Особливості використання системного підходу у документознавстві

ВСТУП

У наш час документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя, а також є об’єктом дослідження різних наукових дисциплін. Документ несе в собі інформацію, яку можна передати тому, хто буде знайомитися з ним, вивчати його, читати чи іншим способом «споживати інформацію». Документ потрібний саме для того, щоб ознайомитися з цією інформацією, зберегти певне знання в часі та передати його споживачам інформації. Це вимагає вироблення спільних підходів до створення й обробки масивів документів з метою забезпечення максимальної ефективності прийняття й виконання управлінських рішень. Поняття «документ» є основним та фундаментальним в системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, які служать об'єктами практичної діяльності з пошуку, створення, зберігання, використання, розповсюдження документної інформації в суспільстві|.

Тому багато вітчизняних та зарубіжних дослідників пропонують для швидкого пошуку та обробки великих масивів документів використовувати системний підхід. Так, провідний вітчизняний науковець С.Г. Кулешов розглядав системний підхід як методологічний, в якому об’єкт виступає системою. Головною складовою та об’єктом даної системи він вважав документ. При дослідженні поняття «системи», А.Г. Гапоненко виділяє три взаємопов’язані компоненти системи та пропонує розділити системи за ступенем складності на неживі, живі та соціальні. А.В. Демидова пропонує класифікувати системи за способом утворення, стосовно цільового призначення, за розміром, за ступенем складності, по відношенню до змін у часі тощо.

Отже, дослідження сутності поняття «документ» і «системи документації», застосування системного підходу у документознавстві дозволяє стверджувати, що дана проблема є актуальною, що і зумовило вибір теми курсової роботи.

Об’єкт курсової роботи - терміносистема документознавства.

Предмет дослідження - документ і системи документації.

Мета – проаналізувати визначення понять «документ», «система», «система документації», визначити особливості використання системного підходу у документознавстві.

Відповідно до об’єкту, предмету і мети курсової роботи було сформульовано наступні завдання:

- дати визначення понять «документ», «система», «система документації»;

- розглянути основні типи та види систем;

- виявити основні характеристики системного підходу в документознавстві;

- проаналізувати системи документації.

Методологічною основою дослідження є:

- інформаційний і системний підходи; положення А.В. Демидової про систему як організаційне ціле, яке складається з великої кількості елементів, розміщених у визначеному порядку і залежних один від одного; погляди Н.С. Ларькова та С.Г. Кулешова на документ як інформацію, закріплену на матеріальному носії у стабільній знаковій формі;

- нормативну базу дослідження складають Державні стандарти України ГОСТ 16487 – 83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ДСТУ 2732 – 94. «Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення», ДСТУ 2392 – 94. «Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення», ДСТУ 3017 – 95. «Видання. Основні види. Терміни та визначення», ДСТУ 2732:2004 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять».

У процесі дослідження було використано наступні методи:

- теоретичні: аналіз та синтез, індуктивний, дедуктивний, інформаційний та системний;

- емпіричні: спостереження, порівняння, термінологічний метод, огляд джерел за темою.

Курсова робота складається зі вступу, одного розділу, висновків, списку використаних джерел. Основний текст містить 31 сторінку. Список використаних джерел налічує 34 найменування.

Розділ 1. ІСТОРИКО-ТЕОРЕТИЧНИЙ АНАЛІЗ ПРОБЛЕМИ ДОСЛІДЖЕННЯ

1.1 Поняття «система», «документ», «документація», «система документації»

У зв’язку зі швидким зростанням обсягу інформації, яка використовується в управлінні, значення понять «система», «документ», «документація», «система документації» суттєво підвищується. Постає проблема комплексності раціоналізації документообігу, поєднання уніфікованих та стандартних систем і підсистем у галузевому та територіальному розрізах. Для упорядкування інформаційних та документаційних процесів необхідна системність. Розглянемо основні підходи щодо визначення поняття «система».

Так, А.В. Демидова визначає систему як організаційне ціле, яке складається з великої кількості елементів, розміщених у визначеному порядку і залежних один від одного, направлене для здійснення поставлених цілей [9, с.4]. О.І. Михайлов, О.І. Чорний та Р.С. Гіляревський дають таке визначення поняттю «система». «Система – сукупність елементів та відношень, закономірно пов’язаних один з одним в єдине ціле, котрі мають ознаки, що відсутні у елементів та відношень, які його складають [21, с.46].

На думку соціолога Г.В. Осипова, «система – це предмет, явище чи процес, який складається з якісно визначеної сукупності елементів, які знаходяться у взаємних зв’язках та відношеннях, складають єдине ціле і при взаємодії з зовнішніми умовами свого існування змінювати свою структуру» [24, с.121]. Фахівець в галузі інформаційного управління А.Л. Гапоненко вважає, що «система – це комплекс взаємопов’язаних елементів, які завдяки своїй єдності мають нові характеристики та такі ознаки, що кожна система виступає елементом системи більш високого порядку, а будь-який елемент системи – системою більш нижчого порядку» [30, с.107]. Л.І. Скібіцька трактує поняття «система» у вузькому та широкому значенні. Так, у вузькому значенні під «системою» вона розуміє комплексність раціоналізації документообігу, а в широкому значенні «система» – поєднання уніфікованих стандартних підсистем у галузевому, функціональному та територіальному розрізах [27, с.14]. Таким чином, проаналізувавши поняття «система», можна говорити про те, що всі дослідники під «системою» розуміють сукупність елементів та взаємовідношень, які пов’язані одне з одним та мають ознаки і характеристики, які відсутні у елементів, що їх складають. Поняття «системи» нерозривно пов’язане з поняттям «документа», адже саме система забезпечує оптимізацію документаційних процесів. Поняття «документ» в різних наукових дисциплінах трактується по різному. Звідси його полісемічність, яка ускладнює спілкування та взаєморозуміння між спеціалістами документаційно-комунікативної сфери. Перший державний стандарт, в якому було подано дефініцію «документа», призначену для потреб діловодства та архівної справи – ГОСТ 16487 – 70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Перша редакція цього стандарту давала таке визначення: «документ – засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини» [5, с.3].

Друга ж редакція цього стандарту – ГОСТ 16487 – 83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дала таке визначення «документа»: «матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою винайденим людиною способом для її передавання в часі та просторі» [6, с.3]. Це поняття «документа» стало більш узагальненим, ніж попереднє.

Державний стандарт України ДСТУ 2732 – 94. «Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення» запропонував ще одне визначення документа: «матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має у відповідності з чинним законодавством юридичну силу» [11, с.3].

У ДСТУ 2392 – 94. «Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення» під документом слід розуміти «записану інформацію, яка може розглядатися як одиниця в ході інформаційної діяльності» [12, с.3].

ДСТУ 3017 – 95. «Видання. Основні види. Терміни та визначення» трактує документ як «матеріальний об’єкт, що містить інформацію, закріплену створеним людиною способом для її передавання у часі та просторі» [13, с.3].

Аналогічний підхід характерний для наступної редакції українського стандарту ДСТУ 2732:2004 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять». Документ визначається тут як «інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі». У примітці уточнюється знаковий характер інформації (це запис) і те, що могло би відповідати розширеному трактуванню реквізитів: «жанрові характеристики запису інформації» [14, с.3].

Таким чином, проаналізувавши різні редакції державного стандарту України, можна говорити про те, що всі вони під документом розуміють матеріальний об’єкт, який містить інформацію, закріплену створеним людиною способом для передавання її у часі і просторі. У цьому значенні майже однаково трактують поняття «документ» ГОСТ 16487 – 70 та ДСТУ 2392 – 94. Дослідник документальної комунікації та інформаційних технологій С.Г. Кулешов дав декілька визначень поняттю «документ». У своїй науковій праці він пише, що під документом слід розуміти текст (як логічну послідовність мовних та немовних знаків), зафіксований на речовому виробі, основною функцією якого є збереження та розповсюдження інформації у просторі та часі [17, с.63].

Розглядаючи документ з історичної точки зору, С.Г. Кулешов під документом розуміє «запис інформації, що відповідає характеристикам певного жанру чи номіналу, зафіксований на матеріальному носії, основною функцією якого є збереження та передавання інформації у часі та просторі» [18, с.3]. В іншій науковій праці він доходить висновку, що документи використовуються в різних сферах людської діяльності і є об’єктом досліджень різноманітних наукових дисциплін, тому зміст поняття «документ» багатозначне та залежить від того, в якій галузі і для яких цілей він використовується.

А.В. Соколов дає таке визначення поняття «документ». «Документ – це стабільний речовинний об’єкт, призначений для використання у соціальній смисловій комунікації як завершене повідомлення» [28, с.107].

В учбових посібниках з документознавства багато вчених дають різні визначення поняття «документ». Так, Н.М. Кушнаренко, спираючись на Державний стандарт України 3017 – 95 «Видання. Основні види. Терміни та визначення» під документом розуміє «матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі» [19, с.21]. Подібне визначення подано і Н.С. Ларьковим. «Документ – це інформація, закріплена на матеріальному носії у стабільній знаковій формі створеним людиною способом для її передачі в просторі та часі» [20, с.37]. А от Ю.М. Столяров під документом розуміє об’єкт, що дозволяє видобувати з нього потрібну інформацію [29, с.17].

Усі розглянуті вище визначення подібні до тих, які містяться у наведених редакціях державних стандартів України. Фахівці в галузі діловодства пропонують до визначення документа додати ознаку «задіяності в документообігу» та ще деякі, характерні саме для ділових документів. У результаті запропонована білоруським документознавцем Ю. Нестеровичем дефініція має такий вигляд: «документ – носій документованої інформації (яка має соціальну та правову значимість) з реквізитами; що є за одиницю документообігу (або ведення діловодства) та одиницю (або елемент) системи збереження (або фіксації) в органах влади та управління, державних та громадських установах» [23, с.48].

Звичайно таке поняття звужує обсяг поняття «документ», і не дає можливості використовувати його за межами діловодства, наприклад, в архівній справі. Інший підхід продемонстрували укладачі наукових словників. «Терминологический словарь по теории и практике научной информации» трактує документ як «матеріальний об’єкт, що містить інформацію в закріпленому вигляді» [31, с.58]. У «Большой советской энциклопедии» під документом розуміється «матеріальний об’єкт, що містить інформацію в заданому вигляді і спеціально призначений для її розповсюдження в просторі та часі» [3, с.1196]. Схоже трактування можна знайти й у «Термінологічному словнику з інформатики»: «Документ – матеріальний об’єкт, що містить закріплену інформацію і спеціально призначений для її передавання та використання» [32, с.62].

Таким чином, енциклопедії та словники дають подібне трактування поняттю «документ» як матеріального об’єкта з закріпленою інформацією.

Визначення, які подаються у цих словниках, мають дещо схоже з тим визначенням «документ», яке сформульоване О.М. Зусьманом та А.В. Мінкіною, адже у науково-інформаційній та бібліотечно-бібліографічній діяльності також використовується поняття «документа». «Документ – матеріальний носій із зафіксованою інформацією, призначений для її зберігання та передавання в часі та просторі, придатний для використання у документаційних процесах» [10, с.28]. О.І. Михайлов, А.І. Чорний та Р.С. Гіляревський також звертаються до поняття «документ», розуміючи під ним «матеріальний об’єкт, що містить закріплену інформацію, спеціально призначений для її передавання в просторі та часі і такий, що використовується у суспільній практиці» [21, с.36].

Г.М. Швецова-Водка робить спробу окреслити головні ознаки поняття «документ», що відповідає об’єкту бібліографічної діяльності. «Документ – це єдність інформації та речовинного носія, яка використовується у соціальному комунікаційно-інформаційному процесі як канал передачі інформації» [34, с.21]. Саме такі документи, на її думку, входять у систему бібліографічної справи, є об’єктами бібліографічної діяльності, і на цьому значенні й базується система документальних комунікацій в інформатиці.

Поняття «документа» та його види закріплені й на законодавчому рівні, оскільки документування в багатьох випадках є одним із засобів контролю за виконанням законності. У Законі України «Про інформацію» під документом розуміється «передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві» [26, с.76].

Таким чином, аналізуючи поняття «документ» багато дослідників спираються, перш за все, на державний стандарт України. Більшість з них під документом розуміють матеріальний об’єкт, який містить у собі закріплену інформацію, для передачі її у просторі і часі. Більш розгорнуте поняття «документ» дає С.Г. Кулешов, який говорить ще і про те, що інформація, яка зафіксована у документі, повинна ще й мати характеристики певного жанру чи номіналу. У кожній сфері людської діяльності використовуються різні види документів. Ці документи складають систему документації. У Державному стандарті України ДСТУ 2732:2004 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять» під документацією розуміється «сукупність службових документів, об’єднаних за ознакою належності до певної галузі, напряму діяльності установи чи її підрозділу» [14, с.3].

У ДСТУ 2732 – 94 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення» система документації тлумачиться як «сукупність документів з певного предмета» [11, с.3]. У редакції російського стандарту ГОСТ Р 51141 – 98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення» поняття «система документації» трактується більш узагальнено. «Система документації – це сукупність документів, взаємозв’язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення» [7, с.3 ]. Вузьке значення поняття «система документації» міститься у «Терминологическом словаре по библиотечному делу и смежным отраслям знания»: «система документації – сукупність документів, зібраних разом з певною метою» [31, с.116].

Т.М. Бондирєва пише, що «система документації – сукупність взаємозв’язаних документів, які використовуються у визначеній сфері діяльності» [4, с.29]. Таким чином, поняття «система документації» більш розгорнуто дає ГОСТ Р 51141 – 98, адже саме в ньому вказуються характеристики, які повинні мати документи, що входять до неї [7, с.3].

Отже, поняття «система», «документ», «документація», «система документації» трактуються вченими по-різному. Об’єднує ці всі поняття те, що головною їх складовою є інформація, тобто різні відомості, знання, які призначені для передачі в процесі комунікації. Завжди важливо знати, який саме обсяг понять визнає той чи інший автор, те чи інше джерело. Інакше неможливо порівняти ці трактування одне з одним, визначити класифікацію документів на види, охарактеризувати діяльність документування, опрацювання та використання документів.