Документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм, выданных на хозяйственно-операционные расходы

2.1.1. Документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм, выданных на хозяйственно-операционные расходы.

 

Субъекты хозяйствования, предприниматели с применением наемного труда, в том числе и исследуемое предприятие, выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные и иные виды расходов на следующие сроки:

·    не более трех рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые в месте нахождения субъекта хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда;

·    не более десяти рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые вне места расположения субъектов хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда;

·    до тридцати рабочих дней в сумме, не превышающей размера одной минимальной заработной платы.[2, с. 83]

Список работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя предприятия в начале года.[4, с. 285]

В соответствии с приказом руководителя ООО “ДетальПлюс” подотчетные лица получают наличные деньги, выдаваемые на основании оформленного расходно-кассового ордера (РКО) (см. приложение). В бухгалтерии на выданные по РКО подотчетные суммы составляется запись, отражающая дебиторскую задолженность предприятию, т.е. Д71 К50.

Основными реквизитами расходно-кассового ордера являются:

·    наименование организации;

·    номер документа и дата его составления;

·    сумма, подлежащая выдаче;

·    ФИО работника, которому необходимо выдать аванс;

·    документ, на основании которого оформляется данный РКО;

·    документ, удостоверяющий личность работника;

·    сумма прописью и подписи руководителя, главного бухгалтера, подотчетного лица и кассира, выдавшего аванс.

К документам, подтверждающим факт приобретения продукции (товаров, работ, услуг), относятся кассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО) с приложением к ним копии товарного чека, квитанция к отрывному талону и другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами.[17, с. 183]

Каждый из этих оправдательных документов должен быть установленной формы с содержанием обязательных реквизитов. Так, например, в кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

Приобретенные товарно-материальные ценности подотчетным лицом приходуются по соответствующим первичным документам (накладная, товарная накладная). В бухгалтерии составляется запись Д44,10 К71.

В исключительных случаях допускается использование личных денежных средств физических лиц, состоящих в трудовых отношениях, в интересах субъекта хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда на приобретение товарно-материальных ценностей, оказание услуг в пределах норм расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением банка в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

 В этом случае физические лица обязаны не позднее трех рабочих дней со дня приобретения составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах субъекта хозяйствования. В соответствии с данным отчетом, в бухгалтерии на прямую может составляться запись Д44 К50, исключающая записи Д71 К50 (выдан аванс) и Д44 К71 (списана подотчетная сумма по авансовому отчету).

2.1.2. Документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм, выданных на командировочные расходы.

Командировка на ООО “ДетальПлюс” оформляется приказом (распоряжением) (см. приложение) с указанием пункта назначения, наименования предприятия (организации), куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение (см. приложение), подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью. Обязательными реквизитами командировочного удостоверения являются следующие:

·    номер командировочного удостоверения;

·    штамп объединения, предприятия, учреждения, организации;

·    ФИО, должность и место работы командируемого работника;

·     пункт назначения;

·    срок командировки;

·    цель командировки;

·    документ, являющийся основанием для выдачи командировочного удостоверения с указанием его номера и даты подписания.

На обратной стороне командировочного удостоверения делаются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы.

 Срок командировки работника определяется нанимателем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя не более чем на 10 дней.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.[2, с. 84]

Лица, убывающие в командировки, на предприятии регистрируются в специальных журналах следующей формы.[5]

Журнал учета работников, выбывающих в командировки

 

из

 (наименование объединения, предприятия, учреждения, организации)

№№ п/п	ФИО команди-рованного работника	Занимаемая должность	№ командиро-вочного удостоверения	ФИО, должность работника, подписавшего удостоверение	Дата		Расписка команди-руемого работника в получении команди-ровочного удостоверения
					фактического выбытия	фактического прибытия

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса либо другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспорта до 24.00 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0.00 часов и позднее – последующие сутки.[16]

Если место отправления транспортного средства находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда туда. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех предприятий (организаций), в которые они командированы.

 Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. В случае, когда по распоряжению нанимателя работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки по решению нанимателя предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Вопрос явки на работу в день отъезда в командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с нанимателем.[2, с. 84]

Направление в командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время (при представлении подтверждения с основного места работы) или в случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе.

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Пересылка зарплаты командированному работнику по его просьбе производится за счет предприятия.

При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок ему сохраняется на том предприятии, которое его командировало. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям (работам), а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими предприятиями по соглашению между ними.[2, с. 85]

Кроме приказа руководителя и командировочного удостоверения при направлении работника в командировку могут также оформляться и другие документы, в частности доверенность и путевой лист на автомобиль. Доверенность оформляется на представление интересов предприятия при подписании документов, заключении договоров в случае, если командируется работник, не имеющий в соответствии с уставом организации на это прав.

При направлении работника в командировку на служебном или личном транспорте оформляется путевой лист на автомобиль. Заполнение путевого листа производится в соответствии с требованиями Инструкции по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов служебного легкового автомобиля, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31.03.2000 г. № 31 и согласованной с Министерством транспорта Республики Беларусь. Ответственность за заполнение путевых листов и достоверность указанных в них сведений несет руководитель юридического лица, чьим штампом и печатью они заверены, а также лица, обеспечивающего эксплуатацию служебных легковых автомобилей.[16]

На основании приказа руководителя работнику выдается аванс на командировочные расходы. Сумма аванса включает средства на оплату проезда в обе стороны, суточные и расходы по найму жилья на срок командировки.

Как и при выдаче подотчетной суммы на хозяйственно-операционные расходы, выдача наличных денег на командировку производится на основании РКО (см. приложение), а в бухгалтерии составляется запись Д71 К50.

После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об исполнении денежных средств на предприятии составляется авансовый отчет (см. приложение).

Основными реквизитами авансового отчета являются:

·    наименование организации;

·    ФИО и должность работника;

·    номер и дата составления авансового отчета;

·    назначение аванса;

·    сумма и дата получения аванса, утвержденная бухгалтером;

·    и некоторые другие реквизиты.

На обратной стороне авансового отчета делаются следующие записи:

·    дата;

·    порядковый номер документа;

·    кому, за что и по какому документу уплачено;

·    сумма оплаты;

·    итоговая сумма израсходованных средств и подпись подотчетного лица.

К авансовому отчету прикладываются все оправдательные документы, к которым относятся следующие:

·    командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне выбытия и дне прибытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;

·     оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и другие расходы;

·    проездные билеты, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

·    отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя). [16]

Цели служебной командировки могут быть разными: налаживание контактов с поставщиками, ведение переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников и др. Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов.

Неизрасходованные суммы аванса работник должен возвратить в кассу предприятия, что отражается бухгалтерской записью Д50 К71 и оформлением ПКО.

В случае не предоставления в установленный срок авансовых отчетов или не возврата в кассу предприятия остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе удержать их из заработной платы работника.[17, с. 186]. Данная операция сопровождается записью Д70 К71.

Новый аванс подотчетным лицам выдается только после полного расчета по ранее выданному. Бухгалтер исследуемого предприятия производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета суммы командировочных.

После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету руководитель предприятия утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.

 Таким образом, на данном торговом предприятии учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется посредством первичных документов установленной формы, основными из которых являются расходный и приходный кассовые ордера, командировочное удостоверение, авансовый отчет и некоторые другие.