История создания организации ОГУЗ «Детский санаторий»
Структура и функции организации
Основные направления деятельности организации
Организация работы с документами
Анализ деятельности секретаря
Этап
Разработка должностной инструкции
На должность секретаря главного врача назначаются лица с высшим образованием без предъявления требований к стажу работы
Навигация
Этап
Организация и основные направления совершенствования работы секретаря
142005
знаков
5
таблиц
1
изображение
1 этап
Описание должности (рабочего места) – всесторонняя информация о требованиях, нагрузках и содержании работы[72].
| Общая характеристика | Цель работы Основные задачи (6-7), Функции и обязанности. Технологии выполнения. |
| Показатели ответственности | Материальная Финансовая За результаты работы. За сотрудников |
| Условия труда | Эргономические (температура, освещенность, вредные воздействия) Экономические Социальные |
Анализ должности секретаря позволяет сформулировать требования, предъявляемые содержанием работы к следующим параметрам: знания, опыт, навыки, состояние здоровья (острота знания, слух, мышечная нагрузка и т.д.).
2 этап
Описание характера работы, т.е. фиксация данных о типе выполняемых операций, формах организации труда.
| Тип совместной деятельности | совместно-взаимодействующий совместно-последовательный совместно творческий совместно-индивидуальный |
| Тип выполняемых операций | творческие логические технические |
| Форма организации труда | совмещение профессий совмещение функций индивидуальная коллективная |
Анализ характера работы секретаря позволяет сформировать требования, предъявляемые характером работы к следующим параметрам: тип личности, черты характера, способности
Описание параметров, которыми должна обладать личность для успешного выполнения работы, закрепляется в личностной спецификации.
3 этап
Составление профессиограммы – портрета «идеального» сотрудника на должность секретаря конкретной организации.
Профессиограмма – ранговый перечень профессионально-значимых и личностных качеств человека, необходимых для эффективной работы на рабочем месте (в должности). При приеме секретаря на работу целесообразно определить степень его соответствия «эталону» секретаря организации, закрепленному в профессиограмме[73][74] (табл.).
Таблица. Профессиограмма секретаря-референта
| Наименование профессии | секретарь-референт |
| Доминирующий способ мышления | адаптация – анализ |
| Область базовых знаний № 1и их уровень | Делопроизводство и архивоведение, уровень 3, высокий (теоретический) |
| Область базовых знаний №2 и их уровень | канцелярская работа с использованием оргтехники, уровень 2, средний (практическое использование знаний) |
| Профессиональная область | социальная (общественная) сфера |
| Межличностное взаимодействие | частое по типу «лицом к лицу» |
| Доминирующий интерес | конвенциональный |
| Дополнительный интерес | социальный |
| Условия работы | в помещении, сидячий |
Подведем итоги вышесказанного: существует множество точек зрения о том, какие требования необходимо предъявлять к секретарю, однако на наш взгляд все эти рекомендации носят или общий характер, или же относятся к деятельности секретаря, отдельно взятой конкретной фирмы и, следовательно, не применимы в другой фирме. Перечисленные деловые и личные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде, нужны повседневный труд над собой, настойчивая и ответственная подготовка к работе на этой должности.
Исходя из ряда возможных предъявляемых к секретарю требований (см. выше), а также специфики места работы (1.2. ст. 23), нами был проведен комплексный анализ деятельности секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» при помощи наблюдений, личных бесед, опросов, а также изучения нормативных документов.
Основные функции секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» зафиксированы в должностной инструкции.
Основной вид работы, обеспечивающий систематизацию документов делопроизводство – составление номенклатуры дел[75].
Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на ОГУЗ «Областной детский санаторий» с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации.
В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений организации. В качестве разделов номенклатуры используются направления деятельности организации.
Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов.
Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:
- название вида документа (приказ);
- краткое содержание;
- дата (период), к которому относятся документы дела;
- слова «копии», если дело сформировано из копий документов.
В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
Структурным подразделениям передаются выписки соответствующих разделов номенклатуры или дополнительно размноженные копии ее для заведения по ним дел.
По окончании календарного года секретарь в номенклатуре указывается количество заведенных дел (томов).
Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, сканер, факс-модем, и копировальный аппарат[76]. Секретарь максимально использует имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда. Следует отметить, что секретарь имеет огромное количество различных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются остальные работники. Поэтому они размещаются таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного использования, но находились под неизменным наблюдением секретаря, так как секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете.
Рабочее место секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» организовано с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к её оборудованию и оснащению, что является нужным условием высокой эффективности, оперативности и свойства труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня[77].
Рабочее место секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» является принципиальной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь – «лицо учреждения», то и его рабочее место является показателем высокой культуры труда.
Планировка рабочего места секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» обеспечивает наибольшие удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечает требованиям экономии площади помещения.
Рабочее место секретаря в приемной размещается рядом с кабинетом главного врача, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы можно было видеть всех входящих. В помещении находятся лишь те предметы, которые требуются секретарю и иным сотрудникам в процессе работы. Мебель для гостей находится в зале, отлично просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении. Огромную часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он имеет возможность комфортно вытянуть ноги, свободно вставать, поменять позу для письма, работы за компьютером, чтения. Принципиальной является внутренняя организация отделений стола секретаря. Ящики просто, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик приспособлен для вертикального хранения материалов, в других ящиках имеются особые приспособления – для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. На рабочем и в ящиках стола секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» царит всегда полный порядок. Секретарь ОГУЗ «Областной детский санаторий» имеет возможность при необходимости говорить со своим управляющим по неотложным делам. Работа главного врача отлично согласована с работой его секретаря, оба они имеют один план, из которого видно, в какое время главврач будет находиться в определенном месте и как с ним можно связаться по телефону, если это нужно. Длительность отдельных бесед, совещаний, а также время, на которое они назначены, очень различны у главврача ОГУЗ «Областной детский санаторий». Именно поэтому между секретарем и начальником существует договоренность о времени звонков. Условно обязанности секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» можно поделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению управляющего, подготовка заседаний и совещаний, организация приема гостей, подготовка командировок, планирование собственной работы. К документному обслуживанию относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль выполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, стенографирование, расшифровка и оформление на документов компьютере. Несмотря на достаточно высокий уровень профессиональной подготовки секретаря и отработанную систему документационного обеспечения управления, в его деятельности есть что улучшать. Анализ деятельности секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» показал, что в работе службы документационного обеспечения, в которой работает секретарь, есть следующие недостатки:
Существующая на сегодняшний день информационная сеть несколько лет назад могла бы считаться одной из самых передовых, но сегодня её возможностей не достаточно и она требует расширения. Локальная сеть связывает не все структуры управления, что требует дополнительного размножения документов, их рассылки и затем обработки полученных результатов, что значительно увеличивает время подготовки документа, кроме того, увеличивает расходование материальных средств – бумаги, компьютерных и ксероксных картриджей. Еще одно неудобство в работе с документами – отсутствие базы документов. В процессе деятельности организации накоплено множество документов. Законы переписываются очень часто, регулярно в действующие законы вносятся изменения и дополнения, а это в свою очередь требует внесения изменений и дополнений в документы ОГУЗ «Областной детский санаторий». Отсутствие общей базы документов крайне не удобно и в других случаях – когда идет работа над новыми документами, часто требуются ссылки на ранее принятые документы, а не всегда один отдел знает, какой документ выпущен другим отделом.
Похожие работы
... проведенного социологического исследования, были выработаны рекомендации для работы по оптимизации ПР-деятельности Департамента по информационной политике и работе с общественностью, и оптимизации основных направлений совершенствования информационной политики Администрации Томской области 1. Необходимо создание «Концепции информационной политики Администрации Томской области». Разработка ...
... экономической эффективности, выраженной в деньгах, “ТНТ-Эфир" достигает коммуникативной эффективности. Глава 3. Основные направления совершенствования рекламной деятельности предприятия (на примере телекомпании “ТНТ-Эфир”) 3.1 Направления совершенствования рекламной деятельности телекомпании “ТНТ-Эфир” На сегодняшний день рынок рекламы г. Нижнекамска представлен в следующем виде: 6 ...
... в связи с тем, что человеческий фактор играет важную роль в деятельности организации, внимание к людям в управлении организацией приобретает большие масштабы. В ОАО «ЧАЗ» используется стратегия расширения сферы деятельности и доли рынка. В связи с этим кадровая политика предприятия ориентирована на развитие персонала и привлечения дополнительно высококвалифицированных работников. Деятельность ...
... работы, можно отметить, что данная курсовая работа была сделана с учетом всех требований методического пособия и полностью им отвечает. Работа широко раскрывает тему "Система бюджетного финансирования и основные направления его совершенствования в РФ", как одну из самых значимых и актуальных тем на сегодняшний день не только в разделе финансы, но и для всего экономического устройства государства, ...
0 комментариев