Організація контролю за наявністю і використанням коштів в касі НДС “Семичи”

2.3 Організація контролю за наявністю і використанням коштів в касі НДС “Семичи”

В процесі діяльності підприємства виникають ситуації, що постійно потребують наявні грошові кошти для проведення негайних розрахунків із клієнтами, для оплати деяких витрат, для виплати заробітної плати персоналу і т.д. Готівка являється абсолютно ліквідним активом і тому більше усього сприйнятлива до розкрадань. Тому в інституті здійснюється постійний контроль за своєчасним і правильним оформленням касових документів і їх обробкою, регулярною інвентаризацією каси.

У терміни, встановлені керівником підприємства, але не рідше одного разу в квартал, на підприємстві проводиться раптова ревізія каси з покупюрним перерахунком усіх грошей, що знаходяться в касі. Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку по касовій книзі. Для проведення ревізії каси розпорядженням директора інституту призначається комісія, що складає акт перевірки наявності грошових коштів у касі (додаток 5).

Директор науково-дослідної станції, а також аудитори (аудиторські фірми) відповідно до укладених угод під час проведення документальних ревізій в обов'язковому порядку проводять ревізію каси і перевіряють дотримання касової дисципліни. Під час проведення ревізій особлива увага приділяється питанню забезпечення цілості грошей і цінностей.

Перевірки касової дисципліни здійснюються органами Державної податкової адміністрації України, Державної контрольно-ревізійної служби України, Міністерства внутрішніх справ України, фінансовими органами і установами банків.

Відповідальність за дотримання касової дисципліни покладається на дирекцію підприємства, головного бухгалтера, касира.

Ліміт залишків готівки для досліджуємого підприємства установлюється Обласною дирекцією Зарічного УСБ, в якому відкритий рахунок підприємства, у межах загального ліміту, установленого банком. Ліміт затверджується керівником банку.

Перевірку операцій по касі розпочинають із її інвентаризації. Проте найчастіше аудитор не може бути присутнім при інвентаризації каси і тому змушений працювати з актами раніше проведених інвентаризацій. У такій ситуації аудит касових операцій проводять у відповідності зі схемою побудови документообігу по касі.

Послідовність аудиторської перевірки касових операцій складається з:

1. Перевірки первинних документів:

1.1. Перевірки слушності заповнення й оформлення прибуткових і видаткових ордерів (наявність підписів, прес, розписок в одержанні грошей).

1.2. Звіряння прибуткових ордерів з корінцями чеків по сумах і датам (при надходженні готівки з розрахункового рахунку в банку).

1.3. Звіряння видаткових ордерів із квитанціями про внесок наявних коштів у банк.

1.4. Вибіркового перерахунка підсумкових сум по платіжним (розрахунково-платіжним) відомостях.

1.5. Перевірки слушності оформлення депонованих сум по заробітній платі, якщо такі мають місце.

1.6. Перевірки наявності і своєчасності ведення часопису реєстрації первинних документів по касі.

2. Перевірки дотримання ліміту каси і слушності ведення касової книги:

2.1. Перевірки слушності упорядкування заявки-розрахунку ліміту каси.

2.2. Перевірки дотримання ліміту каси по днях і своєчасності залишку готівки в банк.

2.3. Перевірки своєчасності упорядкування звітів касира і ведення касової книги.

3. Перевірки виплат по касі:

3.1. Виявлення випадків нецільового використання наявних коштів по касі.

3.2. Виявлення випадків видачі готівки без відповідного документального оформлення.

3.3. Суцільної перевірки виплат тимчасовим робітникам, несписочному складу, депонованих сум, відпускних, лікарняних.

4. Перевірки витрат на поточні потреби, підзвітних сум:

4.1. Перевірки дотримання норм щомісячних витрат на поточні потреби (у відповідності з обліковою чисельністю робітників за даними відділу кадров).

4.2. Перевірки документів на списання витрат на поточні потреби (рахунків, товарних чеків),

4.3. Перевірки слушності видачі грошей у підзвіт, документів по підзвіті і повернення (утримання) невикористаних сум (протягом трьох днів після закінчення терміна, на який вона була видана).

5. Перевірки прибуткування наявних коштів по других джерелах:

5.1. Суцільної перевірки прибуткування по других джерелах із розбивкою по таких групах:

а) разова реалізація товарів, зразків продукції;

б) послуги з неосновної діяльності.

6. Перевірки слушності кореспонденції рахунків по касових операціях.

7. Інвентаризації каси:

7.1. Перевірки висновку договорів із касирами про матеріальну відповідальність.

7.2. Присутності при інвентаризації каси й оцінки слушності її проведення інвентаризаційною комісією (або вивчення актів попередніх інвентаризацій).

7.3. Перевірки порядку збереження і наявності. первинного обліку:

а) наявної валюти;

б) грошових документів (лімітованих чекових книжок, талонів на ГСМ і ін.)

8. Перебірки облікових регістрів:

8.1. Звіряння сум, відбитих у відомості № 1 по дебету рахунку 30 "Каса" із даними журнала-ордера № 2 по кредиту рахунку 31 "Розрахунковий рахунок".

8.2. Звіряння підсумкових сум по рахунках відомості, а також загального обороту по журналу-ордеру № 1 із даними Головної книги.

8.3. Звіряння відповідності сальдових залишків по рахунку 30 "Каса" із даними Головної книги і відповідного рядка звітного балансу.

9. Вивчення актів попередніх перевірок каси:

а) внутрішні перевірки здійснюються не рідше одного разу в квартал;

б) документальні ревізії вищестоящих організацій провадяться відповідно до графіка;

в) обов'язкового контролю із боку банка один раз у два роки.

10. Контроль за збереженням грошей:

10.1. Перевірки обладнання каси пожежною й охоронною сигналізацією, сейфами і вогнетривкими шафами.

10.2. Перевірки слушності транспортування готівки з банку до підприємства.

10.3. Наявності позавідомчої охорони.

Оскільки аудит каси являється складовою частиною аудиторської перевірки по підтвердженню фінансової звітності, то за результатами проведеної роботи аудитором може бути складений проміжний звіт.

Основними задачами контролю за готівкою являються перевірка:

§  наявності коштів на підприємстві і виявлення хиб або надлишків;

§  дотримання правил зберігання коштів і цінних паперів, організації ведення касового господарства;

§  дотримання порядку ведення касових операцій у національної валюті;

§  своєчасності і повноти прибуткування коштів;

§  законності витрати коштів;

§  цільового використання коштів;

§  достовірності урахування й ефективності внутрішньогосподарського контролю засобів.

Джерелом контролю готівки є первинні касові документи. До документів, що безпосередньо стосуються каси, відносяться:

-  прибуткові і видаткові касові ордера;

-  касова і товарно-касова книги.

Зв'язок касових операцій із більшістю розділів обліку (реалізацією, розрахунками з підзвітними особами, постачальниками і тому подібне) визначає необхідність порівняння касових документів з іншими документами. Перевірці аудитора підлягають:

-  касова і товарно-касова книга обліку придбання і продажі товарів;

-  звіти касира;

-  прибуткові і видаткові касові ордера;

-  журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів;

-  журнали-ордера №№ 1, 2;

-  акти інвентаризації каси;

-  акти аудиторських перевірок за минулий період;

-  журнал реєстрації виданих доручень;

-  журнал реєстрації платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей;

-  підтверджувальні документи до касових ордерів;

-  авансові звіти;

-  накладні на відпуск продукції;

-  податкові накладні, рахунки-фактури, товарні чеки, акти виконаних робіт, наданих послуг і тому подібне.

Касові операції оформляються документами, типові форми яких затверджені розпорядженням № 51 Міністерства статистики України від 15.02-96

Підприємство щокварталу подає у банк касову заявку встановленого зразка про суми надходжень і видача готівки з наданням календаря видачі заробітної плати.

Перевірка готівки здійснюється суцільним засобом по складеному плану перевірки касових операцій. Касові документи провіряються неодноразово під час виконання аудиторських процедур із метою виявлення порушень касової дисципліни. Відповідно до класифікації ці документи розділяються на декілька груп.

Основні порушення касової дисципліни: зловживання, крадіжки і помилки у практиці ревізійної й аудиторської роботи класифікуються в такий спосіб [22].

1. Пряме розкрадання засобів:

1.1. Нічим не прикрите.

1.2. Прикрите неоформленими документами і розписками.

2. Неоприбутковування і присвоєння суми готівки, що надійшла в касу:

2.1. З банку.

2.2. Від фізичних і юридичних осіб по прибуткових касових ордерах.

2.3. Від юридичних осіб по дорученнями. 3. Надмірне списання коштів по касі.

3.1. Повторне використання тих самих документів для списання грошей по касі.

3.2. Неправильний підрахунок залишків (результатів) у касових документах і звітах касира.

3.3. Списання коштів по касі без обґрунтування або по фіктивних документах.

3.4. Підробки в законно оформлених документах (у бік збільшення), що підлягають списанню.

4. Присвоєння сум готівки, законно нарахованих різноманітним особам і організаціям:

4.1. Присвоєння депонованої заробітної плати.

4.2. Присвоєння сум готівки, що належать іншим підприємствам.

5. Розрахунки готівкою, що перевищують установлену законодавством межу (ліміт каси).

6. Порушення законодавства щодо застосування електронних контрольно-касових апаратів (ЕККА) у розрахунках із населенням.

7. Неправильне відображення касових операцій у регістрах синтетичного обліку.

До складання плану і програми перевірки аудитор оцінює внутрішній контроль за рухом і збереженням готівки (інших цінностей) у касі, дотриманням касової дисципліни.

Ефективність внутрішнього контролю, постановка бухгалтерського обліку, достовірність облікових даних можна оцінити при наявності достатньої кількості доказів. Їх можна зібрати, вживаючи такі методи:

і) участь в інвентаризації готівки каси;

2) нагляд за проведенням господарських або бухгалтерських операцій;

3) усне опитування;

4) одержання письмових підтверджень;

5) перевірка документів, отриманих від третіх осіб;

6) контроль документів, підготовлених на підприємстві клієнта;

7) перевірка арифметичних розрахунків;

8) аналіз.

У процесі перевірки касових операцій вибірково застосовуються всі методи одержання аудиторських доказів (різноманітні методи - до різноманітних об'єктів контролю).