Основные принципы письменных коммуникаций

1. Персональность: к кому и как Вы обращаетесь.

Что такое «персональность» и какую роль она играет в письменных коммуникациях?

Практически любое письмо открывает персональное обращение к адресату. От того, насколько грамотно написано это обращение, может зависеть успех или неудача всего Вашего сообщения.

Персональность Вашего письма начинается с правильного указания на конверте имени получателя. Это может показаться очевидным, но сегодня даже официальные письма зачастую содержат уменьшительные имена, ошибки и такие анонимные выражения как «с семьей», «гость» или «сопровождающий». Чтобы избежать скандала, не сочтите за труд выяснить правильное имя того, кому Вы пишете.

Каждому имени на конверте должно предшествовать уважительное обращение. Если Вы не хотите сравняться по уровню бестактности с нынешним президентом МОК, не только перепутавшем инициалы Президента России, но и «забывшем», в какой должности находится его респондент, правильно выбирайте вид обращения, например «Господин Президент», «Глубокоуважаемый профессор» или «Ваше Святейшество». Если Вы знаете, какое обращение предпочитает адресат, используйте именно его.

Что делать, если я не знаю, кто конкретно будет читать мое письмо?

Такая ситуация действительно может возникнуть, особенно если Вы готовите рекламное письмо для последующей рассылки. В таком случае рекомендуются следующие приветствия «Уважаемые господа» или «Дамы и господа». Не стоит опускать традиционные приветствия, даже если Вы полагаете, что они не представляют особой ценности.

С точки зрения персональности то, что написано, должно передавать позицию «Вы», что означает необходимость сосредоточиться на нуждах и интересах Вашего адресата, а не на своих собственных. Что касается техники написания, то это означает ударение на «вы» и «ваши», а не на «я» и «мы». Например:

Неправильно

Мы отправили чек по почте.

Мы предлагаем клиентам скидку 5%

Я хочу выразить свою благодарность за ...

Правильно

Вы получите наш чек по почте

Вы получите 5% скидку

Благодарю Вас за помощь в ...

Грамотное использование слов «Вы» и «Ваши» сделает сообщение центром внимания читающего.

2. KISS-принцип: будьте проще!

В чем заключается KISS-принцип?

Возможно, KISS-принцип является наиболее важным не только в письменных коммуникациях, но и в бизнесе. Анаграмма KISS обычно раскрывается как «Keep It Short and Simple»  — «Придерживайтесь краткости и простоты». В качестве альтернативы загруженным менеджерам предлагается другая формулировка: «Keep It Simple and Stupid» — «Придерживайтесь простоты и тупости». Это означает, что у большинства руководителей просто нет времени разбираться в словоблудии. Им нужна краткая информация по ключевым моментам, представленная в доступной форме! То же самое можно сказать и о получателях Вашего письменного сообщения. Вообразите, сколько Вы сэкономите бумаги, чернил и времени, если Ваши письма станут хотя бы на 10% короче!

Каковы основные правила применения KISS-принципа в письменных коммуникациях?

Если Вы составляете письменное сообщение и структурируете его в определенной логической последовательности, все требования к применению KISS-принципа можно свести к трем основным правилам:

слова короче

слов меньше

картинки, если это возможно.

Более подробно о каждом из этих правил мы поговорим в следующих разделах. Правила могут показаться очевидными, но достижение соответствия KISS-принципу в широком диапазоне информационных средств и каналов требует практического опыта и настойчивости.

Не слишком ли много времени я затрачу, занимаясь «шлифовкой» своих писем?

Действительно, поначалу время, отнимаемое перепланировкой и подчисткой теста, может показаться затрачиваемым впустую. Однако, результаты, которые дают блестяще отредактированные сообщения, оплатят предпринятые усилия сторицей и не один раз.

Полезные советы

ПРИДЕРЖИВАЙТЕСЬ КРАТКОСТИ И ПРОСТОТЫ:

СЛОВА КОРОЧЕ

СЛОВ МЕНЬШЕ

КАРТИНКИ, ЕСЛИ ЭТО ВОЗМОЖНО.

3. Краткость: как избежать многословных выражений.

Краткость — это способность сказать то, что Вы хотите, используя как можно меньше слов. Противоположностью краткости является многословие.

Всем известно выражение «краткость — сестра таланта». Как же добиться краткости?

Существует несколько общих рекомендаций, позволяющих писать кратко:

избегайте длинных слов

избегайте многословных выражений

избегайте ненужных повторений

избегайте избитых фраз и клише

Рассмотрим, как можно применять эти рекомендации на практике.

Как избежать длинных слов?

Заменяйте длинные слова более короткими, подходящими по смыслу! Русский язык относится к числу особенно богатых синонимами. Если у Вас достаточно большой словарный запас, Вам будет несложно подобрать равнозначную замену.

Например, вместо фразы: «вступительное обращение было маловыразительным и бессодержательным», без ущерба для смысла можно было бы написать: «начало речи было вялым и пустым». Конечно, если при использовании короткого слова утрачивается какой-то тонкий смысл, следует оставить длинное. Однако, если Вы добиваетесь сжатого выражения своей точки зрения, употребление коротких слов должно стать общим правилом.

Как сжать текст без ущерба для понимания?

Многословные выражения — это мертвый груз в предложении. Обычно лишнее слово легко проскальзывает в Ваше предложение. Как у любого лазутчика, у него есть все необходимые качества, чтобы получше спрятаться. Поэтому пишущим людям требуется быть бдительными. Существует очень простой способ сокращения многословных выражений: исключите необязательные слова.

На практике это означает, что многие слова и фразы, открывающие предложения, или использующиеся в контексте, не несут смысловой нагрузки и поэтому представляют собой литературную «воду» в чистом виде. Сравните:

Многословно

Длительный период времени

В настоящее время

Долгое время

Благодаря тому факту, что

Во многих случаях

Исходя из вышеизложенного

В ближайшем будущем

Кратко

Сейчас (или сегодня)

Поскольку

Часто

Поэтому

Вскоре

Во многих случаях вводные слова и фразы можно вообще опускать без ущерба для содержания. То же самое относится к некоторым прилагательным и производным от них наречиям «совершенно», «вполне» и «сравнительно», которые не несут смысловой нагрузки, если не относятся к чему-то конкретному.

Как избежать ненужных повторений?

Иногда мы повторяем мысли для большего эффекта — стараясь произвести впечатление на читающего. В телевизионной рекламе, чтобы зритель запомнил название рекламируемого продукта, оно повторяется много раз. Когда Вы пишите, Вы тоже можете повторяться. Иногда по беспечности мы допускаем ненужные повторения, что показано в следующих примерах:

Две машины были точно идентичны.

Вместе мы объединили наши усилия по совместной работе.

В чем мы нуждаемся, так это в ряде новых изменений.

Слова, написанные курсивом, можно убрать из всех предложений без ущерба для понимания.

Что такое «клише»?

В категорию клише входят полюбившиеся многим и поэтому часто употребляемые выражения. Это могут быть как Ваши любимые пословицы и поговорки, например «снявши голову, по волосам не плачут», не всегда уместные в деловой переписке, так и новомодные фразы типа «мы берем на борт» или «консенсус мнений». Помните, что в письменных коммуникациях очень важно употреблять только слова и фразы, действительно значимые для получателя сообщения. В противном случае Вы рискуете остаться непонятыми.

Полезные советы

В ПИСЬМЕННЫХ КОММУНИКАЦИЯХ СТАРАЙТЕСЬ ИЗБЕЖАТЬ:

ДЛИННЫХ СЛОВ

МНОГОСЛОВНЫХ ВЫРАЖЕНИЙ

НЕНУЖНЫХ ПОВТОРЕНИЙ

ИЗБИТЫХ ФРАЗ И КЛИШЕ.