Информационное обеспечение на промежуточном складе

7.  Информационное обеспечение на промежуточном складе

Исходя из принципиальной схемы и технологических карт опишем сопроводительную им документацию:

Товар поступает на склад, начинает осуществляться приемка по товарно-транспортной накладной в результате заноситься данные о поступлении товара в журнал или базу данных. В базе данных появляется электронный документ содержащий еще не принятый товар, но информационный отдел уже может просмотреть данные и начать составлять заявку предупредив, кладовщика принять соответствующий товар. Электронный документ будем называть Преждевременная накладная, она отправляется поставщиком на электронный адрес. Документ содержит данные о товарно-транспортной накладной и возврате который заберет поставщик с этой доставкой. Далее по документу осуществляется приемка товара. Если появляются какие то расхождения по приему в отношении количества и качества то оформляется Акт расхождения, в котором указывается количество недовезенного товара, брак, несоответствие товара данным в накладной. Заносятся данные в электронную карточку учета договоров. Например, в случае брака, вызывается товаровед который решает принимать товар и на каких условиях, что будет написано в карточке договоров.

Принятый товар отправляется на маркировку по местонахождению и т.д. Кодировщикам передается сопроводительные документы: счет фактура, накладные, которые они проверяют заполняют и передают в Учетную группу. Учетная группа пополняет базу данных электронными документами, а точнее добавляет товар на склад. В этот момент кодировщики присваивают адрес товару и совместно с кладовщиками и маркировщиками решают вопрос о расположении товара, далее приклеивают ярлык - который является документом нахождения товара на складе. Одновременно аналитическим отделом оформляется электронная карточка, которая позволяет вести аналитический учет на складе с широким ассортиментом товаров - Аналитическая карта. Документоведом и отделом планирования составляется электронная. Товарная книга, содержащая учет товарно-материальных ценностей. На каждое наименование товара (каждый номенклатурный номер) в книге открывается отдельный счет. Счета располагаются в порядке возрастания номенклатурных номеров.

Информационный отдел в этот момент видит пополнение базы и может связаться и сразу отгрузить товар, составив Заказ-Заявку, в которой отражается и уточняется и заполняется данные, необходимые для выписки счета-фактуры, а также для упрощения поиска товаров на складе. На основе его составляется договор, в котором указаны счета (если по безналичный расчет) или выписывается чек на определённую сумму. Который предъявляется на складе при получении товара, в нем заносятся пометки кладовщиков, что бы товар не отпускался два раза. После определенного времени в базе можно проследить ликвидность то или иного товара, отследив его принять решение о его дальнейшем нахождении – Документ ликвидности. Происходит сбор заявки, а так же комплектовка узлов и соединений, которая осуществляется по картам рекомендуемым производителем данного продукта.

По истечении определенного времени можно составить нормативы по отгрузке. Которые заносятся в Регламент данного склада и постепенно улучшаются отделом модернизации. После отгрузки водитель получает Заявку на автотранспортные перевозки, которая является документом для обеспечения своевременной доставки товаров покупателям. Составляется информационным отделом, подписывается менеджером по продажам, который осуществляет данную заявку. Так же водитель получает путевой лист, прилагаемый к заявке.

Загрузка осуществлена, кладовщик и контролер выдают документ- Пропуск со склада, для выезда с территории после рабочего дня или после введение пропускного режима.

Для отдела внедрения существенным документом является Разработка. Для учебного отдела соответствующая Аттестация. Далее указывается примеры документов введенных на складе впервые и разработанные для облегчения работы:

Преждевременная накладная:

1. Содержится товарно-транспортная накладная в полной объеме

2. Товар отгружаемый по договоренности с поставщиком в количестве и указанного качества

3. Указывается обязательная сопроводительная документация груза

4. Возвратные накладные с указанием причины и времени прихода, претензии клиента (если имеются).

5. Акты брака, некомплектности, неправильности маркировки

6. Подписи сторон и соответствующие штампы

Документ ликвидности

1. Кто проводил анализ ликвидности

2. Количество неликвидного товара

3. Анализ риска потери ликвидности

4. Положительное значение для групп товаров

5. Аукционные операции по данной группе товаров

6. Графа для предложении по проблеме решения ликвидности

7. Графа согласования с отделом модернизации

8. Приложенные акты по группе товара

9. Подписи лиц, выполнивших расчет и участвовавших в решении

Разработка

1.Диагностика состояния организационной структуры компании.(Показатели, методика оценки состояния структуры. Надежность исполнителя, показатели оценки, методика оценки. )

2.Диагностика состояния внешней среды и ее влияния на организационную структуру компании. (Анализ влияния политической, экономической, социальной, культурной, научно-технической и природной среды (на конкретном примере хозяйствующего субъекта).

Анализ влияния рыночного окружения (поставщиков всех видов ресурсов, конкурентов, посредников, клиентурных рынков, контактных аудиторий) и позиции предприятия. Влияние возможных направлений реконструкции организационной структуры управления.)

3.Разработка идей, функций и задач склада.

(Методики построения модели целевой ориентации компании на перспективу. Методика формирования задач и функций управления. Планы реформирования организационной структуры (состав, показатели, результаты).

4.Формирование регламентов взаимодействия подразделений склада

Методика формирования положения о подразделении. Методика формирования должностных инструкций: составление информационных регламентов взаимодействия подразделений. Оценка организационного эффекта в результате реформирования регламентов.

Аттестация

1.  Определение целей и приоритетов программы.

2.  Время необходимое для реализации данной программы с расписанием всех процессов по часам.

3.  Определение сосредоточия программы (направление и решение проблемных вопросов, аналитический подход)

4.  Практические занятия (количество пройденных аттестуемым)

5.  Разработка инструментария.

6.  Определение границ программы.

7.  Назначение ответственных за программу.

8.  Оценки о прохождении всей программы.

9.  Корректировка руководящего на экзамене оценки прохождения

10.   Допуск до определенной работы с указанием возможности воздействия на тот или иной объект системы склад

11.  Подписи экзаменаторов и преподавателей

12.  Итоги и рекомендации по проведению дальнейшей деятельности

Аналитическая карта

1.  Выполнение проводок по счетам

2.  Расчет налогов.

3.  Параллельное ведение суммового и количественно-суммового учета

4.  Формированием оборотных ведомостей и карточек счетов

5.  Возможности экономического управления

6.  Аналитический и синтетический учет движения денежных средств и материальных ценностей по всем счетам.

7.  Все платежные и отчетные документы в форме приложения или ссылок

8.  Баланс с приложениями

9.  Оборотные ведомости

10.  Подробные аналитические отчеты

11.  Графа действий в сложившейся ситуации

12.  Подписи экономиста и планировщика

8.  План внедрение системы уравления на промежуточном складе

Что бы внедрить систему планирования промежуточного склада нужно проанализировать рынок и выявить наиболее благоприятные компании для этого, осуществить следующие этапы разработки:

1. Проведение на предприятии Заказчика диагностического аудита существующей системы управления.

2. Создание и представление Заказчику подробного плана работ, включающего все необходимые мероприятия по разработке

3. Обучение персонала предприятия Заказчика основным требованиям системы, объяснение структуры взаимодействия и принятия решений В обучении примут участие и руководители подразделений;

4. Консультирование по разработке и внедрению документации, включая предоставление шаблонов и образцов;

5. Консультирование по количеству людей необходимого для осуществления действенности системы.

6. Обучение внутренних преподавателей из числа работников предприятия – пять семинаров продолжительностью по 6 часов (пять дней) на территории предприятия, с выдачей дипломов.

7. Консультирование по порядку выполнения функционирования - анализ и как упростить систему что бы было понятно всем ;

8. Консультирование по порядку выполнения технологических карт, объяснение на каком уровне какие параметры лучше всего применить и зачем;

9. Предоставление лицензированных программ управления складом (сотрудничество с фирмами предоставляющие услуги данного типа).

10. Проведение контрольных мероприятий по выявлению ошибок, рационального решения их, доказательность, что система быстро их находит и решает.

11. Предложение бизнес-программ по вложению средств в внедрение системы на предприятии, согласно структуре для каждого предприятия.

Постепенное привлечение клиентов и опыта внедрения некоторых отделов системы в конечном итоге позволит занять нишу рынка – внедрять данную систему и разрабатывать все новые, модернизированные варианты этой системы.

Литература

1.  «Логистика». / Под. Ред Б.А. Аникина М., 1997 г.

2.  «Логистика». А.Д. Чудаев М., 2001г.

3.  «Основы логистики» /Под. Ред Л.Б. Миротина и В.И Сергеева. М.: ИНФРА –М, 1999 г.

4.  Логистика запасов. Сортов А.Н. 2005 г.

5.  Формирование стратегии и сценарный анализ в условиях неопределенности (профиль Автосервис) С.С. Юрьевич. 2006