Система внутреннего налогового контроля

1.3 Система внутреннего налогового контроля

Методика проведения налогового контроля представляет собой порядок составления и проверки налоговых регистров и форм налоговой отчетности сотрудниками, ответственными за их подготовку. В статье описываются принципы организации такого контроля и условия его практического осуществления.

Под термином "система внутреннего налогового контроля" можно понимать совокупность задач, принципов функционирования, организационных мер, методик и процедур, применяемых в качестве средств для упорядоченного и эффективного контроля за правильностью исчисленных сумм налогов (и иных данных, указываемых в налоговых регистрах, в формах внешней и внутренней налоговой отчетности), исправления и предотвращения ошибок и искажений информации в налоговых регистрах и формах налоговой отчетности, а также своевременной подготовки достоверной налоговой отчетности.

Основной целью при разработке методики налогового контроля является установление контрольных процедур, выполняемых ответственными сотрудниками в части проверки правильности, полноты и своевременности исчисления сумм налогов. При этом в задачи системы налогового контроля на крупном производственном предприятии входит:

- определение основных принципов, этапов и подходов к проведению контроля при составлении налоговых регистров и форм налоговой отчетности;

- составление конкретного перечня контрольных процедур в отношении проверки налоговых регистров и форм налоговой отчетности по каждому уплачиваемому предприятием налогу и сбору;

- формулирование принципов взаимоотношений сотрудников различных служб предприятия, ответственных за подготовку налоговой отчетности, в ходе выполнения соответствующих контрольных процедур;

- распределение центров ответственности и установление ответственности отдельных исполнителей при проведении контрольных процедур;

- создание порядка документального оформления результатов выполненных контрольных процедур.

Система контроля выходит за рамки тех вопросов, которые непосредственно относятся к системе налогового учета, и включает контрольную среду. Под контрольной средой понимаются осведомленность и действия руководства и ответственных сотрудников, направленные на установление и поддержание системы налогового контроля. Контрольная среда влияет на эффективность конкретных средств контроля и включает следующие составляющие:

- стиль и основные принципы руководства в отделах, причастных к подготовке налоговой отчетности (отношение к имеющимся рискам, адекватное понимание исполнителями и руководителями роли внутреннего налогового контроля и т.п.);

- организационная структура организации в целом и бухгалтерии в том числе;

- распределение ответственности и полномочий;

- осуществляемая кадровая политика (подбор сотрудников с учетом их профессионального уровня подготовки, практического опыта и других значимых критериев);

- определение и документальное закрепление процедур контроля;

- установление и документальное закрепление этапов подготовки налоговой отчетности для внешних и внутренних пользователей;

- методы доведения установленных правил до исполнителей;

- изучение руководителями выявленных в результате контроля отклонений, а также своевременность принятия ими решений по данным отклонениям;

- налаженность системы коммуникаций и системы информационного обеспечения в процессе осуществления контрольных процедур;

- обеспечение соблюдения требований налогового законодательства;

- независимость контрольной деятельности от деятельности, подвергаемой контролю.

В число ключевых элементов контрольной среды входит человеческий фактор, т.е. те качества, которыми обладают непосредственные исполнители - сотрудники, ответственные за составление и проверку налоговых регистров и форм налоговой отчетности по конкретному налогу. В крупных организациях функцию налогового контроля целесообразно отделить от функций бухгалтера, создав специальную службу либо подразделение в составе бухгалтерии. Соответствующие функции могут быть возложены и на сотрудников отдела внутреннего аудита.

Общими требованиями к исполнителям являются:

- профессионализм;

- добросовестность и тщательность осуществления контрольных процедур;

- внимательность и аккуратность при осуществлении контрольных процедур;

- ответственность;

- соблюдение конфиденциальности информации о деятельности организации.

Контрольные процедуры

Основу организации и эффективного функционирования системы внутреннего налогового контроля составляют соответствующие контрольные процедуры. Совокупность используемых контрольных процедур, очередность и результаты их применения, а также действия по итогам полученных результатов могут быть описаны в программе внутреннего налогового контроля. Это документально оформленный план реализации определенных контрольных мероприятий (процедур), включающий цели, последовательность и сроки осуществления программы, а также список исполнителей и порядок их действий.

Общие требования к реализуемым контрольным процедурам:

- эффективность контрольных процедур в части обнаружения и исправления допущенных ошибок;

- своевременность подготовки форм внутренней и внешней налоговой отчетности;

- рациональность при осуществлении контрольных процедур.

При проведении налогового контроля могут применяться следующие контрольные процедуры:

- группа 1 - арифметические (расчетные);

- группа 2 - аналитические (логические);

- группа 3 - прочие.

Под контрольными арифметическими процедурами обычно понимаются арифметическая проверка произведенных расчетов методом повторного пересчета, расчет полученных показателей другими возможными способами (отличающимися от способа, использованного при первичном расчете) и проверка полученных результатов путем сопоставления.

В контрольные аналитические процедуры входят:

- проверка содержащихся в налоговой отчетности данных путем их сопоставления с данными синтетических и аналитических регистров бухгалтерского учета и отчетности (по тем налоговым расчетам, где должно обеспечиваться такое соответствие);

- сверка данных налоговых регистров между собой, с данными форм налоговой отчетности, с данными налоговых регистров и форм налоговой отчетности предыдущих отчетных (налоговых) периодов;

- проверка соответствия применяемого порядка расчета налогов нормам действующего законодательства и внутренних документов (учетной политики, положений по налоговому учету);

- контроль за правомерностью использования налоговых льгот, специальных налоговых ставок;

- проверка полученных отчетных данных на непротиворечивость;

- сравнение полученных показателей с показателями предыдущих периодов и анализ показателей, существенно отличающихся от их нормальных значений (необычных отклонений); при этом целесообразно разработать критерии существенности отклонений по каждому налогу и сбору для каждого конкретного случая либо исполнитель может определять существенность по своему профессиональному суждению;

- анализ форм налоговой отчетности за предыдущие периоды, выявление вопросов, по которым имелись замечания, которые должны были быть устранены в текущем периоде, и проверка их фактического устранения;

- контроль критических областей налогового учета (где риск возникновения ошибок или искажений налоговой отчетности особенно высок).

Прочими контрольными процедурами являются:

- соблюдение подотчетности исполнителей руководителю отдела (авторизация, визирование, утверждение);

- получение письменных и устных разъяснений, подтверждений, расшифровок данных налоговых регистров и форм налоговой отчетности;

- контроль за прикладными программами и компьютерными информационными системами, в том числе учет изменений компьютерных программ и доступа к файлам данных, права доступа при вводе и выводе информации из системы (ограничение доступа к базе данных, программам, электронным копиям налоговых регистров и форм налоговой отчетности несанкционированных пользователей).

В условиях распространения компьютерной техники при обработке информации в самостоятельную группу контрольных процедур также можно выделить автоматизированные контрольные процедуры, к которым следует отнести автоматическое обнаружение и исправление ошибки прикладной компьютерной программой; автоматическое обнаружение ошибки прикладной компьютерной программой и информирование исполнителя об обнаруженной ошибке (по итогам полученной информации решение принимается исполнителем, а не автоматизированной системой проверки).

Например, в случае проверки правильности исчисления и уплаты НДС контролируются:

- правильность и полнота формирования налоговой базы и сумм налоговых вычетов;

- своевременность формирования налоговой базы (момент определения налоговой базы по различным видам операций) и сумм налоговых вычетов (момент принятия НДС к вычету);

- соблюдение основных соотношений ключевых показателей при определении налоговой базы (например, соответствие оборотов по начислению НДС в бухгалтерском учете и книге продаж; остатков по счетам 19 и 60 (76) и др.);

- обороты по кредиту счету 68 "НДС к уплате" в сопоставлении с данными, указанными в налоговой декларации;

- сверка сумм полученных авансов с суммами НДС, начисленного с полученных авансов (при правильном соотношении расчетная ставка должна быть равна 15,25%, т.е. 18/118);

- подтверждаемость налоговых вычетов надлежаще оформленными счетами-фактурами и (или) иными документами;

- расчет показателей, которые необходимы для правильного учета сумм НДС (например, при осуществлении облагаемых и не облагаемых НДС операций - расчет доли расходов, на осуществление не облагаемых НДС операций в общей величине понесенных расходов - согласно абз. 9 п. 4 ст. 170 НК РФ), а также (если расходы на осуществление не облагаемых НДС операций превышают 5% от общих расходов) расчет сумм НДС, подлежащих вычету и включению в стоимость приобретенных товаров, работ, услуг, по товарам, работам, услугам, которые были (предназначены) использованы для осуществления как облагаемых, так и не облагаемых НДС операций;

- обоснованность внесения исправлений в налоговую отчетность и налоговые регистры предыдущих налоговых периодов.

Источники информации

Источниками информации при осуществлении внутреннего налогового контроля могут являться:

- учетная политика для целей налогообложения;

- учетная политика для целей бухгалтерского учета;

- внутренние положения организации, регулирующие порядок исчисления и уплаты налогов (например, для НДС это могут быть такие регламенты, как порядок выставления счетов-фактур, порядок ведения книг покупок и продаж и журналов учета счетов-фактур с учетом конкретных особенностей финансово-хозяйственной деятельности предприятия и др.);

- прочие распорядительные документы, определяющие общие положения налогового и бухгалтерского учета;

- налоговая отчетность текущего и предыдущих налоговых периодов;

- бухгалтерская финансовая отчетность;

- внутренние налоговые регистры (оформленные в центральной бухгалтерии и в филиалах);

- регистры синтетического и аналитического бухгалтерского учета;

- книга покупок и книга продаж (для НДС);

- устные и письменные разъяснения, подтверждающие письма и т.п. сотрудников центральной бухгалтерии, бухгалтерии филиалов и других сотрудников, имеющих отношение к подготовке налоговой отчетности или обладающих необходимой для осуществления налогового контроля информацией;

- первичные документы;

- информация, полученная от третьих лиц (контрагентов, налоговых органов и др.);

- другие источники информации.

Центры ответственности и ответственность отдельных исполнителей

Под центром ответственности (далее - ЦО) понимается исполняющая контрольные функции и несущая в пределах этих функций ответственность единица либо совокупность единиц в рамках организационной структуры организации. Эти единицы должны быть взаимосвязаны программами контроля. Под единицей (звеном) понимаются группа подразделений, подразделение (отдел), группа исполнителей или должностное лицо, исполняющее определенные контрольные функции. Качество выполнения этих функций должно быть подконтрольно другому субъекту (исполнителю, руководителю отдела) внутреннего контроля, исключая дублирование контрольных функций. Недопустимо закрепление конкретной функции за двумя или несколькими ЦО. Каждая отдельная контрольная функция должна быть закреплена только за одним ЦО, однако за одним ЦО может быть закреплено несколько контрольных функций.

Общий контроль за процессом подготовки налоговых регистров, налоговых деклараций и иных документов, необходимых для своевременного и правильного расчета сумм налогов и сборов общества, как правило, осуществляет лицо, возглавляющее бухгалтерию, - главный бухгалтер или его заместитель по вопросам налогового учета.

Руководитель налогового отдела несет ответственность за соблюдение действующего налогового законодательства, полноту и точность налоговых расчетов (форм налоговой отчетности), за правильность и своевременность их представления на подпись уполномоченным лицам (генеральному директору, главному бухгалтеру), за своевременность информирования ответственных сотрудников о размере сумм и сроках уплаты налогов и сборов. Руководитель налогового отдела обязан проследить за своевременным принятием мер по исправлению выявленных при осуществлении контрольных процедур недостатков в системе внутреннего налогового контроля. Часть контрольных процедур руководитель налогового отдела выполняет самостоятельно. Обычно это процедуры перепроверки результатов контроля, проведенного сотрудниками отдела, и какие-либо расчетные процедуры в целом по организации.

Непосредственный исполнитель (сотрудник налогового отдела) несет ответственность за своевременную подготовку форм внешней и внутренней налоговой отчетности и за своевременное представление соответствующих форм на проверку руководителю налогового отдела, за неустранение или несвоевременное устранение выявленных по итогам реализации контрольных процедур ошибок и искажений в расчетах. Если исполнителем были подготовлены какие-либо формы отчетности, расчетные таблицы и т.п. на основании данных, полученных в виде устного разъяснения, то ответственность за достоверность и полноту подготовленных на основании таких данных документов целесообразно возложить на исполнителя. Это служит инструментом эффективного функционирования системы документооборота, одним из принципов функционирования которой должно быть обязательное письменное (по установленной внутренними регламентами форме) документальное подтверждение данных, на основе которых осуществляется подготовка итоговых документов для сдачи в налоговые органы (налоговых деклараций, документов, подтверждающих правомерность применения ставки 0% при осуществлении таких операций, и др.).

Перечень действий исполнителя (перечень контрольных процедур) следует закрепить во внутреннем регламенте (инструкции исполнителя). Если исполнителем не были реализованы отдельные контрольные процедуры (без предварительного устного уведомления руководителя отдела) или им было допущено нарушение сроков представления форм налоговой отчетности на проверку руководителю отдела либо искажение показателей форм налоговой отчетности, необходимо предусмотреть обязанность представления исполнителем руководителю отдела объяснительной записки с указанием соответствующих причин. По мере осуществления всех предусмотренных контрольных процедур исполнитель заполняет лист контрольных процедур, который вместе с соответствующими документами передает для проверки и осуществления мониторингового контроля руководителю налогового отдела.

Руководитель налогового отдела должен обладать полномочиями, позволяющими ему применять к исполнителям, ответственным за нарушение сроков подготовки форм налоговой отчетности либо за допущенные при их подготовке ошибки, дисциплинарные (гл. 30 Трудового кодекса Российской Федерации, внутренние регламенты организации) и (или) денежные взыскания. Аналогичные полномочия, в том числе в отношении самих руководителей отделов, имеет главный бухгалтер организации. Для руководителей также целесообразно разработать листы контрольных процедур.

В крупных организациях в составе бухгалтерии, как правило, выделяется отдел методологии бухгалтерского учета и налогообложения, функциями которого являются методологическое сопровождение, разработка форм внутренней бухгалтерской и налоговой отчетности, разработка и внедрение различных внутренних положений по бухгалтерскому (ПБУ) и налоговому (ПНУ) учету, консультирование сотрудников бухгалтерии и филиалов (если они есть у организации) по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения и т.п. В зависимости от распределения должностных обязанностей сотрудники отдела методологии могут также быть привлечены и к осуществлению контрольных процедур, так как, являясь разработчиками форм внутренней отчетности, внутренних ПБУ, ПНУ и т.п., они владеют необходимыми для эффективного контроля знаниями особенностей функционирования системы бухгалтерского и налогового учета в своей организации, в частности правил заполнения внутренних налоговых и бухгалтерских регистров, элементов учетной политики и др. Если отдел методологии является одним из ЦО, то его сотрудники также осуществляют контроль в отношении соблюдения действующего налогового законодательства, полноты и точности налоговых расчетов (форм налоговой отчетности), правомерности применения налоговых льгот при исчислении налогов и т.п. В организации при этом должен быть разработан внутренний регламент, определяющий порядок взаимодействия и распределение ответственности отделов и служб в ходе реализации контрольных процедур.

Порядок действий при обнаружении ошибок (искажений, отклонений)

В случае выявления ошибок (искажений, отклонений) исполнителю следует принять меры для установления причин и исправления (устранения) обнаруженных ошибок, а если сделать это невозможно, то сообщить соответствующую информацию руководителю налогового отдела в максимально короткие сроки. Аналогичный порядок должен быть предусмотрен и для случая, когда по каким-либо причинам исполнитель не может реализовать отдельные контрольные процедуры, предусмотренные регламентом. С санкции руководителя налогового отдела исполнитель имеет право не осуществлять контрольные процедуры при подготовке форм налоговой отчетности, однако при этом ответственность за ошибки (искажения, отклонения), которые не были выявлены по причине отказа от осуществления определенной контрольной процедуры и не могли быть выявлены по итогам других контрольных процедур, будет лежать на руководителе налогового отдела.

При наличии разногласий, связанных с различиями в профессиональных суждениях исполнителей, привлеченных к проведению контрольных процедур, которые могут возникнуть между лицами, ответственными за их осуществление, окончательное решение принимает руководитель налогового отдела.

Ошибки и нарушения, выявленные при проверке, доводятся до сведения ответственных за соответствующий участок налогового учета лиц, которыми они должны быть устранены в оперативном порядке. Можно указать два способа исправления ошибок:

- путем внесения исправлений и корректировок в подготовленную ранее налоговую отчетность непосредственно в налоговом отделе (например, на основании полученной информации, когда ошибки незначительны и их исправление лицом, их допустившим, неэффективно с точки зрения рациональности организации процесса подготовки налоговой отчетности); при этом соответствующее лицо должно быть в обязательном порядке уведомлено о найденной по итогам контрольных процедур ошибке и способе ее устранения;

- путем формирования исправленной налоговой отчетности в тех подразделениях (теми лицами), где были допущены ошибки (искажения, отклонения); указанным способом исправляются все ошибки, устранение которых непосредственно налоговым отделом при подготовке итоговой налоговой отчетности невозможно или нецелесообразно; соответствующие процедуры должны повторяться необходимое число раз до устранения всех ошибок и нарушений.

Оформление и хранение документов, подготовленных и используемых в процессе реализации контрольных процедур

Каждый исполнитель должен регулярно отчитываться в письменной форме и ставить подпись, подтверждающую, что соответствующие его обязанностям контрольные функции исполняются. Для этого исполнитель по итогам осуществления контрольных процедур заполняет и подписывает лист контрольных процедур с указанием даты осуществления процедуры и ее результатов. Такие отчеты должны поступать в координационный ЦО - руководителю налогового отдела, который также составляет лист контрольных процедур по установленной форме. При этом обязательной контрольной процедурой для руководителя является проверка листов контрольных процедур исполнителей. Выполнение этого правила позволяет координировать и контролировать работу звеньев системы внутреннего налогового контроля. Порядок заполнения листов контрольных процедур следует закрепить в соответствующих инструкциях.

Формы внутренней налоговой отчетности и итоговые налоговые декларации (которые в настоящее время подготавливаются, как правило, с использованием средств компьютерной техники) должны храниться как в электронном, так и в бумажном (распечатанном) виде. При этом эффективная система внутреннего контроля подразумевает, что:

- для хранения электронных файлов должны быть организованы соответствующие директории и обеспечен (программными средствами) надлежащий уровень их защиты от несанкционированных изменений, удалений, перемещений и т.п.;

- для хранения регистров в распечатанном виде должны быть заведены отдельные папки, определены места их хранения и порядок доступа к соответствующим данным сотрудников бухгалтерии и иных служб организации.

Мониторинг изменений в законодательстве

В целях своевременного информирования об изменениях в нормативной базе по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в организации на периодической основе следует проводить мониторинг изменений налогового и иных связанных с налоговым отраслей законодательства. Для этого целесообразно создать рабочую группу из числа сотрудников налогового отдела и отдела методологии. Другим вариантом организации мониторинга законодательства может быть включение соответствующих обязанностей в должностные инструкции каких-либо сотрудников (например, сотрудников отдела методологии). Периодичность проведения мониторинга и порядок функционирования рабочей группы определяются специальной внутренней инструкцией.

На основе информации об изменениях в законодательстве (в том числе об изменениях в формах налоговой отчетности) сотрудники отдела методологии при необходимости вносят изменения в имеющиеся формы внутренней налоговой отчетности (либо разрабатывают новые формы внутренней налоговой отчетности и инструкции о порядке их заполнения и представления), учетную политику и другие локальные нормативные акты по бухгалтерскому учету и налогообложению.

Контроль в обособленных подразделениях

Помимо формирования системы внутреннего налогового контроля в центральной бухгалтерии в крупных организациях большое значение имеет эффективность контроля на местах (т.е. в филиалах, управлениях, иных обособленных подразделениях). Дело в том, что данные об объектах налогообложения, хозяйственных операциях, их документальном оформлении, наличии оснований для использования налоговых льгот и т.п. формируются именно в структурных подразделениях, в то время как специалисты центральной бухгалтерии получают информацию, которая уже прошла первичную обработку и проверку. Нередко они не имеют возможности осуществить контрольные процедуры в отношении полученной информации с той степенью детализации и тщательности, которая необходима для формирования полной и достоверной информации об исчисленных налогах и сборах. Эта функция в таких случаях реализуется специалистами, осуществляющими контрольные процедуры в структурных подразделениях (например, в бухгалтериях филиалов). Общие принципы организации внутреннего контроля в структурных подразделениях аналогичны изложенным выше.

Процесс сбора информации для подготовки итоговых налоговых расчетов, как правило, происходит в два этапа:

- подготовка информации в бухгалтериях структурных подразделений по формам внутренней налоговой отчетности;

- свод данных в центральной бухгалтерии, подготовка сводных налоговых расчетов в целом по организации по формам, установленным МНС России (ФНС России, Минфином России) или другими уполномоченными органами.

Следовательно, необходима подробная регламентация порядка составления, проверки и представления в центральную бухгалтерию форм внутренней налоговой отчетности ответственными сотрудниками филиалов. При этом правила должны быть едиными и обязательными для применения всеми структурными и функциональными подразделениями (т.е. филиалами, дирекциями, службами, отделами и пр.) организации.