Отдел дивидендов

3.1.7 Отдел дивидендов

Журнал учёта движения ценных бумаг используется и для других целей, например для ведения инвестиционных портфелей и начисления дохода. Если ценная бумага попала в портфель, то клиенту причитается доход (проценты, дивиденды). Заглядывать в каждый портфель, чтобы узнать это, неудобно. Поэтому при начислении дохода клиентам (если он поступает на фирму в силу номинальной регистрации) используется алфавитный перечень выпусков с разбивкой по счетам. Этот перечень - побочный продукт журнала учёта движения ценных бумаг. Указанные в нём количества должны совпадать с итогом инвентаризации сейфа перед начислением дохода. Если расхождений нет, то доход отражается по кредиту клиентских счетов, фигурирующих в перечне.

Стоит ли создавать отдел дивидендов? Ответ зависит от того, насколько активно фирма выступает номинальным владельцем ценных бумаг. Если велик груз обязанностей, связанных с номинальным владением, то можно создать целый отдел проблем номинального владения. Он может делать такую тяжёлую и неблагодарную работу, как сбор и пересылка эмитенту доверенностей на голосование от клиентов, не желающих участвовать в собрании акционеров.

3.1.8 Бухгалтерия

Как уже говорилось, после совершения сделки её надо оприходовать. Генерируемые сделкой денежные суммы разносятся по счетам, фиксирующим доходы и расходы будущих периодов. После улаживания эти счета тоже «обнуляются», показывая, что фирма свои комиссионные получила, с клиентами рассчиталась, налог на операции с ценными бумагами удержан и т.д. Ежедневно приходится учитывать и другие денежные операции: получение дохода, вложение клиентом денег на его счёт, изъятие со счёта, перевод денег с одного счёта на другой.

Для учёта движения денег требуется своя система счетов. Она состоит из обычных бухгалтерских счетов и счетов клиента. Последние выступают как субсчёта первых. Это уже знакомая бухгалтерам область.

Записи в журнале учёта денежных потоков прямолинейны: когда клиент вносит деньги на покупку ценных бумаг, его счёт кредитуется; оплата ценных бумаг отражается по дебету, получение дивидендов и выручки от продажи ценных бумаг - по кредиту, изъятие денег со счёта - по дебету. Как и в журнале учёта движения ценных бумаг, в этом журнале итог подводится каждый день в виде книги денежных средств.

Теперь, когда операции с ценными бумагами учтены с обеих сторон - количественной и стоимостной, можно подготовить ещё один важный документ - справку об активности клиентского счёта. В этом документе перечислены все операции за отчётный период в количественном и стоимостном разрезах, а также приводятся балансовые показатели (портфель ценных бумаг) и некоторые другие полезные для клиента сведения . С принятием «Стандартов внутреннего учёта...» фирмы будут обязаны регулярно отчитываться перед клиентами. Это способствует нормализации отношений с клиентами.

3.2 Общие положения принципов организации бэк-офиса в соответствии с требованиями ФКЦБ и стандартами НАУФОР

3.2.1. Структура внутреннего учета

Внутренний учет брокера или дилера может осуществляться работником компании, самостоятельным подразделением или может быть поручен специализированной организации или специалисту на договорных началах. При этом ответственность за точность, полноту, адекватность и своевременность ведения ведомостей внутреннего учета полностью возлагается на брокера или дилера.

Ответственность за организацию внутреннего учета брокера и дилера несет руководитель компании. Руководитель компании обязан обеспечить неукоснительное соблюдение всеми подразделениями компании, имеющими отношение к внутреннему учету, требований по его организации, предоставлению должным образом задокументированных сведений для надлежащей организации учета, а также формированию необходимой внутренней отчетности и отчетности перед клиентами.

Брокеры и дилеры, осуществляя организацию внутреннего учета, самостоятельно устанавливают количество и конкретную форму внутренних учетных регистров с соблюдением настоящих стандартов и с учетом технологических условий и возможностей обработки учетной информации, имеющихся в компании.

Документирование операций

Основанием для записей в регистрах внутреннего учета являются следующие первичные документы, фиксирующие факт совершения операции с ценными бумагами (заключения сделки, движения ценных бумаг, движения денежных средств):

·               документы внутреннего учета, фиксирующие факт получения приказа клиента на совершение сделки с ценными бумагами, как то поручения клиентов, и факт совершения сделки с ценными бумагами, как то распорядительные записки (тикеты) и подтверждения сделок.

·               договора, контракты, соглашения на осуществление сделки с ценными бумагами;

·               платежные документы (ордера, поручения, требования и другие документы, являющиеся основанием для признания платежей согласно действующему законодательству);

·               документы, удостоверяющие перерегистрацию права собственности на ценные бумаги (выписки из реестра акционеров, выписки депозитария со счета депо), передаточные распоряжения и другие документы, являющиеся необходимыми для перерегистрации права собственности на ценные бумаги согласно действующему законодательству, а также акты приема-передачи сертификатов ценных бумаг;

Надлежащее документирование первичного учета сделок обеспечивается путем заполнения документа, удостоверяющего факт получения приказа клиента на совершение сделки с ценными бумагами, и документа, удостоверяющего факт совершения сделки с ценными бумагами.

Ответственность за своевременное создание первичных документов и достоверность содержащейся в них информации, а также за их передачу в установленные сроки для дальнейшего учета произведенных операций несут лица, подписавшие эти первичные документы.

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения во внутреннем учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах, определяемых данным Положением.

Исправление ошибки в первичных документах и учетных регистрах должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.

Первичные документы и регистры внутреннего учета подлежат обязательному хранению в течение 5 лет.

Регистры внутреннего учета

Каждый участник рынка ценных бумаг, имеющий лицензию на осуществление деятельности в качестве брокера или дилера обязан вести на постоянной основе следующие журналы и ведомости внутреннего учета:

·               Журнал сделок

·               Журнал учета дилерских операций

·               Журнал ежедневного учета денежных средств

·               Книга (ведомость) учета денежных средств

·               Журнал ежедневного учета ценных бумаг

·               Книга (ведомость) учета ценных бумаг

Кроме того, брокерам и дилерам дополнительно рекомендуется вести следующие внутренние учетные ведомости:

·               Журнал незавершенных операций

·               Журнал учета клиентских операций

Компания выбирает способ ведения журналов внутреннего учета в зависимости от объема операций и возможностей программного обеспечения:

на бумажном носителе в виде журнала или карточек учета;

в форме электронные таблицы;

в виде компьютерных баз данных, являющихся частью автоматизированной системы обработки информации бэк-офиса и др.

Регистры дополнительного учета

Журнал незавершенных операций - предназначен для контроля за каждым этапом совершения операции или расчетов по сделке, начиная с момента их совершения и до момента их завершения.

Журнал учета клиентских операций - предназначен для отражения информации об операциях и сделках, совершенных компанией с клиентами, от собственного имени по их поручению или от имени и по поручению клиентов. Журнал содержит информацию о любом изменении состояния счета каждого клиента, как в отношении денежных остатков, так и позиций по ценным бумагам. Журнал учета клиентских операций ведется в разрезе счетов аналитического учета денежных средств по каждому клиенту и в разрезе счетов по ценным бумагам каждого клиента.