1.3 Письмові види ділового спілкування
Письмові види ділового спілкування – це численні службові документи: (діловий лист, протокол, звіт, довідка, доповідна і пояснювальна записка, акт, заява, договір, статут, положення інструкція, рішення, розпорядження, вказівка, наказ, довіреність).
За змістом спілкування може бути розділене на:
Матеріальне – обмін предметами і продуктами діяльності.
Когнітивне – обмін знаннями.
Мотиваційне – обмін спонуками цілями інтересами, мотивами, потребами.
Діяльне – обмін діями, операціями, уміннями, навиками.
По засобах спілкування можливе ділення на чотири види:
Безпосереднє здійснюється з допомогою, природних органів даних живій істоті;
Опосередковане зв'язане з використанням спеціальних засобів і знарядь;
Пряме припускає особисті контакти і безпосереднє сприйняття друг іншому людей, що спілкуються, в самому акті спілкування;
Непряме здійснюється через посередників, якими можуть виступати інші люди.
У психологічній науці спілкування традиційно розглядається як специфічний вид спільної діяльності людей. Так в роботах відомого вітчизняного психолога Б. Г. Ананьєва людина розглядається як суб'єкт трьох основних видів діяльності: праці, пізнання і спілкування.
У структурі спілкування зазвичай виділяють: когнітивний (пізнавальний), афектний (емоційний) і поведінковий компоненти.
Когнітивний компонент пов'язаний з об'єктом інформації словесними (знаковими) засобами. Афектний компонент пов'язаний з об'єктом інформацією на емоційному рівні. А поведінковий характеризує спілкування з позиції взаємної регуляції поведінки і діяльності партнерів по спілкуванню.
1.4 Наради
Ділова нарада – це спосіб залучення колективного розуму до вироблення більш оптимальних рішень виробленим питанням тих, що виникають в процесі наради.
Ділову нараду визначає три завдання:
Збір і переробка інформації;
Координація діяльності служб, фірми і співробітників;
Ухвалення рішення.
Під час наради між підлеглими і керівником відбувається обмін інформацією, ухвалюються управлінські рішення. Наради допомагають зв'язати те, чим займається окремий співробітник, з роботою інших працівників підприємства. Процес управління при цьому відношенні зводиться до трьох основним стадіям:
Збір і обробка інформації;
Координація діяльності всіх служб підприємства і всіх його співробітників;
Ухвалення рішення.
Крім того, що ділова нарада є способом залучення колективного розуму до вироблення оптимальних рішень по актуальних і найбільш складних питанням, що виникають на підприємстві, воно може вирішувати важливу учбово-виховну задачу. На нарадах співробітники вчаться працювати в колективі, комплексно підходити до рішення загальних завдань, досягати компроміси, набувати культури спілкування т.п. Для деяких підприємств ділова нарада – це єдина можливість бачити і чути керівників вищих рівнів управління. А для керівника ділова нарада – це можливість показати свій талант менеджера.
Основні завдання, які можна вирішити за допомогою ділових нарад:
Розвиток і зміцнення політики підприємства, і проведення її в життя.
Інтеграція заходів всіх відділів і служб з урахуванням загальних цілей фірми.
Виявлення і розрахунок колективних результатів.
Колективне рішення проблем обліком повчального ефекту.
1.5 Класифікація ділових нарад
Ділові наради є видом організації праці. Існує певна класифікація нарад, яка залежить від наступних основних ознак:
За призначенням:
виробляючі і приймаючі рішення;
роз’яснюючі і уточнюючі завдання по реалізації раніше ухвалених рішень;
підсумки, що підводять, і що дають оцінку ухваленим раніше рішенням;
оперативні (диспетчерські).
По періодичності (частоті) проведення:
разові;
регулярні;
періодичні;
По кількості учасників:
вузький склад (до п'яти чоловік);
розширені (до двадцяти чоловік);
представницькі (понад двадцяти чоловік).
По ступеню стабільності складу учасників наради:
з фіксованим складом;
із запрошеними за списком, складеним для кожної наради;
комбіновані.
По приналежності:
громадських організацій;
адміністративні
наукові і науково-технічні;
об'єднані.
наукові
1.6 Планування проведення нарад
Таблиця 1 - Технологія організації і проведення ділової наради
Етапи | Елементи |
1. Підготовка. | Визначення доцільності проведення наради. Визначення порядку денного. Визначення складу учасників. Призначення дати і часу наради. Визначення місця проведення. Підготовка учасників наради. |
2. Проведення. | Тривалість наради. Регламент Протокол |
3. Підведення підсумків і ухвалення рішення. | Виводи: Визначення тих, хто і в які терміни повинен виконати певний об'єм робіт. Визначення форми підведення підсумків наради. Ухвалення рішення про широту інформування. |
4. Контроль над виконанням рішення. | Способи вироблення рішення. Визначення осіб, рішення тих, що здійснюють контроль. |
Проведення нарад має чотири етапи:
Підготовка наради. Нарада починається з визначення ретельності його проведення. Наради проводяться, коли є необхідність в обміні інформацією, виявлення думок і альтернатив, аналізі складних (нестандартних) ситуацій. На цьому етапі менеджер винен все проаналізувати, всі альтернативи цієї форми роботи. Це можуть бути рішення вищестоящого керівництва, можливість рішення питання по телефону, можливість об'єднання з іншими (плановими) нарадами. У випадку менеджер переконається в корисності наради, то його можна проводити. Наступний елемент даного етапу це визначення порядку денного. Тут потрібно визначити: зміст обговорюваних проблем і головну тему наради, яка повинна характеризувати його суть.
При формуванні порядку денного, як показує практика, допускаються численні помилки з боку менеджерів – організаторів нарад.
Виділяють шість груп помилок:
Відсутня головна тема наради;
За наявності декількох тим наради немає забезпечення їх точного розмежування і відповідного аналітичного обговорення;
Учасникам заздалегідь не роз'яснена суть обговорюваної проблеми;
До порядку денного включені питання різного об'єму і різноманітного змісту, тому є загроза, що нарада може перетворитися на обговорення або в сварку між окремими учасниками або групами;
На нараді обговорюються проблеми і питання, які можна вирішити в робочому порядку;
Не вдається дотримуватися порядку денного. Учасники відступають від неї і розглядають стихійно виниклі побічні теми або яку-небудь проблему, яка існує на даному підприємстві постійно.
Склад учасників. Менеджер винен дуже уважно підійти до формування списку складу учасників, подумати як про кількісний, так і якісному складі.
Кількісний склад. Оптимальною вважається така кількість учасників наради, яка співпадає з кількістю працівників, що беруть активну участь в обговоренні питання. При цьому основним критерієм є компетентність в питаннях порядку денного. Найпоширенішою помилкою є запрошення найбільшої кількості учасників, яка може уміщатися в залі засідань, тобто масове запрошення.
Якісний склад. До участі в нараді повинні притягуватися тільки ті посадові особи, які найбільш компетентні в обговорюваній проблемі.
Призначення дня і часу проведення наради. Для проведення наради відводиться один певний день в тиждень. Це дозволяє його учасникам правильно спланувати свій робочий час і належним чином підготуватися до наради. Наради краще проводити в другій половині дня, по теорії біоритмів відомо, що у людини протягом робочого дня є два піки підвищеної працездатності: перший з 11 до 12 годин і другий – між 16 і 18 годинами. Наради найзручніше проводити в кінці робочого дня або в кінці робочого тижня, оскільки буде набагато краще.
Основні помилки, що допускаються при проведенні нарад:
не регламентується його тривалість;
не дотримується встановлена тривалість;
дуже велика тривалість;
не робляться перерви;
не обмежується час на доповіді і виступи;
учасники не уміють стисло і ясно висловлювати свої думки.
Місцем для проведення значної частини (більше 70%) ділових нарад є кабінет керівника організації. В даний час на підприємствах є спеціально обладнані для нарад приміщення. Існують певні вимоги до оснащення таких приміщень. Наприклад, таке приміщення повинне мати хорошу звукоізоляцію, нормальну температуру і вологість повітря, вентиляцію, зручну для роботи меблі і оргтехніку.
Підготовка учасників наради. Менеджер – організатор нарад повинен завчасно ознайомити всіх учасників з порядком денним і необхідними матеріалами. Кожен учасник винен заздалегідь знати тематику і завдання наради. У цьому і полягає застава ефективного проведення наради, оскільки всі її учасники будуть належним чином до нього підготовлені.
Проведення наради. Час на проведення наради складає 40-45 хвилин. Під час проведення наради повинні даватися декілька хвилин для відпочинку, десь 10-15 хвилин. Через 50 хвилин у учасників наради починає ослаблятися увага, виявляється втома, стомлення. Після 90 хвилин роботи увага і інтерес до обговорюваних проблем падають. Даний етап фахівці називають періодом негативної активності. Оптимальна тривалість наради не повинна перевищувати 1 години.
Регламент – це порядок ведення засідання, зборів, наради. Походить це слово (від латів. regula – що означає правило). Окрім вищеназваного, це слово має ще значення: статут, зведення правило, порядок роботи установи. У випадку, якщо регламент до початку наради не встановлений, існує небезпека виникнення неділової обстановки на самому засіданні.
Протокол наради - це первинний, офіційний документ, що складений по певній формі і містить запис виступів учасників наради, збори, засідання і ухвалені ними рішення. На підставі даного документа керівництво має право вимагати від співробітників виконання доручених ним завдань. Збори призначають або вибирають секретаря, який фіксує в протоколі за дорученням зборів найбільш важливі моменти:
Досягнення мети наради;
Рішення;
Виконавці завдання і терміни.
Далі нижче приводяться ті позиції, які повинні бути відображені в протоколі ділової наради:
Дата і місце проведення;
Номер протоколу;
Короткий зміст обговорюваного питання;
Присутні;
Відсутні, причини відсутності;
Копії (прізвище тих, кому призначені);
Порядок денний за пунктами;
Тема по пункту порядку денного;
Обговорили (хто випустив);
Ухвалили (повідомляється, що саме);
Виконання рішення покладено на (прізвище);
Терміни виконання (дата).
Підведення підсумків і ухвалення рішення.
Зазвичай рішення на діловій нараді ухвалюються всіма разом. Ефективність цього рішення залежить від того, наскільки кожному учасникові наради вдалося включити свої ідеї і міркування в загальне рішення. Підводяться підсумки наради і робляться виводи. Визначаються і ті, хто і в які терміни повинні виконати певний об'єм робіт. Визначаються співробітники, які виконуватимуть завдання. Терміни, протягом яких повинні бути виконані завдання. Форми підведення підсумків наради (розсилка протоколу або його частини, виписка з протоколу). Ухвалення рішення про широту інформування. Його може приймати колектив або окрема його частина, окремий підрозділ.
Рішення можуть вироблятися двома способами:
Спеціально вибрана комісія з підготовки рішення заздалегідь складає його проект. Проект зачитується. Учасники наради вносять свої коректування і приймають його за наслідками голосування.
Голова зборів підводить підсумки обговорення і формує рішення.
Контроль над виконанням рішення. На цьому етапі наради, визначаються особи, які здійснюватимуть контроль. Тому що без перетворення рішення в життя і контролю над цим процесом будь-яка ділова нарада стає безглуздою.
... досягнення мети. Бесіда Бесіда – це розмова двох або більше осіб з метою отримання певної інформації, вирішення важливих проблем Бесіда – чи не найскладніший з усіх жанрів усного ділового спілкування, оскільки значною мірою це експромт, а для експромтів треба мати значний життєвий досвід, величезний запас теоретичних знань, а також досконало володіти мовним етикетом. Щоб досягти успіху ...
... і зустрічаються з яскраво вираженою поблажливістю, вони, ймовірніше за все, віддячать тим же. М. Блейкер констатує малу ефективність погроз при переговорах з японцями. Самі ж японці рідко використовують погрози, утім, як і інші тактичні прийоми, спрямовані на примус, — блеф, натиск тощо. Японці часто прагнуть уникати обговорень і зіткнень позицій під час офіційних переговорів, а також участі в ...
... в тій реакції, що він викликає. А для того щоб одержати потрібну реакцію необхідно підготуватися до спілкування з партнером. РОЗДІЛ 2. ПРАВИЛА ДІЛОВОГО МОВЛЕННЯ Культура поведінки в діловому спілкуванні неможлива без дотримання правил словесного етикету, який зв’язаний з формами і манерами мови, словниковим запасом, тобто з усім стилем мови, прийнятим в спілкуванні даного кола ділових людей. ...
... млн. американських працівників Країна розміщення штаб-квартири компанії Частка американських службовців, % Великобританія 20 Канада 19 Японія 11 Німеччина 10 Нідерланди 8 Франція 7 Інші країни 25 У системі м/н менеджменту виділяють 5 варіантів «фірмових» підходів м/н компанії до формування культури і кадрової політики: -домінуючий стиль штаб-квартири і перенесення його ...
0 комментариев