Навигация
3.6 Авансовый отчет
Авансовый отчет (форма № АО -1) применяется для учета денежных средств, выданных из кассы организации подотчетным лицам на командировочные, операционные и хозяйственные расходы.
Авансовые отчеты по форме № АО -1 должны представляться всеми подотчетными лицами, в том числе лицами, получившими подотчетную сумму для приобретения ТМЦ в организациях розничной торговли.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Авансовый отчет составляется на одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии, на бумажном и машинном носителях информации.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В реквизите « назначение аванса» указываются цели, на которые выданы подотчетные суммы. В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне указываются сумма расходов принятые к учету и счета которые дебетуются на эти суммы.
В реквизите «дебет» указываются суммы, учтенные по дебету счетов произведенных расходов.
В реквизите «кредит» указываются суммы, учтенные по кредиту счета учета расчетов с подотчетными лицами.
В реквизите «отчет проверен. К утверждению в сумме» указывается сумма фактически произведенных расходов, принятая к учету и подлежащая утверждению руководителем организации или уполномоченным на это лицом прописью (в рублях и копейках).
Авансовый отчет подписывается подотчетным лицом на оборотной стороне формы № АО – 1. на лицевой стороне формы приводятся подписи главного бухгалтера организации и бухгалтера, производившего расчет. Расписка отрезается от авансового отчета и выдается на руки подотчетному лицу.
Количество приложенных документов к авансовому отчету и общее количество листов, которые содержат эти документы, указываются в реквизите «приложение____документов на ___листах».
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток не использованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных сумм в указанном порядке.
4 Порядок хранения первичных документов и учетных регистров
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. До передачи их в архив Отделение должно храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.
Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.
Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.
Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве организации определяется согласно Перечню типовых документальных материалов.
Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.
Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива работникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.
Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у Отделения может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу.
С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.
Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица Отделения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем. Копия акта направляется вышестоящей организации.
Литература
1) Тумасян Р.З. «Первичные учетные документы. Формы документов, правила оформления. Порядок отражения в учете», М: ООО «НИТАР АЛЬЯНС» 2003.
2) Постановление Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии № 65-СТ от 03.03.2003г. «О принятии и введении в действие государственного стандарта РФ».
3) Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.1996г. (ред. от 03.11.2006г.).
Похожие работы
... ; 24 - 26 разряд - код Классификации операций сектора государственного управления (приложение N 5). Разряды 18 - 23 образуют Код счета бюджетного учета. Расчеты по заработной плате с работниками учреждения должны быть отражены соответствующими проводками в бухгалтерском учете. Согласно Инструкции №25Н при отсутствии в корреспонденции счетов бюджетного учета операций, отражающих деятельность ...
... средств, товарно- материальные ценностей, кредитные и расчетные обязательства, договоры о материальной ответственности. Предприятие самостоятельно: - устанавливает организационную форму бухгалтерской работы; - формирует учетную политику; - проводит функциональные разделения учета на управленческий и финансовый; - разрабатывает порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие ...
... и уплаченная с авансов, принимается к вычету из бюджета в соответствии с пунктом 8 статьи 171 и пунктом 6 статьи 172 НК РФ. 2. Особенности бухгалтерского учета строительного производства у заказчика Стоимость строительных работ в бухгалтерском учете организации-заказчика отражается на основании акта о приемке выполненных работ ф. N КС-2, который подписывают заказчик и подрядчик. Оплата ...
... организации. В бухгалтерской отчетности отражаются нарастающим итогом имущественное и финансовое положение учреждения, результаты деятельности за отчетный период. Бухгалтерскую отчетность бюджетных организаций подразделяют на годовую, квартальную и месячную. Отчетным годом для организации считается период с 01 января по 31 декабря включительно. Годовые отчеты составляются по состоянию на 01 ...
0 комментариев