Вхідна інформація ТОВ «Насоселектромаш»

1.2 Вхідна інформація ТОВ «Насоселектромаш»

Основною вхідною інформацією підприємства є запити від споживачів насосного обладнання, які воно приймає та здійснює їх обробку [11].

Методика прийому та обробки запиту складається з таких етапів:

1)  Розгляд запиту.

Запит, що надійшов на підприємство, підлягає реєстрації відділом маркетингу у журналі реєстрації запитів. Зареєстрований запит розглядається директором для прийняття рішення про відхилення запиту або подальший його розгляд. В залежності від прийнятого рішення директор проставляє на запиті відповідну візу («прийняти до розгляду/відхилити»).

Керівник відділу маркетингу (ВМ) призначає виконавця для роботи з контрагентом (споживачем).

2)  Аналіз запиту.

Виконавець разом з іншими службами підприємства повинен перевірити та проаналізувати прийнятий до розгляду запит на наявність:

–  можливості виготовлення продукції відповідно до вимог контрагента у необхідні строки;

–  додаткових вимог до продукції, у тому числі пов’язаних з поставкою та подальшим обслуговуванням продукції, умовами її експлуатації та ін.;

–  нормативно-технічної документації у потрібному обсязі;

–  інших інформаційних матеріалів, у тому числі законодавчих.

Конкретні посадові особи, що приймають участь у аналізі запиту, призначаються керівником ВМ і зазначаються у листі ведення запитів. До нього додається технологічна документація, ескізи, креслення та інші документи, що містять інформацію, необхідну для прийняття рішення про можливість/неможливість виготовлення продукції.

Заповнений лист виконавець передає разом із запитом на узгодження директору. Остаточне рішення про прийняття або відхилення запиту приймає директор.

У будь-якому випадку виконавець повинен повідомити контрагента про прийняте рішення. У випадку прийняття запиту виконавець (або контрагент) готує проект договору (контракту).

3)  Підготовка договору (контракту)

–  проект договору готується виконавцем на основі типових договорів (контрактів);

–  договір повинен передбачати положення, обов’язкові для даного виду договорів (назва, номер договору, дата та місце його підписання; преамбула; предмет договору; ціна, загальна вартість та умови оплати; умови поставки; кількість продукції; форс-мажорні обставини; санкції та арбітраж, заключні положення, юридичні адреси та банківські реквізити сторін);

–  під час підписання контракту з новим контрагентом, виконавець при необхідності додає до проекту контракту завірені нотаріусом копії таких документів контрагенту: титульного аркушу; аркушів, на яких встановлена мета та предмет діяльності підприємства; останній аркуш з підписами та печатками статуту підприємства; свідоцтво про державну реєстрацію, довідка про включення підприємства до єдиного державного реєстру; свідоцтво про реєстрацію платника НДС (якщо необхідно);

–  узгодження проекту договору (з директором, головним бухгалтером, фінансовим відділом). Факт узгодження підтверджується підписами у листі узгодження. Лист узгодження підшивається до екземпляру підприємства;

–  узгодження проекту договору здійснюється протягом не більше двох робочих днів з моменту передачі на узгодження;

–  усі зауваження по проекту договору особами, що його візують, подаються письмово і додаються до проекту договору, після чого передаються до відділу маркетингу;

–  контракт підписується директором підприємства і передається секретарю для попередньої реєстрації у журналі реєстрації договорів, після чого передається контрагенту;

–  у разі виникнення протиріч стосовно проекту договору, готується новий проект договору у порядку, описаному вище. У випадку необхідності зміни узгодженого контракту оформлюється додаткова угода до контракту;

–  підписання контрактів без віз відповідних осіб або з перевищенням повноважень не допускається.

4)  Облік, зберігання та контроль за виконанням контрактів:

–  після підписання контракту контрагентом секретар здійснює останню реєстрацію контракту шляхом внесення номеру контракту контрагента (якщо він є) до журналу реєстрації контрактів;

–  усі оригінали підписаних контрактів зберігаються у секретаря. У підрозділи підприємства для використання видаються копії;

–  контроль за виконанням договору здійснює виконавець. Під час виконання контракту виконавець здійснює оперативну взаємодію з контрагентом, а також з робітниками служб та відділів підприємства, задіяних у реалізації договору;

–  підписаний договір є основою для відкриття запиту;

–  за вимогою керівництва виконавці можуть складати звіт будь-якої форми, у якому вказують: номер контракту, дату його підписання, номенклатуру, рух продукції, рух грошових засобів, висновок про виконання умов контракту та ін.;

–  звіт підписується виконавцем та його керівником, після чого передається керівництву підприємства для аналізу та здійснення необхідних заходів [11].

У додатку А наведена блок-схема аналізу комерційного запиту та укладання угод на поставку продукції.

інформація правовий технологія