Реквизиты делового письма

4.2. Реквизиты делового письма

ü Государственный герб (для государственных предприятий);

ü эмблема организации;

ü код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;

ü код документа по ОКУР (если он есть);

ü наименование организации (полное или сокращенное);

ü почтовый и телеграфный адреса;

ü номер телефона;

ü номер факса, телетайпа;

ü номер счета в банке;

ü дата;

ü индекс документа;

ü ссылка на индекс и дату входящего документа;

ü адресат;

ü заголовок к тексту;

ü текст;

ü подпись;

ü фамилия и телефон исполнителя.

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов.

Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1) - (9) печатаются, как правило, типографическим способом.

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например: «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка».

Глава 5. Обработка отправляемых документов

 Отправляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций (см. приложение):

Ø составление проекта документа исполнителем;

Ø проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

Ø согласование проекта документа;

Ø подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);

Ø регистрация документа;

Ø отправка документа адресату;

Ø подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его составления проверяется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров, исходящий документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

Ø номер документа, включающий номер дела;

Ø адресат (корреспондент);

Ø краткое содержание или заголовок;

Ø отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

Ø исполнитель;

Ø примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Заключение

Итак, совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в учреждениях и на предприятиях.

Я считаю, что данная тема очень интересна для моей будущей профессии. В использованной мною литературе содержится методический материал по двум неразрывно связанным документам механизма управления. Первый – это сами документы, второй – делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу.

Я бы хотела посоветовать всем работникам делопроизводственных служб - лучше ознакомляться с технологией работы с документами в современных условиях, это им, безусловно, поможет в процветании предприятия, в котором они работают.

Библиография

1.  Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Кирсанова М.В. Учебное пособие.-2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998г.

2.  Справочник по делопроизводству. Под ред. Павлова К.С. Практическое пособие. – 2-е изд. – М.: Приор, 1999г.

3.  Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 1999г.

4.  “Бизнес-план: отечественный и зарубежный опыт. Современная практика и документация. Попов В.М. – М.: Экмос, 1998г.

5.  . Проектирование баз данных в примерах и задачах Гусева Т.И., Башин Ю.Б.-М.: “Радио и связь”,1992

Приложение (Блок-схема работы с исходящими документами)

Составление проекта

исходящего документа

Проверка правильности

оформления проекта документа

Согласование проекта документа

Подписание руководителем

Регистрация документа

Простановка номера на

документе

Проверка правильности

адресования

Отправка документа

адресату

Подшивка второго экземпляра

(копии) в дело

 

1 Использованы материалы из книги П.В. Веселова «Современное деловое письмо в промышленности» (М., 1990г.)

1 Дунаевский О.В. Современная условная речь. – М., 1987, - с. 6,7