Системний підхід у документуванні

1.2 Системний підхід у документуванні

Існує декілька підходів у дослідженні систем, основним з яких є системний підхід. Так, В.В. Кафідов під системним підходом розуміє методологічний підхід, що вивчає об'єкт як єдине ціле. Згідно до цього визначення об'єкт дослідження є сукупністю підсистем, елементів з|із| внутрішніми і зовнішніми зв'язками [16, с.23].

На думку В.І. Мухіна, системний підхід – це дослідження об'єкту як системи, в якій виділені всі елементи, внутрішні і зовнішні зв'язки, що істотно впливають на його функціонування, а цілі кожного з елементів визначені виходячи із загального призначення об'єкту [22, с.60]. С.Г. Кулешов вважає, що системний підхід – напрям|направлення| методології, спеціального наукового пізнання і соціальної практики, в основі якого лежить дослідження об'єктів як системи. Об'єкт є сукупністю підсистем, елементів з внутрішніми і зовнішніми зв'язками [17, с.84].

Таким чином, системний підхід це, перш за все, методологічний підхід, в якому об’єкт виступає системою. Кожна система має декілька компонентів, які взаємопов’язані між собою. Так, А.Л. Гапоненко, виділяє чотири взаємопов’язані компоненти системи. Перший компонент системи – мінімальна ціла частина системи, яка функціонально здатна відобразити деякі загальні закономірності системи. Окрім функціональної характеристики, мінімальність визначається самим суб'єктом дослідження як достатня частина, що задовольняє пізнавальні потреби.

Другим компонентом системи виступають взаємозв’язки між компонентами. Вони можуть бути нейтральними, коли обидва елементи не зазнають структурних або функціональних змін, або функціональними, коли один елемент, впливаючи на іншій, призводить до структурних або функціональних змін у цьому елементі. Третім компонентом є підсистема, що складається з низки елементів системи, які можна об'єднати за схожими функціональними ознаками. У системі може бути різна кількість підсистем. Це залежить від основних функцій підсистеми: внутрішніх і зовнішніх.

Четвертим компонентом системи виступає структура системи. Під структурою розуміється сукупність зв'язків між всіма елементами системи, між її підсистемами, між системою і зовнішнім середовищем [30, с.128].

Також, А.Л. Гапоненко вважає, що якщо розглядати|сукупність усіх зв'язків усередині системи, то така структура буде внутрішньою. Якщо розглядати сукупність всіх зв'язків як усередині системи, так і системи із зовнішнім середовищем така структура називається повною [30, с.134].

Таким чином, система, яка є основним об’єктом системного підходу, складається з таких компонентів, як: мінімальна ціла частина системи, взаємозв’язки між частинами, підсистеми та структури системи.

А.Л. Гапоненко, А.П. Панкрухіна пропонують розділити системи за ступенем складності на неживі, живі та соціальні. До неживих систем відносять:- системи зі стабільною структурою, не схильні до функціональних дій протягом тривалого періоду;

- системи зі структурою, що періодично змінюється у часі і має декілька функцій.

До живих систем відносять:

- системи з структурою і низьким рівнем переробки інформації;

- системи, які мають відносно розвинену здатністю сприймати інформацію, але не володіють самосвідомістю;

 - системи з розвиненою самосвідомістю, мисленням;

- соціальні системи і соціальні організації.

До соціальних систем відносять:

- системи державного управління. Саме вони визначають якісний стан суспільства, його розвиненість;

- системи самоврядування. За їх допомогою місцевим самоврядуванням організовується соціально-економічні і культурні процеси на конкретній території;

- системи управління організаціями, інститутами, групами;

- системи управління господарюючими об'єктами [30, с.161].

Інший науковець А.В. Демидова пропонує класифікувати системи за такими параметрами.

За способом утворення:

- природні – системи, створені природою без втручання людини;

- штучні – системи, створені людиною для задоволення різних потреб.

Стосовно цільового призначення:

- ціленаправлені – системи, які наперед програмують роботу, для досягнення поставленої мети;

- цілеспрямовані – поставлені цілі досягаються шляхом вибору альтернативних способів.

За наявністю центрального провідного елементу слід розрізняти централізовані, у складі яких є центральна ланка, і децентралізовані, в яких ролі розподілені рівномірно між елементами [9, с.87].

За розміром виділяють малі системи (включають менше 30 елементів), середні (до 300 елементів) і великі (більше 300 елементів). На думку А.В. Демидової великі системи складно|скрутно| досліджувати без попереднього розбиття їх на простіші функціональні складові.

За ступенем складності розрізняють прості системи – системи, які не потребують розбиття на складові при вирішенні проблем, і складні.

По відношенню до змін у часі слід виділяти відносно статичні, які мають один можливий і заданий стан і динамічні, які змінюються в протягом певного часу.

Також слід розрізняти системи і за тривалістю функціонування: короткострокові, довгострокові, середньострокові.

За спеціалізацією: системи спеціалізовані, які виконують одну функцію, і комплексні – що виконують усі функції [9, с.94].

Таким чином, системи класифікують за способом утворення, ступенем складності, розміром і відповідно виділяють соціальні, живі, неживі, природні, штучні, великі та інші системи. Ще один підхід до класифікації систем пропонує А.В. Демидова, яка розділяє їх на властивості I ряду і II ряду.

До властивостей системи I ряду слід віднести:

- цілісність – система є організаційно складною. Це означає, що якщо вона може бути розділена на елементи, то властивості та функції елементів визначаються їх місцем в межах цілого, а властивості цілого не можуть бути створені та визначені без деяких властивостей елементів. Цілісність системи конкретизується і здійснюється через зв'язки. Вони існують між елементами системи і несуть невелике смислове навантаження;

- подільність – система завжди повинна бути розділена на підсистеми, компоненти і елементи;

- множинність – кожна система складається з безлічі елементів (рівні ієрархії, кількість елементів і зв'язків);

- цілеспрямованість – кожна складова системи повинна бути орієнтована на досягнення загальної мети.

Властивості II ряду – це властивості, які забезпечують працездатність системи:

- гомогенність – система повинна мати хоча б одну загальну властивість;

- різнорідність – у кожній системі повинне бути розмаїття властивостей різнорідних елементів;

- самоорганізованість – самостійно існуюча і функціонуюча система не повинна руйнуватися;

- ієрархічність – система – це сукупність елементів, розташованих на різних рівнях ієрархії;

- централізованість – у кожній системі повинна бути центральна ланка, яка стоятиме над всіма рівнями ієрархії;

- емерджентність – властивості системи в цілому відрізняються від властивостей окремих її елементів [9, с.106].

В.П. Андрущенко та Н.І. Горлач вважають, що однією з найважливіших системних характеристик являється ентропія, що є кількісною мірою безладу в системі. Ентропія характеризує співвідношення дезорганізованості| і організованості систем різної природи. При прогресивному розвитку системи у ній швидше зменшується ентропія. Якщо ентропія у деякій системі збільшується, то це означає, що в системі переважають процеси руйнування, деструкції, рух у бік неврегульованості, невизначеності й хаосу, що зрештою може привести до руйнування та загибелі даної системи [1, с.124].

Отже, крім того, що системи можна класифікувати, вони ще й мають деякі характерні властивості. Це властивості, які мають системне походження та забезпечують працездатність системи.

Науковці А. Л. Гапоненко та А. П. Панкрухіна висловлюють думку про те, що системний підхід в управлінні ділиться на декілька етапів діяльності, які можна віднести до документознавства.

1.  Виділення об'єкта уваги із загальної маси явищ і процесів, меж системи, її основних частин, елементів, зв'язків з навколишнім середовищем. Виявлення головних або важливих властивостей складових елементів і системи в цілому. При цьому система не обов'язково є матеріальним об'єктом; вона може бути, наприклад, алгоритмом, програмою або моделлю.

2.  Визначення основних критеріїв доцільної дії системи, а також основних обмежень і умов існування.

3.  Визначення варіантів структур і елементів, виявлення головних чинників|факторів|, що впливають на систему.

4.   Розробка моделі системи.

5.  Оптимізація роботи системи по досягненню мети.

6.  Визначення оптимальної схеми управління системою.

7.  Установлення надійного зворотного зв'язку за наслідками функціонування, визначення надійності функціонування системи [30, с.161].

А.В. Демидова основні поняття системного підходу представляє у вигляді логічної послідовності, в якій усі поняття взаємопов’язані. Мета – Елементи – Зв'язки елементів – Структура – Стан системи – Функціонування – Взаємодія з навколишнім середовищем – Організація – Управлінська дія – Результат. Так, мета – це збереження або досягнення бажаного або необхідного стану системи.

Елементи – частини системи. Зв'язки елементів – взаємини між елементами системи, що виявляються в обміні енергією, інформацією, речовиною. Структура – внутрішня будова системи, обумовлена стійкими зв'язками між її елементами. Стан системи – сукупність параметрів, що характеризують систему в цілому.

Функціонування – процес переходу з одного стану системи в інший або збереження заданого її стану.

Організація – структурно-функціональний стан системи. Організація описує головні відносини, які конструюютьсистему як ціле і визначають її сутність. Управлінська дія – цілеспрямована дія на систему для корекції її стану шляхом зміни вхідних параметрів. Результат – підсумковий стан системи, досягнутий під впливом управління і функціонування системи [30, с.284].

Отже, системний підхід у документознавстві має включати в себе такі основні етапи діяльності, як: виділення об’єкту, визначення його основних критеріїв, визначення чинників, що впливають на об’єкт, побудова моделі та визначення надійності функціонування системи.

На думку В.В. Кафідова, системний підхід у документознавстві передбачає не тільки вивчення об’єкта як системи (тобто сполучення його структурних компонентів — зовнішньої форми, матеріального носія та змісту, інформації, аналізу функціонального складу кожної з них тощо), а й сукупностей документів — потоків, масивів (фондів, колекцій, зібрань), груп, що об'єднані за певною ознакою [16, с.25].

Як системний об'єкт можуть розглядатися потоки управлінської документації чи їх частина в установі, сукупна продукція видавництва, фонди архівів, бібліотек чи музеїв, класифікаційні ряди документів. Функціональне спрямування як структурних частин цих об'єктів, так і в цілому, представляє складову загальної характеристики документа як системи. Однак, такого роду системні дослідження неможливі без застосування класифікаційного методу. Будь-який аналіз структури потоків або масивів ґрунтується на групуванні його частин на основі подібностей чи відмінностей як елементів системи чи структурних складових. Навіть дослідження конкретного документа не може уникнути процедури віднесення його до якогось класу чи виду. Часто класифікаційний метод називають типологічним, однак слід зауважити, що типологізація є частковим проявом класифікації.

Як системний об'єкт в документознавстві може аналізуватися і процес, наприклад, створення або організація користування документом, оскільки вони, як і кожна складна технологія, мають системну природу, а отже, і сукупність операцій — структурне впорядкування, а кожна операція — конкретну функціональну орієнтацію і т.д. Сукупності користувачів документів теж науково вивчаються за конкретними класифікаційними ознаками, як і види потреб у документній інформації, котрі можна представити також у певній системі інформаційних потреб. У динамічному документальному середовищі така ситуація стимулює створення документів, що цілком укладається у схему «стимул – реакція» [16, с.25].

Отже, системний підхід у документознавстві вивчає не лише систему, як об’єкт, а й сукупність документів, потоки управлінської документації та інформації.

Такі науковці як А.В. Ігнатьєва та М.М. Максімов виділяють загальні риси системного підходу, які можна віднести до документознавства:

- у дослідженні об'єкту як системи кожен елемент описується з урахуванням його місця у цілому|загалом|;

- дослідження системи невіддільно від дослідження умов її існування;

- для системного підходу специфічна проблема породження властивостей цілого з властивостей елементів і навпаки;

- у системному дослідженні недостатні суто причинні пояснення функціонування і розвитку об'єкту;

- джерело перетворення системи або функцій знаходиться звичайно в самій системі;

- самоорганізація систем пов'язана з доцільною поведінкою, допущенням безлічі індивідуальних характеристик і мір свободи [15, с.17].

Інший вчений В.В. Кафідов виділяє наступні позитивні риси системного підходу, які відносять до документознавства:

- розширення шляхів для пізнання об'єкту дослідження, зокрема його синергетичних властивостей;

 - можливість розглядати глибинно будь-який об'єкт;

 - створення більш складної схеми обґрунтування і виявлення характеру і достовірності зв'язків і відносин у досліджуваному об'єкті, і при цьому формувати передумови для пошуку нових механізмів ефективного функціонування об’єкта;

- тісний зв'язок з іншими методологічними напрямами науки, а при необхідності є можливість сумісного інтеграційного застосування інших методологічних підходів, що підвищує результативність дослідження [16, с.34].

Таким чином, системний підхід у документознавстві – це дослідження об'єкту як системи, в якій виділені всі елементи, їх внутрішні і зовнішні зв'язки, що впливають на його функціонування. На думку багатьох учених, системний підхід у документознавстві не обмежується лише вивченням об’єкту як системи, а й може вивчати сукупності документів, потоки управлінської документації, розглядати процес як системний об’єкт. Саме системний підхід у документознавстві допомагає визначити місце кожного елемента системи, його основні характеристики, глибше розглянути та вивчити риси цих елементів та побудувати більш складну схему дослідження об’єкту системи.