ПРОВЕДЕНИЕ АУДИТА НА МЕСТЕ

5 ПРОВЕДЕНИЕ АУДИТА НА МЕСТЕ

5.1Проведение вступительного совещания

Предварительное совещание проводят с руководством проверяемой организации или, где это возможно, с теми, кто отвечает за проверяемые подразделения или процессы.

Цель предварительного совещания:

а) подтверждение плана аудита;

б) предоставление краткого обзора плана выполнения аудита;

в) подтверждение каналов обмена информацией;

г) предоставление возможностей проверяемой организации задать вопросы.

Как правило, при внутренних аудитах малых предприятий на предварительном совещании объявляют о том, что аудит начинается, и объясняют характер аудита.

В других случаях предварительное совещание считают официальным и ведут регистрацию присутствующих на нем. В роли председателя должен быть руководитель аудиторской группы. На совещании необходимо выполнить следующее:

а) представить участников, включая их роль в аудите;

б) подтвердить цели, области, критерий аудита;

в) подтвердить график проведения аудита и другие соглашения с проверяемой организацией, связанные с аудитом (даты и время заключительного совещания, любые промежуточные совещания аудиторской группы и руководства проверяемой организации и дальнейшие изменения);

г) ознакомить с методами и процедурами аудита, включая информирование проверяемой организации о том, что свидетельства аудита будут основаны на выборках доступных данных и в аудите будет присутствовать элемент неопределенности;

д) подтвердить официальные каналы связи между аудиторской группой и проверяемой организацией;

е) подтвердить язык, используемый при аудите;

ж) подтвердить, что проверяемая организация будет информирована о ходе аудита во время его проведения;

и) подтвердить, что любые ресурсы и средства, необходимые аудиторской группе, будут доступны;

к) подтвердить обеспечение конфиденциальности;

л) подтвердить обеспечение безопасности работы, ознакомление с процедурами на случай чрезвычайной ситуации и обеспечение безопасности для аудиторской группы;

м) подтвердить наличие, роль и фамилии всех сопровождающих лиц;

н) ознакомить с методами составления отчетов, включая классификацию несоответствий;

о) информировать об условиях, при которых аудит может быть прекращен;

п) информировать о системе рассмотрения апелляций по проведению или заключениям по результатам аудита.

внутренний аудит информация

5.2 Сбор и проверка информации

Обмен информацией в ходе аудита

В зависимости от сложности аудита может возникнуть необходимость в заключении официального соглашения по обмену информацией в ходе аудита между аудиторской группой и проверяемой организацией.

В аудиторской группе периодически проводят обмен информацией, оценивают ход аудита и, при необходимости, перераспределяют обязанности между членами аудиторской группы.

Во время аудита руководитель аудиторской группы должен периодически обмениваться информацией о ходе аудита и всех связанных с этим вопросах с проверяемой организацией и заказчиком аудита. Свидетельство, полученное во время аудита, относительно предполагаемого непосредственного и существенного риска (например, связанного с безопасностью, охраной окружающей среды или качеством) должно быть без задержки доведено до сведения проверяемой организации и, если необходимо, заказчика аудита. Информация, выходящая за пределы области аудита, должна также приниматься во внимание и доводиться до сведения руководителя аудиторской группы, чтобы осуществить обмен информацией с проверяемой организацией и заказчиком аудита. Если свидетельство аудита указывает на невыполнимость целей аудита, руководитель аудиторской группы должен доложить проверяемой организации и заказчику о причинах принятия соответствующих мер, включающих корректировку и переутверждение плана аудита, изменение целей или области аудита, или прекращение аудита.

Любые изменения области аудита, которые могут быть заметными в ходе выполнения аудита, следует анализировать и утверждать должным образом.

 Роль и обязанности сопровождающих лиц и наблюдателей

Сопровождающие лица и наблюдатели не являются аудиторами, поэтому они не должны оказывать влияния на проведение аудита или вмешиваться в проведение аудита.

Сопровождающие лица, назначенные проверяемой организацией, должны оказывать помощь группе, действовать по просьбе руководителя аудиторской группы и выполнять следующие обязанности:

а) обеспечение контактов и назначение времени для бесед;

б) обеспечение посещений определенных мест производственной площадки или организации;

в) обеспечение того, чтобы правила и процедуры по безопасности были известны и соблюдались членами аудиторской группы;

г) исполнение роли лиц, свидетельствующих в ходе аудита от имени проверяемой организации;

д) предоставление разъяснений или оказание помощи при сборе информации.

Сбор и верификация информации

Во время аудита информация, относящаяся к целям аудита, области и критериям аудита, включая информацию, касающуюся взаимодействия между подразделениями, деятельности и процессов, должна быть собрана путем необходимых выборок и верифицирована. Свидетельством аудита может быть только информация, которая может быть верифицирована. Свидетельства аудита должны быть зарегистрированы.

Свидетельство аудита основано на выборках подходящих данных. Поэтому имеется элемент неопределенности при проведении аудита, и выводы аудита должны учитывать эту неопределенность.

Методы сбора информации включают:

- опросы;

- наблюдения за деятельностью;

- анализ документов.

Выбранные источники информации зависят от области и комплексности аудита и включают в себя:

а) опросы работников;

б) наблюдения за деятельностью, окружающей производственной средой и условиями работы;

в) документы (политика, цели, планы, процедуры, стандарты, инструкции, лицензии и разрешительные документы, спецификации, чертежи, контракты и заказы);

г) записи (протоколы) проверок, протоколы совещаний, отчеты (акты) по аудитам, записи по мониторингу программ и результаты измерений);

д) итоговые данные, показатели анализа и результативности;

е) информацию по программам выборочного исследования проверяемой организации и управлению выборками и процессами измерений;

ж) отчеты, источниками которых могут быть, например, обратная связь от потребителей, другая соответствующая информация, получаемая извне, оценки поставщиков;

и) компьютеризованные базы данных и веб-сайты

5.3Формирование наблюдений аудита

Для получения выводов аудита свидетельства аудита должны быть сопоставлены с критериями аудита. Выводы аудита указывают на соответствие или несоответствие критериям аудита. Если это определено целями аудита, выводы аудита могут определять возможности для улучшения.

Аудиторская группа, при необходимости, должна собираться для анализа выводов аудита на определенных этапах во время аудита.

Соответствия критериям аудита должны быть обобщены с указанием мест расположения, подразделений или процессов, которые подвергались аудиту. Если это предусмотрено планом аудита, отдельные выводы аудита о соответствии и подтверждающие их свидетельства также должны быть записаны.

Несоответствия и подтверждающие их свидетельства аудита должны быть записаны и классифицированы (ранжированы). Они должны быть проанализированы с проверяемой организацией для подтверждения объективности свидетельств аудита. Необходимо устранить разногласия во мнениях по свидетельствам аудита и/или выводам аудита, а неразрешенные проблемы документально оформить.

Протокол несоответствия

	ОАО «Зеленый великан»	Протокол несоответствия	Шифр проверки:
			Лист 1			Всего листов 2
Проверяемое подразделение: склад хранения сырья		Руководитель проверенного подразделения: Наумов Н.С.		Номер протокола: 1 Всего протоколов: 2
Пункт/подпункт стандарта ИСО 9001:2008 (ГОСТ Р ИСО 9001–2008):		Пункт/подпункт документа системы менеджмента качества ОАО «Зеленый великан»			Оценка несоответствия: значительное х малозначительное
основной: .	дополнительный(ые):	основной:	дополнительный(ые): –
Краткое описание несоответствия: ведется покупка сырья по качеству хуже, чем определено техническими инструкциями. Руководитель группы внутренних аудитов: Внутренний аудитор: ________ 18.02.2010 Сафрошкина Е.К. _____ 18.02.2010. Лопатин Р.Б.  подпись дата инициалы, фамилия подпись дата инициалы, фамилия
Причина появления несоответствия: Ослабленный контроль документации по поставке сырья Руководитель проверенного подразделения: __________ "18" февраля 2010 г.  подпись
Планируемое(ые) корректирующее(ие) действие(я): Строгий выговор Начальнику торгового отдела, усилить контроль по проверке поставщика					Ответственный исполнитель – Наумов Н.С. и срок: 20.02.2010
Руководитель проверенного подразделения __________ "18" февраля 2010 г.  подпись
Документирование выполнения корректирующего(их) действия(ий): Ответственный исполнитель ____________ "22" февраля 2010 г.  подпись			Корректирующее(ие) действие(я) выполнены. Руководитель проверенного  подразделения ________ "22" февраля 2010 г  подпись
Контроль выполнения корректирующего(их) действия(ий): – выполнены в полном объеме: да нет  комментарий: – результативны: да нет  комментарий: Руководитель группы внутренних аудитов ___________ "22" февраля 2010 г. Сафрошкина Е.К.  подпись инициалы, фамилия
Примечание(я):
	ОАО «Зеленый великан»	Протокол несоответствия	Шифр проверки:
			Лист 2			Всего листов 2
Проверяемое подразделение: склад хранения сырья		Руководитель проверенного подразделения: Наумов Н.С,				Номер протокола: 2 Всего протоколов: 2
Пункт/подпункт стандарта ИСО 9001:2008 (ГОСТ Р ИСО 9001–2008):		Пункт/подпункт документа системы менеджмента качества ОАО «Зеленый великан»				Оценка несоответствия: значительное малозначительное х
основной:	дополнительный(ые):	основной:	дополнительный(ые): –
Краткое описание несоответствия: Нет документированного подтверждения некоторых процедур в журналах в связи со сменой руководства. Руководитель группы внутренних аудитов: Внутренний аудитор: __________ 18.02.2010 Сафрошкина Е.К. _________ 18.02.2010. Лопатин Р.Б.  подпись дата инициалы, фамилия подпись дата инициалы, фамилия
Причина появления несоответствия: Смена руководства, Руководитель проверенного подразделения: __________ "18" февраля 2010 г.  подпись
Планируемое(ые) корректирующее(ие) действие(я): Беседа с руководителем подразделения,						Ответственный исполнитель – Наумов Н.С. и срок: 18.02.2010
Руководитель проверенного подразделения __________ "18" февраля2010 г.  подпись
Документирование выполнения корректирующего(их) действия(ий): Ответственный исполнитель ____________ "18" февраля 2010 г.  подпись			Корректирующее(ие) действие(я) выполнены. Руководитель проверенного  подразделения ______ "18" февраля 2010 г  подпись
Контроль выполнения корректирующего(их) действия(ий): – выполнены в полном объеме: да нет  комментарий: – результативны: да нет  комментарий: Руководитель группы внутренних аудитов ___________ "18" февраля 2010 г. Сафрошкина Е.К.  подпись инициалы, фамилия
Примечание(я):

	ОАО « Зеленый вликан»	Протокол несоответствия	Шифр проверки:
			Лист 1		Всего листов 2
Проверяемое подразделение: склад хранения готовой продукции		Руководитель проверенного подразделения: Наумов .Н.С.			Номер протокола: 1 Всего протоколов: 2
Пункт/подпункт стандарта ИСО 9001:2008 (ГОСТ Р ИСО 9001–2008):		Пункт/подпункт документа системы менеджмента качества ОАО «Зеленый великан»		Оценка несоответствия: значительное х малозначительное
основной:	дополнительный(ые):	основной:	дополнительный(ые): –
Краткое описание несоответствия: Продукция доходит до потребителя не всегда в соответствии с требованиями качества готовой продукции Руководитель группы внутренних аудитов: Внутренний аудитор: __________ 16.03.2010 Сафрошкина Е.К. _________ 16.03.2010. Коваленко М.Я  подпись дата инициалы, фамилия подпись дата инициалы, фамилия
Причина появления несоответствия: В связи с погодными, техническими и другими условиями Руководитель проверенного подразделения: __________ "16"марта 2010 г.  подпись
Планируемое(ые) корректирующее(ие) действие(я): Провести беседу с начальником автопарка, проверить состояние автомобилей, назначить точные даты отправки товара на следующий квартал				Ответственный исполнитель – Наумов Н.С. и срок: 18.03.2010
Руководитель проверенного подразделения __________ "16"марта 2010 г.  подпись
Документирование выполнения корректирующего(их) действия(ий):   Ответственный исполнитель ____________ "18" марта 2010 г.  подпись			Корректирующее(ие) действие(я) выполнены. Руководитель проверенного  подразделения ________ "18"марта 2010  подпись
Контроль выполнения корректирующего(их) действия(ий): – выполнены в полном объеме: да нет  комментарий: – результативны: да нет  комментарий: Руководитель группы внутренних аудитов ___________ "18"марта 2010 г. Сафрошкина Е.К.  подпись инициалы, фамилия
Примечание(я):

	ОАО «Зеленый великан»	Протокол несоответствия	Шифр проверки:
			Лист 2			Всего листов 2
Проверяемое подразделение склад хранения готовой продукции		Руководитель проверенного подразделения: Наумов Н.С.		Номер протокола: 2 Всего протоколов: 2
Пункт/подпункт стандарта ИСО 9001:2008 (ГОСТ Р ИСО 9001–2008):		Пункт/подпункт документа системы менеджмента качества ОАО «Зеленый великан»			Оценка несоответствия: значительное малозначительное х
основной:	дополнительный(ые):	основной:	дополнительный(ые): –
Краткое описание несоответствия: выполнение технических инструкций работниками подразделения не систематично  Руководитель группы внутренних аудитов: Внутренний аудитор: _______ 16.03.2010 Сафрошкина Е.К. _________ 16.03.2010. Коваленко М.Я.  подпись дата инициалы, фамилия подпись дата инициалы, фамилия
Причина появления несоответствия: Халатность персонала Руководитель проверенного подразделения: __________ "16" марта 2010 г.  подпись
Планируемое(ые) корректирующее(ие) действие(я): Провести инструктаж с персоналом, разработать меры по профилактике и предотвращению подобных нарушений					Ответственный исполнитель – Наумов Н.С. и срок: 18.03.2010
Руководитель проверенного подразделения __________ "16" марта 2010 г.  подпись
Документирование выполнения корректирующего(их) действия(ий): Ответственный исполнитель ____________ "18" марта 2010 г.  подпись			Корректирующее(ие) действие(я) выполнены. Руководитель проверенного  подразделения ________ "18" марта 2010  подпись
Контроль выполнения корректирующего(их) действия(ий): – выполнены в полном объеме: да нет  комментарий: – результативны: да нет  комментарий: Руководитель группы внутренних аудитов ___________ "18" марта 2010 г. Сафрошкина Е.К.  подпись инициалы, фамилия
Примечание(я):

Сводные данные по несоответствиям и уведомлениям, зафиксированным в результате плановой внутренней проверки

ОАО «Зеленый великан»			Сводные данные по несоответствиям и уведомлениям, зафиксированным в результате плановой внутренней проверки – склад хранения сырья и склад хранения готовой продукции подразделения																	Шифр проверки:
																				Лист 1	Всего листов 1
Несоответствие/ уведомление	Количество несоответствий и уведомлений по разделам стандарта ИСО 9001:2008 (ГОСТ Р ИСО 9001–2008)																			Примечание
	4 Система менеджмента качества		5 Ответственность руководства			6 Менеджмент ресурсов				7 Процессы жизненного цикла продукции						8 Измерение, анализ и улучшение			Всего
	4.1	4.2	5.1	5.2	5.3	6.1	6.2	6.3	6.4	7.1	7.2	7.3	7.4	7.5	7.6	8.1	8.2	8.3
Значительное несоответствие													1	1					2
Малозначительное несоответствие														2					2
Уведомление
Итого несоответствий и уведомлений													1	3					4

Руководитель группы внутренних аудитов Сафрошкина Е.К.

подпись, дата инициалы, фамилия

Внутренний аудитор Самойленко М.В.

подпись, дата инициалы, фамилия

Ознакомлены

Консультант Жданова Л.А.

подпись, дата инициалы, фамилия

Копию отчета получили:

Руководитель подразделения Наумов Н.С.

подпись, дата инициалы, фамилия

Заместитель директора –

представитель руководства по качеству Сафрошкина Е.К

.подпись, дата инициалы, фамилия

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Без сомнения, в современных рыночных условиях главным критерием конку-рентоспособности является качество. Современная компания не может стабильно приносить доход, если качество не является краеугольным камнем ее политики.

Следует помнить, что все в мире имеет свойство изменяться и устаревать, втом числе и система менеджмента качества предприятия. Для того чтобы поддерживать СМК в рабочем состоянии и постоянно повышать эффективность ее функционирования, необходимо постоянное совершенствование и улучшение всех процессов организации. А для того чтобы выявить стороны и приоритеты таких улучшений, необходимо эффективно использовать внутренний аудит и самооценку организации, которые сами по себе также требуют постоянного совершенствования.

Из этого следует вывод, что для эффективной деятельности организации и повышения ее конкурентоспособности необходимо постоянное улучшение, распространяемое как на все процессы компании, так и на предоставляемые услуги и систему менеджмента качества в целом.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.  Аудит качества: учебное пособие / Р. С. Бейсова. – Ульяновск: УлГТУ, 2006. – 66 с.

2.  Аудит качества : учебное пособие / А.В. Трофимов. – Тамбов : Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2009. – 96 с.

3.  Внутренний аудит качества и самооценка организации: учебное пособие/ В. В. Ефимов, А. Н. Туманова. — Ульяновск: УлГТУ, 2007. — 123 с.

4.  ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования.

5.  Управление качеством продукции: аудит в системе менеджмента качества : учебное пособие / С.В. Пономарев, С.В. Мищенко, А.В. Трофимов, В.А. Самородов. – Тамбов : Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2006. – 96 с.