Документация и регистры учета кассовых операций и операций со счетами в банке. Контроль за сохранностью денежных средств

1.1. Документация и регистры учета кассовых операций и операций со счетами в банке. Контроль за сохранностью денежных средств

Для хранения наличных денежных средств и выполнения расчетов ими на предприятии имеется касса. Касса представляет собой специально оборудованное изолированное помещение, имеющее сигнализацию, устройства, препятствующие проникновению туда посторонних лиц, несгораемый металлический шкаф для хранения денег и ценных бумаг. Двери в кассу во время совершения операций всегда закрываются с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Кассовые операции осуществляет кассир, являющийся должностным лицом с полной материальной ответственностью за сохранность всех принятых на хранение денег и ценных бумаг и за всякий ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.^[2] Для этого при приеме его на работу с ним заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Предприятию разрешается иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, в которых открыты расчетные счета на год по согласованию с руководителями этих банков.

В большинстве случаев деньги в кассу поступают с расчетного счета в банке через кассира, который получает их по денежным чекам.

В кассу предприятия деньги поступают и из других источников, например от сотрудников возврат неиспользованных подотчетных сумм. Основным приходным кассовым документом является приходный кассовый ордер с отрывной квитанцией, которая выдается лицу, внесшему деньги, в подтверждение приема денег в кассу.

Расход денег из кассы чаще всего связан с выплатой заработной платы и премий работникам, расходами по командировкам, почтово-телеграфных и других расходов. Основным документом, которым оформляется выдача денег из кассы, является расходный кассовый ордер.

Прием и выдача наличных денег кассой предприятия может производиться и по другим надлежаще оформленным документам (товарно-транспортным накладным на отпущенные за наличный расчет товарно-материальные ценности, счетам за оказанные услуги, платежным ведомостям и др.). В этих случаях на таких документах накладывается штамп с реквизитами кассового ордера.

Приходные и расходные кассовые ордера и заменяющие их документы сразу после их исполнения подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием числа, месяца, года.

Сразу же после получения или выдачи денег, данные приходных и расходных кассовых документов записываются кассиром в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана печатью, а количество листов заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Кассовая книга является регистром аналитического учета к счету 50 «Касса».

На предприятии должна быть только одна книга, и записи в ней ведутся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или химическим карандашом. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, а вторые (оторванные) служат в качестве отчета кассира и ежедневно передаются в бухгалтерию вместе с приложенными к ним документами.

На основании этих данных в бухгалтерии формируется "Отчет кассира", где показываются операции по кассе за день. На основании обработанного отчета кассира в бухгалтерии ведется учет кассовых операций в регистре по кредиту счета 50 и в ведомости №1 по дебету счета 50 (для контроля).

Для хранения временно свободных денег и безналичных расчетов у предприятия в избранном им банке открыт, прежде всего, расчетный счет. Через него и осуществляются расчеты путем записей (переноса сумм) с расчетного счета одного предприятия или объединения на расчетный счет другого.

Предприятие, которому открыт расчетный счет, является его владельцем. Оно распоряжается в пределах предоставленных ему прав всеми средствами, числящимися на этом счете. Выдачу денег, безналичные перечисления, а в некоторых случаях и зачисления банк осуществляет по документам специальной формы, скрепленным подписями руководителя и главного бухгалтера, заверенными печатью предприятия.

В отдельных случаях, предусмотренных законодательством, банк производит принудительное списание денежных средств с расчетного счета. Например, по решениям налоговых инспекций перечисляются просроченные налоги и сборы, по исполнительным листам суда – суммы в пользу других лиц, по приказам Высшего хозяйственного суда – суммы удовлетворенных исков к предприятию и т.п.

Прием, выдачу и перечисление денег банк выполняет на основании документов специальной формы. При внесении наличных денег из кассы на расчетный счет оформляется объявление на взнос наличными, а при получении в кассу на различные цели – чек. При расчетах с другими предприятиями и организациями применяются документы в зависимости от предусмотренной формы расчетов между ними. Если договором предусмотрено, что предприятие само перечисляет задолженность поставщикам, подрядчикам и различным организациям, то выписывается платежное поручение.

В случаях, когда в соответствии с договором, предприятие само должно взыскивать с покупателей стоимость отпущенной продукции, выполненных работ и услуг, составляется платежное требование-поручение, форма и содержание которого аналогичны платежному поручению.

В бухгалтерии предприятия учет движения денег на расчетном счете по данным выписок банка ведется на активном счете 51. Кредитовые обороты по этому счету записываются в регистр №2, а обороты по дебету отражаются в разных журналах-ордерах. Однако, учитывая важность точности учета и необходимость контроля, дополнительно к журналу-ордеру №2 ведется ведомость №2, в которой учитываются все суммы, отнесенные в дебет счета 51 «Расчетный счет».

Для учета денежных средств, выданных подотчет своим работникам (состоящим в списочном составе) на административно-хозяйственные и операционные расходы и служебные командировки, предназначен активно-пассивный счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим запрещается.

Физические лица, использовавшие собственные денежные средства на покупку товарно-материальных ценностей, оказание услуг, обязаны не позднее трех рабочих дней со дня приобретения составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах субъекта хозяйствования. Командировка оформляется приказом (распоряжением) с указанием пункта назначения, наименования предприятия (организации), куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью.

Расходовать полученные под отчет суммы допускается лишь на те цели, на которые они выданы.

За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об использовании денежных средств составляется авансовый отчет. К нему прилагаются командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и др.

Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, проезду, выплачиваются суточные и другие расходы в соответствии с действующим порядком.

Сданный командированным авансовый отчет с приложенными оправдательными документами проверяется и утверждается главным бухгалтером предприятия. Проверяя законность произведенных расходов из подотчетных сумм, бухгалтер одновременно против каждой суммы, приведенной в авансовом отчете, проставляет дебетуемые счета, субсчета и статьи расходов.

Учет по счету 71 ведется в регистре №7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.