Перечень на 5 л. в 3 экз

2. Перечень на 5 л. в 3 экз.

Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобно оформлять опись приложений на отдельном листе в произвольной форме, например;

Опись

Приложений к письму от ________ № ____________

Наименование Документа	Количество Листов	Количество экземпляров
1.
2.
…

Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка:

Приложение: по описи.

Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме:

Приложение: письмо АО «Стройдеталь» от 18.07.99 № 138/07-12

и приложение к нему, всего на 3 л.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», при необходимости его номер (без знака №), наименование, дату и номер основного документа, например:

Приложение 1

к письму АО «Маяк»

от 07.03.99 № 87/02-12

или

Приложение 3

к приказу начальника

УВД г.Белгорода

от 15.12.99 № 1088

Все служебные документы подписываются соответствующими должностными лицами. В состав реквизита "подпись" должны входить: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, без наименования организации на документе, оформленном на бланке), его личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Документы, направляемые министерством в вышестоящие органы власти и управления, подписываются министром и, в исключительных случаях, по его поручению - заместителями министра.

Документы, направляемые другим организациям от имени министерства, подписываются министром или его заместителями.

Документы, направляемые в МВД, ГУВД, УВД, учреждения и организации органов внутренних дел и внутренних войск, подписываются министром, его заместителями и руководителями подразделений министерства в соответствии с их компетенцией.

Если документ оформляется на бланке, то наименование учреждения входит в обозначение должности в обобщенном виде. Например:

Начальник

генерал-майор милиции (личная подпись) Н.Г.Яковлев

В документах, оформляемых не на бланках, наименование подразделения включается в состав наименования должности. Например:

Начальник УВД Смоленской области

генерал-майор милиции (личная подпись) Н.Г.Яковлев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, и отделяются друг от друга тремя межстрочными интервалами.

Если документ подписывается несколькими лицами одной должности или одного ранга, их подписи располагаются на одном уровне. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии:

Председатель комиссии Н.В.Петров

Члены комиссии: В.В.Сергеев

C.П.Юрьев

Г.С.Смирнов

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то его подписывает лицо, исполняющее обязанности соответствующего должностного лица, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если для исполнения документа необходимо подготовить проект другого документа (ответа, сообщения, плана, нормативного акта и т.п.), то он должен быть согласован.

Согласование документа является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование обеспечивает правильное и всестороннее решение вопросов и высокое качество подготавливаемого документа.

Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов содержащихся в проекте документа. Предварительное обсуждение проекта текста документа необходимо для принятия правильных управленческих решений. Согласование осуществляется как с должностными лицами в подразделениях министерства (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других соответствующих министерств и ведомств РФ (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документов с коллегиальными органами общественных объединений (с профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов и т.п.).

Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего используется визирование документов, для внешнего - гриф согласования.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник БЮИ МВД РФ

генерал-майор милиции

Личная подпись А.В. Уваров

13.07.99

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают наименование документа в именительном падеже, его дату и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профкома

от 10.01.99 №3

Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Госстандарта РФ

от 06.01.99 № 7/05-09

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись», а если грифов несколько, то на отдельном листе согласования. При этом на документе делается отметка: «Лист согласования прилагается».

Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, рекомендуется осуществлять в следующей очередности:

- с организациями, интересы которых затрагивает документ;

- с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;

- с общественными организациями (при необходимости);

- с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.);

- с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Реквизит «Визы согласования документов» используют для внутреннего согласования документов. Виза означает, что начальник согласен с содержанием документа.

Виза включает: личную подпись, ее расшифровку и дату, а при необходимости – должность визирующего, например:

Юрисконсульт

Личная подпись К.И.Смелов

03.08.99

При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п.

Внутреннее согласование документа целесообразно проводить в следующей последовательности:

- составитель документа;

- руководитель структурного подразделения, где составлен документ;

- заинтересованные должностные лица других подразделений, организаций;

- общественные организации (при необходимости);

- руководитель финансовой или бухгалтерской службы;

- заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;

- руководитель юридической службы или юрисконсульт организации.

Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

Визы согласования и ознакомления располагаются ниже реквизита «Подпись». Исходящие документы визируются на экземпляре, остающемся в организации, остальные документы – на первом экземпляре. Допускается оформлять визы на оборотной стороне последнего листа распорядительного документа или на отдельном листе.

Визы руководителей министерств и ведомств проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части, визы руководства подразделений министерства - исполнителей и соисполнителей - в таком же порядке на втором экземпляре.

В необходимых случаях виза может состоять из наименования должности, личной подписи и ее расшифровки, даты. Исходящие документы визируют на экземплярах, остающихся в министерстве, внутренние документы визируют на первом экземпляре.

Визируются и поступающие документы лицами, которые по своему служебному положению обязаны знать содержание документа.

Реквизит «Печать». Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые (имеющие изображение Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ) и простые. В негосударственных организациях используются простые круглые печати.

Гербовая печать ставиться на документах, где воспроизведение печати специально предусматривается нормативным актом, например, на трудовых книжках, свидетельствах, дипломах и т.д.

Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, специально предусмотренных правовыми актами.

Кроме того, применение печати необходимо во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, установления фактов, вызывающих расходование денежных средств и материальных ценностей, а также на договорах, удостоверениях, договоренностях, архивных справках.

ГОСТ Р 6.30 – 97 не содержит прямого указания о том, как правильно расположить оттиск печати на документе. Однако в Методических рекомендациях на основе ГОСТ Р 6.30-97 отмечено, что оттиск печати должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.

Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме.

Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:

Верно

Секретарь Личная подпись М.К.Сидорова

23.11.99

ГОСТ Р 6.30-97 допускает заверение копии документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации.

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

Руководители подразделений министерства обязаны обеспечить оперативное и качественное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей, как правило, в день поступления, контроль за исполнением документов по существу вопросов.

При рассмотрении документов соответствующий руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения, которые передаются на исполнение немедленно.

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством министерства или руководителями соответствующих подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Кроме того, исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, он также обязан при необходимости передать документ на тиражирование и подготовить список (разверстку) на рассылку.

Исполнитель для удобства работы может завести специальные папки для исполнения документов с пометками: "На исполнение", "Срочно", "На доклад (подпись)", "На отправку". На папках указываются фамилия, инициалы, номер телефона. Сотрудник, исполняющий документ, несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за несоблюдение действующих нормативных актов, определяющих порядок подготовки, оформления, представления и сроки исполнения документов.

Реквизит «Отметка об исполнителе» включает фамилию исполнителя (составителя) документа (а лучше фамилию, имя и отчество для удобства последующего общения) и номер его служебного телефона. Реквизит располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Иванов 123 45 67

или

Емельянова Анна Петровна

890 76 54

Ниже фамилии исполнителя документа и его телефона допускается указывать индекс машинистки, количество отпечатанных экземпляров и дату печатания.

В случае необходимости, в том числе на документах, имеющих гриф ограничения доступа, после индекса машинистки и даты печатания проставляется количество отпечатанных экземпляров с указанием адресатов.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дела для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; при наличии такого документа – ссылку на его дату и номер; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения организации, в котором исполнен документ, например:

Вопрос решен по телефону

с лг.бухгалтером

АО «Маяк»

В дело 10-12

Личная подпись 21.12.99

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки. В регистрационный штамп входят: наименование организации – получателя документа, место для даты поступления и место для регистрационного индекса:

	БЮИ МВД РФ Дата ________ № ___________

Примерная форма

регистрационного штампа

При отсутствии такого штампа от руки пишутся порядковый номер и дата поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

Отметка для автоматического поиска документа помещается в правом нижнем углу документа и включает поисковые данные для автоматического поиска документов, определяемые по усмотрению организации (имя файла, код оператора и др.).

Реквизиты, кроме текста, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» следует отделять друг от друга полутора - двумя межстрочными интервалами.

Начало строк многострочных реквизитов должно быть выровнено по одной вертикальной линии.

Реквизиты отделяют друг от друга 3...4 межстрочными интервалами.

При печатании документов используют восемь положений табулятора. От нулевого положения (граница левого поля) печатают следующие реквизиты:

- наименование структурного подразделения;

- наименование вида документа;

- дату;

- ссылку на регистрационный номер и дату документа;

- место составления или издания;

- заголовок к тексту;

- текст (без абзацев);

- отметку о наличии приложения;

- наименование должности в реквизите «подпись»;

- гриф согласования документа;

- дату при заверении копии;

- фамилию исполнителя и номер его телефона;

- отметку об исполнении документа «В дело».

От первого положения табулятора (пять шагов курсора) печатают:

- начало абзацев (в том числе нумерованных).

От второго положения табулятора (16 шагов курсора) печатают следующие реквизиты:

- дату в реквизите «ссылка на индекс» и дату входящего документа;

- наименование должности лица, заверяющего копию;

- переменную информацию в вводной части протоколов и актов;

- расшифровку подписи в первом грифе согласования;

- краткие сведения об исполнении документа в реквизите «Отметка об исполнителе».

От третьего положения табулятора (24 шага курсора) печатают:

- наименование вида документа (в продольном штампе);

- расшифровку подписи исполнителя в реквизите «отметка об исполнении документа».

От четвертого положения табулятора (32 шага курсора) печатают:

- адрес.

От пятого положения табулятора (40 шагов курсора) печатают:

- гриф утверждения;

- слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности и дату;

- второй гриф согласования;

- надпись на приложении к документу;

- отметку о переносе данных на машинный носитель.

От шестого положения табулятора (48 шагов курсора) печатают:

- расшифровку подписи в реквизите «Подпись».

Седьмое положение табулятора (56 шагов курсора) – для составления таблиц и трафаретных текстов, для печатания слова «Копия» при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения табулятора.

При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал.