Общие положения

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности Компании.

1.2. Постоянно действующая экспертная комиссия является совещательным органом при Начальнике Управления делами ЗАО «Технолига». Решения комиссии вступают в силу после их утверждения Генеральным директором Компании. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы России.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, распорядительными документами Росархива и архивного органа субъекта РФ, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.

Экспертная комиссия возглавляется Начальником Общего отдела, в ее состав входит секретарь-референт Генерального управления Компании и представителей лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической документации.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачи ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой работу по отбору документов Компании для дальнейшего хранения и уничтожения.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Компании и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по этим вопросам.

3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

- на утверждение Генерального директора Компании: описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации; перечни проектов научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в перечне; номенклатуру дел Компании; описи дел по личному составу; акты об утрате или неисправимом повреждении документов; акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

- совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

4. Права ЭК

Экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Компании по вопросам разработки номенклатуры дел и их формирования в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовке документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной Архивной службы России.

4.5. ЭК в лице ее председателя - начальника Общего отдела имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство Компании по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

5. Организация работы ЭК

5.1. Экспертная комиссия Компании работает в тесном контакте другими структурными подразделениями.

5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на заседании не позднее чем через 10 дней.

5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

5.4. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство Компании.

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на председателя комиссии – начальника Общего отдела.

Начальник Общего отдела ____________ И.О.Ф.

(подпись)

Начальник Управления делами ____________И.О.Ф.

Приложение 7

ЗАО "СК"Технолига" УТВЕРЖДАЮ

Должностная инструкция Генеральный директор

"____"___________200_г. ________И.О.Фамилия

секретаря Генерального  "____"_________200_г.

директора

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории специалистов организации, принимается и увольняется директором.

1.2. Основными задачами секретаря - референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности Генерального директора.

1.3. Секретарь подчиняется непосредственно директору организации.

1.4. В своей деятельности секретарь руководствуется:

законодательными актами РФ;

уставом организации;

распорядительными документами руководства предприятия;

правилами трудового распорядка;

указаниями руководителя;

положением о секретариате;

государственными нормативными документами в области делопроизводства;

инструкцией по делопроизводству предприятия.

1.5 На должность секретаря назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей - референтов.

1.6. Секретарь должен владеть вопросами:

- организации работы с документами;

- организации работы с документами;

- организации управленческого труда;

- применения средств вычислительной и организационной техники;

- передача служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;

- культуры труда и служебной этики;

- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

1.7. Секретарь должен уметь:

- работать на компьютере в программах Windows, Word, Excel;

- печатать на компьютере со скоростью 150 слов в минуту.

2. Функции

На секретаря - референта возлагаются следующие функции:

2.1. информационно - справочная обслуживание по документам предприятия.

2.2. методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

2.3. документирование деятельности совещательных органов предприятия.

2.4. оперативно - организационное обслуживание руководства.

2.5. выполнение машинописных, графических, множительных работ.

2.6. ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

2.7. ведение учета рабочего времени сотрудников.

2.8. ведение учета командировочных удостоверений.

3. Должностные обязанности

Секретарь должен:

3.1. осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово - хозяйственную деятельность.

3.2. обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно - справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.3. контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

3.4. осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

3.5. осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

3.6. осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта и т. п.).

3.7. вести прием посетителей.

3.8.выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

- оформление приказов по личному составу;

- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

- оформление трудовых книжек;

- оформление и ведение трудовых контрактов;

- оформление листов нетрудоспособности;

- ведение табеля учета рабочего времени;

- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

3.8. обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

3.9 использовать ПК как средство автоматизации делопроизводства.

3.10. проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

3.11. выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.

4. Права

Секретарь имеет право:

4.1. обращаться к руководителям структурных подразделений предприятия за информацией по вопросам подготовки документов.

4.2. самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.

4.3. визировать проекты документов предоставляемых на подпись директору.

4.4. вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.5. требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

4.6. работать с документами, имеющими закрытый характер.

4.7. принимать решения в пределах своей компетенции.

4.8. взаимодействовать со всеми службами организации по вопросам проверки исполнения документов, поручений и предоставления необходимой информации руководству.

5.         Взаимодействия

Секретарь взаимодействует:

5.1. со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов.

5.2. с канцелярией по вопросам делопроизводства, правил документоведения.

5.3. с юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов.

5.4. со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов директора по производству.

6. Ответственность

Секретарь несет административную ответственность за:

6.1. нарушение действующего законодательства РФ. при подготовке документов.

6.2. сохранение конфиденциальности служебной информации.

6.3. небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.

6.4. нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

6.5. неправильное использование представленных прав, а также использование их в личных целях.

Начальник Общего отдела ____________________И.О.Ф.

Начальник Управления делами ___________________И.О.Ф.

1 Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1. С.36.

 1 Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ. Собрание законодательства РФ №8 20.02.1995.

2 Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1 –ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2

3 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

1 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Федеральная архивная служба России. М., 2000.

2 ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Издательство стандартов. М., 1998.

1 ГОСТ Р.6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядителльных документов. Требования к оформлению документов. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 4-е изд. М.: ООО «Журнал» Управление персоналом», 2003г.

1 Кудряев В.А., Корнеев И.К. «Организация работы с документами» М.: Издательство ИНФРА – М, 1998.

2 Алексеева Е.В., Афонасьева А.П., Бурова Е.М., Осичина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения.// Секретарское дело 2003г.№6. С.28.

1 Доронина Л.А. Практические советы секретарю. // Секретарское дело 2003г. №10. С.14.

2 Плотникова Ю.Н., Плотникова О.В. Секретарь-референт и внешнеэкономическая деятельность. // Секретарское дело 2003г. №10. С.28.

3 Русакова С.В. Деловое письмо: складывание традиций оформления. // Секретарское дело 2003г. №8. С.20.

4 Басакина Н.В. Деловая переписка. // Секретарское дело 2000г. №4. С.13.

5 Максимович Г.Ю., Брестова В.И. Автоматизация информационного обеспечения управления. // Секретарское дело. 2003г. №11. С.12.

1 Сысоева Л.А. Системы электронного управления документами. // Секретарское дело. 2003. №1.

1 Карасев А.Б. «О развитии российской системы корпоративного управления предприятием». Менеджмент в России и за рубежом 2003. №5. С.3.

1 Постановление администрации Калужской области №183 от 07.01.1999г. "О регистрации Строительной Компании "Технолига". Текущее делопроизводство, Калуга, 1999.

1 Устав ЗАО Строительная Компания «Технолига». от 11.05.2000. Текущее делопроизводство. Машинопись. Калуга 2000.

1 ГСДОУ. М., ВНИИДАД.1991. С. 44.

 1 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 44.

1 ГСДАУ. М., ВНИИДАД. 1991. С. 44.

1 ГСДОУ. М., ВНИИДАД. 1991.

2 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000.

1 Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления // Секретарское дело, 1999. №2. С.4.

2 Янкова В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 41.

1 ГСДОУ. М., ВНИИДАД. 1991. С. 44.

1 ГОСТ Р51141 – 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Госстандарт, 1998. С. 3.

1 ГСДОУ 1991. С.44.

1 ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Госстандарт, 1998.

2 Там же. М. Госстандарт, 1998.

1 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000.

2 Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах малого и среднего бизнеса. Делопроизводство 2001. №2. С. 17.

1 ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.

1 ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1998. П. 65.С. 4.

1 Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству. // Секретарское дело 2002. №1. С. 4.

2 Перечень нерегистрируемых документов Компании. //Текущее делопроизводство, Калуга, 2002.

1 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 27.

1 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 27.

1 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. П.2.3.1.9.

2 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. П.3.2.1.2.

1 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998. П. 67.С.4.

2 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. П. 5.1.

1 ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 36.

1 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. П.5.3.

1 ОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998. П. 75.

2 Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1. С. 4.

1 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

2 Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.

3 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Рос архив, 2000.

1 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Рос архив, 2000.

1 Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.

2 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 35.

1 Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. П. 4.1.

2 Там же. П. 4.1.27. С. 33.

3 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С.39.

1 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С.39.

2 Там же. М., ВНИИДАД. 1991. С.39.

1 ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.

2 Основные правила работы ведомственных архивов М., 1988.

3 Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1. С.57.

1 Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. П. 3.4.

1 Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводства 2001. №2. С.17.

1 Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления // Секретарское дело 1999. №2. С.4.

1 Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1999. № 1. С. 45.

1 Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело 1998. №3, С.42.

 1 Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело 1998. №3. С.42.

2 Санкина Л.В. Должностная инструкция, рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. С. 11.

1 Санкина Л.В. Должностная инструкция, рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. С. 12.; Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря // Секретарское дело 1999. №1. С. 5.

2 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. П. 8.3.

1 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. П. 8.3.

1 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

2 Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.

1 Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2000. №1. С. 20.

1 Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело 1996. №3. С.32.

 2 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив, 2000.

 3 Там же. Росархив, 2000.

 1 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 35.

2 Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. С. 33.

1 Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. С. 33.

2 Там же. М., 1988. С. 35.

1 Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" от 13.12.01. №1-ФЗ// Собрание законодательства Российской Федерации. 2002. №2. Ст.172.

2 Управление персоналом 2003 . №1 С.Л. Кузнецов «Автоматизация делопроизводства».

1 А.В. Пшенко «Роль документационного обеспечения управления в современной организации // Секретарское дело 2003. №12. С. 41.

1 Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2002. №3. С. 35.

2 Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М., Научная книга. 1998. С. 76.; Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап. // Делопроизводство 2000. №1. С. 35.

3 Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие. М., ВНИИДАД. 1998. С. 48.

1 Федеральный закон от 25 января 1995 г. № 24 – ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». // Собрание законодательства РФ 1995. №8. С.

1 Смоляков М.А. Отраслевая автоматизированная система контроля исполнения (на примере Мин стройматериалов СССР) // Актуальные вопросы документирования и архивоведения / МГИАИ, - М. 1976. – С. 52.

1 Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 2000. № 4. С. 40.

2 Делопроизводство 1998. №1. С. 42.; Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства // Управление персоналом 2003. №1. С. 42.

1 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. М., Росархив 2000 г.

1 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., Росархив. 2000.