Організаційно-методичні основи обліку грошових коштів

2.1. Організаційно-методичні основи обліку грошових коштів

Конкретизація технології облікового процесу в кожному випадку залежить від складу об'єктів управління, сукупності.

Обліковий процес складається з багатьох блоків, які мають бути конкретизовані й подані в технологічних та структурних аспектах.

Основні завдання бухгалтерського обліку грошових коштів наведені на рисунку 2.1.

Склад цих блоків та об'єктів управління визначається галузевою (промисловість, сільське господарство, будівництво тощо), рівневою (бригада, дільниця, цех, ферма, підприємство, асоціація) ієрархією та іншими ознаками господарської ланки [24].

У межах основних господарських формувань - підприємство - середнього масштабу на організацію технології облікового процесу впливають види діяльності (основна, допоміжна, обслуговувальна, забезпечувальна), структура організації виду діяльності (цехова або безцехова), характер технології (пере­рвна або безперервна).

На підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни", як у будь-якому господарстві, обліковий процес як технологічна сукупність складається з трьох етапів: первинного, поточного та підсумкового. На кожному етапі основні об'єкти організації облікового процесу такі:

1 .Облікова номенклатура;

2.Носії облікових номенклатур;

З.Рух носіїв;

4.Технологія облікового процесу забезпечення останнього.

Обліковий процес як організаційну сукупність.

Першим етапом облікового процесу на підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни". Його зміст становлять первинне спостереження та сприйняття господарського факту (явища або процесу), вимірювання в натуральному та вартісному вираженні, фіксування в носіях облікової інформації - документах.

Сприйняття та вимірювання можливі лише тоді, коли об'єкти обліку конкретизовані у вигляді облікових номенклатур. Тому першим об'єктом організації первинного обліку є облікова номенклатура.

Організація облікових номенклатур включає два види робіт: вибір (або формування) та складання переліку.

Фіксування облікової номенклатури (даних) відбувається в будь-якому носії (документі або його заміннику), що потребує попереднього їх добору.

Документи з огляду на їх велику кількість та різноманітність потрібно систематизувати. Звідси окремим питанням організації первинного обліку є на підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" формування за кожною окремою темою альбомів первинних документів з обліку грошових коштів [42].

Загальна схема документування грошових коштів в касі та на рахунках у банку відображено на рис. 2.3 та 2.4.

Сприйняття, вимірювання та фіксування господарських фактів здійснюються виконавцями в різні періоди. Тому, організуючи первинний облік, заздалегідь визначають рух первинних документів.

Досвід показує, що на утворення первинних носіїв інформації (документів) витрачають приблизно 40—60 % загального часу, а отже, на цьому етапі облікового процесу слід максимально скоротити трудові витрати.

Важливим аспектом організації первинного обліку є забезпечення його нормального функціонування, для чого потрібні технічні засоби організаційної техніки, обчислювальна техніка, носії інформації.

Поточний облік (реєстрація даних первинного обліку в системі рахунків — в облікових реєстрах) — другий етап облікового процесу. На його здійснення в разі ручної обробки витрачають майже половину часу. Це свідчить про те, що його організація є дуже важливим об'єктом.

Під поточним обліком на підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" розуміють обробку, реєстрацію та запис даних первинного обліку, тобто носіїв інформації, в облікові реєстри, групування та їх перегрупування з метою отримати потрібну результатну інформацію.

Багато операцій поточного обліку можна умовно поділити на такі види: реєстрація (запис); арифметичні дії (додавання, віднімання, множення, ділення, розрахунки); групування та перегрупування даних. Кожний вид операцій складається з окремих робіт, кількість яких залежить від конкретних умов, і насамперед від технічної озброєності працівників обліку, наявності обчислювальної техніки, її виду, типу.

Поточний облік як частина облікового процесу зумовлює ті ор­ганізаційні елементи, сукупність яких формує його як об'єкт організації. Цими об'єктами є облікові номенклатури поточного обліку (дані, показники), носії облікових номенклатур (облікові реєстри і документи, що їх складають на цьому етапі облікового процесу); документообіг та забезпечення облікового процесу [25].

Кожний об'єкт організації на даному підприємстві складається з різних видів робіт, їх зміст і відрізняє ці об'єкти від об'єктів організації первинного обліку, які мають ту саму назву. Нового змісту набувають номенклатури поточного обліку. Основними видами носіїв інформації (номенклатури) з обліку грошових коштів є облікові реєстри журнал 1, відомість 1.1, 1.2, 1.3.

Бухгалтерський облік не лише інформує про стан і зміни підприємства, його елементи та здійснює контроль за наявністю, рухом, використанням об'єктів господарювання, а й виконує функцію оцінювання результативності роботи. Таке оцінювання відбувається на підставі узагальнення даних на підсумковому етапі. Цей етап облікового процесу дає змогу діставати дані про результати роботи за місяць, квартал, півріччя, рік.

Підсумковий етап облікового процесу іноді називають балансовим узагальненням (звітністю). Це заключний етап облікового процесу, який на підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" можна охарактеризувати як упорядковану сукупність операцій з формування показників, що відображують результати виробничої та господарської діяльності підприємства за певний період.

Організація підсумкового обліку залежить від якості організації первинного та поточного обліку.

Формування підсумкових показників, складання звітних форм — це досить трудомісткий процес. Слід мати на увазі, що він відбувається за відносно короткий період. За цей час треба підготувати кілька складних показників, заповнити різні звітні форми, підготувати аналітичні висновки, пояснення тощо.

Складність організації цього етапу облікового процесу полягає ще й у тому, що крім облікових даних, показників первинного та поточного обліку необхідні дані планування, нормування, фінансів (бюджетування), оперативного та статистичного обліку, а також попередніх звітних періодів. Наявність цих даних і показників дає змогу не лише оцінити результати роботи підприємства, а й виявити тенденцію розвитку. На цьому етапі облікового процесу на підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" до роботи залучають працівників інших економічних служб підприємства — планової, праці, фінансової.

Підсумковий облік як етап облікового процесу визначає об'єкти, які мають бути організовані: номенклатуру, носії номенклатури, рух носіїв та забезпечення обліку.

Отже, незалежно від технічних засобів технологія облікового процесу в усіх випадках передбачає такі об'єкти організації: номенклатуру, носії даних, рух носіїв, забезпечення процесу. Характерним при цьому є те, що зазначені об'єкти організації використовуються на всіх трьох етапах облікового процесу — первинного, поточного і підсумкового обліку.

Облікова номенклатура — це перелік господарських фактів про форми функціонування майна — засобів господарства, а також капіталу — джерела утворення зазначених засобів, про господарські операції, а також результати господарської діяльності, які мають знайти відображення у бухгалтерському обліку.

Сукупність об'єктів бухгалтерського обліку визначається змістом господарської діяльності підприємства ВАТ «Херсонські комбайни», вимогами управління і потребами в інформації, контролі та оцінюванні діяльності на підставі аналізу [43].

Історично склалося так, що обсяг робіт з бухгалтерського обліку в умовах ручної праці збільшувався поступово. Поява нової облікової номенклатури сприймалася механічно, і оформлення її здійснювалося за методом аналогії.

Значний обсяг бухгалтерської інформації потребує наукової організації облікового процесу і навіть в умовах ручної праці — розробки облікової номенклатури. Що ж до організації бухгалтерського обліку в умовах його автоматизації, то без розробки облікових номенклатур сама автоматизація стає неможливою.

На підприємствах облікова номенклатура формується залежно від фактичних умов організації, технології та інших факторів.

Складнішою є розробка облікової номенклатури в новоутворених господарствах, оскільки треба визначити перелік об'єктів господарювання, які підлягають документуванню. Облікові номенклатури на цих об'єктах розробляють з урахуванням досвіду діючих господарств.

При розробці облікових номенклатур на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» особливу увагу приділяють даним первинного, вторинного та кінцевого оформлення.

До даних первинного оформлення відносять первинні відомості: приходний касовий ордер та розхідний касовий ордер.

Даними вторинного оформлення є відомості, які дістають уже після первинної реєстрації в облікових реєстрах даних первинного оформлення, це журнал 1, відомість 1.1, 1.2, 1.3.

До даних кінцевого оформлення належать показники бухгалтерського балансу та звіту про рух грошових коштів.

Облікова інформація характеризується складною структурою. Мінімальною структурною одиницею, яка не підлягає подальшому смисловому поділу, є реквізит. Розрізняють два види реквізитів: реквізити-ознаки та реквізити-основи. Перші характеризують якісну, а другі — кількісну сторону об'єктів обліку — господарських фактів, явищ та процесів.

Реквізити-ознаки і реквізити-основи самостійного економічного значення не мають, тому їх використовують на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» лише для повної характеристики об'єкта обліку.

Кожний реквізит-основа разом з кількома реквізитами-ознаками утворюють інформаційну сукупність, яку називають економічним показником (наприклад, один рядок предметної частини будь-якого документа). Один або кілька економічних показників утворюють носій економічної інформації — документ.

Враховуючи різноманітність та велику кількість об'єктів формування облікових номенклатур, їх слід вибирати за топологічною ознакою бухгалтерського обліку окремо для кожного технологічного етапу: первинного, поточного та підсумкового обліку.

З кожної топологічної дільниці бухгалтерського обліку та на кожному етапі складають перелік облікових номенклатур.

Деякі особливості вибору облікових номенклатур на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» виникають в умовах застосування персональних комп'ютерів (ПК), оскільки при цьому доводиться розв'язувати два організаційні питання: вибір облікових номенклатур та кодування.

Особливістю розробки облікових номенклатур у разі застосування ПК є створення системи довідкової та нормативної інформації.

Облікові номенклатури розробляє бухгалтерія під керівництвом головного бухгалтера. До цієї роботи залучають також працівників планового, фінансового та інших відділів, спеціалістів інших служб підприємства.

Формування облікових номенклатур — важливий момент організації бухгалтерського процесу, їх наявність сприяє ліквідації дублювання в обліку, обґрунтованому вибору первинних документів, облікових реєстрів, формуванню документообігу, документопотоків, розв'язанню інших питань бухгалтерського обліку.

Організація первинного обліку починається з вивчення складу облікових номенклатур. Насамперед визначають господарські факти, які слід відобразити в системі бухгалтерського обліку та зафіксувати у первинних документах — носіях обліково-економічної інформації. На склад облікових номенклатур впливають система звітності, об'єкти проміжного контролю їх формування. Тому перш ніж почати формування облікових номенклатур первинного обліку, слід ознайомитись із системою фінансової державної та внутрішньої звітності.

Для того щоб визначити перелік облікових номенклатур з обліку коштів на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» складають перелік усіх об'єктів, які мають бути зафіксовані в первинних документах [25].

При розробці облікових номенклатур первинного обліку потрібно там, де це можливо, укрупнювати одиниці вимірювання. Це дасть змогу зменшити кількість носіїв і обсяг облікової роботи.

Після визначення облікової номенклатури переходять до вибору носіїв облікової інформації.

Організація поточного обліку на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» також починається з вивчення складу облікових номенклатур, які слід відобразити, проте вже в системі облікових реєстрів та різних розрахункових формах.

Розробляючи облікові номенклатури поточного обліку, передусім визначають склад господарських фактів — явищ та процесів (господарські операції). В основу розробки складу облікових номенклатур поточного обліку покладено систему показників внутрішньої та зовнішньої звітності, план рахунків, класифікацію об'єктів, які визначено нормативними актами та методичними рекомендаціями.

За своєю технічністю (технікою) вибір облікових номенклатур поточного обліку аналогічний вибору їх на етапі первинного обліку. За кожним топологічним підрозділом обліку (у нашому випадку обліку коштів) складають докладний перелік тих об'єктів, які становлять інтерес з погляду управління економікою на відповідному етапі обліку.

Формування облікових номенклатур поточного обліку складніше, ніж первинного.

За своїм змістом облікові номенклатури поточного обліку бувають двох видів: прості (тобто такі, які в майбутньому не будуть деталізовані) і складні (які треба далі деталізувати).

Облікова номенклатура поточного обліку є основою майбутнього робочого плану рахунків. На підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни», як і на кожному підприємстві затверджений державними органами єдиний план рахунків має бути деталізований для поточних потреб управління. Конкретизація здійснюється відповідно до технологічних та організаційних особливостей того чи іншого господарства.

При розробці робочого плану рахунків використовують єдиний план рахунків, інструкцію щодо застосування його, різні нормативні акти, які стосуються окремих об'єктів обліку. Далі складають систематизований перелік об'єктів поточного обліку. Кожному об'єкту, групі, підгрупі, субпідгрупі присвоюють порядковий номер. Виходячи з порядкового номера об'єкта найбільшої підгрупи, номерів груп установлюють номер для кожного об'єкта і записують його у перелік.

Організація підсумкового (узагальнюючого) обліку на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» починається з виявлення складу облікових номенклатур, які мають бути відображені у відповідних підсумкових носіях облікової інформації. Ці номенклатури являють собою систему показників, що характеризують стан та зміну стану господарських фактів — явищ та процесів, а також активів, пасивів, затрат, доходів та результати діяльності. Формування показників залежить від багатьох факторів, які впливають на організацію підсумкового обліку.

Важливим фактором є звітність, яку має подати та чи інша господарська система, періодичність цієї звітності, строки її подання, джерела одержання інформації. За цими ознаками номенклатуру підсумкового обліку поділяють на певні групи [42].

За характером — на фінансову та внутрішньогосподарську. Такий поділ номенклатури є першим фактором, який впливає на вибір.

За змістом — статистичну, оперативну та бухгалтерську.

За періодичністю складання — на поточну та річну. При цьому до періодичної відносять разову, місячну, квартальну, піврічну та дев'ятимісячну. Цей поділ має певне значення при організації підсумкового обліку.

Облікові номенклатури звітності поділяють на два види: директивні та розрахункові.

Значну роботу з організації підсумкового обліку виконують для внутрішньогосподарських виробничих та інших підрозділів.

Організація зовнішньої звітності залежить насамперед від вимог, поставлених до неї державними органами та контрагентами: банками, кредиторами.

Основними нормативними документами, що визначають обсяг робіт з організації підсумкового обліку як звітності, є Положення про бухгалтерський облік і звітність в Україні, Інструкція зі складання звітності. Крім того, слід мати також методичні рекомендації щодо заповнення окремих показників звітності. Підприємство ВАТ «Херсонські комбайни» повинно бути забезпечене цими нормативними та методичними документами. Контроль за їх наявністю здійснюють у спеціальному описі (табл.2.1).

Формуючи облікові номенклатури підсумкового обліку, слід пам'ятати, що в окремих випадках звітні дані підприємства заносять у зведену консолідовану звітність асоціації, фірми. Тому номенклатуру підсумкового обліку формують з урахуванням цієї вимоги. При цьому виокремлюють номенклатуру, яка використовуватиметься лише для складання зведеного звіту і внутрішніх потреб підприємства.

Безпосередньо вибір облікової номенклатури здійснюється, як і для первинного або поточного обліку, проте має деякі особливості.

Облікові номенклатури підсумкового обліку як система фінансової звітності регламентовані законодавчими актами та стандартами бухгалтерського обліку. Тому кожну таку номенклатуру на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» вибирають, переглядаючи ці нормативні акти.

Номенклатуру або показники внутрішньої звітності формують відповідно до потреб управління кожного структурного підрозділу залежно від характеру діяльності та інших характеристик.

Таблиця 2.1

Опис необхідних нормативних та методичних матеріалів для складання періодичної та річної звітності.

Назва нормативного документа	Номер нормативного документа	Хто і коли затвердив	Номер справи, де зберігається документ	Зауважен-ня
Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" П(С)БО 4 "Звіт про рух грошових кош­тів"	№ 996 - XIV №87	Л.Д.Кучма 16.07.99р. Міністерст­во фінансів України 31.03.99р.	№21 №7	- -

Відправним моментом у формуванні номенклатури звітності для внутрішніх потреб є організація внутрішньогосподарського поділу підприємства.

Внутрішня звітність формується для потреб управління, оцінювання діяльності відповідного підрозділу. При розробці зазначеної номенклатури слід виходити з конкретних завдань, поставлених перед підрозділом [24].

При розробці облікової номенклатури підсумкового обліку слід враховувати ще одну особливість: номенклатура тісно пов'язана з нормуванням та плануванням, бюджетуванням, контролем та аналізом. Саме тому до складу облікової номенклатури підсумкового обліку (звітності) крім фактичних даних мають входити також планові, нормативні, кошторисні та інші аналогічні показники, а також показники відхилення від них як в абсолютному, так і у відносно до потреб управління кожного структурного підрозділу залежно від характеру діяльності та інших характеристик.

Таблиця 2.1

Опис необхідних нормативних та методичних матеріалів для складання періодичної та річної звітності.

Назва нормативного	Номер нормати-	Хто і коли	Номер справи,	Зауважен-
документа	вного документа	затвердив	де зберігається документ	ня
Закон України "Про	№ 996 - XIV	Л.Д.Кучма	№21	-
бухгалтерський об-		16.07.99р.
лік та фінансову
звітність в Україні"
П(С)БО 4 "Звіт про рух грошових коштів"	№87	Міністерство фінансів України 31.03.99р.	№7	-

Відправним моментом у формуванні номенклатури звітності для внутрішніх потреб є організація внутрішньогосподарського поділу підприємства.

Внутрішня звітність формується для потреб управління, оцінювання діяльності відповідного підрозділу. При розробці зазначеної номенклатури слід виходити з конкретних завдань, поставлених перед підрозділом [24].

При розробці облікової номенклатури підсумкового обліку слід враховувати ще одну особливість: номенклатура тісно пов'язана з нормуванням та плануванням, бюджетуванням, контролем та аналізом. Саме тому до складу облікової номенклатури підсумкового обліку (звітності) крім фактичних даних мають входити також планові, нормативні, кошторисні та інші аналогічні показники, а також показники відхилення від них як в абсолютному, так і у відносному вираженні.

Облікові номенклатури підсумкового обліку для зовнішньої і внутрішньої звітності формують за топологічними ознаками.

У всіх випадках формування номенклатури внутрішньої звітності слід додержувати затверджених у державних нормативних актах показників, щоб уникнути зайвої роботи на рівні господарства в цілому.

Після вибору номенклатури обліку на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» переходять до організації вибору і розробки носіїв її інформації.

Організація носіїв облікової інформації потребує додержання трьох особливостей бухгалтерського обліку як процесу формування доказів.

Перша особливість бухгалтерського обліку як процесу полягає в тому, що кожний господарський факт — явище або процес — має бути насамперед зафіксований на носії як доказ, тобто як документ, що його закріплено у спеціальному законодавчому акті — Положенні про документи та документообіг у бухгалтерському обліку. Основою для записів у бухгалтерські облікові реєстри можуть бути лише оформлені згідно з цим Положенням документи.

Друга особливість — усі господарські факти — явища та процеси — із первинних документів, тобто доказів про їх реальність, підлягають обов'язковому запису (реєстрації) і нагромадженню в облікових реєстрах. Це означає, що облікові реєстри після того, як у них буде зроблено записи про відповідні господарські факти та виконано потрібні математичні процедури (додавання, віднімання та визначення нового стану об'єкта обліку), стають автоматично носіями облікової інформації.

Третя особливість бухгалтерського обліку полягає у тому, що облік як процес не закінчується визначенням нового стану об'єкта в облікових реєстрах, а підсумкові дані мають бути перенесені із облікових реєстрів у звітні форми, які після заповнення їх автоматично стають носіями облікової (підсумкової, звітної) інформації та відповідно доказами.

Отже, характерні особливості бухгалтерського обліку як технологічного процесу визначають три види способів формування облікової інформації: документи (докази), облікові реєстри, звітні форми.

Зауважимо, проте, що документи формуються не лише на першому етапі, а й на етапах поточного та підсумкового обліку. Слід ураховувати також, що на етапі первинного обліку способами доказовості облікових даних і інформації є здебільшого документи, на другому — облікові реєстри, на третьому — звітні форми.

Як уже зазначалося, основу технології відображення і вибору носіїв облікової інформації на всіх етапах формують облікові номенклатури. Важливими факторами при цьому є вид, склад, інформації на місткість, складність тощо.

Вибір носіїв облікової інформації залежить від наявності технічних засобів, організаційної та обчислювальної техніки. Як відомо з курсу «Теорія бухгалтерського обліку», в умовах ручної обробки інформації матеріальними носіями даних та інформації є паперові, а в разі використання обчислювальної техніки, особливо ПК, — технічні (відео- і машинограми, дискети та ін.). Проте завжди господарські факти — явища та процеси — мають бути відображені за допомогою документів, передбачених законодавчими актами.

При організації технології та вибору носіїв облікової інформації слід орієнтуватися на раціоналізацію облікового процесу. Раціональними вважають носії інформації, які орієнтовані на контрольно-аналітичні процеси, прості, не потребують складних процедур обробки.

Вибору носіїв облікової інформації сприяє те, що багато паперових носіїв розробляють централізовано: типові форми документів, облікові реєстри (наприклад, журнально-ордерної форми обліку тощо), звітні форми. Деякі форми документів визначено нормативними актами, наприклад, касові документи — правилами ведення касових операцій [43].

Якщо типових або уніфікованих документів немає, їх розробляють на підприємствах відповідно до діючих положень, інструкцій та рекомендацій.

Як було зазначено, основним видом носіїв облікової інформації на етапі первинного обліку є документ (доказ). До бухгалтерських документів на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» ставлять такі вимоги: наявність обов'язкових спеціальних реквізитів, забезпечення контролю за господарськими фактами, виготовлення звітних даних, зручність обробки, чіткість, компактність тощо.

На вибір матеріальних носіїв документів впливають наявність технічних засобів, обчислювальних машин, методика сприйняття первинних даних (ручним, машинним, автоматичним способами тощо). До цієї роботи, крім бухгалтерів, залучають працівників інших служб — фінансистів, постачальників, плановиків.

Вибір форм первинних документів полегшує наявність типових і уніфікованих форм, виготовлених різними центральними органами — банками, фінансовими органами і т. ін.

Якщо типових або уніфікованих форм первинних документів немає, їх розробляють на підприємстві, погоджуючим органами Міністерства статистики України.

Основним напрямом удосконалення форм первинних документів є їх уніфікація та стандартизація. Крім того, цьому сприяють заміна разових документів накопичувальними, застосування документів багаторядкових і тривалого використання, реєстрація операцій безпосередньо у реєстрах, створення комплексних документів. Зменшення кількості документів скорочує облікову процедуру.

В умовах використання комп'ютерів, функціонування АРМ первинні дані слід формувати в основному безпосередньо на технічних носіях (терміналах, дисплеях), широко впроваджувати автоматичну фіксацію первинних даних, вилучати постійні реквізити і використовувати бази даних (БД) і розподілені бази даних (РБД).

Для того щоб на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» одержати облікову інформацію, сформувати різні показники про результати господарської діяльності, потрібні дані, зафіксовані на носіях первинної облікової інформації — документах, які в подальшому слід зареєструвати відповідно до економічного змісту їх та вимог управління в облікові реєстри поточного обліку: відомості, журнали, журнали-ордери, машинограми тощо.

Облікові реєстри є основними, проте не єдиними способами відображення облікової інформації поточного обліку. Крім облікових реєстрів на цьому етапі облікового процесу формують реєстри розрахункового характеру, наприклад розрахунок розподілу витрат на управління, визначення транспортно-заготівельних витрат, амортизації основних засобів тощо. Тому на цьому етапі облікового процесу крім облікових реєстрів використовують нові носії — розрахункові таблиці.

Крім облікових реєстрів та розрахункових таблиць у процесі поточного обліку складають різні бухгалтерські довідки, наприклад про виправлення помилок, відображення в обліку результатів інвентаризації, що мають індивідуальний характер.

Таким чином, на етапі поточного обліку на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» використовують три види форм відображення облікової інформації: облікові реєстри, розрахункові таблиці та бухгалтерські довідки.

1).Вибір форм носіїв та технології відображення в них облікової інформації поточного обліку. Запис господарських операцій із носіїв первинного обліку — документів — до облікових реєстрів має здійснюватись відповідно до заздалегідь встановлених правил. Ці правила визначаються способом ведення записів, характером бухгалтерського проведення, ступенем деталізації або укрупнення об'єкта обліку тощо. Співвідношення цих ознак визначає форму облікових реєстрів, послідовність та прийом записів.

Співвідношення різних облікових реєстрів, їх структура, прийому і послідовність записів, прийоми узагальнення кінцевих результатів (показників) визначають форму поточного і власне всього бухгалтерського обліку. Тому вибір форм поточного обліку це практично вибір форм бухгалтерського обліку. У будь-яком разі форми облікової інформації поточного обліку мають забезпечати отримання необхідних даних для управління тими чи іншими об'єктами господарювання, здійснення контролю за станом рухом господарських фактів — явищ та процесів для аналізу дія діяльності і реальної оцінки результатів роботи.

Вибір форм відображення облікової інформації для поточного обліку здійснюється у розрізі топологічних підрозділів обліку, а також видів фор (облікові реєстри, розрахункові таблиці, бухгалтерські довідки) Цей вибір полегшується тим, що з окремих форм обліку (наприклад журнально-ордерної, таблично-автоматизованої тощо) або видів розрахункових таблиць розробляють типові або уніфіковані форми.

Якщо з окремих форм не розроблені типові або уніфіковані форми або в економічній літературі немає будь-яких рекомендацій, то їх розробляють у самому господарстві відповідно до державних стандартів. У всіх випадках розроблені облікові реєстри мають повністю відповідати вимогам управління, контролю, аналізу для реальної оцінки результатів роботи.

2). Розрахункові таблиці та бухгалтерські довідки. Поточний облік на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» пов'язаний з виконанням великої кількості розрахунків. Розрахункові таблиці мають індивідуальний характер. Методика і техніка розробки розрахункових таблиць така сама, як і в разі вибору первинних документів.

Значна частина розрахункових таблиць рекомендована в централізованому порядку. Разом з тим багато їх розробляють безпосередньо на підприємствах.

Значний вплив на форми поточного обліку мають показники звітності. Для того щоб з даних поточного обліку без додаткової роботи можна було безпосередньо заповнити форми звітності, при розробці форм поточного обліку попередньо вибирають показники звітності [25].

На цьому етапі готують два види носіїв: звітні форми та розрахункові таблиці.

Звітні форми фінансової звітності на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» розробляють на основі господарської діяльності. Для цього з альбомів типових форм вибирають відповідні форми звітності.

Усі форми внутрішньої звітності на підприємствах розробляють за загальною методикою, яку було розглянуто.

Відібрані форми звітності формують у робочі альбоми. При цьому окремо формують альбоми:

за видами — первинні документи: прибутковий касовий ордер та видатковий касовий ордер, облікові реєстри: журнал 1, відомість 1.1, 1.2, 1.3, звітні форми: баланс та звіт про власний капітал;

по кожному топологічному підрозділу —облік грошових коштів.

Робочі альбоми форм мають єдину структуру: титульний лист, перелік звітних форм, самі форми, методичні вказівки щодо їх заповнення.

В умовах використання ЕОМ на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» облікові реєстри та звітні форми складають за заданою програмою і видають на технічних носіях (відео-і і машинограмах та ін.). Значна частина їх, особливо допоміжних, зовсім не видається на дисплей або друкуючий пристрій, хоча за допомогою оператора-бухгалтера вони можуть бути видані на дисплей.

Загальні питання методики та техніки складання форм звітності викладені у додатках до цих форм. Проте там не враховані специфічні особливості конкретного підприємства.

У робочих інструкціях конкретизують служби, посадові особи, строки, методику формування та деякі інші питання. Робочі інструкції сприяють поліпшенню та упорядкуванню робіт із складання звітних форм.

Значна кількість носіїв — первинних документів і реєстрів — типові й уніфіковані. Якщо типових або уніфікованих форм немає, розробляють власні форми. При цьому керуються загальними вимогами і методичними рекомендаціями:

а) розташовують поряд реквізити, які заповнює або обробляє одна особа, графи реквізитів, що перебувають у арифметичній та логічній залежності, графи тексту та коду тощо;

б) довідкові дані розміщують на зворотній стороні документа;

в) додержують вимог законодавчих актів.

Необхідно також визначити належність документа до топологічної структури обліку, характер, призначення, склад потрібних документів, рух у процесі обробки, осіб, які повинні взяти участь в обробці, кількість примірників.

На підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» комплекс робіт з визначенням змісту форми носіїв облікової інформації умовно можна розподілити на такі етапи:

·           визначення основних характеристик майбутньої форми;

·           вибір необхідних реквізитів;

·           попереднє проектування зон розміщення інформації;

·           вибір форми розміщення реквізитів у зони;

·           компонування елементів інформації у ланки, а ланок — у зоні;

·           монтаж форми у цілому;

·           креслення ескізу;

·           розрахунок загальної площі та вибір формату;

·           редагування;

·           оформлення.

Зміст другого етапу розробки —це вибір реквізитів, які поділяють на дві групи: які обробляють (кількість, ціна тощо) та які не обробляють (назва, підпис тощо). Усі реквізити, що обробляють, поділяють на чотири підгрупи: групувальні, довідкові, кількісні, вартісні [42].

До групувальних належать номенклатурний номер, вид операції, до довідкових — назва підприємства, номер картки, період, на який виписують документ.

Кількісні реквізити — це позначення одиниці, ліміт і дата видавання тощо. До вартісних належать ціна за одиницю, загальна вартість.

До реквізиту, що не обробляють, відносять підпис.

Для кожної групи реквізитів на формі відводиться окрема зона.

При розміщенні реквізитів слід враховувати такі особливості:

послідовність розміщення їх має бути такою, яка передбачена для введення в комп'ютер;

логічний і арифметичний зв'язок їх;

зручність запису;

легкість для читання.

Загальну площу аркуша розраховують обчисленням його довжини (горизонтально) та висоти (вертикально). Довжина аркуша складається з розміру його бічних полів, підсумку розмірів граф (рубрик) та товщини усіх вертикальних ліній. Такий розрахунок роблять на одному із «поверхів» форми. Аналогічний розрахунок виконують за шириною аркуша.

Перед тим як остаточно викреслити форму макета документа, потрібно скоригувати розміщення окремих елементів реквізитів на аркуші.

Після визначення розміру бланка попередньо викреслюють у кожній зоні кожний елемент. Потім вибирають форму розміщення реквізитів і формат.

На підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» застосовують такі форми розміщення реквізитів:

а) анкетну (аркуш ділять на дві частини — ліву та праву: у лівій частині розміщують реквізити, а в правій — відповіді, записи на бланку);

б) зональну (документ розділяють на зони горизонтальними та вертикальними лініями);

в) табельну, або табличну (у кожній зоні носія утворюється таблиця з графами по вертикалі та рядками по горизонталі);

г) комбіновану.

В умовах використання ПК та функціонування АРМ бухгалтера первинний документ може бути зафіксований як на людинно-читальному, так і машинно-читальному носії, що потребує автоматизації всіх операцій процесу документування первинної облікової інформації. У першому випадку необхідно створити і машинно-читальний носій первинних даних, у другому — обидві властивості задовольняються єдиним носієм.

В умовах використання АРМ бухгалтера закладено можливість автоматизувати косові та фінансово-розрахункові операції (рис.2.5).

Документування первинної облікової інформації в умовах використання АРМ бухгалтера — процес функціонально неоднорідний і реалізується виконанням таких функцій:

реєстрація, тобто фіксація, первинних даних на паперовому носії з одночасним реєструванням на машинному;

передавання, тобто послідовне проходження, первинного документа (для відображення його даних) по руху реєстрації і формування;

формування, тобто послідовне агрегування (доповнення), первинного

документа необхідними реквізитами [24].

Носії первинних облікових даних повинні забезпечити можливість: фіксації первинних даних на місцях виконання їх за допомогою ПК; збереження даних носієм у вигляді, в якому їх було на ньому зареєстровано, протягом установленого строку без спеціальних засобів захисту і відновлення; сприйняття зареєстрованих даних на місцях їх використання.

Суттєвими характеристиками організації підготовки машинного носія є:

умовна реєстрація первинних даних на машинному носії;

умови передавання машинного носія;

властивості носія, використання машинно-читального носія як первинних даних;

інформаційний зміст машинного носія.

Порядок оформлення машинно-читаних первинних документів при використанні АРМ бухгалтера має забезпечувати встановлення персональної відповідальності за юридичну правомочність їх, достовірність і точність облікових даних.

Машинно-читаний первинний обліковий документ повинен містити відомості, давати змогу одночасно ідентифікувати всі його реквізити: найменування, номер, дату, місце здійснення, зареєстровані у ньому господарські операції, осіб, відповідальних за створення документа, та ін.

Найменування документа, зміст господарських операцій на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» фіксують у документі за допомогою кодів і довідкової інформації.

Допускається не фіксувати в машинно-читаному документі характеристики господарських операцій, що являють собою виробничу інформацію, яка створюється на основі нормативно-довідкової інформації або за допомогою розрахунків.

Підписи осіб, відповідальних за складання машинно-читаних первинних документів, можуть бути замінені спеціальним кодом ( паролем). Мова коду конкретної особи має бути зареєстрована в установленому порядку.

На підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» розробляють порядок створення машинно-читаних документів, регламентуючи: порядок оформлення (реєстрації) та послідовність їх проходження; склад інформації, яку реєстрації послідовність на кожному АРМ; способи автоматизації інформації документа та умови, що забезпечують правильність і достовірність авторизації.

Машинно-читані первинні облікові документи використовують на підприємствах, не їх перетворюючи у людинно-читальну форму. Разом з тим передбачають можливість створення паперових копій машиночитаного документа. При цьому на них має бути вказівка про те, що це копії машиночитаного документа. Для надання паперовій копії юридичної сили її затверджують підписом.

В разі введення даних з машиночитаних документів на екрані дисплея можуть мати місце три варіанти відображення і розміщення реквізитів:

реквізити заповнюються на зразку документа, заповнюються послідовно розміщені реквізити бухгалтерського документа;

висвічується форма (зразок) документа і внизу його реквізити; реквізити потім автоматично переносяться у форму документа [43].

Заключний етап розробки являє собою остаточне компонування всіх елементів певного документа та викреслення його на міліметровому папері у натуральну величину. Це дає змогу визначити майбутній формат документа.

До кожного документа розробляють короткі вказівки про порядок його складання, кількість примірників і напрям їх використання.

Організація забезпечення формами паперових носіїв інформації на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» здійснюється за такими каналами:

а) придбання бланків у магазинах;

б) виготовлення бланків у власній типографії.

Для того щоб не допустити зривів у роботі, потрібно заздалегідь спланувати необхідну кількість бланків на рік та своєчасно подати замовлення у відповідні організації, друкарні.

Для нормального функціонування бухгалтерії підприємство ВАТ «Херсонські комбайни» має приблизно 5-6 місячний запас бланків.

За способом зберігання носії облікової інформації поділяють на звичайні і суворої звітності.

Звичайні паперові носії облікової інформації зберігають і обліковують як канцелярські приладдя. Документи (форми) суворої звітності нумерують друкарським методом і комплектують. Наказом (розпорядженням) керівника призначається відповідальна особа.

Машиночитальні бухгалтерські документи (на дискетах) разом з описом в людиночитальній формі передають у спеціальній упаковці, яка забезпечує захист їх від пошкодження та організацію доступних до них.