4.7. Передача дел в архив
- Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несет ответственный за делопроизводство сотрудник от данного подразделения.
- Дела могут храниться как в рабочих кабинетах, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел производится с разрешения руководителя, курирующего подразделение.
- В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указывается отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение.
Форма карточки-заместителя дела:
Отдел______________
Дело № ____________
| Кол-во листов | Дата выдачи | Кому выдано | Расписка в получении | Дата возвращения | Расписка в приеме |
В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника подразделения и принять меры к его поиску, восстановлению.
Полная проверка наличия дел и документов проводится в подразделениях ежегодно по завершении делопроизводственного года.
Начальник Общего отдела И.О.Ф.
Приложение 2
Список нерегистрируемой корреспонденции:
1. Графики;
2. Документы по материально-техническому снабжению;
3. Материалы справочного и информационного характера;
4. Отчеты месячные, квартальные и полугодовые
5. Отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты;
6. Письма, присланные для сведения (о проведении совещаний и т.д.);
7. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты;
8. Приказы подведомственных организаций;
9. Проекты планов;
10. Проекты смет расходов;
11. Расчеты;
12. Сообщения о различных заседаниях, совещаниях;
13. Технологические карты;
14. Технические условия;
15. Учебные планы и программы;
16. Чертежи.
Приложение 3
| ЗАО «Технолига» АКТ «___»_________200 г. №___ о выделении документов к уничтожению | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Технолига» _______________ И.О.Ф. «___»___________ 200_г. |
На основании перечня__________________________________________
(название и выходные данные перечня
___________________________________________________________ документов с указанием сроков хранения)
отобраны к уничтожению относятся документы не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:
| №п/п | Заголовок дела или групповой заголовок | Дата дела или крайние даты дел | Кол-во дел (томов) | Срок хранения и №№ статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого __________________________дел за ___________________ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел за ___________годы
утверждены Генеральным директором Компании.
Председатель ЭК __________________И.О.Ф.
Члены ЭК __________________И.О.Ф.
__________________И.О.Ф.
Приложение 4
| ЗАО «Технолига» НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ______________ № _____ г.Калуга На _______ год | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Технолига» ________________ И.О.Ф. «___»___________ 200_г. |
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во дел, томов | Срок хранения и № ст. по перечню | Примечание | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
| 01. Общий отдел | |
| 01-01 | Приказы руководителя по основной деятельности | | Постоянно ст.6а | | |
| 01-02 | Протоколы общих собраний сотрудников фирмы | | Постоянно ст.5д | | |
| 01-03 | Переписка с учреждениями по основным вопросам деятельности | | 5 л ЭПК ст.12 | | |
| 01-04 | Журнал регистрации исходящих документов | | 3 года ст.72б | | |
| 04-05 | Журнал регистрации входящих документов | | 3 года ст.75б | | |
| 01-06 | Журнал регистрации приказов руководителя по основным видам деятельности | | Пост. ст.72а | | |
| 01-07 | | | | | |
| 01-08 | | | | | |
| 01-09 | | | | | |
| 02. Юридическая служба | |
| 02-01 | Арбитражно-процессуальные дела | | 10 лет | | |
| 02-02 | Договоры находящиеся на согласовании | | 5 лет ЭПК ст.186 | После истечения срока действия договора | |
| 02-03 | Инвестиционные договоры | | 5 лет ЭПК ст.186 | | |
| 02-04 | Субподрядные договоры | | 5 лет ЭПК ст.186 | | |
| 02-05 | Подрядные договоры | | 5 лет ЭПК ст.186 | | |
| 02-06 | Договоры займа | | 5 лет ЭПК ст.186 | | |
| 02-07 | Договоры аренды помещений | | 5 лет ЭПК ст.487 | После истечения срока действия договора | |
| 02-08 | Журнал регистрации исходящей документации | | 3 года ст.72 б | | |
| 02-09 | Журнал регистрации входящей документации | | 3 года ст.72 б | | |
| 02-10 | Журнал регистрации исходящих претензий | | 5 лет ст.36 | | |
| 02-11 | Журнал регистрации входящих претензий | | 5 лет ст.63 | | |
| 02-12 | Журнал регистрации исходящих исковых заявлений | | 5 лет ст.63 | | |
| 02-13 | Журнал регистрации входящих исковых заявлений | | 5 лет ст.63 | | |
| 02-14 | Журнал регистрации арбитражно-судебных дел | | 5 лет ст.63 | | |
| 02-15 | Журнал регистрации договоров | | 5 лет ЭПК ст.193 б | После окончания срока действия последнего договора | |
| 02-16 | Журнал регистрации согласований договоров | | 5 лет ЭПК ст.193 б | | |
| 02-17 | | | | | |
| 02-18 | | | | | |
| 02-19 | | | | | |
| 03. Административно-хозяйственный отдел | |
| 03-01 | Переписка с ЗАО «Саланг» по административно хозяйственным вопросам | | 5 лет ЭПК ст.193 б | | |
| 03-02 | Заявки на канцелярские товары | | 5 лет ст.395 | | |
| 03-03 | Документы, подтверждающие получение материальных ценностей | | ДМК | | |
| 03-04 | Договоры на поставку канцелярских товаров и мебели | | 5 лет ЭПК ст.391 | После истечения срока действия договора | |
| 03-05 | | | | | |
| 03-06 | | | | | |
| 03-07 | | | | | |
| 04. Служба научно-технической документации | |
| 04-01 | Комплектовочные ведомости по объектам | | 5 лет ст.1523 | После окончания строительства Т.П. 1989 | |
| 04-02 | Графики монтажа оборудования | | 1 год ст.1901 | Т.П. 1989 | |
| 04-03 | Графики движения механизмов | | До завершения строительства | | |
| 04-04 | Графики движения рабочей силы | | ДМН | | |
| 04-05 | Проекты производства работ (по объектам) | | ДМН ст. 1534 | Т.П. 1989 | |
| 04-06 | Проектно-сметная документация | | 5лет ст.1534, 1536,1544 | Т.П. 1989 | |
| 04-07 | | | | | |
| 04-08 | | | | | |
| 04-09 | | | | | |
| 05. Отдел материально-технического обеспечения | | |
| 05-01 | Переписка по вопросам материально технического обеспечения деятельности | | 5 лет ст.389 | | |
| 05-02 | Приказы, распоряжения руководителя | | ДМН | | |
| 05-03 | Заявки строительных участков на материалы | | 5 лет ст. 395 | | |
| 05-04 | Заявки строительных участков на бетон | | 5 лет ст.395 | | |
| 05-05 | Ведомости комплектации объектов | | 5 лет ст.1523 | После окончания строительства Т.П. 1989 | |
| 05-06 | Лимитно-заборные карты | | 5 лет | | |
| 05-07 | Внутренние накладные со склада | | 5 лет ст.150 | | |
| 05-08 | | | | | |
| 05-09 | | | | | |
| 05-10 | | | | | |
| 06. Главная бухгалтерия | |
| 06-01 | Переписка о финансово-хозяйственной деятельности | | 5 лет ст. 152 | | |
| 06-02 | Договоры по машинам и механизмам | | 5 лет ЭПК ст. 186 | После истечения срока действия договора | |
| 06-03 | Годовые статистические отчеты по основным видам деятельности | | Пост. ст. 199 б | | |
| 06-04 | Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы | | 5 лет ст. 135 в | | |
| 06-05 | Годовые бухгалтерские отчеты и балансы | | Пост. ст.135 б | | |
| 06-06 | Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции. | | 5 лет ст. 150т | При условии завершении ревизии | |
| 06-07 | Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов | | 5 лет ст.150 | При условии завершении ревизии | |
| 06-08 | Счета-фактуры и накладные по учету товарно-материальных ценностей | | 5 лет ст.150 | При условии завершении ревизии | |
| 06-09 | Авансовые отчеты | | 5 лет ст. 150 | При условии завершении ревизии | |
| 06-10 | Кассовая книга | | 5 лет ст.193 д | При условии завершении ревизии | |
| 06-11 | Договоры о материальной ответственности | | 5 лет ст. 189 | После увольнения материально ответственного лица | |
| 06-12 | Образцы подписей материально ответственных лиц | | ДМН ст.190 | | |
| 06-13 | Расчетные ведомости по заработной плате | | 75 лет ст.155 | | |
| 06-14 | Книга покупок | | 5 лет | | |
| 06-15 | Накладные и акты от поставщиков | | 5 лет ст. 150 | | |
| 06-16 | Материальные отчеты | | 5 лет ст. 150 | | |
| 06-17 | Договоры поставки | | 5 лет ЭПК ст. 391 | После истечения срока действия договора | |
| 06-18 | Акты о приеме выполненных работ по услугам | | 5 лет ст.188 | | |
| 06-19 | Акты о приеме выполненных работ по объектам | | 5 лет ст.188т | | |
| 06-20 | Договоры аренды помещений | | Постоя ст.424 | | |
| 06-21 | Договоры на оказание услуг | | 5 лет ст. 186 | После истечения срока действия договора | |
| 06-22 | | | | | |
| 06-23 | | | | | |
| 06-24 | | | | | |
| 07. Отдел развития бизнеса | |
| 07-01 | Акты о приеме выполненных работ | | 5 лет ст.188 | При отсутствии лицевых счетов 75 л. | |
| 07-02 | Договоры подряда. Копии | | ДМН | | |
| 07-03 | Договоры поставки продукции. Копии | | ДМН | | |
| 07-04 | Договоры по машинам и механизмам. Копии | | 3 года | | |
| 07-05 | Годовой финансовый план. Копии | | Постоянно ст.105 б | | |
| 07-06 | Отчеты по исполнению бюджета. Копии | | ДМН | | |
| 07-07 | Сметы (сводные, объектные, локальные по видам работ). Копии | | ДМН | | |
| 07-08 | Квартальный финансовый план. | | 5 лет ст.105 в | | |
| 07-09 | | | | | |
| 07-10 | | | | | |
| 07-11 | | | | | |
| 08. Отдел кадров | |
| 08-01 | Личные дела сотрудников | | 75 лет ЭПК ст.337 б | | |
| 08-02 | Личные дела сотрудников-совместителей (или работающих по трудовым соглашениям) | | 75 лет ЭПК ст.337 б | | |
| 08-03 | Личные карточки работников (Т – 2) | | 75 лет ЭПК ст. 339 | | |
| 08-04 | Подлинные личные документы рабочих и служащих (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.) | | До востре-бования ст.342 | Не востребованные – не менее 50 лет | |
| 08-05 | Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, увольнении) | | ЭПК ст.6 б | | |
| 08-06 | Документы, являющиеся основанием к приказам по кадрам (заявления, справки, докладные записки др.) | | 5 лет ст.343 | | |
| 08-07 | Трудовые договоры | | 75 лет ЭПК ст.338 | | |
| 08-08 | Трудовые соглашения | | 75 лет ЭПК ст.338 | | |
| 08-09 | Табели учета рабочего времени | | 1 год ст.281 | | |
| 08-10 | Должностные инструкции работников предприятия | | Пост. ст.35 | | |
| 08-11 | Положения о службах и отделах организации | | Пост. ст. 16 | | |
| 08-12 | Переписка с организациями о подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров | | 5 лет ЭПК ст. 369 | | |
| 08-13 | Штатное расписание и структура организации | | Постоянно ст. 18 а, 32 а | | |
| 08-14 | Книга учета приема, перемещения, увольнения работников | | 75 лет ЭПК ст.358 а | | |
| 08-15 | Книга учета выдачи и движения трудовых книжек и вкладышей к ним | | 50 лет ст.358 а | | |
| 08-16 | Журнал регистрации приказов по командировкам | | 5 лет ст.358 б | | |
| 08-17 | Журнал регистрации приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение) | | 75 лет ст. 357 | | |
| 08-18 | Журнал регистрации листков нетрудоспособности | | 5 лет ст.476 | | |
| 08-19 | Журнал регистрации распоряжений о предоставлении отпуска | | 3 года ст.358 | | |
| 08-20 | | | | | |
| 08-21 | | | | | |
| 08-22 | | | | | |
| | | | | | | | | | | |
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____году.
| По срокам хранения | Всего | В том числе |
| переходящих | с отметкой ЭПК |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | | | |
| Временного (свыше 10 лет) | | | |
| Временного (до 10 лет включительно) | | | |
| ИТОГО: | | | |
Наименование должности руководителя
службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив.
Наименование должности, передавшего
сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 5
| ЗАО «СК«Технолига» Положение об Общем отделе «___»____________200_ г. Калуга | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ________________И.О.Ф. «_____»_________200_г. |
0 комментариев