Организация документационного обеспечения управления ЗАО Строительная Компания "Технолига"

1.2. Организация документационного обеспечения управления ЗАО Строительная Компания "Технолига"

Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления1 в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.

Служба делопроизводства в ЗАО Строительная Компания «Технолига» создана совсем недавно, в начале 2002 года и представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления делами и осуществляет документационное обеспечение Компании, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Компании.

Управление делами включает в себя Общий отдел и юридическую службу. Возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директору Компании. Основными функциями Управления делами являются:

- контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства в Компании;

- контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.

В состав Общего отдела входит:

1. Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются:

- прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства;

- регистрация документов;

- машинописные работы;

- распределение телефонных звонков;

- отправка документов;

- информационно-справочная работа с документами.

2. Административно – хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание всех управленческих подразделений компании, в связи с чем выполняет следующие функции:

- снабжает канцелярскими принадлежностями;

- обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем;

- ведет контроль за сохранностью материальных ценностей;

- устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.

Наличие в структуре службы документационного обеспечения административно-хозяйственного отдела противоречит ГСДОУ1, так как Общий отдел должен являться самостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем составе подразделений, непосредственно не относящихся к документационному обеспечению управления.

Также в общий отдел входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях ЗАО Строительная Компания «Технолига».

Необходимо отметить, что в структуре Компании отсутствует архив.

Организационная структура службы документационного обеспечения управления ЗАО Строительная Компания «Технолига» – Общего отдела.

Начальник Общего отдела

Секретариат Административно Секретари

Генерального хозяйственный структурных

Управления отдел подразделений

Основными задачами Общего отдела являются:

1.Обеспечение четкой организации делопроизводства в компании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы;

2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании;

3. Сокращение документооборота, унификация форм документов;

4. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение;

5. Координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в Компании;

6. Обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства;

7. Обеспечение хозяйственного обслуживания всех управленческих подразделений компании.

 Исходя из вышеперечисленных задач, Общий отдел осуществляет следующие функции:

1. Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами;

2. Разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления;

3. Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий;

4. Осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях компании;

5. Осуществление контроля за оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений;

6. Обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;

7. Разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел;

8. Обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации;

9. Организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.1

Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом Генерального директора и подчиняющийся начальнику Управления делами.

Общий отдел в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом ЗАО Строительная Компания «Технолига» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями Компании. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.

Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам Компании по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.

Секретариаты филиалов ЗАО Строительная Компания «Технолига» являются самостоятельными структурными подразделениями с подчинением непосредственно директорам и не входят в службу делопроизводства Компании, поэтому в данной работе рассматриваться не будут.

В ЗАО «Технолига» существует служба научно-технической документации, выраженная архитектурно-проектной мастерской под руководством начальника подразделения. Архитектурно-планировочная мастерская входит в состав Управления развития бизнеса и находится в подчинении директора Управления.

Начальник службы научно-технической документации в своей деятельности действует на основании и в соответствии с Положением об архитектурно-планировочной мастерской, должностной инструкцией и заключаемым с ним трудовым договором. Распределение обязанностей среди работников отдела производится начальником отдела самостоятельно в соответствии с объективной текущей необходимостью, трудовыми договорами (контрактами), должностными инструкциями, специализацией, квалификацией и опытом работы работников.

Основным направлением деятельности архитектурно-планировочной мастерской является подготовка и техническое сопровождение проектов. Основными задачами службы научно-технической документации являются:

- получение проектно-сметной документации и проверка комплектности;

- входной контроль и регистрация технической документации;

- проверка и составление экспертизы проектно-сметной документации с выдачей замечаний Заказчику;

- подготовка документации для разработки проекта производства работ БК;

- разработка проекта производства работ на строительно-монтажные работы;

- документальная подготовка сдачи объекта;

- оформление и согласование проектов технической документации;

- сопровождение договоров с подрядными организациями на работы отдела;

- разработка технической части договоров на работы отдела;

- лицензирование и сертификация работ и видов деятельности;

- обеспечение производственных участков проектной документацией, журналами работ, проектами производства работ и другой технической документацией.

Ответственным за делопроизводство в службе научно-технической документации является секретарь.

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в ЗАО «Технолига» служба делопроизводства сложилась совсем недавно, и до этого никаких работ по разработке нормативных документов не проводились.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления1 и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ2. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

1. Общие положения;

2. Правила подготовки и оформления документов;

3. Требования к реквизитам документов;

4. Организация документооборота:

- порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции.

- порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

- организация контроля исполнения документов.

- поисковая система по документам.

- составление номенклатуры дел.

- формирование и оформление дел.

- экспертиза ценности документов.

- передача дел в архив1.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации2. Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении №1.

Подразделения ЗАО «Технолига» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией Компании, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. По этой же причине пока не утверждена организационная структура, штатное расписание и должностные инструкции на некоторых сотрудников Компании.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

Подводя итоги данной главы, необходимо отметить, что в ЗАО «Технолига» присутствуют организационно-распорядительные документы – Устав Компании, в котором закреплены все основные моменты организации Компании (основные виды деятельности, цели и задачи Компании), Протоколы собраний акционеров.

Но также следует отметить, что до настоящего момента отсутствуют такие основные нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение управление Компании как инструкция по делопроизводству, положение об Общем отделе и инструкция на секретаря Генерального директора.

Рассматривая службу делопроизводства в ЗАО «Технолига» следует отметить, что отсутствует такая служба как архив.

Структура службы делопроизводства (Общий отдел) организована в ЗАО «Технолига» с противоречием Государственной системы документационного обеспечения управления1, так как это должно быть самостоятельным структурным подразделением, с прямым подчинением первому руководителю, т.е. Генеральному директору, в структуру которого не должен входить административно-хозяйственный отдел.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ЗАО СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ "ТЕХНОЛИГА"