Шаблон normal.dot для MS Word. Порядок и основные возможности его настройки. Создание и использование пользовательских шаблонов документов

36. Шаблон normal.dot для MS Word. Порядок и основные возможности его настройки. Создание и использование пользовательских шаблонов документов.

Использование шаблонов и мастеров позволяет экономить время при создании стандартных документов. Например, мастер записок поможет создать грамотно оформленную служебную записку, а мастер Web-страниц существенно упрощает работу с Web-страницами.

Часть шаблонов и мастеров устанавливается при выполнении типичной установки, другая часть — только при выборочной установке; некоторые шаблоны поставляются на компакт-дисках с Office 97 ValuPack и через Microsoft Web.

 Шаблон «Обычный» является универсальным шаблоном, подходящим для разных типов документов. При запуске программы Word или нажатии кнопки Создать, создается новый пустой документ, основанный на шаблоне «Обычный». Этот шаблон можно редактировать, чтобы изменить стандартное форматирование или содержимое документа. Шаблон «Обычный» также служит для хранения наиболее часто используемых элементов списка автотекста, макросов, панелей инструментов, настраиваемых меню и сочетаний клавиш. Настроенные пользователем элементы, хранимые в шаблоне «Обычный», доступны в любом документе.

Шаблон «Обычный» следует хранить в папке «Шаблоны» или каталоге личных шаблонов или шаблонов рабочей группы, указанном на вкладке Расположение (меню Сервис, команда Параметры). Если программа Word не может найти шаблон «Обычный» в любом из этих мест, она создает новый шаблон «Обычный» со стандартными параметрами форматов документа Word и стандартными меню, панелями инструментов и сочетаниями клавиш.

37.Назначение и основные возможности программы MS Excel из пакета Ms Office.

Microsoft Excel — позволяет строить электронные таблицы и диаграммы, по­могающие анализировать данные.

В то время как почти всюду в мире используется термин электронная таблица (spreadsheet), компания Microsoft применяет наименование рабочий лист (worksheet) при описании сетки, содержащей строки и столбцы с числами и формулами. И хотя не­которые понятия типа ячейки (cell) универсальны при работе с приложениями элект­ронных таблиц, здесь можно также обнаружить некоторое несоответствие между об­щепринятой терминологией и обозначениями, принятыми Microsoft.

В то время как документы в Word фигурируют в виде, в общем-то документов (documents), документы в Excel имеют вид рабочих книг (workbooks). Внутри каждой из этих рабочих книг можно найти ряд листов (sheets) и рабочих листов (worksheets). Термин Рабочий лист может использоваться наряду с электронной таблицей, поскольку представляет собой сетку, заполненную строками и столбцами данных. С другой стороны, лист может именоваться рабочим листом, диаграммой и др. Итак, в случае с Excel, лист является общепринятым термином для частей рабочей книги.

38. Рабочие листы и рабочие книги в MS Excel. Добавление и удаление листов в рабочую книгу. Изменение названий листов. Порядок набора/корректировки текста и формул в ячейках. Справочная система MS Excel.

Документы в Excel имеют вид рабочих книг (workbooks). Внутри каждой из этих рабочих книг можно найти ряд листов (sheets) и рабочих листов (worksheets). Термин Рабочий лист может использоваться наряду с электронной таблицей, поскольку представляет собой сетку, заполненную строками и столбцами данных. С другой стороны, лист может именоваться рабочим листом, диаграммой и др. Итак, в случае с Excel, лист является общепринятым термином для частей рабочей книги. В Excel, в отличие от Word, Microsoft существенно упростила процедуру переключения от одного листа к другому. Просто щелкните на нужном ярлычке листа и окажетесь там, где нужно; нет необходимости выполнять прокрутку документа или ис­пользовать команду Find (Поиск).

Переименование листов – дважды щёлкнуть на ярлыке, а затем произвести необходимые изменения непосредственно в ярлычке.

Для вставки – выбрать команду Вставка – лист, это действие добавляет пустой лист.

Ячейку можно редактировать различными способами. Если дважды щелкнуть на ячейке (или нажать клавишу F2 для редактирования активной ячейки), то содержи­мое ячейки отображается вместе с курсором редактирования. Изменения затем вносятся точно так же, как и в любой другой программе Office. Для ^v выполнения редактирования, выберите другую ячейку или нажмите клавишу Enter.

Можно также редактировать содержимое ячейки в Formula Bar (Панель формул).

Справочная система вызывается как во всех приложениях Office, нажатием кнопки на панели инструментов.

39. Ввод/перенос информации в ячейки MS Excel. Форматирование информации. Порядок редактирования ранее введенной информации. Оформление заголовков. Вставка графических объектов.

Для ввода значения в ячейку выберите ее, и после чего просто введите значен В большинстве случаев Excel автоматически распознает тип данных и отображает в соответствующем формате. Например, при вводе значения 10% в ячейку фактически вводится величина 0.1 и происходит форматирование ячейки в процентном формате. При вводе $45.00 происходит размещение величины 45 в ячейке, форматирова­ние ячейки как значения денежной единицы и отображения первых двух цифр в дроб­ной части. Ввод числа 44 в ту же самую ячейку сохраняет информацию форматиро­вания; значение отображается в виде $44.00. Если вводить $45 в другую ячейку, то аналогичное значение и формат вводится в электронную таблицу, однако дробная часть не отображается.

Аналогичная ситуация имеет место при форматировании. Если ввести значение 7/ 27/65, Excel распознает это как 7/27/1965.

Ввод текстового значения в ячейку ничем не отличается от ввода числа; значение просто вводится. Затем Excel анализирует его. Если Excel определит, что значение не является числом, оно обрабатывается как текст, что, собственно, и требуется.

Ячейку можно редактировать различными способами. Если дважды щелкнуть на ячейке (или нажать клавишу F2 для редактирования активной ячейки), то содержи­мое ячейки отображается вместе с курсором редактирования. Изменения затем вносятся точно так же, как и в любой другой программе Office. Для выполнения редактирования, выберите другую ячейку или нажмите клавишу Enter.

Вставка графического объекта – выбираем меню «Вставка» - рисунок.

40.Сохранение результатов в MS Excel. Порядок вывода на печать рабочих листов и их фрагментов. Настройка параметров печати. Использование режима предварительного просмотра перед печатью.

Сохранить документ можно вобрав в меню файл пункт «сохранить как» и указав в появившемся окне куда и под каким именем нужно сохранить файл.

Печать рабочего листа достаточно просто осуществляется с помощью щелчка на кнопке Print (Печать), но то, что получится, может существенно отличаться от жела­емого. Уделив лишь нескольких минут для установки нескольких опций, можно зна­чительно улучшить внешний вид документа.

Выбор ячеек для печати

По умолчанию Excel выводит на печать все непустые ячейки, которые расположе­ны на рабочем листе. Если необходимо вывести на печать только некоторые из яче-^ек, выберите их и щелкните на пункте меню File [ Print Area | Set Print Area (Файл | Область печати | Задать). Таким образом устанавливается область печати, которую Можно подтвердить, используя возможность Excel Print Preview (Предварительный просмотр). Выбор сохраняется и для дальнейшего использования, поэтому вторично вбирать необходимый диапазон ячеек не потребуется, если только не случится так, что не устраивает сам диапазон.

41.Ввод формул в ячейки MS Excel. Использование» в формулах абсолютных и относительных ссылок. Использование в формулах стандартных функций. Важнейшие функции. Создание кнопок в Ms Excel и "установка" соответствующих им действий. Понятие о программных модулях на VBA (Visual Basic for Applications).

При работе с Excel можно добавлять, умножать, делить и выполнять большое ко­личество иных менее распространенных математических операций с числами. Это ста­ло возможным, поскольку Excel располагает формулы по ячейкам.

Формула вводится в ячейку, за счет ввода знака равенства (=), за которым следует выражение. Например, если ввести в ячейку выражение =1+1, Excel отобразит зна­чение 2. Конечно, реальная польза от применения Formula Bar (Панель формул)  состоит в возможности обращения к другим ячейкам. Имеется набор стандартных функций, вызвать которые можно с помощью редактора формул. Каждая ячейка в рабочем листе имеет уникальный адрес, связанный с заголовка и строки и столбца.

С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах листа, а также использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах. Ссылки на ячейки других книг называются внешними ссылками. Ссылки на данные других приложений называются удаленными ссылками.В зависимости от поставленной задачи можно использовать либо относительные ссылки, которые ссылаются на ячейки относительно позиции формулы, либо абсолютные ссылки, которые ссылаются всегда на одну и ту же ячейку.

При создании пользовательской формы из листа или листа диаграммы существует возможность добавления к листу кнопок. Для создания кнопок используется панель инструментов Формы. Кнопке можно поставить в соответствие существующий макрос. Это делается с помощью встроенного програмного модуля Visual Basic for Applications.

42. Графические средства MS Excel . Типы диаграмм/графиков и особенности их использования для иллюстративных и аналитических целей. Создание и редактирование диаграмм/графиков. Порядок переноса диаграмм/графиков в другие прикладные программы для Windows 95/98.

Типы диаграмм: гистограмма, линейчатая, график, круговая, точечная, с областями, кольцевая, лепестковая, поверхность, пузырьковая, биржевая, коническая, цилиндрическая, пирамидальная. Тип выбираемой диаграммы зависит от представляемых данных и самого типа представления. Не все типы диаграмм подходят для разных видов данных. Некоторые диаграммы удобны для демонстрации данных, изменяющихся со временем, в то время как другие лучше иллюстрируют то, каким образом набор значений составляет единое целое. Большинство типов диаграмм позволяет осуществлять вывод двумерной и трехмерной информации, что обеспечивает дополнительные изобразительные возможности. В зависимости от назначения можно выбрать любой тип диаграммы, например гистограмма показывает изменение данных за определенный период времени и иллюстрирует соотношение отдельных значений данных.

При создании диаграммы в Excel вначале необходимо подготовить данные, которые будут отображаться в диаграмме. Обычно данные располагаются в одном или не скольких рядах значений, где каждый ряд содержит набор связанных данных. Со значениями данных связано имя ряда.

Microsoft Excel предоставляет возможность выбрать диапазон выводимых на экран значений на оси значений, а так же возможность изменять интервалы между значениями вдоль оси. Microsoft Excel обеспечивает возможность изменять цвета, границы и заливку в маркерах данных, областях диаграмм, областях построения и в других элементах диаграммы.

43. .Использование средств сортировки и поиска данных в MS Excel. Анализ данных в таблицах, поиск решений. Поиск и устранение ошибок в формулах.

Поиск определенного результата для ячейки с помощью подбора значения другой ячейки

1. Выберите команду Подбор параметра в меню Сервис.

2. В поле Установить в ячейке введите ссылку на ячейку, содержащую необходимую формулу.

3. Введите искомый результат в поле Значение.

4.    В поле Изменяя значение ячейки введите ссылку на ячейку, содержащую подбираемое значение.

В Microsoft Excel предусмотрен следующий порядок для сортировки данных по возрастанию: числа, текст, логические значения, значения ошибок и пустые ячейки. Для сортировки по убыванию используется обратная очередность, за исключением пустых ячеек, которые всегда помещаются в конец отсортированного списка. Чтобы создать личный порядок сортировки или применить встроенный в Microsoft Excel, необходимо воспользоваться специальным порядком сортировки.

Анализ с помощью сводной таблицы - сводная таблица — это таблица, которая используется для быстрого подведения итогов или объединения больших объемов данных. Меняя местами строки и столбцы, можно создать новые итоги исходных данных; отображая разные страницы можно осуществить фильтрацию данных, а также отобразить детальные данные области.

Microsoft Excel отображает ошибку, если формула обработана неправильно. Например, если формуле требуются числовые значения, а на самом деле указаны текстовые, то отобразится ошибка. Ошибка появляется при удалении ячейки, на которую ссылается функция, а также при использовании ячейки, ширины которой не хватает для вывода результата.

44.Использование MS Excel для создания баз данных. Приемы ввода информации в базы и ее дальнейшей обработки.

В Microsoft Excel в качестве базы данных можно использовать список. При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже элементы списков учитываются при организации данных.

· Столбцы списков становятся полями базы данных.

· Заголовки столбцов становятся именами полей базы данных.

· Каждая строка списка преобразуется в запись данных.

Microsoft Excel может использоваться как база данных или помогать при создании баз данных.

Базой данных, может быть список Microsoft Excel или база данных Microsoft Access, Microsoft FoxPro, dBase или Paradox, для которой установлен необходимый ODBC драйвер и другие компоненты доступа к данным.

Откройте книгу, в которую будут вводиться данные, которые нужно скопировать в базу данных. Введите названия для вводимых данных. Названия следует вводить в ячейку над или слева от той, которая содержит данные. Эти названия будут использованы как имена полей в базе данных. Выберите команду Мастер шаблонов в меню Данные. Следуйте указаниям мастера.

45. Назначение и основные возможности программы Ms Access. Методика разработки новой базы данных. Приемы создания таблиц и запросов в Ms Access. Использование справочной системы в Ms Access. Порядок ввода и удаления информации в таблицы.

База данных Access содержит все компоненты приложения Access, традиционно база данных считается объектом, который содержит одну или несколько таблиц или индексов. Access просто добавляет собственные таблицы для хранения данных, которые требу­ются ему для поддержки форм, отчетов и других объектов.

Основным объектом в базе данных является таблица. Таблица (table) — это объект, который напоминает лист данных Excel и состоит из набора ячеек, организованных виде строк и столбцов. Строка (row) таблицы (или листа данных по аналогии с Excel) содержит информацию об отдельном объекте.

Запрос (query) — это способ получения выбранной информации из одной или не­скольких таблиц. Почти всегда он может применяться вместо таблиц в формах, отчетах и диаграммах. Хотя обновление таблицы всегда возможно, в определенных обстоятельствах (например, когда запрос выполняется применительно к форме) запрос не может обновляться.

Справочная система вызывается нажатием кнопки на панели инструментов. Можно ввести необходимое слово и по нему будет произведён поиск.

46.Приемы создания форм в MsAccess. Создание кнопок и использование макросов. Использование линий, прямоугольников, графических изображении в формах. Ввод информации в базу данных с использованием форм.

Приложение содержит в первую очередь формы и отчеты. Другие объекты, такие как диаграммы, также относятся к приложению. Access хранит информацию о при­ложении внутри базы данных, используя ряд специальных таблиц, к которым нельзя получить доступ иначе, как посредством использования приложения. Основная идея заключается в том, что поместив всю информацию приложения в базу данных, нужно беспокоиться только об одном файле.

Структура формы

Помните формы, с которыми вы сталкивались во время работы со слиянием? Что ж, Access также имеет формы, но они несколько сложнее. Как правило, форма Access содержит информацию в одной строке/записи таблицы, которая может редактировать­ся. Можно также прокручивать базу данных по одной строке. Другой тип форм представляет данные, использующие фор­мат, подобный электронной таблице. Такой тип формы наиболее похож на тот, кото­рый встречается в листе данных Excel.

Можно также объединить два первых типа форм для отображения одной строки одной таблицы и нескольких строк из другой таблицы в одном и том же окне свойство может пригодиться чаще, чем может показаться. Третий тип форм, называемый switchboard (кнопочная форма), относится к специ-ьным, поскольку не выводит какие-либо данные. Он используется для отображения меню, которые могут запускать различные формы и отчеты, образующие приложение. Эта форма позволяет посредством одного щелчка мыши получить доступ к необходи­мым элементам Access.