История создания организации ОГУЗ «Детский санаторий»
Структура и функции организации
Основные направления деятельности организации
Организация работы с документами
Анализ деятельности секретаря
Этап
Разработка должностной инструкции
На должность секретаря главного врача назначаются лица с высшим образованием без предъявления требований к стажу работы
Навигация
Анализ деятельности секретаря
Организация и основные направления совершенствования работы секретаря
142005
знаков
5
таблиц
1
изображение
3.1 Анализ деятельности секретаря
Эффективность труда секретаря характеризует результативность его трудовой деятельности и выражается в достижении эффекта при минимальных затратах труда. Эффективность труда секретаря во многом зависит от знаний, навыков, способностей конкретного человека[68]. Многие специалисты пытались сформулировать перечень необходимых черт характера и качеств личности секретаря. Так Ольга Энговатова в 500 советах секретарю утверждает, что для квалифицированного секретаря необходим минимальный набор умений: знание иностранного языка, компьютера, основ делопроизводства. Но все это необходимо для того, чтобы получить место секретаря. А что же нужно, чтобы удержаться на этом месте и успешно продвигаться по службе? Во-первых, работодатель будет учитывать психологические особенности работника: секретарь – это помощник руководителя, лицо фирмы. Ведь первый сотрудник фирмы, с которым имеет дело посетитель, – секретарь, и от того, как секретарь встретит посетителя, какое настроение ему создаст, зависит впечатление и о фирме в целом, и о ее состоятельности. Посетители уносят с собой то впечатление, которое произвел сам секретарь. И существует большая вероятность того, что эти посетители своими впечатлениями поделятся с некоторым количеством друзей, коллег и просто знакомых. И если вы произвели плохое впечатление на одного человека, то негативное впечатление о вашей фирме возникнет у нескольких десятков человек.
Трудно сохранять невозмутимость, когда рабочее место секретаря в течение дня посещает более ста человек, амбициозных и агрессивно настроенных, – но это необходимо. Выдержка и зрелость – необходимые качества для профессионала, тем более этой профессии.
Среди других личных качеств, которые нужны хорошему секретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть дела, способность к самообучению, расширению своего кругозора, общительный характер, который поможет секретарю наладить правильные взаимоотношения с посетителями и сотрудниками, артистизм и чувство юмора – качества, которые помогут секретарю создать доброжелательную атмосферу в работе. Многие руководители, рассматривая кандидатуры на должность секретаря, обращают внимание на такие стороны, как семейное благополучие, состояние здоровья, моральная устойчивость. Поскольку секретарь – правая рука шефа, он играет большую роль в организации рабочего дня руководителя. Секретарь запоминает и приносит ту информацию своему шефу, которую он сам не сможет заметить в коллективе. Он передает микроклимат, образовавшийся между сотрудниками, поэтому такие качества, как доносительство, интриганство, злословие и злопыхательство, склочничество, напрочь должны отсутствовать в нем. Никакой предвзятости, только деловые отношения, только выполнение своих должностных обязанностей. Не секрет, что положение секретаря в фирме особенное, и может возникнуть соблазн поднять свой престиж за счет обладания конфиденциальной информацией. Хороший работник, профессионал не будет самоутверждаться за счет окружающих, не будет выяснять вопросы, которые не входят в его компетенцию, и не будет превышать свои полномочия. Профессия секретаря требует некоего артистизма, дипломатичности, хорошей памяти, сообразительности и самодисциплинированности. Приходится быстро все запоминать, знать всех сотрудников, основных и нужных клиентов хотя бы в лицо. Нужно всегда хорошо выглядеть, быть в хорошем настроении. Умение держать себя в руках, а язык за зубами очень ценится руководителями. Работая с шефом в одной команде, нужно научиться читать между строк, не задавать лишних вопросов, особенно в присутствии посторонних[69]. По мнению М. Домниковой и Е. Приваловой современный секретарь должен обладать такими качествами, как осведомленность, пунктуальность и организованность[70]. Дж. Харрисон, исходя из определения Европейской ассоциации профессиональных секретарей роли секретаря как «координационного центра» любой организации, выделил две группы требований к секретарю: требования к деловым и личностным качествам[71]:
Деловые качества
| Профессиональные навыки секретарской работы | Высокая квалификация в области стенографии, машинописи, в выполнении секретарских обязанностей и организации связи |
| Опыт организаторской работы | Высокий уровень самоорганизации, умение организовывать ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов |
| Эффективность, надежность, ответственность | Готовность принимать на себя ответственность по поставленным ее руководителем задачам, которые в своем большинстве касаются повторяющихся операций, Умение обеспечить их надежное и эффективное выполнение |
| Самостоятельность, инициатива | Инициатива в работе и умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные решения |
| Тактичность, дипломатичность | Тактичность, конфиденциальность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями. Секретарь также должна быть общительной в отношении с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех устремлениях |
| Пунктуальность | Для руководителя большое значение имеет пунктуальность его секретаря, это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч и посещению совещаний |
| Лояльность, преданность работе | Это основные качества для создания идеальных отношений с руководителем |
| Предвидение | Умение предупредить желания своего руководителя экономит время и в значительной мере освобождает его от необходимости детально планировать свою работу |
Личные качества
| Внешний вид | Опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки |
| Особенности характера | Любезность и внимание как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора |
| Отзывчивость, умение адаптироваться | Готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях. Умение быстро переключаться с одного вида работы на другой, умение правильно рассчитывать время, необходимое для работы в конторе в период больших нагрузок |
| Интересы | Стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и периодике, живой интерес и стремление быть в курсе достижений в области деятельности своего руководителя |
| Вежливость | Вежливость и отзывчивость необходимы для получения поддержки и содействия всех, с кем приходится иметь дело |
Для того чтобы определить, какими необходимыми качествами должен обладать секретарь конкретной организации, чтобы его работа была эффективной, может быть рекомендован следующий порядок определения требований к секретарю в конкретной организации.
Похожие работы
... проведенного социологического исследования, были выработаны рекомендации для работы по оптимизации ПР-деятельности Департамента по информационной политике и работе с общественностью, и оптимизации основных направлений совершенствования информационной политики Администрации Томской области 1. Необходимо создание «Концепции информационной политики Администрации Томской области». Разработка ...
... экономической эффективности, выраженной в деньгах, “ТНТ-Эфир" достигает коммуникативной эффективности. Глава 3. Основные направления совершенствования рекламной деятельности предприятия (на примере телекомпании “ТНТ-Эфир”) 3.1 Направления совершенствования рекламной деятельности телекомпании “ТНТ-Эфир” На сегодняшний день рынок рекламы г. Нижнекамска представлен в следующем виде: 6 ...
... в связи с тем, что человеческий фактор играет важную роль в деятельности организации, внимание к людям в управлении организацией приобретает большие масштабы. В ОАО «ЧАЗ» используется стратегия расширения сферы деятельности и доли рынка. В связи с этим кадровая политика предприятия ориентирована на развитие персонала и привлечения дополнительно высококвалифицированных работников. Деятельность ...
... работы, можно отметить, что данная курсовая работа была сделана с учетом всех требований методического пособия и полностью им отвечает. Работа широко раскрывает тему "Система бюджетного финансирования и основные направления его совершенствования в РФ", как одну из самых значимых и актуальных тем на сегодняшний день не только в разделе финансы, но и для всего экономического устройства государства, ...
0 комментариев