Бэк-офиса

3.1.1 Бэк-офиса

Место бэк-офиса в компании определяется его основным функциональным назначением, которое включает в себя:

 оформление договоров и исполнение обязательств по сделке,

 внутренний учет операций с ценными бумагами, ценных бумаг и денежных средств (собственных и клиентских),

 формирование достоверной отчетности о состоянии собственного портфеля компании и денежных средств, выделенных на его формирование, а также отчетности о состоянии денежных средств и портфелей клиентов, т.е. формирование отчетности, необходимой для принятия правильного управленческого решения,

 предоставление клиентам компании периодической отчетности о проведенных за его счет операциях и об остатках принадлежащих клиенту денежных средств и ценных бумаг.

Как видно из перечисленных выше функций , бэк-офис относится к основному, а не к вспомогательному "производству", т.е. он является не обслуживающим подразделением, а подразделением, осуществляющим основную деятельность компании.

Поэтому кажется спорным положение о том, что бэк-офис не дает прибыли, поскольку размер прибыли зависит не только от стоимости проданного товара, но и от скорости его обращения, что обеспечивает бэк-офис. Если дело поставлено грамотно и четко, то всегда есть своевременная и точная информация о долгах фирмы клиентам и другим фирмам и наоборот их долги фирме. Это способствует стабилизации финансового положения фирмы и ее отношений с клиентами и профессиональными участниками фондового рынка. Методологически трудность заключается в необходимости учитывать три потока - денег, количества ценных бумаг и их сертификатов. Эти потоки должны находиться во взаимном бухгалтерском равновесии. С организационной точки зрения трудность заключается в необходимости распределить функции между сотрудниками и отделами операционной части так, чтобы высокая скорость обработки сочеталась с минимумом ошибок и злоупотреблений.

Бэк-офис помогает сохранить то, что добывают для фирмы брокеры, трейдеры и другие добытчики, - прибыль и хорошую репутацию. Но есть и мощная обратная связь: генерируемая бэк-офисом информация помогает брокерам и трейдерам принимать правильные решения. Кроме того бэк-офис непосредственно участвует в подготовке заказов к исполнению.

В большой инвестиционной фирме бэк-офис состоит из нескольких подразделений, выполняющих строго определенные функции. В небольшой компании подразделений может и не быть и учетную работу может вести один человек. Круг выполняемых функций от этого не меняется . Рассмотрим работу подразделений бэк-офиса крупной инвестиционной фирмы для лучшего понимания технологии его работы.

3.1.2 Отдел заказов

Заказы поступают от клиентов через брокеров.

Диспетчер заказов:

· проверяет правильность заполнения бланка заказа - "тикета" - с учетом вида заказа ("рыночный" или "лимитный заказ", суточный или с открытой датой, клиентский или профессиональный и т.д.);

· вводит заказ в очередь на исполнение, руководствуясь приоритетом цены и вторичным приоритетом времени (например, первым в очереди на продажу должен стоять заказ с наименьшей ценой, а при равенстве цен - тот, который поступил раньше);

· отправляет заказ на нужный рынок для исполнения;

· сверяет отчет об исполнении с "тикетом", чтобы удостовериться в соблюдении "спецификаций" заказчика ;

· если все в порядке, сообщает заказчику о сделке;

· Вводит сделку в книгу сделок ( предварительный "блоттер").

Отдел заказов должен разработать:

·     "тикет";

·     книгу заказов (это может быть просто папка, отсортированная по выпускам ценных бумаг, или несколько папок - каждая для одного выпуска);

·     базу данных о рынках (что, где торгуется, как вводятся заказы и т.п.);

·     способы связи с заказчиками и представителями фирмы на рынках;

·     "блоттер".

3.1.3 Отдел покупок и продаж

Этот отдел ничего не покупает и не продает, а обрабатывает покупки и продажи. Из отдела заказов сюда поступает предварительный "блоттер", здесь сделка готовиться к улаживанию, т.е. к оплате и поставке ценных бумаг.

В "блоттере" выпуски ценных бумаг и сделки должны фигурировать под своими уникальными кодами. Кодирование - важная часть работы отдела. Можно использовать коды государственной регистрации, разработанные Банком России для выпусков ценных бумаг коммерческих банков и Министерством финансов для небанковских эмиссий. Но это не очень дальновидно, т.к. фирма может вкладывать другой смысл в код, чем регистрирующий орган. Сделки можно обрабатывать под порядковыми номерами "тикетов" и хронологическими кодами (дата плюс время исполнения или дата плюс порядковый номер сделки). С точки зрения автоматизации лучше кодировать все, что поддается кодированию, однако коды должны нести полезную смысловую нагрузку.

"Блоттер" используется, во-первых, для сверки клиентской и "уличной" (профессиональной ) сторон сделки.

Между сторонами сделки не должно быть расхождений. Сверку чаще всего осуществляют клиринговые центры. Поэтому в вопросе о сверке отдел покупок и продаж должен взаимодействовать и с такими центрами.

Стандарты НАУФОР предусматривают межброкерскую сверку путем направления контрброкеру "подтверждения сделки". В случае не возврата этого подтверждения к утру дня, следующего за днем сделки, будет считаться, что контрброкер согласен уладить сделку.

После сверки "блоттер" принимает окончательный вид и служит основанием для оплаты или поставки ценных бумаг.

"Блоттер" используется, во-вторых, для калькуляции различных денежных величин ("первых" и чистых сумм, биржевых и регистрационных сборов, комиссионных, накопленных процентов) и подготовки для клиентов извещений о сделках.

В России еще не сложилась практика извещения клиента об исполнении его заказа на покупку или продажу ценных бумаг. Исключение составляют сделки с ГКО, о которых дилер письменно отчитывается перед инвестором. Этот отчет содержит не только детали сделки, но и информацию о стоимости и составе портфеля ГКО и об остатке на счете инвестора. Это серьезный документ, но он не является счетом, выставленным дилером клиенту, так как деньги посылаются "на биржу" до сделки.

Подготовка извещения - довольно хлопотное занятие. К разным сделкам "применяются" разные ставки комиссионных, биржевых и иных сборов. Целую процедуру составляет расчет процентов, причитающихся продавцу купонных облигаций. Нужна экспедиция, отдел клиентской документации. Переход к системе "поставка против платежа" вынудит выставлять клиентам счета, а значит обзаводиться канцелярией. Уже принятие "Стандартов внутреннего учета...для членов НАУФОР", предусматривающих письменное уведомление клиентов о сделках, заметно увеличит "канцелярские" расходы фирм. Зато возрастает уверенность клиента, получающего отчеты о своих сделках (и регулярные справки об активности своего счета), что приводит к укреплению партнерских отношений.

Обработка сделок легко поддается автоматизации, так как изо дня в день приходится выполнять одни и те же процедуры, меняя лишь некоторые параметры, например ставку комиссионных.

После калькуляции сделки ее "оприходуют", т.е. заносят денежные суммы в книги фирмы, фиксируя тем самым доходы и расходы будущих периодов: сколько перечислить продавцу ценных бумаг, сколько комиссионных причитается фирме, сколько налогов - государству и.т.д. На этом работа отдела заканчивается.

3.1.4.Касса

Можно насчитать до десятка взаимосвязанных функций, выполняемых этим отделом. Здесь происходит улаживание сделки - приём денег и выдача ценных бумаг или, наоборот, выдача денег и приём ценных бумаг. Эти две функции касса выполняет по инструкциям других отделов и внешних организаций. Из отдела покупок и продаж она получает окончательный «блоттер», из клиринговых центров - балансовые ордера («приходные» и «расходные»), служащие основанием для улаживания сделки. Например, на основании «расходного» ордера касса отпускает нужное количество ценных бумаг контрброкеру. Сверяясь с «блоттером», касса может напечатать платёжное поручение или выдать клиенту наличные за проданные ценные бумаги (если у него нет долгов фирме). Этот сектор кассового отдела делится на две части: одна работает с контрброкерами, другая - с клиентами.

Иногда поставка ценных бумаг является «плохой» - у сертификата оторван угол или выписка из реестра напечатана неразборчиво. В этом случае фирма может вернуть их поставщику, и касса должна вести учёт «плохих» поставок.

Следующая функция - хранение чужих и фирменных ценностей. Что принимать на хранение, касса сама не знает. Нужные указания поступают из других отделов. Различают «ящик» и фирменный сейф. «Ящик» (стальной контейнер) - это центральное депо для транзитных ценных бумаг (которые нужно поскорее получить и поскорее поставить). Они группируются здесь по счётам или, когда их много, по выпускам в алфавитном порядке. Получив инструкцию, клерк (он может отвечать за весь «ящик» или за часть алфавита) извлекает сертификат из контейнера и отправляет его куда надо или, наоборот, получает сертификат от кассира и помещает в контейнер.

В сейфе фирмы хранятся ценные бумаги:

 полностью оплаченные клиентами и зарегистрированные на имя фирмы;

полностью оплаченные клиентами и зарегистрированные на имя клиентов.

Открывая счёт в фирме, клиент должен проинструктировать фирму, как быть с сертификатами (или выписками). Возможны четыре варианта:

 поставить сертификат в банк клиента против определённой суммы денег;

 зарегистрировать на имя клиента и поставить клиенту;

 зарегистрировать ни имя клиента и хранить в сейфе фирмы;

 зарегистрировать на имя фирмы и хранить в сейфе фирмы.

В соответствии с первой инструкцией сертификат направляется кассиру «на выдачу». В соответствии со второй и третьей инструкциями сертификат направляется фирменному трансфер-агенту (который тоже работает в кассовом отделе). В соответствии с четвёртой инструкцией сертификат остаётся на «уличной» стороне до тех пор, пока не определится окончательный владелец ценных бумаг, и затем также направляется фирменному трансфер-агенту.

Выполнение третьей и четвёртой инструкций создаёт кастодиальную ответственность для фирмы. Заключается она в том, что ценные бумаги, полностью оплаченные клиентами и зарегистрированные на имя клиента или фирмы, подлежат сегрегации от операционной рутины и не могут быть использованы для брокерских целей. Контроль за сегрегацией - ещё одна функция кассового отдела.

Существует два метода такого контроля - индивидуализированное и обезличенное хранение. В первом случае сегрегированные бумаги либо хранятся в конвертах, либо имеют ярлыки, на которых поименован их реальный владелец. Во втором, более распространённом случае бумаги хранятся в алфавитном порядке по выпускам без каких-либо «опознавательных знаков», а контроль осуществляется путём сопоставления их количества в сейфе с суммарным количеством на счётах. Если в сейфе бумаг меньше, чем на счёта, то брокер обязан одолжить недостающее количество у коллег, «отозвать» бумаги из залога банку или из ссуды другим брокерам или купить их за счёт брокера, сорвавшего поставку. Если в сейфе бумаг больше, чем должно быть на счёта (такое случается при кредитовании клиентских сделок), то брокер может использовать этот излишек для поставок по «коротким» продажам или одолжить его коллегам.

Алфавитный перечень бумаг с разбивкой по счетам - ценные аналитический документ. Помимо его ценности с точки зрения контроля за сегрегацией он, наряду с картой клиента и справкой о клиентском портфеле, входит в «джентльменский набор» менеджеров счетов. Если с эмитентом что-то случилось, то этот документ подскажет менеджеру, кого надо информировать о случившемся.

Кстати, клиент должен распорядиться и в отношении свободного кредитового остатка на своём счёте. Это могут быть распоряжения «сохранять остаток на счёте (обычный случай) било «выплачивать остаток клиенту». Выплата - тоже дело кассы.

Касса должна быть в курсе клиентский инструкций.

Следующая функция кассового отдела - обеспечение перевода собственности на ценные бумаги. Раньше российским фирмам не запрещалось переводить собственность, теперь это - монополия реестродержателей. В таком случае трансфер-агент фирмы должен подготовить передаточное распоряжение для реестродержателя и получить от него выписку из реестра или новый сертификат взамен прежнего. Очевидно, споры с реестродержателями будут основным занятием штатного трансфер-агента. Он должен знать не только клиентские инструкции относительного перевода собственности, но и законодательство, регулирующее ведение реестра отношения между эмитентами, регистраторами и владельцами ценных бумаг.

Кроме этого, мало что можно сказать о работе фирменного трансфер-агента у нас. Ведь в отличие от своего американского коллеги он редко имеет дело с таким «капризным» документом, как сертификат ценных бумаг. Как известно, приватизируемые предприятия выпускали свои акции в безбумажной форме (даже после того как им было разрешено включать расходы на изготовление сертификатов в себестоимость). Также поступили некоторые коммерческие банки и венчурные компании. А именно сертификат порождает в бэк-офисе массу проблем, в том числе и для штатного трансфер-агента.

Ещё одна функция кассового отдела - управление денежными средствами фирмы. Эта функция настолько специфична, что заслуживает собственной организации. С кассовым отделом её прочно связывает то, что кассиры принимают и выдают деньги.

Управление денежными средствами распадается на три части:

·     приём денег и осуществление платежей;

·     получение банковских ссуд (например, для финансирования дилерских операций или клиентских сделок);

·     одалживание или заимствование ценных бумаг (например, в порядке контроля за сегрегацией или для покрытия коротких продаж).

Соответственно возникают три проблемы, образующие предмет управления денежными средствами:

·     как ускорить приток денег в фирму и замедлить их отток;

·     как минимизировать стоимость кредита;

·     как меньше и дешевле заимствовать ценные бумаги и больше и дороже их одалживать.

Управление денежными средствами приобретает всё большее значение, поскольку через руки российских брокеров проходят все большие суммы денег. Рациональное их использование - один из важных факторов финансового здоровья фирмы.

Выше говорилось, что касса действует по инструкциям других отделов. Главный источник инструкций и «нервный» центр всего бэк-офиса -кредитный отдел.