4.2 Фінансова документація
Фінансова документація включає документи, необхідні для підготовки звітів, що надаються до податкової інспекції, а також для здійснення контролю за результатами діяльності Товариства. Відповідальність за ведення такої документації покладається на фінансового директора, якому допомагає головний бухгалтер Товариства та контролює Ревізійна комісія. Зовнішні аудитори перевіряють цю документацію у процесі підготовки періодичних звітів, що надаються Ревізійній комісії та Загальним зборам акціонерів. Всю документацію належить вести згідно з правилами та нормами, що встановлені законодавством України. Якщо Товариство має намір здійснювати зовнішньоекономічну діяльність або будь-які інші види діяльності на міжнародному ринку або збирається запропонувати свої акції іноземним інвесторам, то фінансова документація також повинна відповідати міжнародним стандартам та нормам ведення бухгалтерського обліку2. Зовнішні аудитори можуть надавати Товариству консультаційну допомогу з питань ведення фінансової документації та приведення її у відповідність до встановлених норм.
Фінансова документація включає:
ü записи про банківські рахунки;
ü записи про рахунки кредиторської заборгованості (включаючи отримані кредити);
ü записи про рахунки дебіторської заборгованості (включаючи надані позики);
ü щомісячні, щоквартальні та річні звіти, рахунки прибутку та збитків, звіти про доходи та рух грошової готівки;
ü звіти щодо стану контрактів, за якими здійснюються операції та рахунки проміжних виплат;
ü записи про всі основні фонди;
ü платіжні відомості щодо заробітної платні;
ü копії усіх бізнес-планів, затверджених Загальними зборами акціонерів, а також звітів, що викладають перспективну оцінку діяльності Товариства;
ü усі внутрішні звіти та аналізи стану справ.
4.3 Облік кадрів
Як правило, цей вид обліку здійснюється у Товаристві спеціально створеним відділом кадрів під керівництвом або за допомогою головного юриста Товариства. Належне ведення обліку кадрів передбачає систематичне заповнення, обробку та накопичення таких видів документів та інформації:
ü трудові книжки працівників Товариства;
ü переліки працівників з анкетними даними (прізвище, ім'я, по батькові, адреса, дата прийому на роботу, посада, оклад, зміни посадового стану, оцінка якості роботи та оцінка особистих якостей);
ü матеріали та програми, пов'язані з підвищенням кваліфікації працівників;
ü документація, що стосуєтеся претензій, які пред'являються працівниками до Товариства (включаючи скарги працівників Товариства;
ü справи, що передаються до суду, документи, що відбивають обговорення умов трудових договорів);
ü копії колективних та індивідуальних трудових договорів, як чинних, так і тих, що втратили силу за останні 5 років;
ü посадові інструкції; а також документи, що містять аналіз специфіки різних посад та вимог, що пред'являються до робочого місця та виконавця;
ü листування з працівниками Товариства та про працівників Товариства;
ü штатний; розпис та система виплати компенсаційних винагород за збут продукції Товариства;
ü перелік усіх пільг, що надаються працівникам Товариства (відпустки, медичне обслуговування, пенсійне забезпечення, премії, придбання акцій Товариства тощо);
ü документи, що підтверджують внески Товариства до Пенсійного та інших фондів, участь Товариства у програмах страхування персоналу тощо;
ü архів кореспонденції з представниками працівників Товариства;
ü інформація про авторські права працівників Товариства на винаходи, відкриття тощо.
4.4 Юридична документація
Юридична документація повинна включати усі контракти, що укладаються або укладалися Товариством, та пов'язане з ними листування; документацію та листування щодо судових або арбітражних спорів; листування та звіти, що надаються Товариством до державних органів і навпаки. Зазначену документацію можна розділити на дві категорії:
документація, що знаходиться в роботі
Договори, термін дії яких ще не закінчився; документація щодо, судових та арбітражних справ, що знаходяться в процесі розгляду; звіти поточного року, що надаються до державних органів. Ця документація повинна зберігатися у фахівця (виконавця), що відповідає або контролює певну сферу діяльності Товариства..
архівна документація
Договори, термін дії яких вже закінчився; документація щодо судових та арбітражних справ, в яких будь брало участь Товариство; звіти за минулі роки та Інша документація минулих років. З метою постійного чи тимчасового зберігання документів Товариство може створити архів (архівний підрозділ). Звіти повинні зберігатися в архіві протягом часу, передбаченого відповідними нормативно-правовими актами. У випадках, коли законодавство України окремо не визначає терміну та порядку збереження документації на підприємстві, акціонерні товариства зобов'язані зберігати документи протягом терміну, визначеного Положенням про архіви підприємства, що затверджується Загальними зборами акціонерів.
Юридична документація, в свою чергу, поділяється на такі категорії:
1. Договори:
документи, що стосуються кредитів, угоди щодо цінних паперів, договори купівлі продажу, застави та інші договори, за якими Товариство прямо чи опосередковано має дебіторську або кредиторську заборгованість;
ü договори про оренду та угоди, що стосуються нерухомого майна, яке є власністю Товариства або знаходиться в його користуванні;
ü договори з партнерами щодо розробки, виробництва або поставки продукції Товариства (включаючи всі інженерні та проектні креслення);
ü договори з постачальниками, дистриб'юторами, транспортними агентами та інші договори, що укладені Товариством з партнерами;
ü договори Товариства, які стосуються переходу права власності на акції Товариства.
2. Процесуальні документи (судові процеси та арбітраж):
ü копії усіх листів, претензій, позовів, що пред'являються Товариством або до Товариства;
ü копії усіх рішень суду або арбітражного суду стосовно будь-яких судових або арбітражних процесів, у яких брало участь Товариство;
ü записи щодо всіх судових спорів, що очікуються.
3. Документація, що стосується цінних паперів Товариства:
ü документи щодо реєстрації випуску цінних паперів у Державній комісії з цінних паперів та фондового ринку;
ü реєстр власників іменних цінних паперів Товариства;
ü звітність Товариства, пов'язана з випуском та обігом цінних паперів:
— річна звітність Товариства про свій фінансово-господарський стан та результати діяльності перед громадськістю та Державною комісією з цінних паперів та фондового ринку;
— квартальна звітність Товариства, що самостійно веде реєстр власників іменних цінних паперів, перед Державною комісією з цінних паперів та фондового ринку.
... банківському ринку намагається досягнути банк, а також з загальним рівнем характеристик усередненого банку банківської системи України; В якості банка - лідера для зовнішньоекономічної орієнтації діяльності ВАТ “Міжнародний комерційний банк” виберемо ВАТ “Державний акціонерний експортно-імпортний банк України" (810 рейтингове місце в банківській системі України - дивись Додаток А [98]), в якості ...
... успішного довгострокового розвитку акціонерних товариств. компетенція персонал організаційна культура 2. Підвищення ролі організаційної культури Одним із вагомих напрямків формування кадрового потенціалу акціонерних товариств, його розвитку, ефективного використання є втілення в організацію функціонування підприємств сучасних форм організаційної культури. Питання організаційної ...
... В) полив прилеглої території - - 0,3 2. Госп-побутова та виробнича каналізація (К1; К3) 5,04 1,26 2,86 1.3 Розрахунок виробничої програми по централізованому обслуговуванню маршрутних транспортних засобів 1.3.1 Коригування нормативів технічного обслуговування та ремонту рухомого складу Відповідно до завдання нам необхідно провести коригування нормативів технічного ...
... в системах. Обов'язки вповноваженого органа в сфері захисту інформації в системах виконує центральний орган виконавчої влади в сфері криптографічного й технічного захисту інформації. Уповноважений орган у сфері захисту інформації в системах: - Розробляє пропозиції по державної політики у сфері захисту інформації забезпечує її реалізацію в рамках своєї компетенції; - Визначає вимоги й порядок ...
0 комментариев