Контроль за виконанням укладених договорів. Взаємодія структурних підрозділів

2.2 Контроль за виконанням укладених договорів. Взаємодія структурних підрозділів

Супроводження договору та забезпечення його виконання покладається персонально на керівника структурного підрозділу, який за своїми функціональними обов'язками відповідає за належне забезпечення роботи митниці за певним напрямком.

Керівник відповідного структурного підрозділу, в обов'язки якого входить робота, що є предметом договору, складає календарний графік контролю за своєчасним виконанням договірних зобов'язань. У графіку чітко відображається строк закінчення виконання зобов’язань та проведення розрахунків стороною договору. Остаточний контроль за виконанням договорів у частині фінансових зобов'язань здійснюють працівники відділу бухобліку та звітності, які відповідальні за порядок розрахунків.

Виконання договірних зобов'язань підтверджується відповідними актами, накладними тощо. Після виконання сторонами зобов'язань за договором відповідальний структурний підрозділ проводить взаємне звірення розрахунків з постачальником товарів чи виконавцем робіт, послуг зі складанням акта звірення і подає його на підпис головному бухгалтеру митниці.

Контроль за виконанням умов договору про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти несе керівник структурного підрозділу, який виходить з пропозицією закупівлі,товарів, робіт чи послуг для потреб митниці.

Оплата за договорами закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти здійснюється на підставі рахунків за рішенням начальника митниці після погодження головним бухгалтером службової записки структурного підрозділу, яким надані відповідні рахунки.

Протягом трьох робочих днів після проведення оплати за договором відділом бухобліку та звітності до структурного підрозділу, на який покладено контроль за виконанням договору, подається повідомлення про оплату, на підставі якого здійснюється контроль за своєчасністю й повнотою поставки товарів, виконання робіт, надання послуг, згідно з умовами договору.

Для своєчасного проведення розрахунків за укладеним договором,посадові особи структурних підрозділів, на яких покладено контроль за виконанням договору, забезпечують:

-  надання до відділу бухобліку та звітності протягом трьох робочих днів після отримання робіт (послуг) службову записку з актом виконаних робіт (послуг), з урахуванням терміну їх виконання не більше 1 місяця з моменту оплати, який погоджується начальником структурного підрозділу та затверджується заступником начальника митниці згідно розподілу обов'язків. При поточному ремонті обладнання в акті виконаних робіт зазначається назва обладнання, модель та заводський номер, вартість послуг, назву та вартість замінених запчастин за кожною одиницею товару.

-  надання до завідуючого складом митниці накладну або акт приймання - передавання матеріальних цінностей для їх оприбуткування протягом одного робочого дня після отримання.

Контроль за дотриманням термінів виконання господарських договорів, своєчасне подання до відділу бухобліку та звітності рахунків, актів про виконання робіт та інших документів для здійснення оплати за укладеними договорами й відображення в облікових регістрах факту надання послуг,виконання робіт тощо здійснюють начальники відповідних структурних підрозділів митниці. Керівники структурних підрозділів митниці, в службові обов'язки яких входить робота, що є предметом договору, відповідають за якісну підготовку і розгляд проектів договорів та належне виконання договірних зобов'язань, стежать за строками. Керівники підрозділів не несуть відповідальності за невиконання договірних обов'язків у разі форс-мажорних обставин.

ІІІ. Претензійно-позовна робота

3.1 Організація претензійної роботи

Юридичний відділ організує претензійну і веде позовну роботу; представляє за дорученням, у встановленому законодавством порядку, інтереси митниці в судах, інших органах під час розгляду правових питань і спорів; дає правову оцінку претензіям, що пред'явлені митниці чи митницею.

Претензійно-позовна робота, за яку відповідає юридичний відділ, повинна сприяти:

-  забезпеченню виконання договірних зобов'язань у всіх сферах діяльності;

-  економії та раціональному використанню матеріальних, трудових, фінансових, паливно-енергетичних та інших видів ресурсів;

-  зниженню непродуктивних витрат та усуненню причин і умов, що їх спричиняють;

-  забезпеченню захисту і відновленню порушених майнових прав та інтересів митниці, що охороняються законом;

-  забезпеченню відповідальності порушників договірних зобов'язань;

-  ефективному використанню законодавства для поліпшення економічних показників господарської діяльності та запобіганню його порушенням.

Недодержання встановленого порядку пред'явлення і розгляду претензій та позовів є порушенням службової дисципліни і тягне за собою відповідальність винних у цьому осіб, згідно з чинним законодавством України.

У митниці, згідно наданих функцій, розподіляються обов'язки структурних підрозділів по підготовці і розгляду претензій та позовів. У кожному структурному підрозділі начальник визначає посадову особу, відповідальну за підготовку матеріалів по претензійно-позовній роботі.

Здійснення контролю за додержанням структурними підрозділами встановленого в митниці порядку пред'явлення і розгляду претензій покладається на юридичний відділ.

Відділ бухобліку повідомляє юридичний відділ в 5-денний термін про надходження грошових сум по задоволених претензіях та за рішеннями судів.

При відсутності законних підстав для пред'явлення претензії (позову) або визнання заявлених вимог за претензіями або позовами, юридичний відділ доповідає начальнику митниці.

При наявності порушень, які призвели до нанесення збитків митниці, винні особи притягуються до юридичної відповідальності, передбаченої чинним законодавством.

Начальники структурних підрозділів митниці відповідають за якісну підготовку і своєчасну передачу до юридичного відділу матеріалів, необхідних для пред'явлення претензій та позовів.

До претензійно - позовної роботи відноситься:

- підготовка, одержання та складання документів, необхідних для пред'явлення і розгляду претензій та позовів;

-  пред'явлення і розгляд претензій та підготовка позовів;

-  підготовка відповідей (відзивів) та заяв про перегляд рішень, ухвал, постанов суду в порядку нагляду;

-  захист інтересів митниці при розгляді майнових, переддоговірних та інших спорів у судах загальної юрисдикції;

-  здійснення організаційно-технічних заходів (реєстрація, облік, зберігання та відправка претензійно-позовиих матеріалів);

-  забезпечення контролю за претензійно-позовним провадженням;

-  розгляд, аналіз, узагальнення результатів претензійно-позовної роботи.

Розподіл претензійно-позовної роботи між структурними підрозділами митниці такий:

·  структурні підрозділи, на які покладено контроль за виконанням договорів, готують та перевіряють претензійні та позовні документи, що підтверджують невиконання договірних зобов'язань, відповідно до їх функцій та згідно цього Порядку;

·  відділ бухобліку та звітності готує та подає до юридичного відділу матеріали про стягнення дебіторської та кредиторської заборгованості за неналежним чином проведені розрахункові операції при невиконанні договірних зобов'язань; про стягнення штрафу, пені за невиконання робіт у визначені строки, а також про стягнення штрафу, пені та збитків, заподіяних у зв'язку з порушенням строку поставки та недопоставкою товарів.