Учет денежных средств на специальных счетах в банках и переводов в пути

3.6 Учет денежных средств на специальных счетах в банках и переводов в пути

Организации, помимо хранения денежных средств в кассе, на расчетных и валютных счетах, могут хранить их на других счетах в банках, которые используются для целевого назначения. Для учета этих денежных средств в Плане счетов бухгалтерского учета предусмотрен главный счет 55 "Специальные счета в банках", который по отношению к балансу является активным, размещаясь в промежуточных и заключительном балансах во II разделе актива по статье.

По дебету счета учитывается остаток денежных средств на специальных счетах в банке и их поступление, а по кредиту — списание (расходование). Ежемесячно на всех аналитических счетах выводятся обороты и сальдо, которое может быть только дебетовым.

Главный счет 55 "Специальные счета в банках" может иметь следующие субсчета:

55-1 "Аккредитивы",

55-2 "Чековые книжки",

55-3 "Депозитные счета".

При всех формах учета синтетический учет ведется в Главной книге в обобщенном виде (без подразделений по субсчетам), аналитический учет при мемориально-ордерной форме осуществляется в контокоррентной книге, а при журнально-ордерной форме — в журнале-ордере № 3 и ведомости № 25.

В журнале-ордере № 3 записи производятся по кредитовой стороне счета 55 "Специальные счета в банках" в дебет других счетов. В ведомости записи производятся по дебету счета 55 "Специальные счета в банках" с кредита других счетов. Записи производятся в течение месяца на основании выписок банка.

По субсчету 55-1 учитываются аккредитивы.

Аккредитив представляет собой часть денежных средств, выставленную в иногороднее отделение банка для расчетов с поставщиками за отправленные товары или оказанные услуги (выполненные работы), т. е. аккредитив представляет собой счет в банке, на котором зарезервированы денежные средства для расчетов с конкретным поставщиком.

Чтобы воспользоваться аккредитивом как формой расчетов, аккредитиводатель (покупатель) подает в свое отделение банка (банк-эмитент) заявление с просьбой открыть аккредитив (ф. № 0403063).

В заявлении на открытие аккредитива следует указать:

-    номер договора, на основании которого открывается аккредитив;

-    срок действия аккредитива (число и месяц закрытия аккредитива);

-    наименование поставщика;

-    наименование банка поставщика, в котором открывается аккредитив;

-    место исполнения аккредитива;

-    полное и точное наименование документов, против которых банк может производить выплаты по аккредитиву, срок их представления и порядок оформления;

-    вид аккредитива с указанием по нему необходимых данных;

-    наименование (вид, род) товаров, услуг с указанием срока отгрузки (оказание услуг);

-    сумма аккредитива;

-    способ реализации аккредитива с указанием дополнительных условий (например, запрещение частичной оплаты, обязательное предоставление сертификатов по качеству товаров, предоставление права акцепта уполномоченному и т. д.).

Заявление на открытие аккредитива представляется в четырех экземплярах в банк-эмитент, который последний экземпляр со своей отметкой возвращает аккредитиводателю.

Поставщик, получив известие об открытии ему аккредитива, производит отгрузку (отправку) товаров. Для получения средств с аккредитива поставщик представляет в банк-исполнитель реестр счетов и другие документы, предусмотренные условиями аккредитива. Эти документы должны быть представлены до истечения срока аккредитива и подтверждать выполнение всех условий аккредитива. При нарушении поставщиком хотя бы одного условия, предусмотренного в аккредитиве, оплата документов не производится.

Банк-исполнитель сверяет представленные поставщиком документы и при наличии полной тождественности с условиями выставленного аккредитива производит их оплату.

Если условиями аккредитива предусмотрен акцепт уполномоченного аккредитиводателя, то представленные поставщиком документы должны иметь его подпись и акцептную надпись.

Закрытие аккредитива производится в следующих случаях:

1. При полном использовании средств или по истечении срока аккредитива, о чем банк-исполнитель сообщает банку-эмитенту.

2. По заявлению поставщика об отказе дальнейшего использования аккредитива до окончания срока его действия, о чем банк-исполнитель сообщает банку-эмитенту, и неиспользованная сумма аккредитива возвращается в банк-эмитент для восстановления на счете аккредитиводателя.

3. По заявлению покупателя об отзыве аккредитива полностью или частично. В этом случае аккредитив закрывается или уменьшается в день получения сообщения от банка-эмитента. О закрытии аккредитива посылается уведомление банку-эмитенту.

При использовании аккредитивной формы расчетов следует иметь в виду, что аккредитив может быть выставлен для расчетов только с одним поставщиком. Срок действия аккредитива в банке-исполнителе и порядок расчетов устанавливаются в договоре (соглашении) между аккредитиводателем (покупателем) и поставщиком.

Рассмотрим схему расчетов при помощи аккредитивов:

1. Представление в банк заявления на открытие аккредитива.

2. Возврат банком последнего экземпляра заявления с отметкой о выставлении аккредитива.

3. Открытие аккредитива путем пересылки заявления

в банк, обслуживающий поставщика.

4. Сообщение поставщику об открытии аккредитива.

5. Отправка товаров (оказание услуг) покупателю.

6. Представление документов об отправке товаров (оказании услуг) для оплаты.

7. Оплата документов путем списания денежных средств с аккредитива и зачисления их на расчетный счет поставщика.

8. Возвращение остатка неиспользованного аккредитива на счет покупателя (аккредитиводателя).

В настоящее время покупатели, применяя аккредитивную форму расчетов, могут открывать следующие виды аккредитивов:

-    покрытые (депонированные) или непокрытые (гарантированные);

-    отзывные или безотзывные.

При выставлении покрытого (депонированного) аккредитива банк-эмитент списывает денежные средства с расчетного счета аккредитиводателя. Он также может быть выставлен за счет специально полученного кредита в банке.

При выставлении покрытого (депонированного) аккредитива составляется бухгалтерская проводка:

Дебет субсчета 55-1 "Аккредитивы"

Кредит счетов 51 "Расчетные счета"

66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам"

67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам" и др.

При выставлении непокрытого (гарантированного) аккредитива банку-исполнителю предоставляется право списывать сумму аккредитива с ведущегося у него счета банка-эмитента. Этот вид аккредитива может быть применен только при наличии корреспондентских отношений между банком поставщика (банком-исполнителем) и банком покупателя (банком-эмитентом). При выставлении непокрытого аккредитива субсчет 55-1 "Аккредитивы" не используется. Все записи производятся на забалансовом счете 009 "Обеспечение обязательств и платежей выданные".

При открытии аккредитива запись производится по приходу счета 009, а при использовании непокрытого аккредитива (дебет счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", кредит счета 51 "Расчетные счета") - запись производится по расходу счета 009.

Отзывный аккредитив может быть изменен или аннулирован банком-эмитентом без предварительного согласования с поставщиком на основании распоряжения покупателя (аккредитиводателя).

Безотзывный аккредитив не может быть изменен или аннулирован без согласия поставщика. При выставлении аккредитива банком-эмитентом с аккредитиводателя взимается плата за услугу.

Пример типовых операций при аккредитивной форме расчетов представлен в таблице 8.

Таблица 8. Типовые операции при аккредитивной форме расчетов

По субсчету 55-2 учитываются чековые книжки. Порядок осуществления расчетов чеками регулируется Положением о чеках, введенном в действие с 1 марта 1992 г., с последующим добавлениями и изменениями.

Чек представляет собой денежный документ установленной формы, содержащий безусловный приказ владельца счета (чекодателя) кредитному учреждению о выплате определенной суммы денег, указанной в чеке, получателю средств (чекодержателю).

В силу некоторых особенностей расчеты с помощью чеков носят условный характер: выдача чека чекодателем еще не погашает его обязательства перед чекодержателем. Это обязательство погашается только деньгами и в момент оплаты чека банком плательщика.

Чек должен содержать:

1. Наименование "чек", включенное в текст документа на том языке, на котором этот документ составлен.

2. Поручение плательщику выплатить конкретную денежную сумму.

3. Наименование плательщика и указание счета, с которого должен быть произведен платеж.

4. Указание валюты платежа.

5. Указание даты и места составления чека.

6. Подпись чекодателя.

Отсутствие в документе какого-либо из указанных реквизитов лишает его силы чека.

Заполнение чека допускается как от руки, так и с использованием технических средств. Использование факсимиле при подписании чеков не допускается. На чеке, выданном от имени юридического лица, должен быть оттиск его печати. Чек, сумма которого написана словами и цифрами, в случае их несовпадения имеет силу на сумму, написанную словами.

Чеки используются как физическими, так и юридическими лицами, являются платежным средством и могут применяться при расчетах во всех случаях, предусмотренных законами РФ. Не допускаются расчеты чеками между физическими лицами, но допускается прием чеков во вклады граждан на их лицевые счета в банках.

Чек имеет хождение только на территории Российской Федерации.

Чеки подразделяются на именные, предъявительские и ордерные.

Именной чек выписывается на имя определенного лица без права дальнейшей передачи по индоссаменту (передаточная надпись). Передача прав по именному чеку возможна лишь в виде исключения с последующим переходом прав по долговым требованиям, установленным гражданским законодательством.

Предъявительский чек выписывается на предъявителя, т.е. без указания конкретного получателя.

Ордерный чек выписывается по приказу определенного лица и передается посредством именной или бланковой передаточной надписи на обороте.

Кроме того, чеки подразделяются на денежные (для получения наличных денег) и расчетные (для безналичных расчетов).

Чеки, предназначенные для безналичных расчетов, подразделяются на не лимитированные и лимитированные.

Чеки сброшюрованы в чековые книжки, которые приобретаются клиентами за определенную плату в учреждении банка на основании заявления установленной формы.

Чеки выполнены на бумаге с водяными знаками, имеют средства защиты, что исключает допущение каких-либо исправлений. Чек состоит непосредственно из чека и корешка. Одновременно с заполнением чека заполняется корешок. Испорченный чек должен быть оставлен в чековой книжке с надписью "Испорчен" и прикреплен к корешку.

Расчетный чек представляет собой письменное распоряжение чекодателя на снятие денег с его счета и зачисление их на счет получателя.

На основании чеков из нелимитированных и лимитированных чековых книжек производится оплата счетов предприятий за полученные товары и оказанные услуги как при одногородних, так и при иногородних расчетах.

Кроме того, чеки используются при постоянных расчетах с транспортными организациями, с предприятиями связи за почтовые, телефонные, телеграфные услуги и т. д.

В целях обеспечения платежей по чекам с депонированием средств на отдельном счете вместе с заявлением о выдаче лимитированной чековой книжки представляется платежное поручение для депонирования средств на отдельном лицевом счете чекодателя. На основании этого заявления деньги снимаются с расчетного счета на сумму указанного лимита и депонируется на отдельном счете в банке, что отражается бухгалтерской проводкой:

Дебет субсчета 55-2 "Чековые книжки" — на сумму лимита 10 000 руб.

Дебет субсчета 91-2 "Прочие расходы" на сумму услуг 25 руб.

Кредит счета 51 "Расчетные счета" на общую сумму 10 025 руб.

При оплате товаров или услуг чеком из лимитированной чековой книжки составляется проводка:

Дебет счетов 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",

76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

Кредит субсчета 55-2 "Чековые книжки".

При оплате чеком из не лимитированной чековой книжки деньги списываются с расчетного счета:

Дебет счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и другие счета

Кредит счета 51 "Расчетные счета".

Чековые книжки, являясь бланками строгой отчетности, выдаются под отчет лицу, которое производит безналичные расчеты с помощью лимитированных чеков. Всякий раз при выписке чека в его корешке должен быть записан остаток лимита. Главный бухгалтер обязан периодически проверять правильность использования чеков уполномоченными лицами.

Движение сумм по лимитированным чековым книжкам, выданным под отчет работникам организации для производства расчетов с организациями, учитывается на отдельных аналитических счетах в составе двух главных счетов: 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (на отдельных аналитических счетах "Подотчетные лица по выданным им Чекам") и 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (на отдельных аналитических счетах "Расчеты с подотчетными лицами по чековым книжкам").

При выдаче лимитированных чековых книжек под отчет работнику:

Дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Кредит счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

При представлении этими лицами отчета на сумму использованных чеков:

Дебет счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Таким образом, сальдо по соответствующим аналитическим счетам указанных двух главных счетов должно в точности соответствовать сумме остатка чеков у подотчетных лиц. Кроме того, разница между этим сальдо и сальдо по субсчету 55-2 "Чековые книжки" (аналитические счета по учету лимитированных чековых книжек) покажет сумму по использованным, но не оплаченным банком чекам.

Рассмотрим типовые операции по учету расчетов с чеками (табл. 9).

Таблица 9 Типовые операции при расчетах чеками

По субсчету 55-3 "Депозитные счета" учитывается движение средств, вложенных организацией в банковские и другие вклады.

Депозит — денежные средства, помещаемые для хранения в кредитные учреждения, по которым выплачивается повышенный процент.

Перечисление денежных средств на депозитные счета оформляются бухгалтерской проводкой:

Дебет субсчета 55-3 "Депозитные счета"

Кредит счетов 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета".

Начисленные проценты за хранение денежных средств на депозитных счетах рассматриваются как операционные доходы и оформляются бухгалтерской проводкой:

Дебет субсчета 55-3 "Депозитные счета"

Кредит субсчета 91-1 "Прочие доходы".

При возврате кредитной организацией сумм вкладов составляется корреспонденция счетов:

Дебет счетов 50 "Касса", 51 "Расчетные счета"

Кредит субсчета 55-3 "Депозитные счета".

Аналитические счета по субсчету 55-3 "Депозитные счета" открываются отдельно на каждый депозитный вклад.

На отдельных субсчетах, открываемых к счету 55 "Специальные счета в банках", учитывается движение обособленно хранящихся в кредитной организации средств целевого финансирования (на специальные целевые мероприятия, на капитальные вложения и пр.), а также наличие и движение денежных средств в иностранной валюте.

Для учета денежных сумм, находящихся в пути, в Плане счетов бухгалтерского учета предусмотрен главный счет 57 "Переводы в пути". Этот счет предназначен для обобщения информации о движении денежных средств (переводов) в пути, т.е. денежных сумм, внесенных в кассы банка для перечисления на расчетный, валютный или иные счета организации, но еще не поступивших и не зачисленных по назначению.

На счете 57 "Переводы в пути" учитываются:

-    денежные средства, внесенные в кассу почтового отделения или вечернюю кассу банка для зачисления на расчетный счет;

-    денежные средства, переданные инкассаторам для зачисления на расчетный счет;

-    денежные средства, перечисленные с одного счета (например, расчетного) для зачисления на другой счет организации (например, валютный);

-    денежные средства, направленные на корпоративную пластиковую карту, если расчетный счет и счет корпоративной пластиковой карты находятся в разных учреждениях банка.

Этот счет по отношению к балансу является активным и размещается во втором (II) разделе актива баланса по статье "Прочие денежные средства". По дебетовой стороне счета учитываются сальдо и поступление, а по кредитовой - списание денежных средств при зачислении их по назначению на соответствующий счет в банке.

Основанием для производства записей по дебету счета 57 "Переводы в пути" являются квитанции о взносе наличных денег, выдаваемые учреждениями банков или почтовыми отделениями, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.д.

Дебет счета 57 "Переводы в пути"

Кредит счетов 71 "Расчеты с подотчетными лицами",

76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и др.

Основанием для производства записей по кредиту счета 57 "Переводы в пути" являются выписки банков, подтверждающие поступление денежных средств на счета:

Дебет счетов 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета"

Кредит счета 57 "Переводы в пути".

Главный счет 57 "Переводы в пути" субсчетов не имеет.

Однако при наличии у предприятия расчетных и валютных счетов целесообразно предусмотреть два субсчета:

57-1 "Переводы в пути в отечественной валюте", 57-2 "Переводы в пути в иностранной валюте".

Синтетический учет ведется в Главной книге в обобщенном виде (без подразделения по субсчетам). Аналитический учет при мемориально-ордерной форме осуществляется в контокоррентной книге, а при журнально-ордерной форме — в журнале-ордере № 3 и в ведомости № 25.