Функція організування в менеджменті

Міністерство освіти і науки України

Львівський національний університет імені Івана Франка

Економічний факультет

Кафедра менеджменту

КУРСОВА РОБОТА

з дисципліни “Менеджмент”

на тему: “Функція організування в менеджменті”

Львів – 2010

ВСТУП

 

Для ефективного управління організацією необхідно сформувати її структуру, визначити кількість і обов’язки персоналу, з’ясувати, як працівники виконуватимуть індивідуальні завдання й роботи, впровадити методи досягнення єдності дій усіх співробітників організації як соціальної цілісності. Все це забезпечується у процесі реалізації функції менеджменту ”організування”.

Організування як функція менеджменту – це процес створення структури підприємства, яка дає змогу людям ефективно працювати разом для досягнення спільної мети.

Отже, попередньою умовою для створення структури підприємства є формування стратегій, а основна мета організаційної функції в менеджменті забезпечити перехід від стратегії до структури.

Мета роботи полягає у дослідженні та аналізі функції організування.

Актуальність теми полягає у тому, щоб визначити місце організування, як функції в системі менеджменту, виявити нові шляхи ефективності організації і забезпечити максимальне досягнення цілей та отримання бажаних результатів підприємства.

Виходячи з актуальності теми та мети дослідження завданнями даної роботи є вивчення таких питань:

·  дослідження поняття та сутності організаційної функції менеджменту;

·  з’ясування особливостей процесу організування на підприємствах ТОВ ”Зоя” та Центру ”Торгпреса”;

·  розгляд шляхів вдосконалення процесу організування на підприємствах ТОВ ”Зоя” та Центру ”Торгпреса”.

Об’єктом дослідження обрано організацію ТОВ ”Зоя” та Центру ”Торгпреса”, щоб проаналізувати вплив на організацію зовнішнього середовища і дослідити внутрішній розвиток організації з метою вдосконалення її організаційної структури управління.

Предметом цієї роботи є функція організування в системі менеджменту.

При дослідженні застосовувалися методи економічного аналізу: порівняння, графічний метод та планування на основі фактичних даних.

Курсова робота складається з вступу, трьох розділів, висновків. Загальний обсяг 46 сторінок, включаючи 6 рисунків, 22 позиції у списку використаних джерел.

У першому розділі, “Теоретичні основи організаційної функції менеджменту ”, описано цілі та принципи функції організування, основні складові та організаційну структуру організаційної діяльності.

У другому розділі, “Аналіз та оцінка процесу організування на підприємстві”, проаналізовано основні аспекти організаційного процесу ТОВ “Зоя” та організаційну структуру Центру “Торгпреса”.

І в третьому розділі, “Шляхи удосконалення процесу організування на підприємстві ”, визначено основні шляхи вдосконалення.

Написання роботи базується на наступній інформаційній базі: підручники, посібники іноземних (Мескон М., Альберт М., Садегоров Р. та інш.) та вітчизняних авторів (Андрушків Б.М., Мартиненко М.М., Хміль Ф.І та інш.), а також практичні дані з підприємств ТОВ “Зоя” та Центру “Торгпреса”.

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ОРГАНІЗАЦІЙНОЇ ФУНКЦІЇ МЕНЕДЖМЕНТУ

 

1.1 Цілі та принципи функції організування

 

Будь-яка система, і тим більше система управління підприємством, потребує організації. Організаційні дії визначаються як формувальні, адаптивні та регулювальні. Вони спрямовані на забезпечення такого кількісного і якісного поєднання частин цілого, яке давало б найкращу результативність функціонування цілого. Функцію менеджменту ”організування” можна розглядати як систему заходів, котра забезпечує раціональне використання в часі й просторі всіх елементів процесу виробництва (людей і засобів виробництва). Організувати - означає створити певну виробничу структуру. Існує багато елементів, які необхідно структурувати, щоб підприємство спроможне було виконувати плани і тим самим досягати своєї мети. Таким, наприклад, є комплекс дій, пов’язаних з роботою з постачання, розподілу, виробництва, обліку, реалізації продукції. Організація роботи була центром руху за наукову організацію праці та управління в основоположників наукового менеджменту. Важливим аспектом функції ”організування” є визначення, хто саме має виконувати кожне конкретне завдання з великої кількості завдань, у тому числі і роботу з управління організацією[7, c. 66].

Організація взаємодії людей має бути гнучкою, оперативною, надійною, економічною і самоорганізуючою. Ключовим моментом організації є вибір способів об’єднання людей у злагоджену, єдину систему. Цього досягається шляхом встановлення між ними залежності на основі єдності інтересів і результатів спільної діяльності. Якщо взаємодія між працівниками має стійкий характер, це означає, що між ними встановлено правильні організаційні стосунки. Ці відносини можуть формуватися такими способами: шляхом наділення одного із суб'єктів владними повноваженнями щодо інших, на основі єдності матеріальних або майнових інтересів і відповідальності за виконання договірних зобов’язань цих суб’єктів, на основі встановлення і дотримання єдиних соціально-психологічних, моральних, етичних установок або цінностей, шляхом різних комбінацій попередніх способів [2, c.123].

Встановлення організаційно-економічних відносин між персоналом перетворює розрізнених виконавців у високопродуктивну групу, здатну реалізувати єдину для них мету. Це досягається шляхом послідовного здійснення функції менеджменту ”організування” , зокрема визначення мети і завдань спільної діяльності персоналу; виявлення потреби в ресурсах і забезпечення ними; встановлення послідовності дій виконавців, тривалості й термінів виконання їх; вибору способів здійснення необхідних дій і взаємодії людей для реалізації мети [2, c. 125].

З погляду управлінської практики функція ”організування”, як і планування, вимагає від менеджера вільного володіння аналітичними навичками. Організаційна робота (організація) - це процес розподілу ресурсів для виконання планів. На цій стадії управління менеджер має врахувати всі види діяльності, що виконуються (або мають виконуватися) всіма працівниками, а також усі технічні засоби й обладнання, що використовуються працівниками в своїй діяльності [8, c. 105].

Функція ”організування” як вид управлінської діяльності має свої цілі і принципи.

Ціль функції ”організування” полягає у виявленні здібностей (знань, умінь, навичок та ін.) людини, які б забезпечували ефективність розв’язання задач і вели до одержання позитивного результату.

Незалежно від того, чи буде менеджер здійснювати самоорганізацію своїх дій, приймати колективні або індивідуальні рішення тощо, він повинен чітко усвідомлювати мету організаційної діяльності, уявляти можливості і наслідки її реалізації. При цьому менеджерові слід розуміти, що організаційна діяльність не є впливом на учасників групи, а лише створює необхідні умови для того, щоб управлінський вплив (функція регулювання) привів до корисного результату. Щоб отримати такий результат, необхідно, щоб спільні дії були незалежним чином організовані.

Функція ”організування” виражається в соціально – трудових і економічних відносинах, що дозволяють керівникові передбачати хід подій і дієво впливати на них [10, c. 205]. Відносини виникають між людьми, які беруть участь у реалізації якого-небудь конкретного процесу. Ефективність роботи групи залежить від її організації, тобто від такого розподілу дій виконавців, при якому вони не заважали б один одному, а одні дії переходили б в інші, що гарантувало б ефективність колективних дій.

Для того, щоб досягти цілеспрямованої корисної діяльності окремих індивідуумів у колективній роботі, їхня праця повинна бути організованою на основі системи принципів.

Принцип активного соціально-трудового пристосування. Відповідно до моделі Портера-Лоулера результати, досягнуті працівником, залежать від трьох змінних: витрачених зусиль, здібностей і характерних рис людини, а також від усвідомлення нею своєї ролі в процесі праці[11, c. 156]. У свою чергу ці змінні виявлятимуться залежно від ступеня пристосованості виконуваної роботи до особистих інтересів працівника. Активні потреби керують ним у ході трудового процесу. Ступінь організації праці кожного в групі буде визначатися тим, наскільки він зуміє пристосувати й активно змінити середовище у своїх інтересах. Саме принцип соціально-трудового пристосування є визначним в організації колективного трудового процесу.

Складності процесу організації спільної праці працівників виявляються в тому, що:

а) у кожного працівника є власні потреби і мотивувати їхню працю будуть різні фактори;

б) згодом потреби працівників змінюються, тому не слід розраховувати, що мотивація, яка спрацювала одного разу, буде ефективною увесь час. Менеджери, зайняті організацією праці людей, повинні знаходити можливості для задоволення потреб працівників, що діють у групах.

Щоб зрозуміти принцип соціально-трудового пристосування і правильно ним користуватися, треба постійно зважувати не тільки позитивний, але і негативний бік[4, c. 142]:

а) пристосування людини до ситуації не виникає само по собі і відразу, воно виникає з непристосованості;

б) механізм співробітництва людини в групі її усуває і потім створює пристосування.

З цього принципу випливає, що організовувати роботу простіше в постійній групі, де існує згуртованість. У таких групах активна зміна середовища соціально діяльне пристосування відбувається не до індивідуальних потреб, а до групових, котрі легше враховувати при організації роботи групи [4, c. 144].

Принцип результативної дії передбачає необхідність вироблення критеріїв оцінки якості індивідуальної праці в колективних процесах. Робота людини не тільки організовується, але і контролюється. Тому менеджер, видаючи завдання кожному виконавцеві в групі, для успішної діяльності і з метою контролю над їхнім виконанням повинен установити критерії задовільної роботи.

З одного боку, такими критеріями можуть бути стандарти, обумовлені на стадії планування, з іншого боку, менеджер повинен установити власні критерії відносно вимог, пред’явлених до всіх членів групи. Виходячи з того, що поводження кожного члена групи індивідуальне, менеджерові потрібно уточнювати вимоги до результатів дії кожного працівника. Результативної дії від кожного виконавця в групі можна очікувати тільки тоді, коли менеджер видає завдання виконавцеві індивідуально, а не обмежується доведенням загального завдання до відома групи в цілому, а також установлює показники задовільної оцінки роботи окремого працівника.

Принцип системної діяльності. Цей принцип виявляє себе в специфічній формі корисного додаткового результату, який отримують за рахунок кооперації зусиль виконавців. Організація колективної діяльності виражається не тільки у визначенні конкретних завдань виконавцям, але й у кооперації зусиль виконавців і забезпеченні ресурсами для виконання дорученої роботи.

Додатковий (синергічний) результат одержують унаслідок дотримання менеджером, відповідальним за організацію колективних дій, вимог перших двох принципів (пристосування, результативної дії), усвідомлення кінцевого результату і бачення шляхів його досягнення. Організовані колективні дії, що забезпечують корисний додатковий результат, виражаються:

а) у чіткому формулюванні і визначенні функціонально пов’язаних дій виконавців;

б) у встановленні причинних відносин у цій діяльності.

Організація колективної праці спрямована на одночасні (паралельні, послідовні) окремі (конкретні), але взаємозалежні дії виконавців, що забезпечують більш високі загальні результати (ефект синергії), ніж сумарний результат їхніх індивідуальних дій. Щоб такий результат можна було одержати, необхідно спільні дії належним чином синхронізувати, тобто щоб підбір виконавців був правильним, цілі і засоби були погоджені, виконавці чітко уявляли зміст своїх дій і кінцевий результат спільних дій[10, c. 207].

Принцип взаємовідносин повноважень визначає правила специфічного виду організаційної діяльності – делегування повноважень. Специфіка делегування повноважень полягає в наступному [1, c. 53]:

а) повноваження делегуються посаді, а не особі;

б) повноваження визначають права, відповідальність і обов’язки посади щодо використання обмежених ресурсів підприємства і спрямування зусиль (тобто організація дій) певних її працівників (груп) на вирішення визначених задач;

в) делегування повноважень є актом, перетворення людини, яка обіймає певну посаду, на керівника, що має правоорганізовувати працю інших людей (підлеглих);

г) на відміну від інших видів організаційної роботи, повноваження визначаються на конкретний період і один раз і, як правило, закріплюються посадовою інструкцією, викладеною в письмовому вигляді.

Принцип взаємовідносин повноважень пов’язує відносини вищестоящих керівників з керівниками нижчого рівня в частині передачі їм певних задач управління для самостійного рішення. Через те, що відповідальність не делегується, керівник, який делегував свої повноваження, має право контролю над використанням повноважень керівником, якому вони делеговані.

Принцип економізації дій. Організування як функція управління поширюється не тільки на синхронізацію дій груп виконавців і делегування повноважень, але і на індивідуальну організацію праці менеджера [1, c. 54].

Цей принцип випливає із закону економії часу – загального економічного закону всіх способів виробництва. Він визначає правила ефективного (економічного) використання робочого часу менеджера. Фактор часу – це ресурс, що підлягає організації його використання. Чим менш ефективно ми його використовуємо, тим дорожче він нам коштує.

Менеджер повинен ясно і чітко собі уявляти і пам’ятати, що організація його особистої праці тісно пов’язана з організацією багатьох процесів управління в підлеглому йому колективі й істотно впливає на кінцеві результати.

Організація праці менеджера повинна задовольняти вимоги економності, тобто покладені на нього обов’язки повинні виконуватися з мінімальними витратами часу і найбільш раціональними способами [1, c. 55].

Головна проблема на стадії організаційної роботи - це вибір найбільш придатного для мети і завдань підприємства варіанта розподілу праці та комплектування штату відповідно до штатного розкладу, який включає відповідні посади, тобто пошук та підбір людей, які можуть упоратися з конкретними обов’язками. Іншими складовими організаційної роботи є визначення розмірів оплати праці працівників, допомога їм у набутті навичок і оцінювання якості їхньої праці. Як правило, на вищому рівні управління визначається організаційна структура підприємства в цілому та комплектуються штати вищого рівня. Менеджмент середньої ланки виконує ті ж функції, але, як правило, лише в межах свого підрозділу [12, c. 111].

Організаційний процес складний, тому що ця галузь постійно змінюється. Вибувають старі працівники, на їхні місця приходять нові. Вибуває з ладу застаріле обладнання, потребує оновлення діюче. Смаки та інтереси споживачів змінюються, тому не можуть залишатися незмінними цілі організації. Нові політичні та економічні тенденції можуть привести до скорочення, реорганізації або розширення виробництва.

Загалом, організування як процес включає: визначення раціональних форм поділу праці: розподіл праці між працівниками, групами працівників і підрозділами; розробку структури органів управління; регламентацію функцій, підфункцій, робіт, операцій; встановлення прав та обов’язків органів управління і посадових осіб; підбір та розстановку кадрів [6, c. 259].

Отже, організування - це процес створення структури підприємства, яка дає можливість людям ефективно працювати разом для досягнення його цілей.