Порядок подготовки и оформление документов
Порядок оформления документов
Порядок оформления реквизитов
Перечень на 5 л. в 3 экз
Организация работы с документами в подразделениях министерства
Порядок печатания и копирования документов, выполнение стенографических работ
Составление номенклатуры дел и формирование дел
Навигация
Организация работы с документами в подразделениях министерства
Основы делопроизводства в органах внутренних дел
88508
знаков
2
таблицы
0
изображений
1.5. Организация работы с документами в подразделениях министерства
Документы, адресованные непосредственно в подразделения министерства, регистрируются секретариатами (канцеляриями) этих подразделений в установленном порядке. На каждый документ (до внедрения ЭВМ в подразделениях министерства) заполняются две регистрационные карточки, одна из которых после доклада документа руководству помещается в справочную картотеку по исполнителям.
Документы, поступившие из 1 отдела Аппарата министра с регистрационной карточкой, учитываются в контрольном журнале входящих документов подразделения министерства, и на них заполняется только одна карточка учета. На карточке, поступившей вместе с такими документами, ставится порядковый входящий номер, за которым он зарегистрирован в подразделении. После рассмотрения документа руководителем подразделения его резолюция переносится на регистрационные карточки, затем регистрационная карточка 1 отдела Аппарата министра с распиской исполнителя в получении документа помещается в картотеку, а вновь заполненная карточка вместе с документом передается исполнителю.
Документы, полученные для ознакомления, подлежат возврату в 1 отдел Аппарата министра, как правило, в течение суток, если не оговорен иной срок.
Регистрационные карточки на документы в секретариатах (канцеляриях) подразделений министерства хранятся в течение 5 лет, после чего уничтожаются в установленном порядке.
Подготовленные подразделением министерства документы внутреннего обращения (планы, справки и др.), а также предложения в проекты нормативных актов, материалы к совещаниям в реестре (разносной книге): секретные - по учетным номерам отпечатанных документов, несекретные и для служебного пользования - без регистрации.
Подготовленные подразделениями министерства проекты приказов и иных нормативных актов, а также докладные записки, справки об исполнении поручений и проекты исходящих документов представляются на рассмотрение руководства министерства, как правило, через 1 отдел Аппарата министра, где они регистрируются.
Если документы были возвращены исполнителю на доработку руководством министерства, то вновь на доклад руководству они должны быть предоставлены вместе с первоначальным вариантом.
Если в процессе доработки в проект документа внесены существенные изменения, то он подлежит повторному визированию заинтересованными должностными лицами.
Начальники секретариатов (канцелярий) министерства обязаны вести строгий учет и контроль за своевременным прохождением документов. В этих целях они должны 2 раза в месяц фиксировать в регистрационной карточке, в какой стадии находится рассмотрение документа (на докладе у руководства, на проработке, подготовке, у исполнителя, закончен рассмотрением, доложен, списан в дело). О ходе этой работы они обязаны регулярно докладывать руководству соответствующего подразделения.
1.5.1. Порядок обработки отправляемых документов
Исходящая корреспонденция отправляется за соответствующим регистрационным номером или номерами, по которым эти документы были зарегистрированы ранее.
Все документы, подписанные руководством министерства, направляются адресатам только за регистрационными номерами Аппарата министра. Не допускается отправка такой корреспонденции за индексами подразделений министерства, если не оговорен иной порядок.
Неоформленные или неправильно оформленные исходящие документы подлежат возврату исполнителю.
Документ за подписью руководства министерства, направляемый во все или большинство органов внутренних дел России, размножается и отправляется секретариатом подразделения министерства, подготовившим этот документ. После чего подлинник документа с разверсткой на его рассылку передается на хранение в архив 1 отдела Аппарата министра.
На исходящие документы заполняется соответствующий раздел регистрационной карточки.
Если поставленные в документах вопросы не требуют аргументированных разъяснений или подготовки какого-либо документа, разрешается содержание ответа писать на самом документе и возвращать его автору за входящим номером. В этом случае на регистрационной карточке делается соответствующая отметка.
Копии исходящих документов заверяются работниками секретариата (канцелярии), производящими их отправку.
Копии документов, подписанных руководством министерства при личном докладе, заверяются исполнителями.
Копии исходящих документов и регистрационные карточки (сведения на документы, отработанные на ЭВМ) хранятся: - на корреспонденцию, отправленную 1 отделом Аппарата министра, в архиве (базе данных) этого отдела (2-й экземпляр документа) и подразделении министерства, подготовившем документ (3-й экземпляр); - на корреспонденцию, отправленную подразделениями министерства, в этих подразделениях.
Правовые акты, подписанные руководством министерства, учитываются (регистрируются) в приказном отделении отдела обеспечения режима секретности в работе с документами и приказами (3 отдел) Аппарата министра в журналах установленной формы.
Рассылка ведомственных правовых актов по органам внутренних дел Российской Федерации, другим министерствам и ведомствам производится приказным отделением через экспедицию фельдсвязи согласно разверстке, составленной исполнителем и утвержденной руководителем соответствующего подразделения.
С целью оптимального обеспечения органов внутренних дел нормативными актами МВД России и создания необходимого резерва 3 отдел Аппарата министра по согласованию с исполнителем может вносить в разверстку изменения.
Отделом фельдъегерской службы производится доставка и отправка:
- всех секретных и несекретных документов за подписью руководства министерства, адресованных высшим органом государственной власти и управления Российской Федерации;
- срочной корреспонденции за подписью руководства министерства, подлежащей доставке адресатам, расположенным в границах г.Москвы;
- корреспонденции из центрального здания министерства (ул.Житная,16) в его подразделения, расположенные по другим адресам, и обратно.
Вся корреспонденция отделом фельдъегерской службы принимается к доставке только в законвертированном виде.
Передача корреспонденции отделу фельдъегерской службы производится по реестрам.
Доставка корреспонденции отделом фельдъегерской службы осуществляется по маршрутам и графикам, разработанным этим отделом и согласованным с Аппаратом Министра.
Пересылка документов, дел и изданий «Для служебного пользования» производится, как правило, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также с курьером. Отправляемые документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны быть вложены в конверты из плотной бумаги либо упакованы. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименование (открытое или условное) получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки «ДСП» после каждого номера. На конверте, упаковке документов «Для служебного пользования» запрещается указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений.
Порядок оформления и передачи (пересылки) совершенно секретных и секретных документов, специзделий, технической, товаросопроводительной и перевозочной документации, а также документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» за границу или представителям иностранных учреждений, организаций и фирм регламентирован специальными положениями.
Похожие работы
... их заместителей. Именно они обязаны контролировать учетную работу либо сами, либо с помощью сотрудников делопроизводственных подразделений. §3. Проблемы критериев оценки работы ОВД Успешное осуществление в процессе управления ОВД функций контроля и учета находится в неразрывной связи с разработанностью критериев оценки их деятельности. Контроль, предполагающий оценку работы того или иного ...
... позволит увеличить производительность труда работников УВД, повысить раскрываемость преступлений, снизить криминогенность обстановки в городе. 3. ПРОЕКТНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ ИТУ УПРАВЛЕНИЯ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ 3.1. Проектирование управленческих процедур Введение новой информационной технологии управления в УВД на основе приобретения технических и программных ...
... критериям [18]. Анализ различных точек зрения по вопросу о классификации административных процедур позволяет сделать определенные выводы. Основная сложность классификации административных процедур в деятельности органов внутренних дел состоит в том, что обстоятельств, влияющих на их содержание и характеристику, очень много. В силу этого классификацию можно проводить и выделять различные группы ...
... общественное мнение и общественная критика существенно влияют на эффективность как управленческой, так и административно-служебной деятельности органов внутренних дел в сфере обеспечения общественной безопасности. Таким образом, мнение и критика общества одновременно является общественным контролем за законностью деятельности милиции. Своевременное реагирование милиции на критические замечания и ...
0 комментариев