Торговые (первичные и оправдательные) документы

2. Торговые (первичные и оправдательные) документы.

Описание полей документа

1. Платежные документы

“

Подготовка макета Системы и проектной документации.

Общую технологию создания макета Системы можно представить следующей схемой.

Основной частью проекта является рабочий макет Системы, который по окончании работ является, наряду с документацией, объектом демонстрации функционирования предприятия Заказчику. От правильно построенного макета зависят дальнейшие затраты на обучение персонала и внедрение Системы. Прежде чем приступить к созданию макета, Проектировщик должен представлять ВСЕ бизнес-процессы, происходящие на предприятии, иметь образцы наименований номенклатуры ТМЦ, Прайс-листы, образцы первичных документов и отчетов, список сотрудников (частичный), список поставщиков и покупателей (частичный), реквизиты предприятия. В случае необходимости (нет четкого понимания процессов, нет части документов и т.п.) Проектировщик должен проконсультироваться по телефону с представителем Заказчика, либо выехать на предприятие для полного выяснения вопроса.

Общесистемные настройки в макете.

Перед началом создания макета необходимо выбрать соответствующую комплектацию Системы. Далее роектировщик формирует образцы первичных документов (Платежные документы, Заказы клиентов, Входящие контракты и т. д.), словари системы: Курсы валют, Общие понятия, Принтерные последовательности. Устанавливает параметры торговых операций, параметры заработной платы (по необходимости).

Настройки в макете для автоматизации документооборота.

Настройка документооборота - основная работа Проектировщика над макетом. Настройка осуществляется по каждому типу документов, участвующих в хозяйственной деятельности предприятия. При настройке анализируются схемы бизнес-процессов. Выявляется логическая последовательность выполнения этапов документооборота. Настройка осуществляется в словаре “Общие понятия”. Для первоначального освоения осуществления настроек в Системе рекомендуется следующая методика.

Переход от схем документооборота к настройкам этапов в программе

После описания основных циклов финансово-хозяйственной деятельности в виде схем этапов документооборота необходимо получить исходные данные для настройки программы.

Для этого для каждого из документов, используемых в программе, строится ГРАФ, вершинами которого являются этапы документооборота, связанные между собой стрелками, отражающими последовательность действий (выполнения этапов).

Если с каким-либо документом связаны несколько схем этапов документооборота (например, по исходящему счету может осуществляться продажа товара за наличные или по безналичному расчету, в офисе или на выезде), то при построении ГРАФА связи между этапами документооборота переносятся на ГРАФ последовательно, методом добавления новых этапов и связей между ними.

ГРАФ анализируется и видоизменяется таким образом, чтобы каждому рассматриваемому этапу документооборота предшествовал только один этап (Предшествующих этапов может быть два или больше, но все они обязательно должны быть выполнены к моменту выполнения текущего этапа). Очевидно, что при этом необходимо несколько видоизменять саму схему документооборота на предприятии.

Если же возникает ситуация, когда условием выполнения текущего этапа могут быть два выполняющихся порознь предшествующих этапа (т. е. к моменту выполнения текущего этапа один из предшествующих ему не выполнен) и изменение системы документооборота нежелательно или невозможно, то такая ситуация обрабатывается при помощи механизма «настройки по «ИЛИ»» при задании последовательности выполнения этапов документооборота в разделе ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ.

Затем на основе ГРАФА для каждого документа в системе создается настроечная таблица документооборота (Матрица соответствия), по которой выполняется настройка этапов документооборота в словаре ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ системы.

При этом нарисованная стрелка в схеме между двумя этапами интерпретируется:

- для этапа , от которого она исходит - как " не выполнено" в отношении второго этапа

- для этапа , к которому она подходит - как " выполнено " в отношении первого этапа.

При выполнении настройки необходимо соблюдать ряд правил:

Очевидно, что нас интересует взаимосвязь каждого этапа для данного документа только с ближайшими к нему этапами - предшествующим и последующим. Следовательно, только эти связи и должны устанавливаться при настройке - «Принцип минимума»

Исходя из п.1, для каждого этапа могут быть установлены три условия:

открывающее условие - состояние «выполнен» для предшествующего этапа

условие выполнения - сам этот этап - «не выполнен»

закрывающее условие (или условие «отката») - последующий этап - «не выполнен»

Если этап является начальным или завершающим в цепочке, то, соответственно, открывающего или закрывающего условия для него не будет. Условие выполнения задается всегда.

Для упрощения связей следует разумно использовать механизм настройки «по ИЛИ»

Следует внимательно продумывать стиль выражений, предназначенных для формирования меню, появляющихся при отработке или откате этапов документооборота. Единый и правильный стиль делает эти меню более интуитивно понятными для пользователя.

Проверить форму вывода пунктов меню. А также последовательность отработки или отката этапов можно не выходя из режима настройки в разделе ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ по нажатию клавиш , и .

В приложениях к документации на проект прилагаются:

Матрицы соответствия

(таблицы для настройки этапов документооборота по типам документов по разделам системы. По строкам - этапы, проектируемые для данного документа, по столбцам - взаимосвязи, устанавливаемые с другими этапами этого же документа:

вып. - этап должен быть выполнен для выполнения настраиваемого этапа,

н/в - этап должен быть не выполнен,

«условие не установлено» - данный этап безразличен для настраиваемого

Пример: Приложение 6.

Конфигурирование рабочих мест.

При наличии “Удаленного доступа” нужно завести в Систему объекты предприятия с соответствующими параметрами (вид объекта - торговый зал, склад, центральный офис; код объекта), далее Проектировщик должен установить Общие параметры системы. Выделенные функциональные места необходимо реализовать в виде карт пользователей с соответствующими именами (Бухгалтер, Менеджер и т. д.). Каждому пользователю присваивается статус “пользователь”, кроме администратора Системы.

Настройка в макете прав доступа.

Настройка прав доступа осуществляется после выделения функциональных рабочих мест. Проектировщик настраивает по одному функциональному рабочему месту в Системе. Основой для настройки являются схемы и описания бизнес-процессов. Настройка осуществляется в разделе Системы “Карты пользователей”. Отдельно настраивается доступ к пунктам меню и доступ к этапам документооборота, образцам документов, разделов КТиУ и т. д. В документации настройка прав доступа осуществляется в виде таблиц (см. Приложение 6.).

Настройки печатных форм.

На основании образцов первичных документов, полученных при комплексном обследовании предприятия, Проектировщик должен произвести настройку шаблонов ВСЕХ документов, используемых в Системе, согласно полученным образцам. В случае невозможности настройки какого-либо документа необходимо согласовать форму документа с Заказчиком (в письменной форме за подписями обеих сторон). В макете при показе должны быть задействованы ВСЕ типы и образцы документов. Предварительно, перед показом, необходимо распечатать примеры ВСЕХ документов и предоставить Заказчику.

Создание в макете контура оперативного учета.

Создание контура оперативного учета начинается с заведения Словарей системы — Каталог товара и услуг (с предполагаемой структурой, согласно материалам комплексного обследования), Контрагенты. Далее Проектировщик должен завести предполагаемые Склады с МОЛ, Прайс-листы по образцам, полученным при обследовании, Образцы документов, Карточки складского учета (для примера). Заканчивается макетирование контура оперативного учета прогоном бизнес-процессов в макете с отработкой документов в Складском учете и получении отчетов для оперативного учета (Баланс расчетов с заказчиками, приход товара в ценах продажи, ценах прихода и др.)

Создание в макете контура бухгалтерского учета.

Создание контура бухгалтерского учета начинается с заведения Плана счетов предприятия, полученного при проведении комплексного обследования предприятия, примерной структуры словаря Контрагентов и Номенклатора, словаря Шифры норм амортизации. Далее заводятся Образцы хозяйственных операций и Образцы операций с ТМЦ.

Часть операций, которые используют сложные проводки (Операции конца месяца, Начисления налогов и т. п.), настраиваются самостоятельно, либо с бухгалтером предприятия Заказчика. В макете должен быть настроен баланс и ряд приложений к балансу (оговаривается в Договоре на Проект). Для настройки желательно получить образцы документов в бухгалтерии предприятия с подписью главного бухгалтера.

Для макета заработной платы необходимо настроить словарь “Виды выплат и удержаний”, в документации настройка начислений и удержаний представляется в виде таблицы:

Действия в Системе бухгалтера по начислению заработной платы.

с бухгалтером по зарплате согласовывается настройка 5-й проводки:

Создание документации на проект.

В документацию включаются все схемы и описания схем изложенные в вышеперечисленных пунктах. Правила оформления документации изложены в Приложении .

Создание инструкций по работе в Системе.

Созданием инструкций заканчивается этап создания проекта. Инструкции в проекте делятся на 3 типа.

Похожие работы

Теория финансов

Скачать

411910

1

0

... Выделяется государственный финансовый контроль и негосударственный. В свою очередь негосударственный финансовый контроль подразделяется на: внутренний (внутрифирменный, корпоративный) и внешний (аудиторский). В учебном пособии “Теория финансов” под ред. И.Е. Заяц, М.К. Фесенко выделяется государственный контроль, в который входит ведомственный, отдельно выделяется аудит. Другие авторы, например, ...

Сущность и функции финансов

Скачать

33450

0

0

... в них. Если финансы выражают одностороннее и безвозмездное движение стоимости, то кредит должен быть в обусловленный срок возвращен кредитору с уплатой по нему заранее установленных процентов. 4. Функции финансов. Сущность финансов проявляется в их функциях. Финансы выполняют две основные функции: распределительную и контрольную. Эти функции осуществляются финансами одновременно. Каждая ...

Основы теории финансов

Скачать

29563

0

0

... отношений выражаются в различных экономических формах: отношения, связанные с распределением денежной формы стоимости общественного продукта, составляют содержание категории финансов, а отношения, возникающие в процессе товарного обращения на основе систематически совершаемых актов купли-продажи, принимают форму расчетов, осуществляемых посредством денег как всеобщего эквивалента и цены как ...

Финансы и кредит

Скачать

85984

6

1

... этими фондами, так как в них оседают колоссальные средства, которые правительство может использовать для своих целей. 3. Государственный кредит (дефицит бюджета в 1996 году — 88 трлн. руб. Сейчас выделяют из государственных финансов местные финансы. Их можно обозначить как отдельную сферу. Звенья II сферы (финансы предприятий): 1) финансы предприятий, функционирующих на коммерческих началах; ...