Основні вимоги до заповнення звітних форм

2.1.2 Основні вимоги до заповнення звітних форм

Потрібно зазначити, що порядок складання звітності бюджетними установами розроблено відповідно до вимог: Бюджетного кодексу України, Закону України "Про Державний бюджет України"; постанови Кабінету Міністрів України "Про затвердження Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ" від 28.02.02 № 228, зі змінами та доповненнями; наказу Міністерства фінансів України від 27.12.01 № 604 "Про бюджетну класифікацію та її запровадження", зі змінами та доповненнями; наказу Міністерства фінансів України "Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету" від 28.01.02 № 57, зі змінами та доповненнями; Планів рахунків бухгалтерського обліку: бюджетних установ і виконання державного та місцевих бюджетів, Інструкції по застосуванню Планів рахунків бухгалтерського обліку: бюджетних установ і виконання державного та місцевих бюджетів, затверджених наказами Державного казначейства України, зі змінами і доповненнями. Державним казначейством України затверджено форми окремих звітів бюджетних установ та Інструкцію з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу. Діяльність Державного казначейства України регламентується Указом Президента України від 27.04.1995 р. № 335/95 "Про Державне казначейство України", постановою Кабінету Міністрів України від 31.07.95 № 590 і Положенням про Державне казначейство [15].

Річні звіти складаються за звітний рік, яким вважається період з 1 січня до 31 грудня включно. Для новоутворених установ звітним періодом є строк з дня утворення установи до 31 грудня включно, а для установ, що утворені після 1 жовтня, — з дня утворення установи до 31 грудня наступного року включно.

У формах бухгалтерських звітів наводяться всі передбачені показники. У разі незаповнення тієї чи іншої статті (рядка, графи) через відсутність активів, пасивів, операцій ця стаття (рядок, графа) прокреслюється або заповнюється нулями.

Форми звітності заповнюються в гривнях, чорнилом, пастою кулькових ручок, на друкарських машинках, принтерах, за допомогою засобів автоматизації та іншими способами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання звітності та запобігли б внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.

Заголовна частина форм заповнюється в такій послідовності:

·           реквізит ДКУД (Державний класифікатор управлінських документів);

·           реквізит "Установа" відображає повну назву установи (відповідно до установчих документів), зареєстровану в установленому порядку, та її ідентифікаційний код за єдиним державним реєстром підприємств й організацій України (ЄДРПОУ);

·           реквізит "Територія" відображає назву території, де розташовано установу, відповідно до системи позначень адміністративно-територіальних одиниць (КОАТУУ);

·           реквізит "Галузь (вид діяльності)" відображає вид діяльності установи відповідно до Загального класифікатора галузей народного господарства (ЗКГНГ);

·           реквізит "Орган державного управління" відображає назву органу, у віданні якого перебуває установа (якщо він є) та якому подається бухгалтерський звіт (СПОДУ);

·           реквізит "Контрольна сума" установами не заповнюється;

·           реквізит "Адреса організації" відображає повну поштову адресу установи;

·           реквізит "Кількість установ" відображає кількість юридичних осіб, що включені органом управління до зведеного балансу;

·           код та назва відомчої класифікації видатків;

·           код та назва програмної класифікації видатків [6].

Активи, пасиви та операції в іноземних валютах включаються в річний бухгалтерський звіт у сумах, що визначаються шляхом перерахунку іноземної валюти в грошову одиницю, що діє на території України, — гривню. Порядок відображення в бухгалтерському обліку операцій затверджено наказом Державного казначейства України "Про затвердження Порядку відображення в обліку операцій в іноземній валюті" від 24.07.01 № 126.

Дані статей балансу на кінець звітного року повинні бути обґрунтовані результатами ретельно проведеної перед складанням річного бухгалтерського звіту інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, резервів, документів і розрахунків, порядок якої регламентовано Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу, затвердженої наказом Головного управління Державного казначейства України від 30.10.98 № 90.

До подання річного бухгалтерського звіту на підставі затверджених керівником установи пропозицій постійно діючих інвентаризаційних комісій щодо врегулювання розбіжностей фактичної наявності цінностей інвентаризації відповідні записи мають бути внесені до регістрів і рахунків бухгалтерського обліку. Суми статей балансу по коштах на рахунках у банках, банківських позичках, дані про рух фінансування з бюджету та позабюджетних фондів повинні відповідати відомостям, вказаним у виписках банків. Відображення в балансі сум за розрахунками з фінансовими і податковими органами, які взаємно не погоджені, не допускається.

Бухгалтерські звіти і баланси підписують керівник і головний бухгалтер установи. Без таких підписів звіти вважаються недійсними. У централізованих бухгалтеріях звіти та баланси підписують керівник цього органу управління установи, при якому вона утворена, і головний бухгалтер [13].

Річний бухгалтерський звіт установи до подання його у визначені органи розглядається і затверджується у порядку, встановленому законодавством та установчими документами установ.

Річні бухгалтерські звіти подаються:

·           вищій установі;

·           органу Державного казначейства — при отриманні асигнувань з Державного бюджету;

·           фінансовому органу;

·           Рахунковій палаті;

·           органу державної статистики — при окремих вказівках.

Інформаційність річного звіту повинна бути доповнена пояснювальною запискою, яка є обов’язковим додатком до річного звіту. Її обсяг та зміст не регламентовані, хоча навряд чи доцільно перевантажувати записку переліченням показників, які безпосередньо читаються по формах звітності. Разом з тим у пояснювальній записці наводяться пояснення основних факторів, що вплинули на господарські та фінансові результати роботи установи, висвітлюється фінансовий і майновий стан установи [15].

У пояснювальній записці слід висвітлювати такі питання:

— короткий опис діяльності бюджетної установи;

— рух грошових коштів за звітний рік за операціями, проведеними у грошовій та негрошовій формах, наводиться за встановленою формою;

— основні фактори, що вплинули на виконання кошторису, дані про заборгованість за заробітною платою та іншими соціальними виплатами;

— зміни у фінансовому стані бюджетної установи за звітний рік;

— результати проведення щорічної інвентаризації активів і зобов’язань (відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України "Про затвердження Порядку подання фінансової звітності" від 28.02.00 № 419);

— стан дебіторської та кредиторської заборгованості установи на кінець звітного року, причини проведення попередньої оплати та отримання товарів, робіт, послуг без здійснення платежів за них;

— суми списаної протягом звітного року дебіторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, відповідно до наказу Головного управління Державного казначейства України "Про затвердження Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу" від 30.10.98 № 90, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 16.11.98 за № 728/3168, за встановленою формою по загальних та спеціальних фондах. У разі невиконання вимог зазначеного наказу причини невиконання наводяться у пояснювальній записці окремо;

— заборгованість з виплат допомоги і компенсацій громадянам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи наводиться у рядку 010;

— реструктуризована заборгованість бюджетної установи та підстави для неї;

— у разі сплати до бюджету штрафів, накладених на бюджетну установу контрольними органами, — сума виплати, підстава, винні особи;

— анульовані та відновлені протоколи взаємозаліків і відмінені та відновлені векселі минулих періодів (головними розпорядниками у зведених фінансових звітах така інформація подається у вигляді таблиць довільної форми, де зазначаються дата і номер протоколу (векселя), загальна сума, підприємство-учасник, на рахунок якої заборгованості переведено);

— сума коштів спеціального фонду, що була спрямована на погашення заборгованості із соціальних виплат загального фонду або на інші потреби;

— надходження гуманітарної допомоги та її використання;

— надходження благодійних внесків, грантів, дарунків та інвестицій у національній та іноземній валютах, підстави та мета їх отримання, номер розпорядчого документа, назва юридичної особи та строк погашення;

— розшифровка поточних рахунків, що перебувають в установах банків, підстави для наявності цих рахунків із зазначенням залишків на цих рахунках та виду коштів (для бюджетних установ, що згідно з чинним законодавством України переведені на казначейське обслуговування кошторисів);

— інформація про стан депозитних операцій установ, де необхідно відобразити депозитні операції, що проводить бюджетна установа (залишки на рахунках), із зазначенням нормативно-правового акту, на підставі якого проводяться ці операції;

— інформація про виконання статті Закону України "Про Державний бюджет України на 200_ рік";

— інформація про скорочення нормативів на утримання установи;

— розшифровка про суми дебіторської та кредиторської заборгованості установи за операціями, які не відображаються у формах № 7 д та № 7 м "Звіт про заборгованість бюджетних установ", за встановленою формою [10].

Крім того, у пояснювальній записці до річного фінансового звіту обов’язково повинні бути викладені роз’яснення про розбіжності між плановими бюджетними асигнуваннями і фактичним надходженням коштів, між даними різних форм звітності, а також між показниками звітності на кінець звітного року і на початок наступного року (якщо такі розбіжності мали місце).

Операції з надходження і використання спеціального фонду за звітний рік, проведені в натуральній формі або в іноземній валюті, відображаються за окремими формами річної фінансової звітності, складеними за певним видом надходжень. Такі форми подаються до органів Державного казначейства України для врахування даних у зведених звітах за територією і візуються органами Державного казначейства України, але відповідальність за законність та правильність відображення у звітах зазначених операцій несуть розпорядники бюджетних коштів [4].