Синтетичний та аналітичний облік грошових коштів

2.2 Синтетичний та аналітичний облік грошових коштів

В Україні обіг грошових коштів регулюється наступними нормативними документами:

а).Порядком ведення касових операцій у національній валюті України;

б).Інструкцією про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України;

в).Наказом Міністерства Статистики України "Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій";

г).П(С)БО 4 "Звіт про рух грошових коштів";

д).Інструкція про відкриття банками рахунків у національній та іноземній валюті; є).Інструкція № 7 "Про безготівкові розрахунки в господарському обороті України".

Грошові кошти є найбільш ліквідними активами. Вони присутні на початковому та кінцевому етапах облікового циклу, який включає придбання товарів, виробництво продукції, виконання робіт, надання послуг, а також їх продаж і отримання виручки.

Для здійснення розрахунків готівкою підприємство ВАТ "Херсонські комбайни" має касу.

Каса - це спеціально обладнане та ізольоване приміщення, яке призначене для приймання, видачі і тимчасового зберігання готівки. Під касою також розуміють всю сукупність готівки та грошових документі, що є у підприємства.

Каса охоплює всі наявні грошові кошти, які знаходяться на певний період часу на підприємстві, як в монетах, так і в паперових грошових знаках.

В касі підприємство ВАТ "Херсонські комбайни" зберігає не тільки готівкові кошти, але і цінні папери, грошові документи, які є бланками суворої звітності. До них відносяться трудові книжки і вкладні листки до них, квитанції шляхових листків автотранспорту, бланки довіреностей тощо (рис. 2.6).

Посадову матеріально відповідальну особу, яка завідує касою, видачею і прийманням грошей та цінних паперів на підприємстві, називають касиром. Порядок призначення касира на роботу відображено на рисунку 2.7.

Після видання наказу про призначення відповідного працівника на посаду касира керівник підприємства під розписку ознайомити його з порядком ведення касових операцій, після чого з касиром укладається договір про повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей [18].

Під час здійснення операцій двері до приміщення каси мають бути замкнуті з середини. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється.

Вся готівка на підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" має зберігатись у вогнетривких металевих шафах, а в окремих випадках - у комбінованих і звичайних металевих шафах, які після закінчення роботи каси замикаються ключем і опломбовуються сургучною печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касира.

Дублікати ключів в опечатаних касиром пакетах або скриньках зберігаються у керівника підприємства.

Керівник підприємства забезпечує зберігання грошових коштів при їх транспортуванні, обладнує касу та забезпечує в ній ефективне зберігання грошей.

У випадку раптової відсутності касира на роботі (з причини хвороби тощо) цінності, що знаходяться у нього під звітом, негайно перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника і головного бухгалтера підприємства або у присутності комісії, призначеної керівником підприємства, про що складається відповідний акт.

Підприємство складає касові заявки, в яких повідомляє установу банку про строки виплати заробітної плати. Банк задовольняє вимоги клієнтів на одержання готівки, однак не допускає видачі грошей на виплату заробітної плати раніше встановлених строків, за винятком окремих випадків.

Підприємство має право здійснювати розрахунки як у готівковій, так і у безготівковій формах. При цьому сума платежу готівкою протягом 1-го дня не повинна перевищувати зо00 грн.

Здійснення готівкових розрахунків обов'язково має бути підтверджено відповідним обліково-розрахунковим документом (податкова накладна, рахунок-фактура, товарний чек, акт виконаних робіт тощо) [40].

Підприємства можуть мати у касі готівку тільки в межах лімітів залишку. Ліміт залишку готівки - це гранична сума грошових коштів, яка може знаходитись в касі підприємства.

Всю готівку понад суми встановлених лімітів підприємства повинні здавати для зарахування на поточний рахунок у порядку та в строки, встановлені і узгоджені з установою банку, в якому відкритий поточний рахунок.

Ліміт залишку готівки в касі для кожного підприємства встановлюється банками з урахуванням режиму і специфіки роботи підприємства, його віддаленості від установи банку, розміру касових оборотів, встановлених строків і порядку здавання касової виручки.

На підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" ліміт залишку готівки у касі становить 3000 грн.

Понадлімітні залишки готівки в касі підприємства визначаються прямим розрахунком за кожен робочий день шляхом порівняння залишку готівки в касі суб'єкта господарювання на кінець дня з встановленим йому (або самостійно визначеним) обслуговуючою установою банку лімітом залишку готівки в касі, незалежно від того, здійснювались в цей день касові операції (надходження і витрачання готівки) чи ні.

У випадку, якщо підприємству ліміт залишку готівки в касі не встановлений, вся наявна в його касі на кінець дня готівка вважається понадлімітною.

Готівка, видана в підзвіт, але з об'єктивних причин не витрачена (частково або в повній сумі), має бути повернена до каси підприємства одночасно з авансовим звітом не пізніше наступного робочого дня після її видачі (за відрядженнями - не пізніше 3-х робочих днів після повернення з відрядження, на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини і металобрухту - не пізніше 10-ти робочих днів і дня видачі її в підзвіт).

Строки і порядок здавання виручки встановлюються установами банків кожному підприємству за погодженням з його керівником, виходячи з необхідності прискорення обіговості грошей і своєчасного надходження їх до кас банків:

- для підприємств, що розташовані в місцевості, де є установи банків і виручка здається до банку (а при відсутності в місцевості установ банків на підприємства зв'язку), - щоденно в день надходження грошей до їх кас;

- для підприємств, що мають невеликі суми виручки (які за 5 днів не перевищують 10-кратного неоподатковуваного мінімуму доходів громадян) і знаходяться на значній відстані від установ банків або підприємств зв'язку, не рідше одного разу на 5 днів.

Підприємство ВАТ "Херсонські комбайни" виручку здають щоденно в день надходження грошей до їх каси.

Грошовими документами вважаються документи, що знаходяться в касі підприємства: оплачені путівки в санаторії, пансіонати і будинки відпочинку; поштові марки; проїзні квитки тощо.

Згідно з Порядком, встановленим Національним банком України від 25.06.93 р. № 21, бланки акцій також зберігаються в касі.

Гроші, здані до банку або інкасаторам, але не зараховані на поточний рахунок (до 24-ої години наступного дня), є грошовими коштами в дорозі.

Касові операції оформлюються документами, типові міжвідомчі форми яких затверджені Мінстатом України за згодою НБУ і Мінфіном України, і які повинні застосовуватись без змін на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості та форми власності:

- КО-1 "Прибутковий касовий ордер";

- КО-2 "Видатковий касовий ордер";

- КО-3, За "Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів";

- КО-4 "Касова книга";

- КО-5 "Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей".

Касові ордери - це документ, то засвідчують законність надходження грошей до каси підприємства та їх витрачання за цільовим призначенням.

Оприбуткування готівки в касу підприємства ВАТ "Херсонські комбайни" здійснюється на підставі прибуткового касового ордеру (ПКО), підписаного головним бухгалтером або уповноваженими на це особами. При цьому особі, яка здала гроші, після отримання їх касиром видається квитанція, підписана головним бухгалтером та касиром. ПКО в залежності від цілей використання коштів, які надходять до каси, повинен мати юридичне обґрунтування. В прибутковому касовому ордері зазначають, від кого прийнято гроші, на якій підставі, сума (цифрами і прописом), підпис головного бухгалтера і касира.

Отримання грошей з банку здійснюється через касира або іншу уповноважену на те особу по грошовому чеку, виписаному на її ім'я.

Для одержання в банку чекової книжки необхідно заповнити заяву, в якій зазначається прізвище, ім'я, по батькові касира і зразок його підпису. Заява повинна бути завірена печаткою підприємства, підписами керівника та головного бухгалтера. За цією заявою касир одержує чекову книжку на 25 або 50 чеків. Зберігається чекова книжка в касі підприємства. Жодних виправлень у чеках не допускається. На корінці чеку вкачується прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доручено одержання готівки [12].

Витрачання готівки з каси оформлюється видатковим касовим ордером (ВКО). Він підписується корінником і головним бухгалтером підприємства чи особами, ними уповноваженими. Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявках, рахунках, інших розрахункових документах присутній дозволяючий надпис керівника підприємства, то його підпис на видаткових ордерах не є обов'язковим. У випадку видачі грошей окремім особі за видатковим касовим ордером касир вимагає пред'явлення документу, який засвідчує особу отримувача і містить фотокартку то особистий підпис власника.

На операцію по здачі грошей до банку касир, крім видатковою касового ордеру, також оформлює об'яву на внесок готівкою, в якій вказує дату операції, хто здає кошти і через кого, банк та назву одержувача, суму цифрами і прописом, призначення внеску, номер власного рахунку. Об'ява складається з трьох частин. Перша частина залишається в банку, друга (квитанція) - передається касиру, третя (ордер) - повертається підприємству з випискою банку після зарахування грошей на поточний рахунок.

Оплата праці, виплата допоміг по тимчасовій непрацездатності, стипендій, премій тощо на підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" проводиться касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями, без складання видаткового касового ордера на кожного отримувача. На титульному аркуші платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться надпис про видачу грошей за підписами керівника та головного бухгалтера або осіб, ними уповноваженими, із зазначенням строків видачі грошей і суми прописом. В аналогічному порядку може оформлюватись і разова видача грошей на оплату праці (у випадку відпустки, хвороби тощо), а також видача в підзвіт на витрати, пов'язані із службовими відрядженнями, декільком особам. По закінченні трьох робочих днів, які встановлені для виплати заробітної плати, бухгалтер виписує ВКО на загальну виплачену за платіжною відомістю суму.

Прибуткові та видаткові касові ордери чи документи, що їх замінюють, до передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів (форма № КО-3). Журнал реєстрації побудовано таким чином, що за його даними здійснюється контроль за цільовим призначенням готівки, отриманої і витраченої підприємством. Після реєстрації касові ордери передаються бухгалтером в касу підприємства для виконання. Видаткові касові ордери, оформлені за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями на виплату заробітної плати, реєструються після видачі.

Всі факти надходження і вибуття готівки на підприємстві відображаються в касовій книзі.

Касова книга - обліковий регістр, призначений для обліку касових операцій касиром підприємства.

Підприємство ВАТ "Херсонські комбайни" веде тільки одну касову книгу в національній валюті, яка пронумерована, прошарована і опечатана сургучною або мастичною печаткою. Кількість аркушів в касовій книзі підтверджується підписами керівника і головного бухгалтера цього підприємства або вищестоящого органу [14].

На кожну іноземну валюту відкривається окрема касова книга. Записи в касовій книзі здійснюються у 2-х примірниках через копіювальний папір кульковою ручкою темного кольору або чорнилами. Перші примірники аркушів залишаються в касовій книзі. Другі примірники повинні бути відривними і є звітами касира. Перші і другі примірники нумеруються однаковими номерами. Приписки та необумовлені виправлення в касовій книзі забороняються. Зроблені виправлення завіряються підписами касира і головного бухгалтера підприємства або особи, яка його замінює.

Записи в касовій книзі здійснюються касиром одразу ж після отримання або видачі грошей по кожному ордеру або по замінюючих його документах. В кінці кожного робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей в касі на наступне число і передає до бухгалтерії звіт касира.

Звіт касира - це документ, який передається касиром підприємства в бухгалтерію, і представляє собою відривний листок касової книги з додатком прибуткових та видаткових касових документів.

Надходження і видача грошових документів оформлюються прибутковими і видатковими касовими ордерами або накладними, що їх замінюють. Касир складає звіт про рух грошових документів.

Здача виручки інкасатору оформлюється супровідною відомістю, яка складається в трьох примірниках через копіювальний папір: перший примірник (супровідна відомість) вкладають в інкасаторську сумку, другий (накладна) - віддають інкасатору при отриманні ним сумки, третій (копія супровідної відомості) - залишається в касі підприємства (інкасатор розписується на цьому примірнику і ставить відповідний штамп) і служить підставою для списання коштів з касира, який підтверджує здачу грошей до каси банку. На зворотному боці першого і другого примірників вказаних документів матеріально відповідальні особи заповнюють покупюрний опис грошей, що здаються.

Підставою для прийняття сум грошових коштів в дорозі на облік є:

1) при здачі виручки - квитанція установи банку, ощадної каси, поштового відділення, копії супровідних відомостей на здачу виручки інкасаторам банку тощо;

2) по сумах, що переказані вищестоящими організаціями, - отримані під них повідомлення (авізо) із зазначеною датою, номером платіжного доручення, суми і назви установи чи поштового відділення, яке прийняло перерахування.

Загальну схему бухгалтерського обліку касових операцій підприємства ВАТ "Херсонські комбайни" відобразимо на рис. 2.8.

У відповідності до Порядку ведення касових операцій в народному господарстві України всі державні, кооперативні, акціонерні, орендні, колективні, спільні та інші підприємства, об'єднання, організації та установи, незалежно від форми власності та виду діяльності, мають поточні рахунки в банку і зобов'язані зберігати свої грошові кошти в банківських установах.

Поточний рахунок - це рахунок підприємства, відкритті в уповноваженій установі банку для - зберігання грошових коштів та проведення операцій по розрахунках підприємства.

Поточні рахунки відкриваються підприємствам усіх видів та форм власності, а також їх відокремленим підрозділам для зберігання грошових коштів та здійснення усіх видів операцій за цими рахунками відповідно до чинного законодавств України.

Поточний валютний рахунок може бути відкритий:

- юридичним особам резидентам України;

- фізичним особам (підприємцям) - резидентам України;

- представництвам юридичної особи - нерезидента;

- дипломатичним, консульським, торговельним та іншим представництвам іноземних держав;

- іноземним інвесторам (юридичним і фізичним особам);

- фізичним особам (не підприємцям) - нерезидентам України.

Обслуговуючим банком (банком, що обслуговує) називають банк, у якому відкрито рахунки підприємств, організацій, установ усіх форм власності, фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності, банків та їх установ, фізичних осіб, та який здійснює для них на договірних умовах будь-яку з операцій чи послуг, передбачених Законом України "Про банки та банківську діяльність" [16].

Клієнти банку можуть відкривати лише один рахунок для формування статутного капіталу господарського товариства (в іноземній та/ або національній валюті) і один рахунок (в іноземній та/ або національній валюті) за кожною угодою сумісної (спільної) діяльності без створення юридичної особи.

Юридичні і фізичні особи - суб'єкт підприємницької діяльності мають право відкривати необмежену кількість, рахунків за своїм вибором і згодою банків.

У випадку відкриття двох і більше поточних рахунків у національній валюті власник рахунку протягом трьох робочих днів з дня відкриття або закриття наступного рахунку визначає один з рахунків у національній валюті і як основний, на якому буде обліковуватись заборгованість, що списується (стягується) у безспірному порядку, і повідомляє номер цього рахунку податковому органу, де він зареєстрований як платник податків.

Банк може здійснювати платежі клієнта в інтересах третіх осіб у випадках, передбачених чинним законодавством. Згідно з Цивільним кодексом це можуть бути договори поруки, договори на користь третіх осіб тощо.

Для відкриття поточного рахунків підприємство подають установам банків такі документи:

1) заяву на відкриття рахунку встановленого зразку. Заяву підписують керівник та головний бухгалтер підприємства. Якщо в штаті немає посади головного бухгалтера чи іншої службової особи, на яку покладено функцію ведення бухгалтерського обліку та звітності, то заяву підписує тільки керівник;

2) копію свідоцтва про державну реєстрацію в органі державної виконавчої влади, іншому органі, уповноваженому здійснювати державну реєстрацію, засвідчену нотаріально або органом, який видав свідоцтво про державну реєстрацію;

3) копію належним чином зареєстрованого статуту (положення), засвідчену нотаріально або органом, який реєструє;

4) копію документа, що підтверджує взяття підприємства на податковий облік, засвідчену податковим органом, нотаріально або уповноваженим працівником банку;

5) картку зі зразками підписів осіб, яким відповідно до чинного законодавства чи установчих документів підприємства надане право розпорядження рахунком та підписання розрахункових документів, завірену нотаріально або вищестоящою організацією в установленому порядку. У картку включається також зразок відбитка печатки підприємства;

6) довідку про реєстрацію в органах Пенсійного фонду України.

У загальному вигляді рух грошових коштів підприємства ВАТ "Херсонські комбайни" на рахунках в банку відображено на рис. 2.9.

Підприємство має право відкрити поточні та депозитні рахунки як в національній, так і в іноземній валюті. Поточний рахунок в іноземній валюті відкривається підприємству для проведення розрахунків у межах чинного законодавства України в безготівковій та готівковій іноземній валюті при здійсненні поточних операцій, визначених чинним законодавством України, та для погашення заборгованості за кредитами в іноземній валюті.

Суб'єкти підприємницької діяльності можуть використовувати чеки для розрахунків за товари, роботи, послуги. Для цього певна сума коштів вноситься, депонується на особливий рахунок - рахунок лімітованої чекової книжки. В межах цього ліміту підприємства виписують розрахункові чеки постачальникам.

Чеком визнається цінний папір, який містить нічим не обумовлене розпорядження чекодавця банку провести платіж зазначеної в ньому суми чекоотримувачу [18].

Учасниками чекового обігу виступають три особи: чекодавець, платник по чеку та чекоотримувач. Платником в чековому зобов'язанні може бути лише банк, де чекодавець має кошти, якими він може розпоряджатися шляхом видачі чеків.

Розрахунки чеками представляють собою сукупність операцій з видачі, одержання, обігу та оплати чеків.

Чек дійсний протягом 10 днів, не враховуючи дня його виписки. Розрізняють грошові та розрахункові чеки.

Однією з форм розрахунків між підприємствами є акредитив, який звичайно застосовується для підвищення гарантованості оплати покупцем своїх зобов'язань.

Акредитив - доручення банку покупця банкові постачальника провести оплату за відвантажену продукцію, товар, надані послуги на підставах, обумовлених в цьому дорученні.

Існують три форми акредитиву: безвідривний підтверджений, безвідзивний непідтверджений і відзивний.

Для здійснення операцій по поточному рахунку до банку підприємство ВАТ "Херсонські комбайни" подає документи, форми яких затверджені НБУ. Документи, що надходять до банку, дійсні лише при наявності підписів, ідентичних підписам у банківській картці.

Якщо будь-який реквізит не заповнений або заповнений з порушенням вимог, то банк не має права приймати такий документ до виконання. Крім того, в розрахункових документах не допускаються різного роду виправлення (як у паперовому, так і в електронному вигляді), незалежно від того, хто вносить ці зміни - клієнт чи банк. При ньому підприємства і фізичні особи несуть повну відповідальність за правильність внесених у розрахункові документи даних.

Надані в банк документи повинні мати наступні реквізити: назву номер поточного рахунку, ідентифікаційні коди підприємства-відправника та підприємства-отримувача грошових коштів, число, місяць, рік виписки.

Банк реєструє всі здійснені операції з надходження та списання коштів з поточного рахунку в спеціальній виписці з особового рахунку з доданням виправдовуючих документів. Таким чином, виписка - це фактично другий примірник особового рахунку підприємства, відкритого банком. Виписка банку - документ, що видається банком підприємству і відображає рух грошових коштів на поточному рахунку.

В різних банках форми виписок можуть бути різними, але в кожній обов'язково передбачаються позиції для дати, номерів рахунків дебітора та кредитора, суми.

Бухгалтер при отриманні виписки проводить наступні операції, які називаються бухгалтерським терміном контировка виписки:

- виписка нумерується;

- перевіряється наявність виправдовуючих розрахункових документів, на підставі яких зараховані чи списані кошти;

- перевіряється відповідність суми у виписці сумам виправдовуючих документів на перерахування чи зарахування коштів;

- проставляється кореспонденція рахунків у відповідності з проведеними операціями.

Зберігаючи грошові кошти підприємств банк вважає себе його боржником, тобто на цю суму має кредиторську заборгованість. Тому залишки грошових коштів і надходжень на поточний рахунок підприємства банк записує по кредиту поточного рахунку, а зменшення свого боргу (списання, видачу коштів) - по дебету. Тобто за дебетом виписки відображається списання грошових коштів з поточного рахунку (зменшується заборгованість банку перед власником рахунку), а за кредитом - надходження коштів на поточний рахунок (збільшується заборгованість банку перед клієнтом банку) [40].

На полях перевіреної виписки проти сум операцій і на документах які додаються, проставляються коди кореспондуючих рахунків, а на документах вказуються ще й порядкові номери запису у виписці. Ці дані необхідні для контролю за рухом коштів, автоматизації облікових робіт, видачі довідок, перевірок і наступного збереження документів. Після цього на всіх доданих до виписки документах ставлять штамп "Погашено".

При готівкових розрахунках банківськими документами є грошові чеки та об'яви на внесок готівкою; у випадку безготівкових перерахувань - платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, розрахункові чеки, акредитиви, векселі.

При внесенні грошових коштів на рахунок банку подасться об'яви на внесок готівкою. Виправдовуючим документом при цьому є відмічена банком квитанція, яка заповнюється разом з об'явою на внесок готівкою.

Сьогодні найбільш розповсюдженими видами безготівковим розрахунків на підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" є розрахунки за допомогою платіжних доручень та платіжних вимог-доручень.

Платіжне доручення є розпорядженням обслуговуючому банку про перерахування визначеної суми на рахунок іншого підприємства, оформленим на спеціальному бланку.

При розрахунках платіжними дорученнями ініціатором платежу виступає платник.

Платіжні доручення використовуються для розрахунків між підприємствами за отримані товарно-матеріальні цінності (роботи, послуги); за товарно-матеріальні цінності і послуги в порядку попередньої оплати; при авансових платежах; при платежах до бюджету, органам соціального страхування, оплаті претензій по якості і недостачі продукції, штрафів, пені; погашення кредиторської заборгованості, а також для завершення розрахунків по актах звірки взаємної заборгованості суб'єктів господарської діяльності.

За бажанням у платіжному дорученні платник може вказати дату валютування (тобто період між датою надходження доручення на списання коштів у банк і датою зарахування списаних коштів на рахунок одержувача), але тільки якщо така можливість передбачена в договорі на розрахунково-касове обслуговування з банком. Це означає, що платник може самостійно вказати дату зарахування коштів на поточний рахунок одержувача. Проте період валютування не може перевищувати 3 робочі дні.

Інструкція № 7 "Про безготівкові розрахунки в господарському обороті України" передбачає застосування платіжної вимоги-доручення, що виписується постачальником. Покупець акцептує вимогу-доручення і здає її до банку. Вона приймається до виконання банком покупця тільки при наявності коштів на поточному рахунку покупця і при його письмовій згоди оплатити повністю або частково платіжну вимогу-доручення, що повинно бути затверджене підписами осіб, уповноважених розпоряджатися поточним рахунком, і печаткою платника.

Платіжна вимога-доручення - не комбінований документ, який складається з двох частин: верхньої - вимоги постачальника (отримувача коштів) безпосередньо до покупця (платника) оплатити вартість відпущеній йому за договором продукції, виконаних робіт, наданих послуг; і а нижньої доручення платника своєму банку про перерахування з його рахунку визначних сум.

Платіжна вимога-доручення заповнюється постачальником і передається покупцеві разом і відвантаженою продукцією або після капання послуг. При отриманні покупцем даного документу і при наявності коштів на його поточному рахунку він вказує прописом суму, що належить до сплат, і код поточного рахунку. Після цього даний документ передається до банку на оплату. Якщо ж в момент отримання платіжної вимоги-доручення грошові кошти відсутні в потрібному обсязі, то в міру їх накопичення виписуються платіжні доручення з посиланням на номер платіжної вимоги-доручення [14].

Загальну схему порядку ведення обліку коштів на поточному рахунку підприємства ВАТ "Херсонські комбайни" відобразимо на рис. 2.10.

Синтетичний облік грошових коштів здійснюється на рахунках 30 "Каса", 31 "Рахунки в банках" та 33 "Інші кошти".

На підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" використовують рахунок зо "Каса" призначений для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в касі підприємства.

Рахунок зо активний, балансовий, призначений для обліку господарських засобів підприємства, має такі субрахунки:

301 "Каса в національній валюті";

302 "Каса в іноземній валюті".

На підприємствах, де працюють операційні каси (продаж квитків, оплата послуг зв'язку, обмін валюти тощо), відкриваються субрахунки "Операційна каса в національній валюті" та "Операційна каса в іноземній валюті".

По дебету рахунку зо "Каса" відображається надходження грошових коштів до каси підприємства, по кредиту - виплата грошових коштів з каси підприємства.

Аналітичний облік може вестись за центрами відповідальності: за кожною операційною касою чи касиром, а також за видами іноземної валюти.

Рахунок 33 "Інші кошти" на підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" призначений для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів (поштових марок, марок гербового збору, сплачених проїзних документів, сплачених путівок до санаторіїв, пансіонатів, будинків відпочинку тощо), та про кошти в дорозі [23].

Рахунок 33 активний, балансовий, призначений для обліку господарських засобів підприємства, має такі субрахунки: 331 "Грошові документи в національній валюті"; 332 "Грошові документи в іноземній валюті"; 333 "Грошові кошти в дорозі в національній валюті"; 334 "Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті".

По дебету рахунку 33 "Інші кошти" відображається надходження грошових документів до каси підприємства та коштів в дорозі, по кредиту - вибуття грошових документів та списання коштів у дорозі після їх зарахування на відповідні рахунки.

На субрахунку 331 відображаються грошові документи за їх номінальною вартістю. Надходження грошових документів відображається по дебету рахунку 331, списання - по кредиту рахунку.

Аналітичний облік грошових документів ведеться за їх видами.

На субрахунках 333 та 334 обліковуються грошові кошти (переважно грошова виручка), внесені до кас банків, ощадних кас чи кас поштових відділень для зарахування на поточний рахунок підприємства, але ще не зараховані за призначенням. По дебету цих рахунків відображаються суми, що здані до банку, по кредиту - суми, зараховані на поточні рахунки. На перше число кожного місяця сальдо по субрахунках 333 та 334 повинно збігатись з розміром виручки, зданої до банківської установи в останній день місяця.

В Балансі (ф. № 1) підприємства ВАТ "Херсонські комбайни" залишки по рахунках зо, 33 відображаються разом із залишками по рахунку 31 "Рахунки в банках" та субрахунку 351 "Еквіваленти грошових коштів", рахунку 35 "Поточні фінансові інвестиції" в статтях балансу 2зо та 240 окремо в національній та в іноземній валюті. В кінці року підприємство складає Звіт про рух грошових коштів (ф. № 3), який призначений для відображення руху грошових потоків в розрізі надходжень та виплат в рамках операційної, інвестиційної та фінансової діяльності.

Операції, які використовує підприємство ВАТ "Херсонські комбайни" по рахунку зо "Каса" відобразимо у вигляді табл. 2.2.

Рахунок 31 "Рахунки в банках" на підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" призначено для обліку наявності та руху грошових коштів, які знаходяться на рахунках в банку, і які можуть бути використані для поточних операцій.

Цей рахунок активний, балансовий, призначений для обліку господарських засобів - грошових коштів, має такі субрахунки:

311 "Поточні рахунки в національній валюті";

312 "Поточні рахунки в іноземній валюті";

313 "Інші рахунки в банку в національній валюті";

314 "Інші рахунки в банку в іноземній валюті".

Таблиця 2.2

Схема операцій по рахунку зо "Каса"

№ оп	Зміст господарської операції		Дебет	Кредит	Сума, грн.
1	Одержано з поточного рахун­ку (прибутковий касовий ордер, чек, виписка з банку)		зо "Каса"	31 "Поточний рахунок"	1278
2	Здано в касу залишок невитраченого авансу (прибутковий касовий ордер, авансовий звіт)		зо "Каса"	372 "Розрахунки з підзвітними особами"	150
3	Внесено готівкою в рахунок внеску до статутного капіта­лу (прибутк. касовий ордер)		зо "Каса"	46 "Неоплачені капітали"	13456
4	Виявлені лишки коштів в касі (акт інвентаризації)		зо "Каса"	716 "Відшкодування раніше списаних активів"	35
5	Внесено на поточний рахунок (прибутковий касовий ордер, об'ява на внесок готівкою)	31 "Поточ­ний рахунок"		зо "Каса"	2897
6	Видано в підзвіт (видатковий касовий ордер, посвідчення про відрядження)	372 "Поточ­ний рахунок"		зо "Каса"	200
7	Видана заробітна плата (видатковий касовий ордер, платіжна відомість)	66 "Розраху­нки з оплати праці"		зо "Каса"	26785,78
8	Виявлена недостача коштів в касі (акт інвентаризації)	947 "Нестачі і втрати від псування цінностей)		зо "Каса"	135

Па субрахунку 313 обліковується рух коштів, що знаходяться в акредитивах, на особових рахунках по вантажообігу і в чекових книжках.

На кожний виставлений акредитив відкривають окремий аналітичний рахунок із зазначенням конкретного постачальника. Після відвантаження товару (продукції) постачальник надає в своє відділення банку рахунок на відвантажену продукцію, на підставі якого йому зараховують платіж з акредитиву. Списання коштів в банку платника здійснюється на підставі одержаних від банку постачальника рахунків і доданих до них товарно-транспортних документів тощо [12].

В обліку розрахунки чеками відображаються так само, як і при акредитивній формі розрахунків. Для відкриття чекової книжки на суму перерахованих коштів складають бухгалтерську проводку: Д-т pax. 313 "Інші рахунки в банку в національній валюті", К-т pax. 311 "Поточний рахунок в національній валюті". Чеки, що надійшли постачальнику в платіж за товари та послуги, здаються в банк [18].

Суми по одержаним в банку лімітованих чекових книжках списується в міру оплати виданих підприємством чеків, тобто в сумах погашення банком пред'явлених йому чеків згідно з випискою банка. За даними пред'явлених чеків дебетується рахунок 631 і кредитується субрахунок 313.

Рух коштів по чекових книжках, виданих в підзвіт працівникам підприємства для розрахунків з підприємствами-кредиторами, обліковується на рахунках 63 "Розрахунки з постачальниками і підрядниками" або 685 "Розрахунки з іншими кредиторами" і по аналітичному рахунку "підзвітні особи по виданим їм чековим книжкам" до рахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами". Видача таких книжок підзвітним особам відображається по кредиту рахунку 685 і дебету рахунку 372. Після подання підзвітними особами звіту кредитується рахунок 372 в кореспонденції з рахунком 685 на суму використаних чеків. Таким чином, сальдо по рахунку 372 і 685 повинні співпадати бути тотожними сумі по залишку чеків у підзвітних осіб, а різниця між названими сальдо і сальдо по рахунку 313 покаже суму по використаних, але не оплачених банком чеках [18].

Операції, які використовує підприємство ВАТ "Херсонські комбайни" по рахунку 31 "Рахунки в банку" відображені в табл. 2.3.

Таблиця 2.3

Облік операції по рахунку 31 "Рахунки в банках"

№ оп	Зміст господарської операції	Дебет	Кредит	Сума
1	Внесено на розрахунковий рахунок (об'ява на внесок готівкою)	31 "Рахунки в банках"	зо "Каса"	25347
2	Одержана плата за товари, роботи, послуги	31 "Рахунки в банках"	36 "Розрахун-ки з покупцями та замовниками"	17345
3	Одержана передоплата за то вари, роботи, послуги (платіжне доручення, виписка із поточного рахунку)	31 "Рахунки в банку"	681 "Аванси одержані"	17345
4	Зарахована на поточний рахунок позика банку (виписка із поточного рахунка)	31 "Рахунки в банку"	60 "Коротко-строкові кре-дити банку"	100000
5	Перераховано постачальникам і підрядникам за доставлені товарно-матеріальні цінності (платіжне доручення, виписка з поточного рахунка)	63 "Розрахунки з постачальниками і підрядниками"	31 "Рахунки в банку"	356
6	Перераховано аванс постачальникам (платіжне доручення, виписка із поточного рахунку)	31 "Рахунки в банку"	371 "Аванси видані"	548
7	Перераховані податки до бюджету (платіжне доручення, виписка із поточного рахунку)	31 "Рахунки в банку"	64 "Розрахунки за податками і платежами"	347
8	Погашена позика банку (термінова вимога, виписка із поточного рахунку)	31 "Рахунки в банку"	60 "Коротко-строкові кредити банків	217

2.3 Особливості ревізії та контролю процесу руху грошових коштів

 

Ревізію касових операцій здійснюють відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті України, затвердженого постановою Правління НБУ 15.03.2001р. № 72.

Мета ревізії полягає в забезпеченні контролю за дотриманням законодавчих норм щодо проведення касових операцій, встановленні випадків зловживань, їх попередження і розробці конкретних заходів для зміцнення касової дисципліни суб'єктів господарювання.

Основними завданнями ревізії є перевірка:

- забезпечення збереження коштів, цінних паперів і бланків суворої звітності в касі, своєчасного й повного їх оприбуткування та витрачання за цільовим призначенням;

- законності й господарської доцільності касових операцій і дотримання встановлених правил їх здійснення;

- додержання встановленого ліміту залишків готівки в касі й термінів їх зберігання;

- реальності сум коштів у дорозі тощо [25].

Ревізія касових операцій на підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" здійснюється в такій послідовності: спочатку проводять раптову інвентаризацію каси, потім перевіряють дотримання Порядку ведення касових операцій, відтак здійснюють суцільну документальну ревізію щодо оприбуткування й видачі грошей із каси; далі переходять до зустрічної перевірки операцій на рахунку зо "Каса", рахунків, які з ним кореспондують: 28 "Товари", 31 "Рахунки в банках", 33 "Інші кошти", 37 "Розрахунки з різними дебіторами", 66 "Розрахунки з оплати праці", 68 "розрахунки за іншими операціями" тощо. Тільки після цього розпочинають документальну ревізію коштів у дорозі.

Джерелами ревізії є: прибуткові й видаткові касові ордери з прикладеними до них документами; звіти касира; касові чеки й контрольні касові стрічки; повідомлення банку про встановлений ліміт готівки в касі; журнал - ордер №1, відомість №1; чекові книжки, корінці використаних чеків, анульовані чеки, машинограми тощо. Щодо коштів у дорозі: журнал-ордер №3, відомість №3 і прикладені до них документи та машинограми.

У строки, встановлені керівником підприємства, 1 раз в квартал, на ВАТ "Херсонські комбайни" проводиться раптова ревізія каси з покупюрним перерахуванням усіх грошей і інших цінностей, що знаходяться в касі.

Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за касовою книгою. Для проведення ревізії каси наказом керівника підприємства призначається комісія, яка складає акт. У разі виявлення ревізією нестачі або лишку цінностей в касі в акті вказується сума нестачі або лишку і обставини їх виникнення.

В умовах автоматизованого ведення касової книги здійснюється перевірка правильності роботи програмних засобів оброблення касових документів.

Під час проведення ревізій особлива увага приділяється питанням забезпечення схоронності грошей і цінностей.

З метою забезпечення контролю за збереженням коштів ревізію починають з припинення касових операцій і раптової інвентаризації готівки в касі, цінних паперів і бланків суворої звітності в присутності касира й головного бухгалтера підприємства ВАТ "Херсонські комбайни".

Пропозиція керівника, головного бухгалтера або касира відкласти інвентаризацію незалежно від причин бути відхилені ревізором, тому що за цим можуть критися спроби виграти час і таким чином приховати нестачу або інше зловживання. Якщо на момент інвентаризації касира не буде на місці, ревізор відразу ж опечатує сейф приміщення каси.

Перед початком інвентаризації комісія одержує від касира останній звіт касира з прикладеними до нього виправдувальними документами щодо приходу і видатку грошових коштів і розписку відповідного змісту, яка є на лицьовому боці акта інвентаризації [24].

Звіт касира з прикладеними прибутково-видатковими документами пе­ревіряється комісією і візується. На кожному документі та звіті у правому верхньому куті ревізор розписується і ставить дату, щоб запобігти можливій підміні звіту або прикладених до нього документів з метою приховати зловживання. Жодні документи (окрім прикладених до звіту) чи розписки у фактичний залишок наявності каси не включаються. Якщо касир виконує обов'язки, пов'язані з ведення касових операцій інших організацій, що заборонено, то до участі в інвентаризації запрошують представників цих організацій. При цьому зберігання в касі готівки та інших цінностей, які не належать цьому підприємству, забороняється.

Насамперед касир розкладає гроші за купюрами і складає покупюрний опис. Гроші в пачках, запаковані за бандеролями банку, розкриваються.

Гроші, інші цінності спочатку перераховує касир під наглядом комісії, а потім особа, що ревізує (ревізор). Якщо підсумки їхнього підрахунку не зійдуться, то перевірочний перерахунок проводить член комісії (головний бухгалтер).

Залишок грошей, встановлений під час інвентаризації, порівнюється із записами в касовій книзі і з даними бухгалтерського обліку в журналі-ордері №1 і відомості №1. Грошові знаки, поштові марки, марки державного мита включаються у фактичний залишок грошей.

Інвентаризація грошей оформляється актом інвентаризації наявності коштів. Суми, виплачені на підставі розрахунково-платіжних відомостей, показують з відміткою: "До початку інвентаризації з відомості виплачено _____грн.______коп.". В акті інвентаризації наявності коштів, порядок з інши­ми показниками, зазначаються останні номери касових ордерів: прибуткового №________на____грн_____коп. Акт складається у двох примірниках і підпису­ється членами інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальною особою.

Один примірник акта передається до бухгалтерії підприємства ВАТ "Херсонські комбайни", другий - залишається у матеріально відповідальної особи (касира).

У кінці акта матеріально відповідальна особа дає розписку про те, що кошти, перелічені в акті, знаходяться на її відповідальному зберіганні та ставить дату.

Одночасно з готівкою, поштовими марками, марками державного мита перевіряються цінні папери, бланки суворої звітності та інші цінності, що знаходяться в касі. Перелічені цінності записуються в акт інвентаризації цінних паперів і бланків суворої звітності в розрізі окремих їх видів.

У разі виявлення великої нестачі в касі ревізор вносить пропозицію про відсторонення в установленому законом порядку касира від виконання обов'язків і передачу коштів та інших цінностей інший особі й вживає заходів щодо виконання цих пропозиція. Під час виявлення залишків великих сум грошей у касі, що значно перевищують встановлений ліміт, ревізор встановлює причини їх виникнення.

Рекомендується під час ревізії проводити повторні раптові інвентаризації у касі.

Сума нестачі стягується з винної особи, а надлишок оприбутковується в касі та зараховується в дохід підприємства.

Перевірка дотримання установленого порядку ведення операцій з готівкою здійснюється згідно з Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні та Інструкцію про організацію роботи з готівкового обігу банків України, затвердженою Правлінням НБУ від 19.02.2001р. №69.

При цьому періодичність перевірок та строк, протягом якого вони здійснюються, визначають безпосередньо контролюючі органи. Такі перевірки здійснюються за певний період - квартал, півріччя, рік (але не менше ніж за три місяці).

За результатами перевірки, у разі виявлення порушень, складають акт перевірки дотримання порядку ведення операцій з готівкою у трьох примірниках, підписаний контролюючим, керівником та головним бухгалтером підприємства ВАТ "Херсонські комбайни" [25].

Перший примірник надсилається органам податкової служби за місцем державної реєстрації підприємства для вжиття заходів, передбачених чинним законодавством; другий - передається безпосередньо відповідному підприємству; третій - залишається в документах контролюючого органу.

Якщо порушень не виявлено, то складається довідка, яка підписується контролюючим, керівником і головним бухгалтером підприємства ВАТ "Херсонські комбайни".

Результати перевірки розглядаються керівником підприємства у триденний строк після її закінчення.

Підприємства має право здійснювати розрахунки між собою і з фізичними особами як у готівковій, так і в безготівковій формі.

Проте сума платежу готівкою одного підприємства іншому підприємству не може перевищувати 3 тис. грн. протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. Якщо платежі підприємства іншому підприємству здійснюються на суму понад граничну (3 тис. грн.), то розрахунки ведуться тільки в безготівковому порядку.

Порядок установлення ліміту каси регулюється Інструкцією про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України, затвердженою постановою Правління НБУ від 19.02.2001р. №69. При цьому підприємства можуть зберігати у своїй касі готівку в межах лімітів залишку готівки в касі на кінець робочого дня, що встановлюються їм установою банку щорічно протягом першого кварталу. Ліміт залишку готівки в касі для кожного підприємства комерційні банки з урахуванням специфіки роботи підприємства, його віддаленості від установи банку, розміру касових оборотів, встановлених строків здавання касової виручки й графіка заїзду інкасаторів.

На підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" ліміт встановлений у сумі 3000 грн.

Виходячи з вищесказаного ревізор встановлює, чи:

- зберігаються кошти в установах банків;

- витрачається підприємством готівка, одержана з установ банку за цільовим призначенням;

- дотримуються встановлені банками лімітів наявних грошей у касах підприємства;

- дотримуються граничні норми витрачання готівки з виторгу;

- не витрачається готівка з виторгу одного підприємства на потреби іншого підприємства;

- здається вся готівка понад встановленні ліміти для зарахування на рахунки в порядку та в терміни, передбачені установами банків;

- здійснюється видача грошей з каси і їх приймання в касу тільки за належно оформленими документами, підписаними керівником і головним бухгалтером;

- ставиться штамп або пишеться від руки "Депоновано" проти прізвища осіб, які не одержали грошей;

- складається при цьому реєстр депонованих сум;

- не допускаються підчистки або виправлення в прибуткових касових ордерах та квитанціях до них, а також у видаткових касових ордерах і документах, що їх замінюють;

- погашаються документи, прикладені до прибуткових і видаткових касових ордерів, штампом або надписом "Оплачено" із зазначенням дати (числа, місяця, року);

- реєструються прибуткові та видаткові касові ордери або документи, що їх замінюють, до передачі в касу бухгалтерію в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів;

- не допускаються підчищення і виправлення в касовій книзі;

- ізольовано приміщення каси;

- зберігаються гроші в сейфах і чи опечатуються каси після закінчення роботи;

- зберігаються ключі від сейфа та печатка касира, а також дублікати ключів у опечатаних касирами пакетах, скриньках у керівників підприємства;

- ознайомлюють касира після видання постанови про призначення його на посаду з Порядком ведення касових операцій і чи укладається договір про повну матеріальну відповідальність;

- не покладаються обов'язки касира на працівників обліку;

- проводиться не рідше як один раз на квартал на підприємстві раптова ревізія каси з повним переліком усіх грошей та перевіркою інших цінностей, які знаходяться в касі, тощо.

Основним нормативним документом, що регулює здійснення обліку грошових коштів у касі, є Порядок ведення касових операцій у національній валюті в Україні.

Послідовність ревізії касових операцій показано в табл. 2.4.

Таблиця 2.4

Схема послідовності контролю і ревізії касових операцій при журнально-ордерній формі рахівництва

Документи і регістри бухгалтерського обліку	Процедури контроль
Прибуткові й видаткові касові ордери Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів Книга обліку прийнятих і виданих касиром грошей. Звіт касира (касова книга) Журнал-ордер №1 до рахунка зо "Каса" Головна книга й баланс до рахунка зо "Каса"	Перевірка фактичної наявності коштів, цінних паперів та інших цінностей каси (інвентаризація) Перевірка повноти оприбуткування й обґрунтування витрачання готівки за цільовим призначенням Перевірка відповідності даних звітів касира й прикладених до них документів записам журналу - ордера № 1, Головної книги й балансу за рахунком зо "Каса"

Під час ревізії касових операцій залишок на початок звітного періоду слід порівняти з залишком попереднього звіту, у журналі-ордері №1 з рахунка зо "Каса", Головній книзі й балансі.

Залишок на кінець звітного періоду аналогічно порівнюється з залишком, виведеним у наступному звіті касира, журналі-ордері №1, Головній книзі. Проти кожного звіреного запису ставиться відмітка [24].

У кожному звіті касира підприємства ВАТ "Херсонські комбайни" слід перевірити дотримання порядкової нумерації прибуткових і видаткових касових документів, їх дати, відповідність нумерації тому періоду, за який складено звіт, з'ясувати, чи нема підчисток дат.

Вилученню не підлягають документи пожовтілі, вицвілі, пом'яті, з проколами від підшивки, обрізані, з іншим почерком, чорнилами, з підробленими підписами, довідками, цифрами.

У разі неможливості встановити фальшивку ревізор на основі письмового розпорядження судово-слідчих органів, які мають на те право, знімає копії з сумнівних документів, оригінали вилучає відповідно до акта і направляє прокурору для розгляду питання про можливість провести криміналістичну експертизу.

При виявленні таких документів не слід одразу ставити до відома касира, тому що вони можуть бути прикладені й до інших звітів, і особи, які допустили зловживання, можуть вжити запобіжних заходів. У таких випадках необхідно довести ревізію до кінця і лише після завершення одночасно вилучити всі документи і зажадати пояснень від посадових осіб. Однак у таких випадках необхідно заздалегідь попередити органи прокуратури або внутрішніх справ. Якщо під час перевірки звітів касира й прикладених до них документів розходжень не виявлено, то проти рядка, у якому записаний касовий ордер, ревізор ставить відмітку ("V").

І, навпаки, якщо встановлено розбіжностей, ревізор фіксує порушення в журналі ревізії або відомості порушень і з'ясовує причини, встановлює винних осіб.

Порівнюючи дані журналу-ордері №1 з Головною книгою, ревізор встановлює реальність сум залишків каси шляхом перевірки записів з дебетів і кредиту рахунка зо "Каса", зроблених на основі прибуткових і видаткових касових ордерів. Адже можна механічно зменшити сальдо з рахунка каси і одночасно зменшити або сальдо нереальної кредиторської заборгованості, або сальдо власного капіталу, або сальдо рахунка 285 "Торгова націнка".

В окремих випадках, навпаки, збільшується сальдо в дебіторів, витрат та на інших рахунках.

Інколи сальдо каси зменшують за рахунок механічного збільшення підсумку кредиторської сторони рахунка зо Каса" в журналі - ордері №1 у дебет рахунків витрат, розрахунків, власного капіталу тощо [25].

Особливу увагу ревізор приділяє перевірці своєчасності оприбуткування одержаних за чеком грошей з банку, на суму яких у день одержання виписується прибутковий касовий ордер. Одночасно ревізор знаходить корінець чека, на підставі якого одержані гроші, і відмічає на ньому: "Оприбутковано".

Є кілька випадків, коли механічно збільшується загальний підсумок розрахунково-платіжної відомості при нарахуванні заробітної плати.

У момент виписки видаткових касових ордері інколи рядки "прописом" не заповнюються, а після видачі грошей дописуються потрібні цифри.

Під час перевірки правильності виплати грошей за платіжними відомостями слід вибірково встановити, чи всі записані у відомість особи фактично працювали на підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни", чи не було серед них підставних, на яких виписується заробітна плата з метою її привласнення.

Такі факти можна встановити шляхом зіставлення даних відомості на заробітну плату із записами в особистих справах працівників і табелях, з наказом про зарахування на роботу та звільнення, з даними документів про нарахування заробітної плати. Допоміжно перевірці підлягають достовірність підписів одержувачів грошей, випадки дописування сум, підчистки, незастережні виправлення тощо.

Можливі факти крадіжок готівки з каси. У таких випадках ревізор в обов'язковому порядку застосовує прийом зустрічної перевірки операцій. Рахунок зо "Каса" порівнюють з рахунком 31 "Рахунки в банках", 33 "Інші кошти", 37 "Розрахунки з різними дебіторами" тощо (табл. 2.5).

Крім того, на підставі корінців чеків можна встановити, скільки і з якою метою одержано грошей. Така необхідність виникає у зв'язку з випадками не-оприбуткування грошей каси, одержаних із банку шляхом підбору шифру у виписці банку, коли суму, одержану на основі чека, аби не було розходжень між оборотом кредиту рахунка 31 "Рахунки в банках" і таким самим оборотом дебету виписок з рахунків у банках, відносять на дебет тих рахунків, де є нереальна кредиторська заборгованість, на витрати. Гроші, одержані в банку за чеками, мають бути використані за їх цільовим призначенням. Для цього необхідно зіставити суми виписок банку за видатковою частиною й відповідним рахунком за кодом операцій "03" із записами у звіті касира та прибутковими касовими ордерами на певну дату і корінцями чекових книжок на отримання готівки. Крім того, використання грошей за цільовим призначенням перевіряється шляхом зіставлення фактично витрачених сум готівки, відображених у звіті касира на основі видаткових касових ордерів, із сумами, вказаними на корінцях чекових книжок і на прибутковому касовому ордері та з встановленим банком лімітом коштів на відповідні цілі.

До коштів, що рахуються в дорозі (рахунок 33, субрахунок 333 "Грошові кошти в дорозі в національній валюті") на підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни", належать: виручка, одержана підприємствами за послуги, реалізовану продукцію й виконані роботи, внесена до банку, відділку Ощадбанку, каси, по­штового відділення зв'язку для зарахування на рахунки в банках [24].

Основою запису зазначених операцій на дебет субрахунку 333 "Грошові кошти в дорозі в національній валюті" є квитанції установ банку, Ощадбанку, поштового відділка зв'язку, копії супровідних відомостей про здачу виторгу інкасаторам банку, а у кредит - виписки банку.

Таблиця 2.5

Зустрічна перевірка операцій по рахунку зо "Каса"

За дебетом рахунка зо "Каса" 3 кредиту:	За кредитом рахунка зо "Каса" з дебетом:
14 "Довгострокові фінансові інвестиції" 15 "Капітальні інвестиції" 16 "Довгострокова дебіторська заборгованість" 31 "Рахунки в банках" 34 "Короткострокові векселі одержані"	15"Капітальні інвестиції" 16 "Рахунки в банках" 33 "Інші кошти" 36 "Розрахунки з покупцями та замовниками" 37 "Розрахунки з різними дебіторами" 41 "Пайовий капітал"
37 "Розрахунки з різними дебіторами" 41 "Пайовий капітал" 42 "Додатковий капітал" 50 "Довгострокові позики" 70 "Доходи від реалізації" 97 "Інші витрати"	50 "Довгострокові позики" 66 "Розрахунки з оплати праці" 67 "Розрахунки з учасниками" 76 "Витрати на збут" 95 "Фінансові витрати"

Ревізор перевіряє своєчасність і повноту зарахування на рахунки в банках кожної окремо зданої суми.

Для встановлення можливих крадіжок кожну на підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" суму на рахунку 33, субрахунку 333 "Грошові кошти в дорозі в національній валюті" за дебетом цього рахунка зіставляють з документами, що підтверджують відправлення грошей, а за кредитом - з випискою банку або прибутковим касовим ордером. У випадку виявлення сум, зарахованих на рахунки в банках не повністю або з великим запізненням, негайно повідомляють начальнику відділення зв'язку і разом з ним встановлюють причини і винних осіб.

Ревізор перевіряє також, чи здійснюються щомісячна інвентаризація сум, зданих у відділення зв'язку, але не зарахованих у банку до кінця місяця.

На основі книги обліку коштів у дорозі, а також суми нестач і лишків грошей, виявлених у інкасаторських сумках, слід перевірити відображення їх у звітах касира або звітах матеріально відповідальних осіб підприємства. Якщо виторг здавав касир, то проводять інвентаризацію каси, результати виводять з урахуванням виявлених у інкасаторській сумці розходжень сум виторгу.

Однак дебетову чи кредитові залишки на рахунку 33, субрахунку 333 щодо кожної суми, зданої через інкасаторів, свідчать про те, що виправлення не зроблені й ревізор повинен такий факт врахувати при виведенні результатів інвентаризації каси.

Таку ж ревізію проводять відносно сум, зданих у вечірню касу банку в останній день місяця й не зарахованих у перший день наступного місяця. Ревізор в акті ревізії зазначають поправлені записи за відповідний період і виявляють результати.

Особливу увагу слід звернути на сальдо субрахунку 333 "Грошові кошти в дорозі в національній валюті" на перше число відповідного місяця. При цьому важливо з'ясувати, чи немає фактів віднесення на зазначений субрахунок суми виручки, яка відноситься до перших чисел наступного за звітним місяця.

Під час операцій з рахунків у банках ревізор керується такими нормативними актами: Інструкцію про відкриття банками рахунків у національній валюті, затвердженою постановою Правління НБУ від 18 грудня 1998р. №527; Інструкцією №7 "Про безготівкові розрахунки в господарському обороті України", затвердженою постановою Правління НБУ №204 від 02.08.1996 р.; П(С)БУ №4 "Звіт про рух грошових коштів", затвердженим Міністерством фінансів України від 31.03.1999р. №87.

Відповідно до Порядку ведення касових операцій в народному господарстві України підприємство ВАТ "Херсонські комбайни" мають поточні рахунки в банку і зобов'язано зберігати свої грошові кошти на них. Таким чином, об'єктом контролю є вільні грошові кошти підприємства в національній та іноземній валюті, операції на рахунках, які здійснюють з розрахунково-грошовими документами, затвердженими банком, і виписки банку з виділенням кожного рахунку в окрему облікову одиницю.

Ревізія здійснюється суцільним способом і розпочинається з перевірки дотримання порядку відкриття рахунків у банках і дослідження виписок за весь період, що підлягає ревізії, та прикладених до них документів підприємств-клієнтів. Насамперед визначають законність і обґрунтованість операцій і правильність віднесення затрат на відповідні рахунки. Особливу увагу ревізор звертає на правильність оприбуткування в касу грошей, одержаних із банка за чеками. Тому необхідно встановити відповідність номерів і сум використаних чеків корінцям книжок, а в разі виявлення анульованих чи зіпсованих чеків з'ясувати, чи є відмітка про це в корінцях [25].

Не менш важливо перевірити дотримання законодавчих актів з розрахунків із бюджетом. Ретельний перевірці підлягають документи, пов'язані з виникненням дебіторської і кредиторської заборгованості, а також з'ясовується реальність цих сум, своєчасності звірки розрахунків з тим, щоб не пропустити строку позовної давності. Ревізор перевіряє також заборгованість за позиками, порівнюючи суму виплачених процентів із сумою, передбаченою при одержані кредитів, і аналізує причини відхилень. Поряд із цим слід перевірити забезпеченість векселів, виданих підприємством ВАТ "Херсонські комбайни".

Усі операції, відображені на розрахунковому рахунку, ревізор повинен зустрічно перевірити за відповідними журналами-ордерами, відомостями і документами кореспондуючого рахунка. Платежі за матеріали, що надійшли на підприємство, слід зіставити із записами в журналі-ордері щодо розрахунків з постачальниками і документами на оприбуткування матеріалів на склад підпри­ємства. Розбіжність між сальдо виписок банку і даними бухгалтерського обліку перевіряють на основі первинних документів, обороти з кореспондуючих рахунків - за допомогою журналів і статей балансу.

Ретельно перевіряються факти невідповідності дат одержання і оприбуткування грошей, недотримання порядкової нумерації ордерів, непогашення прикладених до них документів спеціальним штампом.

Виписка має бути завірена штампом і печаткою банку, підписами бухгалтера і контролера, а виправлення у ній підписує і скріпляє гербовою печаткою головний бухгалтер або його заступник.

Якщо банківські операції не виправдані документами, слід встановити причину цього, а в банку - підставу операції.

При оплаті платіжних вимог безготівковим способом або за товарно-транспортними накладними слід переконатися в тому, що оплата здійснена за одержані товари або за ті, які перебувають у дорозі.

Використання коштів поточного рахунка на виплату заробітної плати, оплату послуг, які відносяться на витрати, розрахунки з кредиторами стосовно нетоварних операцій, з бюджетом за податки, видатки майбутнього періоду, фінансово-результатні рахунки, спецфонди слід перевіряти особливо старанно, оскільки тут можливі безгосподарні видатки і витрати. Іноді штучно створюють кредиторську заборгованість. Зустрічною перевіркою можна уточнити, чи оде­ржав адресат переведені йому кошти, звіряють оприбуткування грошей у касу підприємства ВАТ "Херсонські комбайни", порівнюють корінці чеків з чекових книжок з прибутковими касовими ордерами, оплату документів постачальника цінностей з їх оприбуткування.

Для виявлення документів, оплачених лімітованими чеками і повторно з підзвітних сум, необхідно простежити, чи не видається експедиторам та іншим працівникам, крім лімітованих книжок, ще і готівка, звірити звіти про їх витрачання з даними складів про прибулі й відправлені вантажі.

Збірка оборотів виписок з обліковими регістрами є обов'язковою, оскільки можливі випадки умисного зменшення або збільшення на одну і ту ж суму оборотів з дебету і кредиту рахунка. Ревізор повинен ретельно перевірити автентичність виписок банку, звернувши увагу на однорідність шрифту, надрукованих показників, на наявність виправлень, помарок, підчисток. Щодо сумнівних виписок треба провести зустрічну звірку їх з другими примірниками в банку.

Ревізор не повинен залишати без уваги банківські операції, не виправдані документами. У цьому випадку він зобов'язаний з'ясувати причину відсутності документа і в разі необхідності звернутися в банк для з'ясування підстави проведення операції. Практика показує, що записи методом "червоне сторно" і повторні поновлення проводки в більшості випадків застосовуються для незаконного списання витрачених грошей на рахунку, безпідставного віднесення таких сум на рахунки затрат, збитків, реалізації, фондів, нереальної кредиторської заборгованості.

Особливо уважно вивчають обґрунтованість перерахування грошей в Ощадбанк на особові рахунки окремих осіб.

При акредитивній формі розрахунків або з особових рахунків слід встановити причину таких розрахунків і їх доцільність, обґрунтованість платежів виправдувальними документами [24].

Послідовність документальної ревізії операцій з рахунків у банку така.

1 .Звіряють дані виписки з даними первинних документів.

2. Перевіряють відповідність виписок банку й журналу-ордерів №2 та допоміжних відомостей №2.

3. Здійснюють перевірку тотожності між даними журналів-ордерів, головної книги й балансу з рахунка 31 "Рахунки в банках" (табл. 2.6.)

Таблиця 2.6

Кореспонденція рахунку 31 "Рахунки в банках"

За дебетом з кредитом рахунків

За кредитом з дебетом рахунків

14 "Довгострокові фінансові інвестиції" 16 "Довгострокова дебіторська заборгованість" зо "Каса" 31 "Рахунки в банках" 34 "Короткострокові векселі одержані" 36 "Розрахунки з покупцями і замовниками" 37 "Розрахунки з різними дебіторами" 41 "Пайовий капітал" 50 "Довгострокові позики" 60 "Короткострокові позики" 63 "Розрахунки з постачальниками і підрядниками" 64 "Розрахунки за податками і платежами" 70 "Доходи від реалізації" 76 "Страхові платежі"

15 "Капітальні інвестиції" зо "Каса" 31 "Рахунки в банках" 33 "Інші кошти" 36 "Розрахунки з покупцями і замовниками" 37 "Розрахунки з різними дебіторами" 41 "Пайовий капітал" 45 "Вилучений капітал" 50 "Довгострокові позики" 51 "Довгострокові векселі видані" 60 "Короткострокові позики" 64 "Розрахунки за податками і платежами" 66 "Розрахунки з оплати праці" 67 "Розрахунки з учасниками" 76 "Страхові платежі" 93 "Витрати на збут" 95 "Фінансові витрати"

2.4 Організація облік грошових коштів з використанням ЕОМ

 

Автоматизоване рішення обліку грошових коштів включає наступні завдання:

- облік грошових коштів в касі підприємства,

- облік грошових коштів на рахунках у банку.

До складу системи автоматизованої обробки завдань обліку грошових коштів входить: база даних, мовні та програмні засоби, які реалізують доступ до даних і керування ними, а також програмне забезпечення для рішення даного комплексу завдань і засоби спілкування користувачів з системою у вигляді відповідних мов діалогу.

Для рішення завдань з обліку грошових коштів з використанням АРМ бухгалтера необхідна наступна інформація: дані первинного обліку, дані єдиної бази бухгалтерських записів, нормативно додаткової інформації.

АРМ бухгалтера з обліку грошових коштів повинно забезпечувати облік і контроль грошових коштів, які відображають щоденний стан підприємства, та виконання необхідних розрахунків з аналізу його фінансового стану з метою визначення резервів прискорення оборотності грошових коштів [15].

Формування та контроль даних первинного обліку і нормативно - довідкової інформації відбувається у наступній послідовності. На екран дисплея виводиться форма первинного документа, а з клавіатури проводиться набір даних шляхом заповнення вільних вікон форми.

Одночасно з набором перевіряється допустимість значень реквізитів та правильність їх переставлення. Інформація, яка пройшла контроль записується на машинний носій в робочу базу даних. Помилкові дані відображаються на екрані дисплея для необхідного коригування реквізитів.

Вхідна інформація з обліку грошових коштів на АРМ бухгалтера включає типові форми первинних документів, базу даних первинної інформації на машинних носіях. Типові форми первинних документів утворюються на комп'ютері згідно зразка бланків первинних документів і комплектуються у бібліотеку. Одночасно формується база даних первинної інформації, в якій зберігаються бухгалтерські записи за звітний період. Кожен бухгалтерський запис має наступну стандартну структуру: довідкові і групові показники (номер документа або бухгалтерського запису, код операції, підприємства); основний рахунок; кореспондуючий рахунок; кількість; сума.

База даних складається з про дубльованих двійчастих бухгалтерських господарських операцій та має більшу інформаційну місткість. Вона дозволяє у реальному режимі часу отримувати на рівні кореспондуючих рахунків необхідні для аналітичного обліку та звітності показники.

АРМ бухгалтера з обліку грошових коштів може вестись на АРМ бухгалтера як І, так і II категорій. При цьому АРМ бухгалтера І категорії встановлюється в бухгалтерії, де відбувається облік грошових коштів, а АРМ бухгалтера II категорії - у керівника підприємства, головного бухгалтера.

На підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" трьох категорійна організація АРМ бухгалтера. При цьому АРМ бухгалтера І категорії встановлюється в касі та фінансовому відділі, АРМ бухгалтера II категорії - в бухгалтерії, АРМ бухгалтера III категорії у керівника підприємства і головного бухгалтера.

Меню першого рівня містить директиви, які забезпечують завантаження програм та виконання функцій другого і третього рівнів. Меню другого рівня використовується для завантаження даних в оперативну пам'ять та для виконання певних функцій. Меню третього рівня призначене для подавання альтернативних можливостей з управління процесом переробки даних.

Початковим етапом роботи на АРМ бухгалтера є ввід та корегування нормативно - довідкової інформації. При виборі цього режиму у головному меню видається наступне меню другого рівня:

Після того, як бухгалтер вибрав тип нормативно - довідкової інформації, на екран дисплея видається меню III рівня, яке дозволяє подивиться, відкоригувати та ввести данні, а також здійснити їх печать або перезаписати в іншу інформаційну базу даних.

Довідник типових основних документів використовується при виписці платіжних документів для внесення до них відповідні поля стандартних текстів. Він має наступну структуру: вид обороту, текст типової основи [26].

Довідник підприємства призначений для кодування підприємств, які входять до составу концерну, асоціації, корпорації тощо. Його структура: код, найменування, адреса підприємства, банківські реквізити підприємства.

При роботі з касовими операціями на екрані висвітлюється меню II рівня наступного змісту:

Режим роботи "Прибутковий касовий ордер" призначений для формування бази даних, вводу, коригування та виписи первинного документа "Прибутковий касовий ордер".

При вводі даних бухгалтер по позиційно заповнює первинний документ, одночасно інформація фіксується на машинному носії, а при необхідності первинній документ може бути надруковано в установленому форматі.

Аналогічно працюють режими "Видатковий касовий ордер" та "Платіжна відомість".

Після вводу і коригування первинної інформації бухгалтер по мірі необхідності може продивитись або вивести на друк вихідну інформацію.

Відомість Касова книга формується касиром щоденно на дату вводу інформації з обов'язковим формуванням залишків. її форма аналогічна типовій формі. При роботі з цією відомістю повинна бути передбачена автоматична реєстрація документів у хронологічній послідовності.

Для відображення в обліку руху грошових коштів формується "Щоденна відомість" по рахунку "Каса" з зазначенням кількості записів.

Для здійснення внутрішнього аудиту підприємство формує інформацію за цільовим використанням грошових коштів. Для цього проводиться перегляд або друк за запитом Відомості використання коштів згідно цільовому призначенню.

На основі цієї відомості аналізується цільове використання коштів, виявляються відхилення та виробляються пропозиції, щоб більш не допускати нецільового використання коштів. Фінансовий облік на підприємстві по рахункам бухгалтерського обліку здійснюється шляхом формування інформації по кореспондуючим рахункам .

Дана відомість формується окремо по кредиту та дебіту для отримання узагальнюючої інформації по синтетичним рахункам [15].

Для аналітичного обліку як виплачених, так і не виплачених депонованих сум служить Картка депонування, яка формується автоматично при вводі даних платіжної відомості.

Картки депонування зберігаються в єдиній картотеці, незалежно від можливого розподілу обліку депонованих сум по різним балансовим рахункам. При виплаті депонованих сум відповідно картки вважаються закритими і пере­носяться до архіву.

При роботі з функцією обліку банківських операцій формується меню II рівня наступного змісту:

При формуванні первинних даних по банківським операціям використовується технологія, аналогічна технології обробки даних по касовим операціям.

При цьому використовується нормативно - довідкова інформація, яка дозволяє автоматично формувати постійні дані банківських первинних документів.

Після вводу первинних даних здійснюється їх візуальний перегляд або друк. На основі виписок банка здійснюється ввід інформації за поточними або валютними рахунками.

Для контролю за витрачанням коштів використовується Щоденна відомість руху грошових коштів та Відомість руху коштів по кореспондуючим рахункам аналітичного обліку. За формою ці відомості аналогічні Відомості обліку касових операцій.

Для упорядкування рахунків до отримання за терміном оплати формується Відомість рахунків до отримання за терміном оплати. Якщо встановлений термін платежу відсутній, то існує вірогідність, що рахунок так і не буде сплачений. І чим більший термін прострочки, тим більша вірогідність несплати за рахунок. Дана відомість допомагає керівництву підприємства визначити політику в області фінансового регулювання його положення.

Бухгалтер має можливість при необхідності отримувати інформацію у розрізі періодів заборгованості та сум, належних до списання на результати господарської діяльності підприємства. Для контролю за рухом валютних грошових коштів формується Відомість руху валютних коштів.

На основі даної відомості бухгалтер має можливість проконтролювати наявність та рух валюти у розрізі її видів. Важливим моментом при аудиті валютних операцій є правильність оцінки валютних коштів на необхідну дату та визначення курсових різниць. Дані про курсові різниці знаходяться у довідковій інформації [26].

Бухгалтер за Відомістю аналітичного обліку аналізує доцільність видатку грошових коштів, правильність відображення їх в обліку, а також виявляє причини нераціонального використання коштів.

На основі цієї інформації розглянемо задачу з бухгалтерського обліку (Додатки А, Б, В).

На основі інформації аудитор має можливість більш детально проаналізувати статті прибутку та видатку грошових коштів в цілому по підприємству та по окремим структурним підрозділам як у національній грошовій одиниця, так і у валюті. Також аудитор дає практичні рекомендації щодо удосконалення грошового обігу на підприємстві, вказує шляхи залучення невикористаних грошових коштів як по окремим напрямом, так і в цілому, передбачає подальший рух грошових коштів на підприємстві.

Для управління грошовими коштами підприємства необхідна наглядна інформація, яка дає можливість проаналізувати прибуток та динаміку грошових коштів. В режимі "Моделювання прибутку грошових коштів" аудитор та всі зацікавленні особи мають можливість отримати на екрані модель прибутку грошових коштів. Інформація видається у вигляді графічного зображення по видам надходження грошових коштів.

РОЗДІЛ 3

АУДИТ ТА АНАЛІЗ ГРОШОВХ КОШТІВ В СУЧАСНИХ УМОВАХ ГОСПОДАРЮВАННЯ