Аналіз систем документації

1.3 Аналіз систем документації

Значну роль у справі впорядкування роботи з документами, в оптимізації документаційних процесів у масштабі країни відіграє Єдина Державна система діловодства (ЄДСД). Це науково впорядкований комплекс правил, нормативів та рекомендацій щодо ведення діловодства, починаючи з надходження або створення документа до здачі його до архіву.

При розгляді систем документації В.А. Блощинська спирається на Єдину Державну систему діловодства. Основні положення ЄДСД складаються з загальної частини, восьми тематичних розділів та додатків. Тут сформульовано загальні правила документування управлінської діяльності, викладено принцип уніфікації документів, вимоги до формулярів організаційно-розпорядчих документів, до побудови текстів документів, їх мови та стилю. Загальнодержавна система складається з численних підсистем, які стоять на нижчих щаблях ієрархії.

Сферою сучасної служби документування є вся сукупність чинників, що так чи інакше впливають на ефективність виробництва й результативність діяльності підприємства чи установи. Правильно обрана й побудована система документування реалізовує свої основні функції через певні види документів. диференціація систем документування відповідно до функцій управління дозволяє здійснити поділ певних комплексів документів і забезпечити іх функціонування у загальному інформаційному просторі. За цим принципом виділяються такі системи документацій як: галузеві та функціональні [2, с.134]. Л.І. Скібіцька вважає, що функціональні системи (планові, матеріально-технічного постачання, звітно-статистична, облікова) характерні для центральних органів функціонального призначення. Вони тісно пов’язані між собою (система планової та облікової документації) і їх особливістю є те, що вони можуть поширюватися на всі установи, організації й підприємства, незважаючи на їх галузеву належність.

Галузеві системи функціонують в органах галузевого управління (міністерства, відомства, галузеві відділи держадміністрації). Кількість таких систем зумовлена кількістю галузей суспільної діяльності, і виникнення нових її напрямів супроводжується появою специфічних видів документів, на основі яких формується нова система документації[27, с.14]. С.Г. Кулешов у діяльності управлінського апарату виділяє декілька управлінських функцій. Частина з них є типовими, притаманними будь-якому управлінському апарату, наприклад планування діяльності, організації системи управління, облік і звітність, кадрове забезпечення. В організаціях поряд з типовими значну частину документів можуть складати специфічні, які документують визначену галузь діяльності [17, с.90]. С.Г. Кулешов пропонує всі системи документації, що склалися в суспільстві поділити на три блоки: базові, інфраструктурні та дисциплінарні [17, с.90].

На його думку, базовими системами документації є системи, що утворилися в результаті функціонування «базових» сфер соціальної діяльності та спрямовані на забезпечення їхнього функціонування. Даний блок включає такі системи документації: наукова, виробничо-експлуатаційна, навчальна, економічна, громадсько-політична, судова, законодавча, військово-оборонна, документація органів внутрішніх, справ країни, цивільно-реєстраційна, документація системи охорони здоров’я, особиста. Ці системи не охоплюють усі сфери соціальної діяльності, але саме в них представлені сукупності з найбільш усталеними формами документів. Система виробничо-експлуатаційної документації включає документи з усіх галузей промислового (у тому числі енергетичного) та сільськогосподарського виробництва, а також різних сфер технологічної експлуатації (транспорту, зв'язку тощо). Цивільно-реєстраційна — це умовна назва документації, що створюється у результаті фіксації актів громадянського стану [17, с.90].

С.Г. Кулешов уважає, що кожна з груп має певні сукупності видів документів, а деякі містять низку систем документації. Такими є, зокрема, перші чотири групи:

- наукова: науково-організаційна, науково-дослідна, конструкторська, дослідно-конструкторська, дослідно-технологічна, патентна;

- навчальна: навчально-організаційна, навчально-дослідна, навчально-контрольна;

- виробничо-експлуатаційна: виробничо-організаційна, виробничо-проектна, експлуатаційно-технологічна;

- економічна: торговельна, зовнішньоторговельна, фінансова, цінова, банківська.

Науково-організаційна, виробничо-організаційна та навчально-організаційна підгрупи документації включають плани та програми організації діяльності у певній сфері. Вони відрізняються від планової управлінської документації своїми завданнями та змістом. Наприклад, навчально-контрольні документи — це списки питань до заліку, іспиту, екзаменаційні білети, контрольні програми перевірки знань за допомогою електронно-обчислювальної машини тощо.

Системи документації, які об’єднані у групу «економічні», у Державному класифікаторі управлінської документації віднесені відповідно до управлінської документації. Однак, на думку С.Г. Кулешова, таке приєднання є умовним і кожну з підгруп можна продовжити. Наприклад, до економічної документації можна додати ліцензійну, інвестиційну тощо [17, с.94].

Інфраструктурні види документації названі так тому, що функціонують в інфраструктурі кожної базової сфери соціальної діяльності (наука, виробництво, навчання, економічна сфера тощо). Цей блок включає такі групи:

- управлінська: організаційно-розпорядча, первинно-облікова, звітно-статистична, планова, бухгалтерсько-облікова;

- нормативна: документація з стандартизації, документація з сертифікації, метрологічна;

- інформаційна: реєстраційно-облікова, документація систем інформаційного обслуговування;

- дисциплінарні — це види документації, які утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності і відповідають за змістом певній науковій (науково-технічній) галузі знань. Відповідно виділяють технічні, гуманітарні та природничі;

- технічна документація: будівельна, транспортна, енергетична, житлово-комунальна;

- гуманітарна: соціологічна, етнографічна, археологічна;

- природнича: геологічна, картографічна, гідрологічна, метеорологічна.

С.Г. Кулешов вважає, що таким чином можна поділити документацію за всіма дисциплінами, оскільки в кожній існує науково-дослідна чи дослідно-конструкторська документація. Можна відзначити і наявність міждисциплінарних видів документації, в яких відбивається проблематика різних наукових дисциплін. Зокрема, в космічній чи екологічній документації відкладаються документи, пов'язані з природничими, технічними науками, соціологією, економікою тощо [17, с.99]. Таким чином, документальні потоки у сфері управлінської документації в існуючих системах управління мають багато спільного, взаємодіючи між собою та взаємно збагачуючись. Це вимагає вироблення спільних підходів до створення та обробки таких масивів документів з метою забезпечення максимальної ефективності прийняття й виконання управлінських рішень.

Складовою частиною державної системи документації, на думку В.А. Блощинської, є Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД). ДКУД розроблено відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 04.05.93 № 326 «Про концепцію побудови національної статистики України та Державну програму переходу на міжнародну систему обліку і статистики» [2, с.134]. ДКУД являє собою номенклатурний перелік назв уніфікованих форм документів (УФД) з уніфікованими кодовими позначеннями. ДКУД використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами і організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством [2, с.134]. Класифікатор орієнтовано на однозначне визначення (ідентифікацію) УФД, їх облік та систематизацію, контроль складу та змісту УФД у кожному класі документації, організацію ведення відповідних класів документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД) [2, с.134].

Об’єктом класифікації є безпосередньо УФД, які використовуються під час виконання управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп’ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.

ДКУД містить такі класи:

1) організаційно-розпорядча документація;

2) первинно-облікова документація;

3) банківська документація;

4) фінансова документація;

5) звітно-статистична документація;

6) планова документація;

7) ресурсна документація;

8) торговельна документація;

9) зовнішньоторговельна;

10) цінова документація;

11) документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення;

12) документація з побутового обслуговування населення;

13) бухгалтерсько-облікова документація;

14) документація з пенсійного фонду;

15) словниково-довідкова документація [2, с.134].

Ю.І. Палеха пропонує для удосконалення документування та документаційного забезпечення менеджменту сучасних установ ввести уніфікацію управлінських документів [25, с.124]. На думку Ю.І. Палехи, метою уніфікації управлінських документів, як процесу пошуку єдиного початку й приведення різноманітних показників до схожості або ідентичності за певними принципами, є:

- зменшення кількості документів, які використовуються в управлінській діяльності;

- типологізація їх форм;

- зменшення трудомісткості їх обробки;

- основи суміжності функцій управління;

- використання технічних засобів для підготовки, обробки та використання документів [25, с.124].

В.А. Блощинська вважає, що уніфікація як метод удосконалення документування для забезпечення управлінських процесів у найбільш загальному вигляді передбачає локальну й комплексну уніфікацію документів [2, с.145]. До локальної уніфікації документів можна віднести розробку, апробацію й використання окремих уніфікованих форм конкретних документів у межах однієї установи або її структурного підрозділу. Кінцевим продуктом такої уніфікації є збірник уніфікованих форм для внутрішнього користування або певні уніфіковані форми документів [2, с.145].

До комплексної уніфікації належать:

- державна уніфікація, при якій уніфіковані форми документів набувають статусу загальнодержавних, доповнюючись Державним класифікатором управлінської документації (ДК 010-98). Кінцевим продуктом такої уніфікації є видання державного стандарту, що функціонує в масштабі країни;

- галузева уніфікація, що передбачає закріплення специфічних особливостей документування в конкретній галузі. Кінцевим продуктом є затвердження міністерством або відомством збірника уніфікованих форм документів для їх обов’язкового використання установами, підприємствами та організаціями в межах цієї галузі;

- міжнародна уніфікація. Міжнародні стандарти є закріпленням міжнародного досвіду у сфері уніфікації документів на основі його узагальнення. Кінцевим продуктом є міжнародний стандарт (наприклад ISO 15489 – 2201 «Інформація та документація. Управління документацією») [2, с.145].

О.М. Давидова пропонує при уніфікації документів використовувати такі підходи:

- формальний, що ґрунтується на встановленні єдиної форми конкретного виду документа при її відповідності та взаємопов’язаності з іншими документами та системами;

- змістовий, що полягає в наданні необхідного обсягу інформації, сприйняття якого зумовлене певним просторовочасовим контекстом [8, с.41].

Таким чином, диференціація систем документації відповідно до функцій управління дозволяє виділити такі системи документації як галузеві, що призначені для фіксування виробничої діяльності в конкретній галузі, та функціональні. Інші вчені пропонують поділити системи документації, що склалися у суспільстві взагалі на базові, інфраструктурні та дисциплінарні. Одним із основних напрямків удосконалення документаційного забезпечення при вивченні систем документації вчені вважають уніфікацію. Саме за допомогою уніфікації можна знизити витрати часу на виготовлення бланків, складання текстів документів, їх відповідне оформлення та засвідчення. Значну роль при розгляді систем документації відіграє Державний класифікатор управлінської документації, який всю сукупність документів розподіляє на певні класи, що допомагає більш ефективно користуватися документами.

ВИСНОВКИ

 

У роботі було вивчено поняття «система», «система документації», «документ». Так, під системою більшість дослідників розуміють сукупність елементів та взаємовідношень, які пов’язані одне з одним та мають ознаки і характеристики, які відсутні у елементів, що їх складають. Поняття «система» нерозривно пов’язане з поняттям «документ», адже саме система забезпечує оптимізацію документаційних процесів. Трактуючи поняття документа більшість вчених спираються на державний стандарт України. Відповідно до цього, під документом потрібно розуміти матеріальний об’єкт, який містить у собі закріплену інформацію, для передачі її у просторі і часі.

У кожній сфері людської діяльності використовуються різні види документів. Саме вони складають систему документації – сукупність документів, які використовуються у визначеній сфері діяльності.

Під системним підходом дослідники даної проблеми розуміють напрям методології, в основі якого лежить дослідження об’єктів як системи. При цьому, об’єкт є сукупністю підсистем, елементів з внутрішніми і зовнішніми зв’язками. Однак, системний підхід у документознавстві вивчає не лише систему, як об’єкт, а й сукупність документів та потоки управлінської діяльності. Як системний об’єкт в документознавстві може аналізуватися і процес, наприклад, створення або організація користування документом. Тому, системний підхід у документуванні допомагає визначити місце кожного елемента системи та його основні характеристики, дає змогу побудувати більш складну схему дослідження об’єкту системи.

Одним із завдань дослідження було вивчити основні типи та види систем. Система, як основний об’єкт системного підходу, складається з таких компонентів, як: мінімальна ціла частина системи, взаємозв’язки між частинами, підсистеми та структури системи. Відповідно до цього, системи класифікують за способом утворення, ступенем складності, цільовим призначенням, за спеціалізацією та розміром. Вчені пропонують виділяти соціальні, живі, неживі, природні, штучні, великі, малі, ціленаправлені та інші системи. До основних характеристик системного підходу у документознавстві слід віднести те, що у дослідженні об’єкту кожен елемент системи описується з урахуванням його місця у цілому і дослідження системи невіддільно від дослідження умов її існування. Також для системного підходу специфічна проблема породження властивостей цілого з властивостей елементів і навпаки. Правильно обрана і побудована система документування реалізовує свої основні функції через певні види документів. Тому, за принципом поділу певних комплексів документів виділяють такі системи документації як галузеві та функціональні. Особливістю перших є те, що вони поширюються на всі установи, організації та підприємства, незважаючи на їх галузеву залежність. Особливістю других є те, що вони функціонують лише в органах галузевого управління. Деякі вчені пропонують поділити системи документації на базові, інфраструктурні та дисциплінарні. Все сказане дає змогу зробити висновок, що системний підхід у документознавстві допомагає за короткий проміжок часу проаналізувати великий масив документів, а розподіл документів на класи дає змогу більш ефективно використовувати документи в управлінській діяльності.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Андрущенко В.П., Горлач Н.И. Социология: наука об обществе. Учебное пособие. – Харьков: Рубикон, 1996. – С. 124.

2. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – Івано-Франківськ: Злата, 2000. – С. 125 – 134, 145.

3. Большая советская энциклопедия. – 3-е изд. – Т. 8. – М., 1972. – С. 1196.

4. Бондирева Т.М. Секретарское дело: Практ. пособие. – М.: Высш. шк., 1989 – С. 28 – 31.

5. ГОСТ 16487 – 70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1971. – С. 3.

6. ГОСТ 16487 – 83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1984. – С. 3.

7. ГОСТ Р 51141 – 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998 – С. 3.

8. Давыдова О.М. Делопроизводство. – 9-е изд. – МН: ТетраСистем, 2005. – С 41.

9. Демидова А.В. Исследование систем управления: Конспект лекций. – М.: Приор-издат, 2005. – С. 4, 84, 94 – 106.

10. Документальный поток как основа библиографической деятельности / Зусьман О.М., Минкина В.А. // Справочник библиографа. – 2-е изд., перераб. и доп. – Спб: Профессия, 2003. – С. 28.

11. ДСТУ 2732 – 94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. – К., 1994. – С. 3.

12. ДСТУ 2392 – 94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення – К., 1994. – С. 3.

13. ДСТУ 3017 – 95. Видання. Основні види. Терміни та визначення. – К.: Держстандарт України, 1995. – С. 3.

14. ДСТУ 2732:2004 Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять. – К., 2005. – С. 2 – 3.

15. Игнатьева А.В., Максимова М.М. Исследование систем управления: Учеб. пособие для вузов. – М.: Юнити-Дана, 2003. – С. 17.

16. Кафидов В.В. Исследование систем управления: Учеб. пособие для вузов. – М.: Академ. Проспект, 2003. – С. 23 – 25, 34.

17. Кулешов С.Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи. – К: Знання, 2000. – С. 63, 84 – 90.

18. Кулешов С.Г. Про визначення поняття документа. // Бібліотечний вісник. – 1995. – № 1. – С. 3.

19. Кушнаренко Н.М. Документознавство: Підручник. – К.: Знання, 2005– С. 20 – 21.

20. Ларьков Н.С. Документоведение: Учеб. Пособие / Томск. гос. ун-т. – Томск, 2005. – С. 37.

21. Михайлов А.И., Черный А.И., Гиляревский Р.С. Основы информатики. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Прогресс, 1968. – С. 46.

22. Мухин В.И. Исследование систем управления: Учеб. Для вузов. – М.: Екзамен, 2003. – С. 60.

23. Несторович Ю.К. К вопросу о дефинции понятия документа в рамках документоведения. // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство: Міжвід. зб. наук. пр. – К., 2005. – Вип. 7. Архівна наука та наука в архівах. – С. 48.

24. Осипова Г.В. Социология. Основы общей теории: Учеб. для вузов. – М.: Аспект-пресс, 1996. – С. 121.

25. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління: Підручник. – К: МАУП, 1997. – С. 124 – 128.

26. Про інформацію: Закон України, від 02.10. 1992. // Закони України. – Т. 4. – К., 1993. – С. 72 – 88.

27. Скібіцька Л.І. Діловодство: Навч. посібник. / Укладач Л.І. Скібіцька. – К.: Центр навч. літ-ри, 2006. – С. 14.

28. Соколов А.В. Социальные коммуникации. Ч. 1: Науч-методическое пособие.– М.: Профиздат, 2001. – С. 107.

29. Столяров Ю.Н. Документ – понятие конвенциональное (в порядке дискуссии) // Делопроизводство. – 2005. – № 4. – С. 17.

30. Теория управления: Учебник. Изд. 2-е. / Под общ. ред. А.Л. Гапоненко, А.П. Панкрухина. – М.: Изд-во РАГС, 2005. – С. 107 – 128, 134, 161, 284.

31. Терминологический словарь по библиотечному делу и смежным отраслям знания. – М.: Аспект-пресс, 1995. – С. 116.

32. Термінологічний словник по інформатиці / Міждународний центр науч.-техн. ін форм. – М., 1975. – С. 62.

33. Толковый словарь по основам информационной деятельности. – К.: Ваклер, 1995. – С. 58.

34. Швецова–Водка Г.М. Типологія документа: Навч. посібник. – К.: Кн. палата, 1998. – С. 21, 36.