Методика ревизии сохранности имущества организации

3. Методика ревизии сохранности имущества организации

Порядок проведения ревизии сохранности кооперативного имущества определяется Инструкцией о порядке организации и проведения ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности в организациях, предприятиях и учреждениях потребительской кооперации Республики Беларусь от 12 апреля 2002г №177.

Согласно Программы проведения комплексной документальной ревизии финансово-хозяйственной деятельности и проверки обеспечения сохранности собственности потребительской кооперации в Октябрьском райпо (приложение Б) на первоначальном этапе, до начала проверки документов и регистров бухгалтерского учета, необходимо провести обследование объектов торговли, производственных цехов, складов и т.д., где проверить условия хранения ценностей, техническую укрепленность, ведение оперативного учета, своевременно ли оформляется приход и выбытие материальных ценностей. В случае выявления фактов бесхозяйственного отношения к имуществу, порчи ценностей и других нарушений принять совместно с руководством меры по оперативному их устранению и погашению ущерба.

Особое внимание при ревизии сохранности следует обратить на:

-     фактическое положение дел с состоянием сохранности собственности потребительской кооперации. Наличие недостач, хищений, краж, пожаров, не планируемых потерь и списаний, причины и виновных, как рассмотрены эти факты в организации, дана ли им принципиальная оценка. Достаточно ли принятых мер по взысканию всех видов ущерба, активизировать их взыскание;

-     состояние работы по подбору кадров руководителей, специалистов и материально-ответственных лиц, соблюдение закона о ежегодном предоставлении отпусков. Отражение задолженности в отчете;

-     состояние бухгалтерского учета. Нет ли отставания в аналитическом учете, своевременность проведения сверок расчетов с должниками и кредиторами. Какая проводится работа по сокращению расходов и потерь, повышению рентабельности, финансовой устойчивости предприятия, определена ли учетная политика, как она соблюдается;

-     обоснованность закупа товаров (продукции) у коммерческих структур, а также продажу товаров (продукции) им. При внешнеэкономических операциях – соблюдаются ли Декреты и Указы Президента Республики Беларусь и другие нормативные акты, порядок согласования этих контрактов;

-     соблюдения Указа Президента РБ от 25 августа 2009 года №529 «О государственных закупках»;

-     целесообразность реализации и отчуждения основных средств сторонним организациям и физическим лицам, правильность их оценки, имеется ли разрешение собственника на продажу, правильность списания основных средств и малоценного инвентаря. Проанализировать эффективность использования основных средств, установить причины бездействия отдельных из них;

-     обоснованность и условия сдачи в аренду зданий, производственных помещений, других основных средств, правильность расчета ставок арендной платы, наличие разрешения собственника на сдачу в аренду;

-     правильность начисления и использования резервов, фондов потребления и накопления (средств на подготовку кадров и содержание учебных заведений, инновационного фонда, отчислений на развитие материально-технической базы заготовок и др.). Определен ли в учетной политике порядок образования фондов накопления и потребления, и как он соблюдается. Имеются ли сметы образования и использования фондов потребления;

-     причины уплаты штрафов, пени, неустоек и других потерь, какие приняты меры в отношении виновных лиц по возмещению ущерба.

Во исполнение решения Методологического совета по ведомственному контролю при Министерстве финансов Республики Беларусь от 16 июня 2004 года необходимо проверять достоверность бухгалтерской (финансовой) отчетности согласно перечню вопросов, утвержденных постановлением Министерства финансов Республики Беларусь № 814 августа 2000 года.

Инвентаризация является одним из наиболее действенных механизмов внутреннего контроля проверки сохранности товарно-материальных ценностей субъектов хозяйствования потребительской кооперации. Посредством инвентаризации достигается обеспечение достоверности фактического наличия ценностей данным бухгалтерского учета и отчетности. В связи с этим ревизоры должны знать законодательные акты, регулирующие порядок проведения инвентаризаций, проверять соблюдение их положений и требований.

Ревизоры в ходе ревизии контролируют выполнение статьи 12 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», в частности, устанавливают, проводятся ли инвентаризации в организации (унитарном предприятии): при реорганизации или ликвидации; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене руководителя и материально ответственных лиц; при выявлении фактов хищений и (или) порче имущества; в случае возникновения непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств. В ходе ревизии ревизоры самостоятельно принимают решения о проведении инвентаризаций у тех или иных материально ответственных лиц, исходя из выполнения плана их проведения и полученных результатов по инвентаризациям.

В ходе ревизии ревизор контролирует соблюдение сроков проведения инвентаризаций: проверяет, проводились ли инвентаризации в соответствии с утверждённым планом; выдерживались ли рекомендуемые сроки проведения инвентаризаций; выявляет факты передачи товарно-материальных ценностей одним материально ответственным работником другому без проведения инвентаризации.

Большое внимание ревизор должен уделить состоянию инвентаризационной работы в организации. При этом контролируются как организационные моменты, так и приемы, используемые при проведении инвентаризаций, правильность и своевременность выведения их результатов, состояние задолженности материально ответственных лиц по признанным недостачам (порче) товарно-материальных ценностей.

Особое внимание должно быть уделено профилактическим мерам, направленным на обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей кооперативной организации, а также на возможности взыскания потерь с виновных лиц. Такие меры включают в себя не только правильный подбор кадров материально ответственных лиц, но и укрепление материально-технической базы конкретного субъекта хозяйствования (сигнализация, решетки, укрепление стен и т.д.), выполнение графика проведения инвентаризаций, проведение контрольных проверок качества инвентаризаций. Важным также является своевременное и правильное заключение трудовых договоров с материально ответственными лицами, проведение разъяснительной работы с ними по вопросам административной и уголовной ответственности за нанесение вреда кооперативной организации. Исходя из вышесказанного, можно рекомендовать ревизору следующие направления контроля качества инвентаризаций: а) проверить правильность ведения Книги учета инвентаризаций: своевременно ли регистрируются распоряжения о проведении инвентаризаций; имеются ли необходимые подписи на распоряжениях (председателя правления, главного бухгалтера); соблюдается ли принцип внезапности (распоряжение должно выдаваться председателю инвентаризационной комиссии не раньше, чем за 2-3 часа до начала проведения инвентаризации); б) проверить выполнение правил создания инвентаризационных комиссий: не включены ли в составы инвентаризационных комиссий лица, не компетентные в вопросах проведения инвентаризации; не назначали ли председателем комиссии по инвентаризации ценностей в одном и том же предприятии одного и того же работника два раза подряд; включались ли в состав инвентаризационной комиссии бригадир и работающие на день проведения инвентаризации материально ответственные лица; в) оформляется ли протоколом инвентаризационной комиссии распределение участков работы между всеми членами инвентаризационной комиссии и членами бригады (при проведении инвентаризаций по местам хранения ценностей с согласия членов бригады); г) приглашались ли для участия в проведении инвентаризации представители органов страховой организации после стихийных бедствий (наводнение, пожар и т.д.).

В ходе анализа инвентаризационных описей целесообразно: проверять правильность заполнения реквизитов, связанных с определением цены; обращать внимание на наличие подписей на инвентаризационных описях соответствующих работников кооперативной организации о проверке цен. Цены, вызывающие сомнения, должны быть сверены ревизором с первичными документами и другой информацией; осуществлять выборочно проверки правильности таксировки и подсчета итогов в инвентаризационных описях. Неправильная таксировка и подсчет итоговых данных, как на отдельных страницах описи, так и по инвентаризационной описи в целом, является одним из распространенных способов сокрытия хищений; сопоставлять данные различных экземпляров одной и той же инвентаризационной описи. Записи во всех экземплярах должны быть тождественны, наличие различий должно послужить ревизору основанием для углубленного анализа записей в указанном документе.

Особому контролю следует подвергать инвентаризационные ведомости, в которых встречаются следующие недостатки: наличие не оговоренных исправлений единиц измерения, цен, количества и сумм в инвентаризационных описях по отдельным наименованиям товаров; наличие подчисток в записях инвентаризационных описей; неверно произведенная таксировка и подсчет итогов в инвентаризационной описи; указание в инвентаризационной описи наименований товарно-материальных ценностей, которые не поступали в межинвентаризационный период и не числились в остатках по предыдущей инвентаризации; указание одной записью в инвентаризационной описи остатков ценностей одинаковой цены, но разных наименований; отсутствие в инвентаризационной описи подписи материально ответственного лица, удостоверяющей факт предъявления инвентаризационной комиссии всех документов и товарно-материальных ценностей; отсутствие в инвентаризационной описи подписи материально ответственного лица, сдавшего (принявшего) товарно-материальные ценности; отсутствие в инвентаризационной описи подписей лиц, ответственных за проверку правильности указания цен на товарно-материальные ценности; наличие расхождений в экземплярах описи, составленной инвентаризационной комиссией и составленной материально ответственным лицом (лицами).

Ревизор проверяет правильность выведения результатов инвентаризаций. Он должен убедиться в том, что окончательные результаты инвентаризации определены верно и они правильно отражены на счетах бухгалтерского учета, что предприняты все меры к взысканию причиненного кооперативной организации вреда. Следует учитывать, что при выведении окончательных результатов инвентаризации, должны быть выполнены определенные подходы и требования. Поэтому ревизор проверяет: все ли поступившие от инвентаризационных комиссий материалы подвергаются тщательной проверке; все ли обнаруженные ошибки в ценах, в таксировке и подсчетах исправлены и оговорены за подписью лиц, проверяющих описи, председателя инвентаризационной комиссии и материально ответственных работников; своевременно ли и правильно составлена сличительная ведомость. Ревизора должен насторожить факт, когда фактическое наличие товаров в полной мере совпадает с учетными данными, особенно по тем ценностям, которые приходуются и отпускаются в развес и большими партиями (десятками килограмм); приложены ли к материалам инвентаризации объяснительные записки материально ответственного лица (лиц) при выявлении отклонений (излишки, недостача товарно-материальных ценностей, пересортица); имеются ли подробные объяснения материально ответственных лиц о причинах допущенных отклонений; сделаны ли инвентаризационной комиссией выводы по результатам инвентаризации; своевременно ли оприходованы излишки товарно-материальных ценностей по рыночной стоимости и взыскана недостача; допускался ли суммарный зачет недостач излишками; допускалось ли списание естественной убыли в случае отсутствия фактической недостачи; имеется ли распоряжение руководителя предприятия на отнесение стоимости недостачи в пределах норм списания на расходы по реализации. В случае если на товар нет утвержденной нормы его убыли, то отсутствие товара рассматривается как недостача; обосновано ли отнесена недостача товара сверх норм естественной убыли на виновных лиц.

В ходе проверки инвентаризационных материалов выявляются и анализируются факты отнесения сумм недостач товарно-материальных ценностей или их порчи на финансовые результаты вследствие того, что виновные лица не установлены или судом отказано во взыскании с них убытков от недостач товаров и тары или их порчи. Ревизор проверяет, учтены ли суммы недостач, отнесенные на финансовые результаты, на забалансовом счете и принимаются ли меры по их взысканию. Анализируются источники погашения недостач, потерь от порчи товарно-материальных ценностей, определяется доля участия материально ответственных лиц, страховых компаний, финансовых результатов, прибыли, остающейся в распоряжении предприятия, в погашении недостач. Ревизор устанавливает работников, не принявших соответствующих мер по выявлению виновных лиц. Он принимает меры к розыску лиц, допустивших недостачи, и к взысканию с них вреда в административном или судебном порядке. Особое внимание ревизор должен уделить полному и своевременному взысканию с виновных лиц причиненного райпо материального ущерба.

В ходе ревизии ревизор проверяет (оценивает) качество проводимой в райпо инвентаризационной работы: проверяет правильность и достоверность записей в «Книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций»; анализирует состав работников, участвующих в контрольных проверках, и результаты контрольных проверок; выявляет факты, когда при значительном объеме хранящихся материальных ценностей не полностью проверяется содержание тары, в которой хранятся материальные ценности (например, винно-водочные изделия в закрытой таре, кондитерские и другие изделия в аналогичной упаковке; устанавливает, сколько раз виновные за внесение в описи заведомо неправильных остатков товарно-материальных ценностей (без проверки, со слов материально ответственных лиц, по учетным данным), привлекались к ответственности; изучает последовательность работы с инвентаризационными описями (проверка по существу, проверка цен, правильность оформления, наличие подписей, наличие исправлений и т.п.); анализирует, как часто в ходе инвентаризационных проверок выявляется потеря качественных характеристик самим товаром, своевременно ли составляются акты, устанавливаются ли виновные лица; выявляются ли инвентаризационными комиссиями товары, длительное время хранящиеся без движения, предлагаются ли меры по их дальнейшему использованию; устанавливает, составляются ли отдельные инвентаризационные описи на товарно-материальные ценности и тару, находящиеся в пути, на ответственном хранении, а также отпущенные во время проведения инвентаризации; рассматривает вопрос о том, каким образом результаты проведенных инвентаризаций, включая выявленные недостатки, доводятся до работников кооперативной организации: материально ответственных лиц, руководства, как используются эти материалы для разработки профилактических мероприятий по сохранности товарно-материальных ценностей.

Для положительного решения взыскания ущерба в кооперативной организации должен быть созданы определенные условия, соответствующие законодательной базе Республики Беларусь. В связи с этим ревизор должен проверить: имеются ли правильно оформленные договоры с материально ответственными лицами; имеются ли ограничения материальной ответственности коллективными договорами, соглашениями; имеется ли в организации перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми должны заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности или коллективной (бригадной) материальной ответственности, и утвержден ли этот перечень руководителем организации.

Ревизор проверяет правильность определения размеров и возмещения причиненного организации ущерба в случаях хищения, недостачи товарно-материальных ценностей. Ревизор контролирует рассмотрение результатов инвентаризации, утверждение их руководителем [11].

В качестве дополнительного контроля за сохранностью средств организаций потребительской кооперации в периодической печати различными авторами предлагается использование общественного (демократического) контроля. В частности, Царик В.М. указывает, что целесообразным было бы эффективно использовать возможности демократического контроля в целях профилактики краж и ограблений, с помощью которых можно осуществлять постоянный контроль за достаточной технической укрепленностью объектов и соблюдением определенных правил наемными работниками по обеспечению сохранности кооперативной собственности и недопущению условий провоцирующих на противоправные действия. Ущерб от краж только в 2003 году по системе Белкоопсоюза составил 1,7 млрд р. [16, с. 46-47].

3.1 Особенности ревизии сохранности имущества в розничной торговле

Ревизия сохранности товарно-материальных ценностей в розничной торговле имеет ряд особенностей. Они определяются большой массой наличных денег, многочисленной сетью магазинов, значительным числом материально ответственных лиц и товарных документов, отсутствием в магазинах количественно-суммового учета товаров. Эти особенности затрудняют контроль и нередко приводят к недостачам и хищениям.

Большинство хищений в торговле маскируется путем приписки товаров и завышения цен в инвентаризационных описях, выписки бестоварных накладных на возврат товара на базы или в другие торговые объекты, неполного оприходования товаров, позаимствования денежных средств в соседних магазинах, печатания нулевых чеков или повторного их использования, неполного оформления товарных документов для последующей их подделки и др.

Для выявления хищений ревизующим рекомендуется использовать комплекс различных приемов: осмотр и исследование первичных документов (накладных на возврат товаров, актов на списание товаров, описей-актов на переоценку товаров, инвентаризационных ведомостей, рекламационных актов и т.д.), анализ ежедневного движения торговой выручки, встречную проверку, частичное восстановление количественного учета или контрольное сличение, аналитическую проверку и т. д.

Основное внимание в процессе ревизии уделяют проверке товарно-денежных отчетов. Для этого проверяют, все ли первичные документы приложены к отчету, изучают правильность и законность их оформления, точность таксировки и соответствие дат на документах отчетному периоду, затем сличают записанные в отчете остатки ценностей на начало отчетного периода с остатками на конец предыдущего периода и также сверяют их с журналом формы № К-3. При этом необходимо производить встречную проверку записей и документов отчета данного материально ответственного лица с взаимосвязанными операциями по отчетам других материально ответственных лиц. Обращать внимание на правильность проставления в отчетах корреспонденции счетов, раздельного отражения товаров и тары, соответствие остатков по таре с данными по ведомости количественно-суммового движения тары и журнала формы № К-3.

Сверяют итоговые суммы, подсчитанные по дебету и кредиту в журнале формы № К-3 с составленными на их основании мемориальными ордерами и остатками в товарно-денежных отчетах. При этот в журнале формы № К-3 могут оказаться лицевые счета материально ответственных лиц, уволившихся из данной организации. Это может быть результатом отказа от приема испорченных товаров вновь назначенными работниками или сокрытия недостачи, допущенной уволенными лицами. Ревизору необходимо проверить фактическое наличие таких ценностей и принять меры к их передаче и уценке. Кроме того, встречные суммы в журнале формы № К-3 сверяют по корреспондирующим счетам с записями в журналах по счетам № 41/3, 41/4, 43 (если предприятия общественного питания, заготовительные и производственные предприятия находятся на одном балансе) и счетам № 50, 42 и др.

Выборочно пересчитывают месячные итоги по каждой графе аналитических счетов журнала формы № К-3, проверяя правильность подсчета итогов и обоснованность исправлений в товарно-денежных отчетах, особое внимание при этом обращают на торговые скидки и надбавки. Все записи по дебету и кредиту счета 42 «Торговая наценка» проверяют сплошным порядком. Все представленные поставщиками торговые скидки в накладных сличают с записями в товарно-денежных отчетах, а затем пересчитывают их в отчетах и сверяют с записями в журнале формы № К-3 и книге формы № К-39.

Во время ревизии, если будут установлены недостачи ценностей, применяют приемы контрольной проверки документов о движении ценностей в присутствии соответствующих материально ответственных лиц. Наряду с актом (ведомостью) о движении ценностей производят анализ движения выручки по местам, сумме и датам ее сдачи, составляют ведомость движения отдельных дорогостоящих товаров. Эти документы вместе с объяснительными записками материально ответственных лиц, копиями отельных накладных, сличительными ведомостями прилагаются к промежуточному акту ревизии.

Используя приемы контрольного сличения и анализа движения товаров за отдельные периоды, устанавливают возможное поступление и продажу через торговые объекты неучтенных товаров. При этом принимают во внимание ассортимент выпускаемой на месте продукции, запасы товаров, отпуск товаров в порядке безналичного расчета.

Проверка правильности списания естественной убыли в розничной торговле имеет ряд особенностей, так как нормы естественной убыли зависят от вида выбытия товаров (проданные населению, отпущенные в порядке мелкого опта, возвращенные поставщикам), при этом не учитывается срок хранения товаров, оборот для исчисления убыли определяют расчетным путем, применяют средние нормы естественной убыли для отдельных торговых объектов. Ревизору следует выяснить, не включались ли в оборот штучные и фасованные товары, проверить правильность составления расчетов и обоснованность применения предельных норм списания потерь. Анализируя потери товаров, реализуемых в магазинах самообслуживания, следует учитывать, что размер их списания дифференцирован в зависимости от типа магазинов, их местонахождения, площади торгового зала, занятого под самообслуживание, среднемесячного оборота, удельного веса продажи товаров, реализуемых по методу самообслуживания, в общем товарообороте и численности штата работников. Необходимо проверить соблюдение указанных условий, а также выявить возможные факты применения норм списания при нарушении принципов самообслуживания (ограничение доступа покупателей к товарам, введение второго контроля при выходе покупателей из магазина, подмены самообслуживания открытой выкладкой товаров и др.). Изучают также расчеты на списание нормируемых потерь товаров. При этом особое внимание обращают на обоснованность установления и применения средневзвешенных норм списания потерь товаров правильность исчисления оборота по продаже товаров и исключения из него товаров, предусмотренных соответствующим перечнем, точность определения суммы экономии, подлежащей использованию на премирование, законность начисления и списания потерь товаров.

3аконность списания товарных потерь сверх установленных норм определяют по актам о порче, бое, ломе товаров, книге регистрации потерь от порчи товарно-материальных ценностей. Просматривая акты, ревизор обращает внимание па правомочность комиссии, заключение комиссии о причинах порчи и возможности использования списанного товара (сдача в утиль, переработку, на откорм животных или для уничтожения), на правильность оформления акта, объяснения материально ответственных лиц, обоснованность утверждения размера данного ущерба руководителем организации [2, с. 176-182].

В ревизуемом периоде в системе Октябрьского райпо проводилась определенная работа по обеспечению сохранности кооперативных средств, за ревизуемый период крупных недостач не установлено.

Вместе с тем в ревизуемом периоде допущен ряд недостач значительных размеров. Так, по состоянию на 28.01.2009 года по подотчету заведующей магазином № 30 д.Курин Лебедь Т.С. была выявлена недостача товаров на 538,0 тыс.р. За допущенную недостачу зав.магазином наказана в дисциплинарном порядке и оставлена в прежней должности. Следует отметить, что следующая инвентаризация по подотчету зав.магазином № 30 д.Курин Лебедь Т.С. была проведена только через 4 месяца, и как результат снова допущена недостача 2802, 2 тыс.р. при остатке товаров 5,4 млн р., т.е. недостача составила более 50% от остатка товаров. После повторного случая недостачи зав. магазином Лебедь Т.С. освобождена от занимаемой должности, недостача погашена.

В магазине Кулинария № 1 по состоянию на 01.08.2008 года была выявлена недостача ценностей 1270,0 тыс.р., за межинвентаризационный период с 20.06.2008 года по 01.08.2009 года (за время отпуска основного завмага Пузыриной Л.П., подменяла продавец Барабанова И.). Недостача погашена, бригада продавцов (6 человек) наказана в дисциплинарном порядке и оставлены в прежних должностях. Следующая инвентаризация данного магазина по подотчету зав.магазином Пузыриной Л.П. произведена только через 9 месяцев, и как результат снова допущена недостача по состоянию на 12.05.2009 года 2282,0 тыс.р. при остатке товаров 39,3 млн р. Недостача погашена, зав.магазином и бригада продавцов оставлены в прежних должностях. В период документальной ревизии в вышеуказанном магазине также проведена инвентаризация (14.06.2009 года) по результатам которой установлена недостача 100,0 тыс. р. (погашена).

В магазине «Кулинария» д. Красная Слобода по подотчету заведующей магазином Асипенок Н.А. по состоянию на 17.02.2009 года установлена недостача 1256,1 тыс.р., при остатке товаров 7,3 млн р., за 1,5 месяца работы. Кроме того, при однодневном товарообороте менее 200 тыс.р., зав.магазином Асипенок Н.А. перед инвентаризацией в отделение связи было сдано денежных средств 840 тыс.р., которые засчитаны торговой выручкой. За допущенную недостачу зав. магазином наказана дисциплинарно и оставлена в прежней должности, недостача погашена. В период документальной ревизии вышеуказанный магазин был закрыт на инвентаризацию (с 07.02.2009 года до начала документальной ревизии инвентаризации не проводились) по результатам которой по подотчету Асипенок Н.А. выявлена недостача 1856,0 тыс.р., при остатке товаров 8,3 млн р. Также в период документальной ревизии в магазине № 49 д. Берков (зав.магазином Михасенок Т.В.) по состоянию на 15.06.2009 года была проведана инвентаризация, по результатам которой установлена недостача 1930,5 тыс.р. при остатке товаров 5112,0 тыс.р., за 5 месяцев работы. Одной из причин образования недостачи явилось, наличие сверхнормативных товарных запасов, которые превышали норматив в 1,8 раза. За допущенную недостачу зав. магазином Михасенок Т.В. отстранена от занимаемой должности (скоропортящиеся товары вывезены, а магазин закрыт из-за отсутствия резерва кадров).

Всего за 2008 год в предприятиях системы Октябрьского райпо выявлено недостач значительных размеров свыше 500 тыс.р. 18 случаев на общую сумму 19,8 млн р., средняя сумма недостачи, приходящаяся на один случай составила 1101,9 тыс.р. В сравнении с 2007 годом количество недостач свыше 500 тыс.р. возросло на 2 случая, а общая сумма недостач увеличилась на 7,8 млн р. или рост составил 165%. Средняя сумма недостачи, приходящаяся на один случай возросла на 351,7 тыс.р. или рост составил 146,8%.

Настораживает сложившееся положение дел с обеспечением сохранности кооперативной собственности в текущем году, где только за 5 месяцев уже допущено 14 случаев недостач свыше 500 тыс.р., на общую сумму 18,2 млн р., что составляет 91,9% от суммы недостач выявленных за 2008 год, а средняя сумма недостачи приходящаяся на один случай в 2009 году составила 1302,2 тыс.р. или рост в сравнении с 2008 годом составил 118,2%.

Однако следует отметить, что взыскание ущерба от недостач в системе Октябрьского райпо производится в основном своевременно, на дату документальной ревизии остатков непогашенного ущерба от недостач не числилось.

Вместе с тем, в Октябрьском райпо допускается нарушение сроков проведения инвентаризаций. Так, только на дату документальной ревизии не проводились инвентаризации более 6 месяцев в магазинах № 34 д. Любань, № 37 д. Пружинищи. Также, с нарушением установленных сроков, в ревизуемом периоде были проведены инвентаризации в магазинах № 11 «Готовая одежда», № 12 «Культтовары», № 70 д. Углы. По-прежнему большие потери система Октябрьского несет от краж ценностей. За ревизуемый период из 68 предприятий системы Октябрьского райпо совершено 5 случаев краж и похищено ценностей на 5,4 млн. р. из которых раскрыто только 4 случая на 3,4 млн. р. В погашение по раскрытым кражам за ревизуемый период поступило 0,2 млн р.

  3.2 Особенности ревизии сохранности имущества в общественном питании

Ревизию начинают с внезапного снятия остатков продуктов в кладовой и на производстве, наличия денег и товаров в буфетах. Инвентаризацию проводят в общеустановленном порядке, однако имеются особенности в подсчете остатков продуктов, полуфабрикатов и готовых изделий на производстве (кухне). Фактические остатки сырья и обеденной продукции, находящиеся на кухне, записывают в инвентаризационную опись: готовую продукцию — по количеству изделий (блюд) и продажным ценам, определенным калькуляцией; необработанное мясо (мясо, жиры, картофель и др.) — по весу и продажным ценам, по которым они поступили из кладовой. Жидкие блюда (супы, кисели, компоты и т. п.) проверяют по массе или объему при помощи мерной посуды. Вторые блюда, разложенные на порции, пересчитывают по количеству порций и наименованиям блюд, причем для проверки массы выборочно взвешивают порции. При этом отдельно проверяют массу порции мяса, рыбы и других основных продуктов, а также массу гарнира и соуса.

В момент инвентаризации на кухне (в цехе полуфабрикатов) могут находиться остатки продукции, не прошедшей полной технологической обработки (например, фарш для изготовления котлет, разделанная рыба и др.). Такая продукция является незавершенным производством. Инвентаризационная комиссия взвешивает фактическое количество продуктов в незавершенном производстве и записывает данные для расчета перевода продукции в необработанное сырье, исходя из норм отходов и потерь при его кулинарной обработке. При последующем пересчете полуфабрикатов в необработанное сырье учитывается, на какой стадии технологической обработки произведено снятие остатков (очистка, обвалка, жиловка, варка, жарка, тушение и т. д.). Нормы отходов берутся в зависимости от степени обработки продуктов по действующему Сборнику рецептур блюд и кулинарных изделий для предприятий общественного питания.

Некоторые особенности имеет инвентаризация специй и соли. При проверке сравнивают их фактический расход за межинвентаризационный период с нормативным и выявляют возможные отклонения — экономию или перерасход. Для этого используют специальный контрольный расчет и справку установленной формы.

При инвентаризации на кухне необходимо по документам, приложенным к отчетам, проверить, все ли продукты, которые значатся в приходных документах, имеются в наличии. Расхождения в весе и количестве между данными, указанными в приходных документах и в акте инвентаризации, рассматривают как недостачу или как результат использования продуктов не по назначению.

С участием инженера-технолога необходимо выяснить, соблюдается ли ассортиментный минимум блюд, установленный для предприятия данного типа, и полностью ли удовлетворяется спрос на готовую продукцию в течение всего дня. Проверка осуществляется путем сравнения ежедневных меню с ассортиментным минимумом блюд.

Ревизор проверяем готовую продукцию путем одновременного взвешивания 10-15 порции каждого вида штучных изделий (котлеты, рыбы и др.) в присутствии заведующего производством. При этом допускаются отклонения до ±3 % установленной массы изделий.

При сомнении в доброкачественности продуктов или полноте вложения сырья готовые блюда и кулинарные изделия направляют на лабораторный анализ.

Проверка правильности отпуска готовой продукции осуществляется путем контрольной закупки или наблюдения за весом и мерой товаров в момент отпуска их посетителям. Выявленные крупные нарушения оформляют промежуточным актом, а незначительные отражают в контрольном журнале предприятия.

В процессе обследования проверяют санитарное состояние производственных и подсобных помещений, качество мытья посуды, состояние и порядок эксплуатации оборудования и инвентаря, содержание территории хозяйственного двора и камер пищевых отходов. Следует выяснить соблюдение санитарных правил при хранении и обработке пищевых продуктов, обращая особое внимание на обработку и хранение скоропортящихся продуктов.

Ревизору необходимо установить степень оснащения предприятий оборудованием, инвентарем, посудой и выявить эффективность их использования. При этом устанавливают соответствие количества и номенклатуры имеющегося оборудования, посуды, столовых приборов, мебели и кухонного инвентаря примерным нормам оснащения, организацию их технического обслуживания и профилактического ремонта.

Важное значение имеет проверка правильности цен, так как предупреждает возможные злоупотребления. Там, где используются калькуляционные карточки, правильность цен проверяют сравнением цен на блюда или кулинарные изделия по калькуляционной карточке и меню. Если цены не совпадают, то проверяют, правильно ли составлена калькуляция.

В процессе ревизии необходимо ознакомиться с основными показателями выполнения плана товарооборота. Проверка достоверности отчетных данных о товарообороте заключается в определении правильности отражения в соответствующих документах выпуска и реализации продукции собственного производства, включенной в оборот общественного питания. Для этого оборот по реализации продукции собственного производства в журнале формы № К-4 по счету 41-3 «Товары, продукты и тара в общественного питании» сверяют с товарными отчетами материально ответственных лиц и приложенными к ним документами. Проверяют правильность подсчета в журнале формы № К-4 сумм товарооборота и переноса их в сводный журнал. В заключение выясняют тождество товарооборота общественного питания, показанного в разделе «I» отчета формы № 4-торг с соответствующими суммами журнала формы № К-4.

При ревизии операций производства устанавливают полноту и правильность оприходования продуктов, правильность определения продажных цен на обеденную продукцию, законность и документальную обоснованность списания в расход продуктов, соблюдение норм расхода сырья и качества выпускаемой продукции. Для этого ревизор проверяет цены, изучает отчеты работников кухни и приложенные к ним документы. В приходной части отчета обращают внимание на своевременность оприходования продуктов, соответствие количества получаемых продуктов потребности для изготовления собственной продукции по предварительно составленному плану-меню. Анализируют факты завышенного отпуска продуктов из кладовой в производство и приемом встречной проверки сопоставляют тождественность отчетов кладовщика и кухни, особенно по датам, ценам и количеству полученного сырья. Выясняют обстоятельства возникновения больших остатков сырья на конец рабочего дня.

Необходимо проверить соответствие фактического ассортимента полученных кухней продуктов сырьевому набору на изготовление блюд по калькуляциям и установить возможные факты замены и использования в производстве более дешевых продуктов по сравнению с включенными в калькуляцию.

При поступлении в процессе ревизии жалоб на недовложение сырья, сигналов о хищениях ревизору рекомендуется провести частичное восстановление количественного учета (обратную калькуляцию) на производстве по наиболее ценным продуктам. Этот прием позволяет выявить, незаконную экономию основных видов сырья (мяса, рыбы и др.) вследствие его недовложения, вскрыть недокументированное поступление продуктов на производство, излишками которых при суммовом учете покрывается недостача наиболее дорогостоящих продуктов. Ревизору необходимо тщательно изучить причины отклонений и потребовать объяснения от работником производства [2, с. 197-209].

При проведении последней ревизии сохранности собственности было выявлено, что со стороны руководства НУ «Общепит» ослаблен контроль за работой предприятий общественного питания, результатом чего явились установленные факты завышения цен.

Проверкой товарно-денежных отчетов по подотчету поваров кафе «Молодежное» Гармаш В.В., Цагельник О.Ф. за февраль 2009 года установлено, что за межинвентаризационный период с 1.02.09 по 6.02.09 г. проверкой соответствия расхода продуктов выпуску готовых изделий установлена недостача мяса свинины 2,0 кг на сумму 32,3 тыс. р. Кроме того, за период с 6.02.06 г. по 28.02.06 г. в кафе было реализовано 257 порций поджарки из свинины по цене 2100 руб., исходя из стоимости мяса свинины 16160 руб. за 1 кг., а для изготовления необходимо мяса свинины 28,3 кг., по цене 16 169 руб. Документированный приход мяса свинины составил только 22,7 кг., а 5,6 кг использовано мяса по более низким ценам, но при реализации цена готовой продукции не изменена, то есть, допущено завышение цен, всего сумма завышения составила 30,8 тыс. р.

По подотчету повара школьной столовой №1 Кодолг Г.А. г.п. Октябрьский за межинвентаризационный период с 1.02.2009 г. по 28.02.2009г. установлено занижение цен на сок «Яблочный». Сумма нарушения составила 3,3 тыс. р. (удержано).

При проверке отчетов по бару «Изумруд» (бармены Захарченко Л.В., Михайловская И. А.) был установлен товар не подтвержденный документальным приходом либо с истекшим сроком реализации (6 дней) включенный в инвентаризационную опись – котлета в тесте, пицца «Семейная», беляши с мясом всего на общую сумму 7280 р. (удержано).

3.3 Методика ревизии сохранности имущества в заготовительной деятельности

При проведении инвентаризации в заготовительных предприятиях в состав инвентаризационной комиссии обязательно включают специалиста по соответствующему виду продуктов и сырья, а также представителя общественности. Перед инвентаризацией все сырье, поступившее на склады, должно быть принято и оформлено документами.

Инвентаризацию товаров осуществляют путем обязательного пересчета и перевешивания всех остатков и установления лабораторным путем их качественных показателей. При этом особое внимание обращают на влажность, засоренность, сортность и другие показатели, влияющие на объем, массу и стоимость проверяемого сырья.

Порядок проведения инвентаризаций на складах зависит от вида наименования продуктом и сырья. В частности, поверка наличии картофеля, овощей и фруктов, хранящихся в овощехранилищах и буртах навалом, может проводиться по данным актов закладки их в бурты. В этих документах указывается объем бурта, данные ведомостей отвесов, дата закладки, количество и качественные показатели сырья. При незначительных остатках плодоовощного сырья, заложенного и хранилище, инвентаризацию можно провести путем составления актов зачистки. В других случаях проводят обмер кубатуры хранилищ и расчетным путем определяют массу заложенной продукции на основании действующих нормативов перевода объема отдельных плодов и овощей в весовые единицы.

При установлении значительных расхождений учетных данных с данными контрольных обмеров рекомендуется организовать фактическую перевеску сырья. Данные обмеров и технические расчеты оформляются отдельной ведомостью и прилагаются к инвентаризационной описи.

Запрессованную шерсть включают в опись по данным маркировки на кипах. Отдельные кипы с шерстью необходимо распаковывать для установления соответствия данных маркировки кип фактическому ее состоянию. Неупакованную шерсть обязательно перевешивают и определяют ее качественные показатели.

Фактические остатки кожевенного сырья устанавливают по индивидуальным биркам, прикрепленным к шкуркам, или путем взвешивания. На бирках обычно указывают вид, номер приемной квитанции, массу или площадь шкуры, способ консервирования, сортность, состояние шерстного покрова и другие показатели. Выявленную при инвентаризации массу шкур необходимо сличать с записью на бирке и приемными квитанциями, выданными сдатчикам. При несоответствии этих данных выясняют причины. При обнаружении на складе кожевенного сырья без бирок следует определить его фактическое состояние, вес, сорт и другие показатели. Особое внимание при этом надо обращать на способ консервирования сырья.

Рассортированные по пачкам пушно-меховое сырье, каракуль и смушку проверяют по биркам, в которых указываются основные показатели их качества. Для проверки количества и качества упакованных в пачки шкурок рекомендуется распаковывать не менее 10 % общего количества пачек. И случае установления расхождений распаковывают и проверяют все пачки. Размер шкурок определяется их площадью, выраженной в квадратных сантиметрах. Для этого результаты измерения длины шкуры от середины междуглазья до основании хвоста умножают на ширину, измеренную по середине шкуры.

Кишки-сырец до инвентаризации должны быть рассортированы и уложены в бочки с указанием на бирках их количества по видам, сортам и наименованиям или скомплектованы в пучки и связки. Целесообразно не менее 10% количества кишок каждой группы или сорта отбирать для проверки качества. Устанавливается также соответствие длины говяжьих черев, кругов и конских кишок-сырца установленным стандартам.

Перо-пуховое сырье инвентаризуется по видам птицы и сортам с подразделением на пух, перо и подкрылок. При проверке анализируется влажность сырья, которая не должна превышать более 12 %.

Тряпье инвентаризуется по группам и сортам в соответствии с утвержденной классификацией, количество определяют путем взвешивания. При перевеске по каждому виду тряпья составляют ведомость отвесов, итоги которой заносятся в инвентаризационную опись. Тряпье должно иметь определенную влажность (12—19%), установленную отдельно для каждой группы в разное время года.

На остатки сельскохозяйственных продуктов и сырья, фактически оказавшихся в заготовительных складах, составляют инвентаризационные описи специальной формы (№ инв.-20), где отражают их основные качественные показатели в соответствии с требованиями ГОСТа и технических условий.

Одновременно с проведением инвентаризаций или после нее необходимо ознакомиться с организацией закупок и сбыта сельскохозяйственных продуктов и сырья. С этой целью выясняют подготовленность предприятия к заготовительному сезону, обращая внимание на своевременность заключения договоров контрактации, количество действующих приемных пунктов, хранилищ, складов и их состояние. Определяют, и какой степени заготовительная контора оснащена необходимым оборудованием, инвентарем и машинами с учетом прогрессивной технологии заготовок.

Устанавливают обеспеченность тарой, наличие механизмов для погрузочно-разгрузочных работ. Проверяют, создан ли запас тары и тароматериалов, необходимый для выполнения плана заготовок, сверхплановых поставок и закупок излишков продуктов и сырья. Изучают полноту выборки выделенных фондов на плодоовощную тару, организацию производства тары в собственных цехах, состояние контроля за качеством тарных лесоматериалов, за деталями комплектов ящичной тары и бочковой клепки, а также возвратной тары.

Особое внимание обращают на правильность выбора заготовительными предприятиями путей и звенности товародвижения, наличие излишних и повторных операций при закупке сырья, своевременность заключения договоров с транспортными организациями на перевозку грузов, использование при поставках продукции прямых связей.

Проверяют также организацию приемки продукции по качеству, наличие сети лабораторий, их оснащение необходимыми приборами и реактивами, обеспечение и стимулирование правильной обработки, сортировки и оценки качества продукции непосредственно в хозяйствах.

Ревизоры исследуют содержание организаторской работы заготовительных организаций по сбыту заготовленных товаров. При этом устанавливают, обеспечивается ли выполнение плана и договоров поставок продукции по количеству и качеству, ассортименту и срокам при минимальных затратах. Проверяют также правильность выбора кратчайших путей перевозок, ликвидации встречных и излишне дальних перевозок продукции, использования экономичных транспортных средств, сохранения качества и сокращения потерь при транспортировке продукции.

При ревизии надо выявить соблюдение инструкции по закупке шерсти, кожевенного и других видов сырья, правильность регулирования взаимоотношений в заключаемых договорах, а также выполнение особых условий поставки основных видов продукции и сырья. Целесообразно непосредственно на месте ознакомиться с достоверностью и полнотой оформлении отгрузочных документов (товарно-транспортных накладных, качественных удостоверений, спецификаций, ветеринарных удостоверений и др.).

Необходимо провести обследование заготовительных складов и пунктов, уделяя внимание соблюдению правил раздельного хранения обезличенного и необезличенного сырья, а также сельскохозяйственной продукции, закупленной по государственному плану, приобретенной у колхозников по ценам согласно договоренности и принятой от колхозов на комиссионных началах. Следует проконтролировать соблюдение режимов хранения продукции, обеспечение очередности ее отпуска, своевременной очистки, просушки, сортировки и переработки, поддержание надлежащего санитарного состояния при хранении и первичной обработке сырья [2, с. 213-218].

При проведении последней ревизии сохранности кооперативной собственности в Октябрьском райпо в заготовительной деятельности были допущены случаи переплаты сдатчиками денежных средств. Так, 08.12.2008 года от жителя д.Курин Пигулевского А.В. согласно закупочной квитанции принято говядины 1 категории 284 кг. по цене 5242 руб. (цена мяса молодняка КРС). Однако в справке Сельского Совета нигде не указано, что молодняк КРС или возраст, а указан только вес (420кг.) и КРС. Причем убой КРС производился не убойным цехом райпо, а на склад сдатчиком было доставлено мясо, и следовательно цена должна быть 4235 руб. как за говядину 1 кг от взрослого КРС. В результате сдатчику Пигулевскому А.В. излишне выплачено 286 тыс.р.

Аналогично допущена переплата сдатчикам за сданное мясо говядину 1 кат. В ноябре 2008 года Сухой Л.А. в сумме 246,7 тыс. р. (согласно закупочной квитанции сдано говядины 1 кат. 257 кг по цене 5003 руб., а следовало по цене 4043 руб.), в январе 2009 года сдатчику Савичу В.С. в сумме 270,9 тыс. р. (согласно закупочной квитанции сдано говядины 1 кат 269 кг по цене 5242 руб., а следовало по цене 4235 руб.).