Порядок подготовки и оформление документов
Порядок оформления документов
Порядок оформления реквизитов
Перечень на 5 л. в 3 экз
Организация работы с документами в подразделениях министерства
Порядок печатания и копирования документов, выполнение стенографических работ
Составление номенклатуры дел и формирование дел
Навигация
Порядок печатания и копирования документов, выполнение стенографических работ
Основы делопроизводства в органах внутренних дел
88508
знаков
2
таблицы
0
изображений
1.5.2. Порядок печатания и копирования документов, выполнение стенографических работ
В машинописных бюро печатаются документы только служебного характера. Несекретные рукописи в машинописные бюро (машинистке, секретарю) сдаются без расписок, секретные - под расписку на корешках спецблокнота или во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя.
Рукописи, сдаваемые для печатания, должны быть написаны разборчиво, чернилами или пастой темного цвета, тщательно выверены. Рукописи, написанные не разборчиво или карандашом, для печатания не принимаются.
При печатании документов машинистки соблюдают установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.
На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа внизу слева проставляется количество экземпляров, адресовка экземпляров (например: 1 - в адрес, 2 - в АМ МВД, 3 - в дело, сокращенное наименование главка), фамилия исполнителя, номер его телефона, инициалы машинистки, дата, когда был отпечатан документ.
На каждый отпечатанный секретный документ машинописное бюро (машинистка, секретарь) заполняют учетную карточку. На каждом листе такого документа (в левом нижнем углу лицевой стороны) печатается учетный номер машинописного бюро.
Отпечатанный секретный документ и черновой материал выдаются исполнителю под расписку в карточке, которая затем под расписку в журнале передается в секретариат для контроля за дальнейшим движением подготовленного документа.
Отпечатанные несекретные документы машинописным бюро выдаются исполнителю без расписки.
Считка и вычитка отпечатанных документов производится исполнителем. На копирование документы передаются на множительный участок или типографию по наряду установленной формы. Наряд в типографию подписывается руководителем подразделения министерства, а в Аппарате министра - начальником (заместителями начальника) 3 отдела.
На копирование передаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов или рукописные тексты, отвечающие необходимым техническим требованиям.
Копирование секретных документов производится в порядке, установленном соответствующей инструкцией.
Документы служебного характера могут быть подготовлены с помощью стенографирования. Стенографирование, независимо от степени секретности текста, производится в специальных тетрадях, которые учитываются в журнале учета стенографических тетрадей. Использованные стенографические тетради хранятся 1 год, после чего уничтожаются в установленном порядке.
При расшифровке и печатании стенографических записей стенографистка руководствуется правилами, установленными для выполнения машинописных работ. Не допускается передиктовка напечатанного текста, а также диктовка цифровых материалов, пофамильных списков, передача стенографисткам текстовых писем, таблиц и другой информации по телефону.
1.5.3. Учет законодательных и подзаконных актов высших органов государственной власти и управления в подразделениях министерства
Полученные для исполнения либо ознакомления нормативные акты регистрируются в журналах установленного образца. Штампы с наименованием подразделений, дата регистрации и регистрационные номера в этих случаях на актах не проставляются.
Обработка, доклад руководителям подразделений и передача документа должны осуществляется в день их поступления в секретариат (канцелярию) или первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
После ознакомления всех заинтересованных лиц с поручением руководства министерства, руководителя подразделения и выполнения поручения ответственным исполнителем документы возвращаются секретариатам подразделений министерства фельдсвязью в группу по рассмотрению законодательных и иных нормативных актов 1 отдела Аппарата министра.
1.5.4. Организация работы с письмами и обращениями граждан. Рассмотрение, учет и прохождение писем граждан
Работа с письмами (предложениями, заявлениями, жалобами) граждан, народных депутатов всех уровней, военнослужащих, сотрудников ОВД и т.д. ведется в соответствии с действующим законодательством.
Делопроизводство по письмам ведется отдельно как в Аппарате министра, так и в других подразделениях министерства.
Все поступившие письма граждан, рапорты работников ОВД должны быть зарегистрированы в секретариате (канцелярии) в день их поступления.
На свободном от текста месте, на 1 листе письма, а на поступившем из органов власти и управления, редакций средств массовой информации на сопроводительном документе или поручении проставляются порядковый регистрационный номер и дата поступления.
Учет писем может производиться в журналах, по ежедневной ведомости, карточкам учета писем установленного образца, а также на машинных носителях ЭВМ (в службах, где обработка писем автоматизирована).
Повторные письма регистрируются так же, как и первичные. На письме, на свободном от текста месте, проставляется штамп "Повторно". О повторности делается отметка в кодовой части учетной карточки. Повторными считаются письма, поступившие от одного лица по одному и тому же вопросу и в которых автором обжалуется решение по предыдущему письму, сообщается о нарушении сроков или других недостатках при его рассмотрении.
Письма без подписи (анонимные) не регистрируются и уничтожаются. В исключительных случаях письмо без подписи, содержащее сведения о готовящихся или совершенных преступлениях, может быть направлено в службы министерства для использования в оперативных целях.
Анонимные обращения начальником Приемной МВД РФ списываются без рассмотрения и уведомления в дело, о чем делается соответствующая запись.
Письма, о результатах рассмотрения которых необходимо информировать высшие органы государственной власти и управления, народных депутатов, редакции средств массовой информации, министерства и ведомства, берутся под особый контроль и разрешаются в первую очередь. В этих случаях на письмах и карточках проставляется штамп "Особый контроль". Проведение проверок по таким письмам, как правило, подчиненным ОВД не поручается.
Письма граждан по вопросам, которые могут быть решены в подразделениях без доклада руководству министерства или служб, а также письма, подлежащие рассмотрению в территориальных ОВД, направляются в соответствующее подразделение министерства для исполнения с сопроводительной карточкой установленной формы.
По каждому письму не позднее чем в пятидневный срок должно быть принято одно из следующих решений: о принятии к своему производству или о не рассмотрении его (анонимное), передача на рассмотрение в подчиненный ОВД, направлении по принадлежности в другое подразделение министерства либо другое министерство, ведомство, если вопросы, поднятые в письме, не входят в компетенцию ОВД.
Письма считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной или устной форме.
После окончания проверки и фактического исполнения письмо вместе с перепиской возвращается в канцелярию подразделения с пометкой должностного лица, принявшего решение об окончании рассмотрения письма, - «В дело».
Документы в делах располагаются в алфавитном, хронологическом порядке или по территориям. Повторные письма и материалы проверки по ним подшиваются к первичным документам.
Неразрешенные письма и неправильно оформленные документы по их проверке подшивать в дело запрещается.
Похожие работы
... их заместителей. Именно они обязаны контролировать учетную работу либо сами, либо с помощью сотрудников делопроизводственных подразделений. §3. Проблемы критериев оценки работы ОВД Успешное осуществление в процессе управления ОВД функций контроля и учета находится в неразрывной связи с разработанностью критериев оценки их деятельности. Контроль, предполагающий оценку работы того или иного ...
... позволит увеличить производительность труда работников УВД, повысить раскрываемость преступлений, снизить криминогенность обстановки в городе. 3. ПРОЕКТНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ ИТУ УПРАВЛЕНИЯ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ 3.1. Проектирование управленческих процедур Введение новой информационной технологии управления в УВД на основе приобретения технических и программных ...
... критериям [18]. Анализ различных точек зрения по вопросу о классификации административных процедур позволяет сделать определенные выводы. Основная сложность классификации административных процедур в деятельности органов внутренних дел состоит в том, что обстоятельств, влияющих на их содержание и характеристику, очень много. В силу этого классификацию можно проводить и выделять различные группы ...
... общественное мнение и общественная критика существенно влияют на эффективность как управленческой, так и административно-служебной деятельности органов внутренних дел в сфере обеспечения общественной безопасности. Таким образом, мнение и критика общества одновременно является общественным контролем за законностью деятельности милиции. Своевременное реагирование милиции на критические замечания и ...
0 комментариев