Порядок оформления реквизитов

1.4.1. Порядок оформления реквизитов

Во всех учреждениях документы составляются на бланках с воспроизведенными на них реквизитами, содержащими постоянную информацию. Переменные реквизиты наносятся на бланк машинописным способом или с помощью принтера.

Изображение государственного герба помещается на верхнем поле распорядительных документов центрированно относительно наименования организации. Допускается размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации». Использование на бланках документов Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ регламентируется соответственно Положением о Государственном гербе РФ и нормативными актами субъектов РФ. На бланках документов, создаваемых в негосударственных структурах, герб не изображается.

Бланк документа может иметь изображение эмблемы организации, т.е. зарегистрированного в установленном порядке товарного знака (знака обслуживания) организации. При наличии на бланке герба эмблема не воспроизводится. Эмблема располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации. Допускается располагать изображение эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле документа на уровне реквизита «Наименование организации».

Коды, проставляемые на документах, являются элементами их электронной идентификации и служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче данных.

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия и организации. Этот код может быть заранее проставлен на документе, например, при изготовлении бланка этого документа типографским способом.

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в классификатор управленческой документации.

Наименование организации указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Сокращенное или иноязычное наименование может помещаться на бланке вслед за полным наименованием организации на русском языке. Двуязычные бланки, на русском и национальном языках, приняты для организаций – субъектов Российской Федерации.

При наличии у предприятия вышестоящей организации, ее наименование полное или сокращенное указывают выше наименования предприятия, например:

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПРАВИТЕЛЬСТВЕННОЙ СВЯЗИ И ИНФОРМАЦИИ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Военный институт правительственной связи

ВИПСФАПСИ

Это же правило распространяется на оформление наименования министерства. В случае подготовки документов от имени двух и более министерств, учреждений и организаций они оформляются без использования бланка.

Реквизит «Справочные данные об организации» используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной связи с организацией, а также для выполнения расчетных денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями почтовых правил Министерства связи. Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса, электронной почты.

Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например, на гарантийных письмах.

Наименование вида документа должно быть на каждом документе (за исключением письма). Его печатают прописными буквами (ПРОТОКОЛ, ПРИКАЗ, СПРАВКА, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА и т.д.) после наименования организации в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренными УСОРД. Название вида документа отделяется от остальных реквизитов двумя межстрочными интервалами.

Наименование вида документа печатается прописными буквами от нулевого положения табулятора пишущей машинки на бланках при угловом или при продольном расположении реквизитов бланка.

Название документа должно соответствовать компетенции министерства и содержанию документируемого управленческого действия.

Наименование вида документа, составленного или изданного подразделением Министерства, регламентируется положением о подразделении министерства и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации.

Одинаковые по форме распорядительные документы, издаваемые совместно с министерствами, ведомствами, должны иметь соответствующие названия. Распорядительные документы, издаваемые с организацией, полномочной издавать различные по форме с МВД России документы, готовятся в форме решений, имеющих правовую силу распорядительного документа как для министерства, так и для соответствующей организации.

Наименования всех видов используемых документов целесообразно перечислить в Табеле форм документов, применяемых в организации, сгруппировав их по управленческим функциям. Разработка Табеля способствует упорядочению процесса документирования управленческой деятельности и позволяет исключить применение в организации видов документов, не соответствующих ее организационно-правовой форме или направлениям деятельности.

Обязательным реквизитом документа является дата (подписания, утверждения, согласования, даты, содержащиеся в тексте). Датой документа является дата его подписания. На документах, подготовленных совместно несколькими организациями, датой документа считается дата его подписания последней организацией.

Датой для решения Коллегии (Совещания) МВД России является дата его принятия.

Дату документа проставляет в момент его подписания (утверждения) лично руководитель. Она оформляется арабскими цифрами, разделенными точкой, в одной строке в последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 27 июля 1999 года следует оформлять 27.11.99. Если порядковый номер месяца или число состоит из одной цифры, то перед ним проставляется ноль.

В двухтысячном году при написании года в дате будут использоваться четыре цифры, а не две.

В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число.

Допускается применять в приказах, актах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, словесно-цифровой способ оформления дат: например, 27 июля 1995 г. Этот формат записи дат может быть использован и в наиболее важных документах (нормативного характера).

При датировании служебных документов не допускается употребление римских цифр.

Таким образом, правильно написанная дата может выглядеть так:

17.06.99 01.03.2000

17.06.1999 1 марта 2000 года

1999.06.17 1 марта 2000 г.

99.06.17      2000 01 01

Во многих современных организациях можно наблюдать распространенную ошибку при датировании документов: дату на документе (например, на приказе или письме) печатают при его изготовлении. Однако, согласно методическим рекомендациям ВНИИДАД, дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При этом допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставляется от руки при подписании документа. Вместе с тем следует отметить, что в документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, актах и др.), дата печатается на документах при их оформлении.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

Регистрационный номер присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от конкретного регистрационного массива документов к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например,: при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел.

Документы, подготовленные совместно несколькими организациями, имеют сложные номера, состоящие из регистрационных номеров каждой из организаций, проставленных через косую черту. Например, индекс по номенклатуре дел:

218/08-17, где

218 – порядковый регистрационный номер;

08-17 – номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

В каждом документе должно быть указано место составления или издания. В служебных письмах эта информация содержится в справочных данных об организации, в других документах – может входить в реквизит «Наименование организации», например:

- Белгородское объединение энергетического машиностроения,

- Белгородский юридический институт.

В других случаях место составления или издания специально указывают в документах с учетом административно-территориального деления, например:

Москва,

п.Щебекино Белгородской обл.,

п.Строитель Яковлевского р-на Белгородской обл.

Если место нахождения организации и место составления документа не совпадают, то указывается место составления документа.

Гриф ограничения доступа к документу («Совершенно секретно», «Секретно», «Для служебного пользования» и др.) размещается на первом листе в правом верхнем углу заголовочной части документа выше реквизита «адресат» и грифа утверждения после 40 шага курсора. (от пятого положения табулятора пишущей машинки), если документ содержит сведения ограниченного распространения. После грифа ограничения доступа к документу через полтора интервала ставится номер экземпляра. Например:

Для служебного пользования

Экз. № 0000

Реквизит «Адресат». Адрес печатается столбиком от 32 шага курсора. Каждый элемент адреса печатается с новой строки. Существует несколько вариантов адресования.

Документы адресуются высшим органам государственной власти и управления, министерствам, ведомствам, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.

На документе указывается не более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не проставляется. Если адресатов больше, составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре документа пишется один адрес.

При адресовании документа без указания должностного лица наименование организации, учреждения пишется в именительном падеже. Например:

Министерство внутренних дел

Российской Федерации

Управление правового обеспечения

Если документ адресуют руководителю или его заместителю, то наименование учреждения должно входить в состав наименования должности адресата.

Например: Начальнику Тюменской

высшей школы МВД России

полковнику милиции

Иванову Н.Н.

Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку организации, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя организации или руководителей структурных подразделений.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. При адресовании документов в другие организации почтовый адрес указывается после наименования организации, должности, фамилии. Например:

Начальнику Тюменской

высшей школы МВД России

полковнику милиции

Иванову Н.Н.

ул.Амурская, д.75

г.Тюмень, 625049

В таком же порядке пишется адрес отправителя.

В сентябре 1997 г. Постановлением Правительства РФ были утверждены новые Правила оказания услуг почтовой связи, в соответствии с которыми установлен следующий порядок написания почтовых адресов:

- наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

- название области, края, автономного округа (области), республики;

- страна (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

Адрес обязательно проставляется на документах, направляемых частному лицу, например:

Борисову А.Б.

ул.Левобережная, д.7, кв.13,

г.Белгород, 308014

При адресовании служебных документов неизбежно встает вопрос о том, как обратиться к получателю письма: товарищ или господин? Как отмечается в методических рекомендациях ВНИИДАД, первая форма устарела, а вторая не является общепринятой, поэтому в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97, обращаясь к должностному лицу, указывают только фамилию и инициалы.

Если документ адресуют в несколько однородных учреждений, то адрес указывается обобщенно. Например:

Министрам внутренних дел республик

в составе Российской Федерации

Начальникам ГУВД, УВД, УВДТ,

учебных заведений МВД России

Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Гриф утверждения проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности (например, на штатном расписании, на должностной инструкции, на акте проверки и т.д.).

Документы могут утверждаться руководителем министерства или организации, его заместителями, главными специалистами и другими должностными лицами, которым делегированы соответствующие полномочия.

Утверждение документа - особый способ удостоверения документа после его подписания, согласования и визирования. Утверждаемый документ приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу документа от 40 шага курсора.

Элементами грифа утверждения являются:

- слово УТВЕРЖДАЮ (печатается без кавычек прописными буквами, точка после него не ставится);

- наименование должности (печатается под словом УТВЕРЖДАЮ);

- личная подпись и ее расшифровка (расшифровка подписи печатается после 48 шага курсора от левого поля);

- дата (печатается ниже подписи непосредственно от левой границы площади, отведенной для грифа утверждения).

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Министр внутренних дел

Российской Федерации

_________________ ________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

(дата)

00.00.00

При наличии на документе нескольких грифов утверждения они располагаются параллельно (слева и справа), на одном уровне.

Указания по исполнению полученного документа должны даваться в форме резолюции соответствующего руководителя. Резолюция на документе должна быть датирована, подписана и обязательно содержать:

- фамилию исполнителя или наименование (номер) структурного подразделения, которому поручается исполнение;

- содержание действия;

- порядок и срок исполнения;

- личную подпись руководителя;

- дату резолюции.

Например:

Коваленко В.И.

Подготовить проект ответа

с обоснованием к 12.09.99

Подпись

руководителя 01.09.99

Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без отметки «ответственный»).

Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается писать резолюции на отдельных листах бумаги. При создании таких листов-резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом металлической скобой или скрепкой).

Заголовок составляется к любому документу независимо от его назначения и печатается от нулевого положения табулятора пишущей машинки после реквизитов бланка. Такое размещение заголовка сохраняется и при продольном расположении реквизитов бланка документа. В заголовке указывается краткое содержание документа.

Заголовок должен быть максимально коротким, точным и формулироваться с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос «О чем?»: «Об изменении...», «О выделении...», «Об отмене...» и пишется с прописной буквы.

Заголовки таких документов, как штатное расписание, протокол, правила, акты должны сочетаться в падеже с наименованием документа. Например: Протокол - чего? «Заседания коллегии». Заголовки пишутся с прописной буквы. Точка после заголовка не ставится.

Заголовок к тексту на документе формата А5, как правило, не указывается.

Отметка о контроле проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву «К» или слово «Контроль», поставленные цветным карандашом или специальным штампом. Отметка помещается на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок к тексту».

Текст документа в соответствии с содержанием допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.

Текст документа внутри разделов (подразделов) излагается по пунктам с целью акцентировать внимание на перечисляемых фактах или действиях. При необходимости детализации пункты делятся на подпункты и т.д.

Для большей смысловой выразительности текст документа делится на абзацы. В абзац выделяется одна или несколько фраз, содержащих законченную мысль.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения и т.д.).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

- краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

- объективность и достоверность информации;

- составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

- структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;

- широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Особое внимание следует уделять языку и стилю служебных документов, т.к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

- нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;

- точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);

- краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т.п.;

- употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в период…; направляем на рассмотрение и утверждение…; проверкой установлено, что…);

- ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);

- использование отглагольных существительных (оказывать содействия, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);

- безличный характер изложения текста;

- употребление специальных терминов;

- использование сокращенных слов;

- использование универсальных слов с неопределенным значением;

- исключение из текста архаизмов ( сего года, при сем направляем);

- исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.

Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Отметка о наличии приложения помещается сразу под текстом от нулевого положения табулятора пишущей машинки. Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей схеме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

Приложение: 1.Статотчетность Ф-ЗК, на 4 л., в 3 экз.

2.Справочные материалы на 3л.,в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:

Приложение: брошюра в 1 экз.

При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз.