Access для юристов

Содержание

Введение

Основные понятия базы данных

Реляционная модель

Иерархическая модель

Сетевая модель

Практичесэие примеры

Вопросы для самопроверки

Литература

Введение

Веками человечество накапливало знания, навыки работы, сведения об окружающем нас мире, другими словами - собирало информацию. Вначале информация передавалась из поколения в поколение в виде преданий и устных рассказов. Возникновение и развитие книжного дела позволило передавать и хранить информацию в более надежном письменном виде. Открытия в области электричества привели к появлению телеграфа, телефона, радио, телевидения - средств, позволяющих оперативно передавать и накапливать информацию. Развитие прогресса обусловило резкий рост информации, в связи с чем вопрос о ее сохранении и переработке становился год от года острее. С появлением вычислительной техники значительно упростились способы хранения, а главное, обработки информации. Развитие вычислительной техники на базе микропроцессоров приводит к совершенствованию компьютеров и программного обеспечения. Появляются программы, способные обработать большие потоки информации.

Программный комплекс MS Office является самым распространенным пакетом автоматизации работы в офисе. Поэтому СУБД (Система управления базами данных) Access, входящая в комплект профессиональной версии комплекса стала де-факто стандартной базой данных, используемой в современной юриспруденции.

СУБД крайне полезна для организации документооборота, так как позволяет исключить дублирование и ускорить обработку документов клиентов. Улучшение вида документов при этом положительно влияет на имидж фирмы и тоже позволяет привлекать клиентов.

База данных в MS Access представляет собой совокупность инструментов для ввода, хранения, просмотра, выборки и управления информацией. К этим средствам относятся таблицы, формы, отчеты, запросы. В MS Access поддерживаются два способа создания базы данных. Вы можете создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Кроме этого имеется возможность создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Так как MS Access содержит большой выбор подготовленных для Вас баз данных, второй способ во многих случаях может оказаться предпочтительным. В обоих случаях у Вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную вами базу данных.

Основные понятия базы данных

Поле - простейший объект базы данных, предназначенный для хранения значений одного параметра реального объекта или процесса.

Запись - совокупность логически связанных полей, характеризующих типичные свойства реального объекта.

Значения записи отражают свойства конкретного объекта.

Рассмотрим структуру созданной нами таблицы. Объектом в ней, как мы уже отмечали ранее, является песня, а конкретным объектом - конкретная песня, например "Тучи". Шапка в таблице - информационная модель объекта. Запись - конкретные значения параметров (Иванушки International, Pop, 1996, Россия).

Рассмотрев свойства объекта, можно продумать, какие действия можно совершать над этим объектом. Создав информационную модель в виде таблицы, мы убеждаемся, насколько легче стало работать с такой формой записи информации. Здесь опорная информация уже выделена по параметрам, вследствие чего отпадает необходимость отвлекаться на второстепенные свойства объекта. Значительно облегчились поиск и отбор информации. Появилась возможность делать выборку по различным признакам.

Таким образом, мы перешли к структурированной форме записи данных в табличной форме. Что же такое структурирование?

Структурирование данных - процесс группировки данных по определенным параметрам.

В нашем примере мы представили данные в виде таблицы, в которой записью является набор сведений об одной песне, а каждое поле содержит значения соответствующего параметра песни. Иными словами, мы с вами сформировали базу данных, в которой каждый объект расположен в особом порядке. Чтобы отличить одну базу данных от другой, каждая из них должна иметь свое имя (в нашем примере - "Любимые песни"). Таким образом, мы можем дать определение базы данных.

База данных - поименованная совокупность структурированных данных предметной области.

Система управления базами данных (СУБД) - комплекс программных средств для создания баз данных, хранения и поиска в них необходимой информации.

База данных может быть основана на одной модели или на совокупности нескольких моделей. Любую модель данных можно рассматривать как объект, который характеризуется своими свойствами (параметрами), и над ней, как над объектом, можно производить какие-то действия.

Существуют три основных типа моделей данных - реляционная, иерархическая и сетевая

Реляционная модель

Термин "реляционный" (от латинского relatio - отношение) указывает прежде всего на то, что такая модель хранения данных построена на взаимоотношении составляющих ее частей. В простейшем случае она представляет собой двухмерный массив или двухмерную таблицу, а при создании сложных информационных моделей составит совокупность взаимосвязанных таблиц. Рассмотрим таблицу, в которой хранятся сведения об учениках школы (фамилия, имя, отчество, год рождения, класс, номер личного дела). Каждая строка такой таблицы называется записью. Каждый столбец в такой таблице называется полем. На основании этой таблицы создадим базу данных школьников и назовем ее "Наша школа".

С такой формой хранения данных мы с вами уже познакомились в начале этого раздела. Модель данных, как и сама база данных, является объектом, имеющим свои определенные свойства. Реляционная модель базы данных имеет следующие свойства:

Каждый элемент таблицы - один элемент данных.

Все столбцы в таблице являются однородными, т.е. имеют один тип (числа, текст, дата и т.д.).

Каждый столбец (поле) имеет уникальное имя.

Одинаковые строки в таблице отсутствуют.

Порядок следования строк в таблице может быть произвольным и может характеризоваться количеством полей, количеством записей, типом данных.

Рассмотрим приведенный выше пример. Данные в нем представлены в виде таблицы, которая содержит сведения об учениках школы. Раз мы хотим создать базу данных, то данной таблице необходимо присвоить имя. Пусть она называется "Школа". В столбцах данной таблицы будем записывать параметры, характеризующие каждого ученика, а в строках будем записывать сведения об одном конкретном ученике. Каждый столбец (поле) также должен иметь свое имя. В нашем случае это: номер личного дела, класс, фамилия, имя, отчество, дата рождения. Имена полей в одной таблице не могут повторяться. Если вы хотите поместить в таблицу телефоны (домашний и рабочий родителей), вы должны создать два поля с разными названиями, например: Телдом и Телраб.

Над этой моделью базы данных удобно производить следующие действия:

сортировку данных (например, по алфавиту);

выборку данных по группам (например, по датам рождения или по фамилиям);

поиск записей (например, по фамилиям) и т.д.

Реляционная модель данных, как правило, состоит из нескольких таблиц, которые связываются между собой ключами.

Ключ - поле, которое однозначно определяет соответствующую запись.

В нашем примере в качестве ключа может служить номер личного дела учащегося.

В заключение отметим, что в настоящее время реляционная модель является наиболее удобной и применимой моделью хранения данных.

Иерархическая модель

Иерархическая модель базы данных представляет собой совокупность элементов, расположенных в порядке их подчинения от общего к частному и образующих перевернутое дерево (граф). Данная модель характеризуется такими параметрами, как уровни, узлы, связи. Принцип работы модели таков, что несколько узлов более низкого уровня соединяется при помощи связи с одним узлом более высокого уровня.

Узел - информационная модель элемента, находящегося на данном уровне иерархии.

Рассмотрим иерархическую модель на примере базы данных "Наша школа", построенной нами ранее. С точки зрения иерархической модели, она должна принять следующий вид: в состав школы входят классы; параллельные классы делятся по буквам, в состав каждого класса входят конкретные ученики. Модель может быть представлена в виде схемы

Уровень 1 Школа

Уровень 2 Первые классы Вторые классы Третьи классы

Уровень 3 1 «А» 1»Б»  2«А» 2 «Б» 3 «А» 3 «Б»
Уровень 4 Отдельные ученики разных классов

Рассмотрев данный пример, мы можем записать следующие свойства иерархической модели базы данных:

несколько узлов низшего уровня связано только с одним узлом высшего уровня;

иерархическое дерево имеет только одну вершину (корень), неподчиненный никакой другой вершине;

каждый узел имеет свое имя (идентификатор);

Существует только один путь от корневой записи к более частной записи данных.

В примере с базой данных "Школа" следует обратить внимание на то, что каждый узел в этой схеме удобно описывать в виде таблиц, т.е. применять реляционную модель. Таким образом, базы данных можно описывать совокупностью нескольких моделей

Сетевая модель

Сетевая модель базы данных похожа на иерархическую. Она имеет те же основные составляющие (узел, уровень, связь), однако характер их отношений принципиально иной. В сетевой модели принята свободная связь между элементами разных уровней. В качестве примера рассмотрим базу данных, хранящую сведения о закреплении учителей-предметников за определенными классами Видно, что один учитель может преподавать в нескольких классах и что один и тот же предмет могут вести разные учителя.

Педагогический коллектив

Математик  Информатик Историк

9 А 9Б 9В

СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОПОРНЫЕ СХЕМЫ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Практические примеры

ПРИМЕР 1:

Рассмотрим пример разработки проекта базы данных, в которой должны содержаться сведения о заключенных договорах, их выполнении, с учетом правовых последствий ненадлежащего выполнения договоров, а также сведения о контрагентах.

Информационное описание договора можно представить в виде системы атрибутов:

1. Шифр договора (однозначно идентифицирует договор).

2. Вид договора (например, купля-продажа и т.п.).

З. Заказчик (код организации в виде аббревиатуры).

4. Исполнитель (код организации в виде аббревиатуры).

5. Дата заключения.

б. Дата окончания (срок действия).

7. Тип штрафных санкций (определяет способ начисления штрафа при ненадлежащем выполнении договора в срок: % от суммы при типе 1, или % от суммы за каждый день задержки выполнения договора при типе 2; договор может не предусматривать штрафных санкций).

8. Штрафные санкции (% от суммы договора).

9. Договорная сумма.

10. Состояние договора (Имеет два значения: "д" действующий, "о" - оконченный),

1 1. Дата выполнения (определяет день действительного выполнения договора).

12. Задержка выполнения (количество дней - определяется как разница между датой выполнения и договорной датой окончания).

13. Сумма штрафа (начисляется по просроченным договорам при наличии штрафных санкций).

14. Штрафная задолженность (наличие долга по штрафу, имеет два значения: "да" и "нет".

Атрибуты 1-10 являются входными, т.е. их значения известны при внесении информации о договоре в базу данных; все они являются обязательными, кроме атрибутов 7-8, так как штрафные санкции могут отсутствовать. Атрибут "состояние договора" является изменяемым в отличие от входных атрибутов 1-9.

Атрибуты 11-14 являются определяемыми: их значения "вычисляются" при наступлении определенного события - выполнения договора.

Информационное описание контрагента можно представить в виде системы атрибутов:

1 Код контрагента (однозначно определяет контрагента).

2. Наименование организации.

3. Адрес организации.

4. Телефон организации.

5. Банковские реквизиты.

Все атрибуты являются входными и обязательными.

Каждый атрибут имеет свою область допустимых значений и систему операций, выполняемых над ним.

Поскольку вся информация об объектах хранится в таблицах, на следующем этапе проектирования определяют структуры таблиц.

Таблицы являются основой баз данных. В них хранится информация, которую можно выбрать по заданному критерию, сформировать отчет, и представить ее в графическом виде. Таблицу можно пополнять новыми данными, редактировать или исключать данные из нее, данные в таблице можно просматривать или сортировать по некоторым признакам.

Таблица состоит из строк (записей) и столбцов (полей) и имеет уникальное имя в базе данных. для каждого поля необходимо выбрать имя и определить его тип, исходя из области допустимых значений и системы операций, которые предполагается применять к данному полю. Следует внимательно относиться к выбору типа поля, так как его изменение в уже заполненной таблице может привести к потере данных. Необходимо также определить размер поля (длину) ы некоторые другие свойства поля для каждой таблицы, как правило, следует выделить ключевое поле, которое будет однозначно идентифицировать запись. (Если это не удается сделать, то выделяют совокупность полей. которая будет служить ключом записи)

Имя поля. Может содержать до 64 символов (буквы, цифры, пробелы и специальные символы, за исключением точку, восклицательного знака, квадратных скобок). Имя ноля не может начинаться с пробела. Два поля в одной таблице не могут иметь одинаковых имен. В качестве имени поля рекомендуется использовать аббревиатуру или краткое название.

МВ Ассеss поддерживает следующие типы данных: текстовый, числовой, денежный, счетчик, дата/время, логический, поле МЕМО, поле объекта OLE, гиперссылка, мастер подстановок.

Каждый из типов данных наделен собственными свойствами, которые отображаются в разделе "Свойства поля" окна конструктора.

 

Текстовое поле. При вводе имени поля М Ассеss по умолчанию присваивает ему текстовый тип данных с шириной поля, равной 50. Текстовые поля могут содержать буквы, цифры и специальные символы. Максимальная ширина поля составляет 255 символов.

Числовое поле. Только над числовыми полями возможно выполнение математических операций. При вводе данных числового типа автоматически производится проверка данных. Используя значение свойства "Размер полю>, можно установить следующий формат для числовых полей.

Поле денежного типа. Денежное поле аналогично числовому полю. Свойство "Формат поля" устанавливается автоматически в значение "денежный", а свойство Число десятичных знаков принимает значение, равное двум знакам после запятой. Размер поля составляет 8 байт.

Поле тина счетчик. Поля типа Счетчик не редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу. Их значения являются уникальными.

Поле дата/время Поля даты можно вводить и отображать в нескольких форматах. Конкретный вариант устанавливается в свойстве "Формат поля". Существуют следующие форматы отображения дат и времени.

Логическое поле. Логические поля используются для хранения данных, которые могут принимать одно из двух значений. Свойство "Формат поля" позволяет использовать специальные форматы или один из трех встроенных:

<Истина/Ложь", "Да/Нет" или "Вкл/Выкл". Значения "Истина", "Да" и "Вкл" эквивалентны логическому значению "Тгuе". а значения "Ложь". "Нет" и "Выкл" логическому значению "Fаlsе".

Текстовое ноле произвольно и длины. Текстовые поля произвольной длины (поля МЕМО) могут содержать те же типы данных, что и простые текстовые поля. Отличие в том, что размер воля МЕМО не ограничен 255 символами, а может содержать до 65 535 символов.

Поле объекта ОЁЕ. Это поле используется для хранения в таблицах изображений и других двоичных данных (например, электронных таблиц МS Ехсеl, документов MS Word, рисунков, звукозаписей).

Поле гиперссылки. Поля этого типа предназначены для хранения строк, состоящих из букв и цифр и представляющих адрес ОLЕ \Wеb-объектов Интернета.

Тип данных мастер подстановок. Выбор этого поля запускает мастер подстановок, предназначенный для создания поля, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Размер данного поля совпадает с размером ключевого поля, используемого в качестве подстановки. для рассматриваемого примера база данных "ДОГОВОР" должна содержать две таблицы: "Договоры" и "Контрагенты".

Таблица "Договоры" имеет следующую структуру:

Таблица Контрагенты имеет следующую структуру:

После определения структур таблиц, которые составляют основу базы данных, можно приступить к ее созданию. Процесс создания базы данных в MA Access с использованием конструктора можно представить в виде следующей схемы:

После вызова конструктора появляется его окно, в котором и описывают структуру таблицы. Для того чтобы сделать поле ключевым, необходимо установить указатель на это поле и нажать кнопку Ключ.

Чтобы создать другую таблицу в уже существующей базе данных, необходимо выполнить следующую последовательность действий (если база данных открыта):

После создания таблицы выполняется ввод данных. Для этого следует выполнить следующую последовательность действий:

Ввод данных можно осуществлять. используя форму, для чего следует выполнить следующую последовательность действий:

По завершении ввода записи она автоматически сохраняется, поэтому нет необходимости в промежуточном сохранении таблицы.

Данные в базе данных можно редактировать (изменять значения отдельных полей), а также удалять "устаревшие" записи. Чтобы изменить значения какого-либо поля в записи, необходимо установить указатель на эту запись, а затем, используя клавишу Таb выделить нужное поле и внести в него изменения.

Для удаления записи необходимо выполнить следующую последовательность действий: