Оцінка економічної ефективності використання інформаційних систем бухгалтерського обліку підприємства

3. Оцінка економічної ефективності використання інформаційних систем бухгалтерського обліку підприємства

Застосування комп'ютерних технологій у бухгалтерського обліку значно підвищує продуктивність праці бухгалтерів. Але при організації бухгалтерського обліку на конкретному підприємстві постає питання про доцільність створення комп’ютерних систем бухгалтерського обліку (КСБО). Це питання дуже важливе, оскільки вибір способу обробки облікової інформації є визначальним в організації бухгалтерського обліку, яка має відповідати особливостям конкретного підприємства, його цілям та інтересам, а також сприяти планомірному та раціональному веденню господарства.

Застосування комп'ютерної техніки вносить значні зміни до організації бухгалтерського обліку, причому з допоміжного засобу обчислювальна техніка перетворюється на визначний фактор opгaнізацiї обліку. Ці зміни зумовлені тим, що змінюються способи обробки даних, при яких забезпечується різна швидкість надання звітної інформації [6].

Організація бухгалтерського обліку потребує певних передумов. У більшості випадків виділяють такі основні передумови:

-  ретельне вивчення технології виробництва;

-  висока кваліфікація головного бухгалтера;

-  наявність грошових коштів для інвестицій у створення та експлуатацію інформаційної системи (80% невдач у комп’ютеризації обліку зумовлені відсутністю коштів);

-  зацікавленість директора і головного бухгалтера підприємства у впровадженні інформаційних систем (на шляху комп’ютеризації обліку, як показали дослідження, через незацікавленість керівництва зазнали невдач близько 20% підприємств).

На малих підприємствах, на відміну від великих, основна увага приділяється фінансовому обліку, (а не управлінському), який за трудомісткістю і значенням посідає чільне місце. При створенні бухгалтерських інформаційних систем на невеликих підприємствах використання комп’ютерів дозволяє автоматизувати всі процедури з обробки інформації на одному робочому місці бухгалтера.

Є кілька підходів до автоматизації бухгалтерського обліку при створенні таких бухгалтерських інформаційних систем. Це пов’язано з тим, що невеликі підприємства з простою структурою не потребують ведення управлінського обліку як окремої підсистеми.

За першого підходу створюється система, яка автоматизує тільки фінансовий облік. Таку бухгалтерську інформаційну систему відносять до класу міні-бухгалтерій. Як правило, бухгалтерський облік в цій системі веде одна людина – бухгалтер.

За другого підходу, крім фінансового обліку, частково автоматизується управлінський облік. У цьому разі бухгалтерський облік ведуть два працівники (бухгалтер і його помічник) на одному робочому місці шляхом розмежування доступу або на двох робочих місцях.

Найбільш розповсюдженою в Україні інформаційною системою автоматизації бухгалтерського обліку 1C бухгалтерія, яка як зазначалось, використовується на підприємстві ТОВ «Насоселектромаш»

При придбанні комп'ютерної програми бухгалтерського обліку слід мати на увазі, що в ціну звичайно не входить налагодження відповідно до вимог підприємства. В окремих випадках витрати на впровадження можуть становити більшу суму, ніж вартість самого програмного забезпечення.

З метою більш точного визначення витрат на інформаційні технології було розроблено метод обліку загальної вартості володіння (Total Cost of Ownership – ТСО). Загальна вартість володіння (ТСО) включає не лише витрати на придбання того або іншого об'єкта, а й витрати на його ремонт, модернізацію, видаткові матеріали, обслуговування тощо [6].

У розрахунку економічної ефективності комп'ютеризації обліку використовується ряд показників:

1. Абсолютний показник економії:

Век = Вр – Вк, (3.1)

де В_ек – сума економії;

В_р – витрати при ручному способі обробки облікової інформації;

В_к – витрати при комп'ютеризованому способі обробки облікової інформації.

2. Індекс грошових витрат:

І гр. витр. = Вк: Вр (3.2)

3. Індекс підвищення або зниження грошових витрат:

І зр. витр. = Вр: Вк, (3.3)

І зр. витр. = 1: І гр. витр. (3.4)

4. Вартість розробки комп’ютерної системи бухгалтерського обліку (КСБО):

В = В0 + В1 + В2 + В3 + В4, (3.5)

де В0 – вартість проектування КСБО;

В1 – вартість програмно-апаратних засобів;

В2 – вартість створення локальної обчислювальної мережі (ЛОМ);

В3 – вартість розробки і налагодження прикладного програмного забезпечення в рамках КСБО;

В4 – вартість розробки експлуатаційної документації і навчання спеціалістів.

5. Економічна ефективність КСБО:

, (3.6)

де  – економія при застосуванні засобів обчислювальної техніки;

 – сума витрат на обробку інформації при паперовому способі обробки облікової інформації;

 – сума витрат на обробку інформації при комп'ютеризованій обробці даних;

6. Ефективність використання комп'ютерів:

І пт = Тк: Тр, (3.7)

де Тр – сума трудових витрат при ручному способі обробки інформації;

Тк – сума трудових витрат при комп'ютеризованій обробці даних.

7. Зменшення трудомісткості робіт:

Тек = Тр – Тк (3.8)

де Тек – величина абсолютного скорочення трудових витрат за (за місяць) у результаті комп'ютеризації обліку.

8. Кількість типових операцій, які можна додатково виконати за одиницю часу:

К_т = (Т_р – Т_к) * К, (3.9)

де К – середня кількість типових операцій, що виконуються в даний момент

9. Питомі витрати для будь-якої категорії обладнання:

В = , (3.10)

де П – повні витрати на експлуатацію даної категорії обладнання;

Ч – розрахунковий період експлуатації;

К – коефіцієнт використання обладнання;

3 – максимально можливе завантаження обладнання (в одиницях завантаження);

10. Строк окупності витрат на розробку КСБО:

С = , (3.11)

де В – вартість розробки КСБО;

Пр – середній прибуток, отриманий при використанні КСБО за період;

11. Чисельність облікових працівників, що підлягають вивільненню:

, (3.12)

де Ф_м – місячний фонд часу одного облікового;

Ч вив = Кк * Кз * Кзв * По * (Н – 1) – Пр, (3.13)

де К_к – кількість комп'ютерів даного виду;

К₃ – коефіцієнт змінності роботи;

К_зв – коефіцієнт завантаження комп'ютерів;

П_о – кількість обслуговуючого персоналу, що припадає на один комп'ютер;

Н – норматив підвищення продуктивності праці за таких комп'ютерів;

Пр – чисельність працівників, зайнятих ремонтним обслуговуванням

Слід звернути увагу на те, що для вирішення питання про використання комп'ютерів в управлінні велике значення мають такі фактори, як збільшення престижу підприємства і загальна тенденція до комп'ютеризації. На це, зокрема, вказали 40% опитаних англійських компаній, котрі встановили комп'ютери. Тому багато іноземних та вітчизняних підприємств впроваджують КСБО, не звертаючи уваги на наявність невирішених питань в оцінці ефективності.

Як показує практика впровадження на українських підприємствах, віддачу від інвестицій в систему управління отримують за рахунок:

• наскрізного і вчасного оперативно-виробничого планування та обліку виробництва, що дозволяє на 20-З0% знизити втрати безпосередньо в цехах;

• зниження рівня запасів на складах – на 20–25% (через 5–6 міс після запуску системи);

• уникнення необлікованих недостач – 3–5% від рівня запасів;

• зниження необґрунтованої видачі матеріалів у цехи – на 10–15%;

• зниження витрат допоміжних матеріалів на 20-З0%;

• зниження собівартості продукції за рахунок скорочення цехових та загальногосподарських витрат – на 3–5%;

• зниження дебіторської заборгованості за рахунок її всебічного, персоніфікованого контролю – на десятки процентів;

• уникнення необґрунтованих знижок при відвантаженні товару – 3–5% відвантажень [6].