2.4. Регистрация документов
В составлении документов все больше место отводится обязательным унифицированным формам документов, содержание которых требует лишь заполнения. В организации работы с документами ведущее место занимают постановка регистрации документов и рационального их хранения. Налаженная работа этих участков предопределяет быстрый поиск необходимой информации и документов.
Регистрация документов, по мнению автора, – это ключевой момент в постановке работы с документами. Одна из важнейших задач секретаря в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это невозможно сделать, если сам секретарь – референт не владеет всей совокупностью информационно – документационных ресурсов организации. Чтобы все знать, надо учитывать все документы, проходящие через организацию, как получаемые, так и создаваемые в ней. Для этого документы должны быть зарегистрированы.
Регистрация определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения".1
Регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, но не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п.
Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.
Регистрация преследует три цели:
1. учет документов;
2. контроль за их исполнением;
3. справочная работа по документам.
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа их получения. Сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах предприятия. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно – поисковая система по всем документам компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. 1
Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В компании есть утвержденный перечень нерегистрируемых документов, в который входят: все рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометкой «лично»; копии нормативных документов; информационные материалы.2
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, под которым он вносится в регистрационную форму и таким образом учитывается. Этот номер переносится на документ.
Для ЗАО «Технолига», как для строительной компании, характерна разветвленная структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику компании, в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарями Генерального управления, другая же - в структурных подразделениях и филиалах. Внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки.
Принимаются и регистрируются документы, поступающие в организацию по почте, через курьерские службы, по факсу, электронной почте. Поэтому факс, осуществляющий прием документов, поступающих на имя организации, установлен рядом с рабочим местом секретаря.
Регистрация входящих документов ЗАО «Технолига» осуществляется путем занесения данных в журнал регистрации входящих документов. В регистрационный журнал вписываются, как правило, следующие сведения:
Форма регистрационного журнала для входящих документов.
| Дата получения | Входящий № | Дата и № документа | Корреспондент/кто подписал | Заголовок | Исполнитель | № дела в которое подшит документ |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
На исходящих документах компании проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями.1Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ1 в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В компании номенклатура дел находится в стадии разработки и номера по ней в индекс не входит, поэтому регистрация представляет собой только валовой номер.
В регистрационный журнал исходящих документов ЗАО «Технолига» выписываются, как правило, следующие сведения:
Форма регистрационного журнала для исходящих документов.
| Дата документа | Исходящий№ | Куда и кому адресован | Краткое содержание кто подписал | Исполнитель/ кто принял | Примечание (кто принял документ) | № дела в которое подшит документ |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
В компании регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а также приказы по основной и административно – хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя компании. Все внутренние документы в компании, независимо от вида, регистрируются в одном журнале.
В регистрационный журнал внутренних документов компании вписываются, как правило, следующие сведения:
Форма регистрации журнала для внутренних документов.
| Дата и № поступления | Дата и № документа | Структурное подразделение | Вид документа | Содержание | Исполнитель | № дела в которое подшит документ |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
ЗАО «Технолига» имеет в своем составе несколько филиалов, территориально находящихся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих филиалов, регистрируются как входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов.
При анализе регистрации документов ЗАО «Технолига» была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ.1Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.
Одним из наиболее существенных недостатков организации регистрации в компании является то, что в нарушение пункта ГСДОУ 3.2.1.2.2 об одноразовой регистрации корреспонденции, должностные лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляют повторную регистрацию документов в журналах. Это вызвано недостаточно четким порядком регистрации.
Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно – поисковую работу более упорядоченной и централизованной.
0 комментариев