, для которых данные средства предусмотрены в республиканском бюджете, и Министерством Финансов.

Кроме того, некоторые вопросы, касающиеся служебных командировок, регламентируются и ТКРБ. В частности Трудовой Кодекс Республики Беларусь освещает следующие моменты:

·    понятие служебной командировки;

·     режим рабочего времени и времени отдыха в служебной командировке;

·    направление в служебную командировку и ее оформление;

·    срок пребывания в служебной командировке;

·    гарантии и компенсации при служебных командировках;

·    гарантии для работников, направляемых для повышения квалификации и переподготовки.

Таким образом, выдача наличных денег под отчет работнику предприятия на командировочные и хозяйственные расходы регламентируется достаточно большим количеством нормативно-правовых актов Республики Беларусь, соблюдение которых является обязательным условием при ведении хозяйственной деятельности любого предприятия.