Требование к бланкам документов

1.1.  Требование к бланкам документов

Для того чтобы документ отвечал своему назначению и имел юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии с формуляром, установленным для данной разновидности документа.

Формуляр имеет обязательный набор составных частей документа (реквизитов), расположенных в определенной последовательности.

Как правило, документы оформляют на бланках. Установлены три вида бланков документов:

Ø общий бланк;

Ø бланк письма;

Ø бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк можно использовать при оформлении различных видов документов, кроме письма.

Бланки изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается использование бланков формата А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).

Размер полей бланка не менее, мм:

Ø 20 – левое;

Ø 10 – правое;

Ø 20 – верхнее;

Ø 10 – нижнее.

Общий бланк включает в себя следующие реквизиты:

Ø государственный герб РФ;

Ø герб субъекта РФ;

Ø эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

Ø наименование организации.

Бланк служебного письма состоит из следующих реквизитов:

Ø государственный герб РФ;

Ø герб субъекта РФ;

Ø эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

Ø код организации;

Ø наименование организации;

Ø справочные данные об организации.

Бланки конкретного вида документа, кроме письма, включают в себя реквизиты:

Ø государственный герб РФ;

Ø герб субъекта РФ;

Ø эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

Ø код формы документа;

Ø наименование организации;

Ø наименование вида документа;

Ø место составления или издания документа.

Глава 2. Организация работы с документами в организации

Организация работы с документами в организации включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

2.1. Организация документооборота

Документооборот – это движение в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления ГСДОУ, установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Документы организаций можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние. Работа с документами каждой группы имеет свои особенности.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Порядок работы с внутренними документами

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:

Ø составление проекта документа исполнителем;

Ø проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

Ø согласование проекта документа;

Ø подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);

Ø регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности или их общих объемах).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

Ø передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей)

Ø контроль исполнения документа;

Ø исполнение документа;

Ø проставление отметки об исполнении;

Ø подшивка исполненного документа в дело.

Завершающими стадиями работы с внутренними документами являются: использование в справочно-информационной работе и определение сроков хранения. В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы подлежат дальнейшему использованию в справочно-информационной работе, передаются в архив уничтожения.

2.3. Утверждение документов

Документ приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.

Утверждение документов производится двумя способами: проставлением грифа утверждения или проставлением подписи.

В состав грифа утверждения входят слово "утверждаю, наименование должности, личная подпись, расшифровка, дата. Утверждение документов может происходить одним должностным лицом или изданием какого-либо правового акта. Гриф проставляется в верхнем правом углу титульного листа документа.

УТВЕРЖДАЮ

Директор лицея

"Дон - Текс"

___________Т.К. Черепнева

подпись

11.08.97 г.

УТВЕРЖДЕНО

Протокол заседания педсовета

№ 187 от 13.04.97 г.

В состав реквизита подпись входит наименование должности подписывающего лица, личная подпись и ее расшифровка. Подпись оформляется от начала строки.

Директор ______________ Т.К. Черепнева

Если документ подписывается лицами одинаковых должностей, их подписи располагаются на одинаковом уровне.

Директор Директор

средней школы № 35 средней школы № 38

____________ Т.М. Иванов ____________ А.М. Петров

Если документ подписывается лицами разных должностей, их подписи располагаются в порядке убывания.

Директор _________________ И.О.Ф.

Гл. бухгалтер _________________ И.О.Ф.

Завуч _________________ И.О.Ф.

При подписании документа комиссией не учитываются занимаемые ее членами должности, а их подписи располагаются в алфавитном порядке.

Председатель _________________ И.О.Ф.

Члены комиссии _________________ А.

________________ Б.

_________________ В.

Если во время подписания документа отсутствует должностное лицо, указанное в проекте документа, то имеет право подписать документ его заместитель или исполняющий обязанности. В таком случае перед наименованием должности проставляется "и.о.". Категорически запрещается проставлять перед наименованием должности косую черту и предлог "за". В подписанные документы вносить какие-либо изменения и дополнения без разрешения лица, подписавшего документ, запрещается.