Порядок возмещения расходов по служебным командировкам

1.2. Порядок возмещения расходов по служебным командировкам

В соответствии с законодательной базой Республики Беларусь работнику, направленному в служебную командировку, возмещаются расходы по проезду к месту назначения и обратно, по найму жилого помещения, суточные и иные расходы.

Так, в соответствии с Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, командированному работнику возмещаются следующие расходы:

·    по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов.

Командированному работнику возмещаются также расходы по бронированию билетов. В исключительных случаях, при нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района, с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда.

Подлежат возмещению также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются командированным работникам при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах без представления подтверждающих документов.

Расходы по проезду воздушным, водным и железнодорожным транспортом возмещаются по тарифу второго класса. На самолетах этому тарифу соответствует экономический, на судах – туристический класс, на железнодорожном транспорте – купе. В исключительных случаях с предварительного разрешения нанимателя расходы по проезду могут возмещаться по тарифу первого класса (на железнодорожном транспорте – вагоны «СВ», на самолетах – «бизнес-класс») [15];

·    по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере подлинных оплаченных счетов или квитанций и других документов, подтверждающих размер фактически понесенных расходов (кроме тех случаев, когда командированному работнику предоставляется бесплатное помещение). Возмещение расходов за проживание в номерах "люкс" допускается в исключительных случаях с разрешения нанимателя.

Командированному работнику также по представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице. В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), эти расходы также подлежат возмещению на основании подтверждающих документов.

Без представления подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь.

Водителям грузовых автомобилей и работникам, командированным вместе с ними, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях;

·    за проживание вне места постоянного жительства для покрытия дополнительных личных расходов - суточные в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки. Стоимость завтрака, включенного в счет стоимости номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещается.

 При направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено.

 В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70 %, двухразового - 30 % установленной нормы.

В случае включения в стоимость номера (места) в гостинице, где проживает командированный работник, стоимости завтрака суточные возмещаются командированному работнику в размере 70 % от установленной нормы;

·    расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

Для покрытия дополнительных личных расходов во время нахождения в командировке выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке по нормам, устанавливаемым Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в командировке.

Расходы по провозу багажа возмещаются в случае выполнения служебного поручения по его провозу. [15]

При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем (оговаривается в приказе о командировании работника) с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 дней).

В случае стационарного лечения в больнице командированному работнику возмещаются суточные, расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту работы должны быть удостоверены в установленном порядке.

За время временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности, и эти дни не включаются в срок командировки.

В случае использования командированным работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.[2, с. 86]

Несколько отличается порядок возмещения расходов по заграничным командировкам: одни расходы покрываются иностранной валютой, другие – валютой Республики Беларусь.

Оплата расходов по найму жилого помещения в валюте и проезда производится на основании подтверждающих документов. При проезде по территории республики суточные выплачиваются в денежных единицах республики по нормам для оплаты командировок в пределах республики. При проезде и за время пребывания на иностранной территории – в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направлен работник в командировку. День пересечения границы при выезде из Республики Беларусь включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а день пересечения границы при возвращении в республику – в дни, за которые суточные выплачиваются в денежных единицах республики по нормам, установленным для командировок в пределах республики. В тех случаях, когда работники за границей обеспечиваются питанием и иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, - суточные не выплачиваются. Если командированные обеспечиваются только разовым питанием, то суточные выплачиваются в размере 70, а если двухразовым – 30% от нормы.[1, с. 539]

В соответствии с Постановлением «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» с 1 ноября 2003г. установлены следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках:

·    суточные – 6000 рублей за каждый день командировки;

·    суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, - 3000 рублей;

·    по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов – 1800 рублей.

Данные размеры возмещения расходов для органов государственного управления и организаций, финансируемых из бюджета, вводятся в пределах плановых бюджетных ассигнований, утвержденных на эти цели.

Таким образом, порядок возмещения и размеры расходов по командировкам регламентированы нормативной базой Республики Беларусь и являются обязательными при осуществлении расчетов с подотчетными лицами.

2. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

2.1. Документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм.

Порядок выдачи наличных денег под отчет заключается, прежде всего, в обязательном предварительном обеспечении уполномоченных работников авансом на предстоящие хозяйственно-операционные и командировочные расходы.