Особенности русской и зарубежной школ делового письма

10. Особенности русской и зарубежной школ делового письма

В значительной степени новые тенденции в русском дело­вом письме обусловлены расширением деловых связей с зару­бежными партнерами. Знакомство с зарубежной школой дело­вого письма становится необходимостью, поскольку эффектив­ность письменного диалога во многом зависит от знания рече­вых оборотов, формул, особенностей стиля, принятых в прак­тике деловой переписки страны получателя корреспонденции.

Главной особенностью русской официально-деловой пись­менной речи все еще остается строгая функциональность, так называемый «телеграфный» стиль. В то время как в западной и американской деловой переписке к письму предъявляются те же требования, что и к разработкам рекламного характера. В американской деловой корреспонденции, в частных деловых письмах нередко встречаются цитаты из Библии, из работ западных и американских философов, стихи, народная мудрость, используемые с целью продемонстрировать красноречие и эру­дицию автора.

В книге известного американского специалиста в области маркетинга и делового письма Рона Теппера « 250 писем и за­писок в помощь менеджеру» формулируется основной прин­цип составления деловых писем. Его суть выражается форму­лой: Внимание – Интерес – Просьба – Действие (сравните с формулой построения рекламных текстов: Внимание – Инте­рес – Желание – Действие). Следуя этому принципу, авторы деловых писем должны постоянно думать о средствах привле­чения внимания, пробуждения и удержания интереса к излага­емому в письме вопросу, просьбе, чтобы побудить адресата к действию. В качестве средств, рекомендуемых западными экс­пертами по деловой документации, встречаются такие, как апел­ляция к человеческим инстинктам, тактика шока. Вот приме­ры универсальных вступительных предложений, которые ис­пользовались разными фирмами: «Забудьте все, что слышали раньше о...»; «Сейчас Вы прочитаете нечто, что может резко изменить Вашу жизнь в следующем году...», «Если Вы работа­ете не там, где хотели бы, значит Вы предлагали свои услуги не так, как следовало бы» [5, 80]. Для отечественной деловой переписки подобные модели вступлений непродуктивны, по­скольку не отвечают традиционно сложившимся представле­ниям о стиле и этике деловых отношений.

К языковым средствам, вызывающим интерес, Теппер от­носит так называемые «магические слова».

Существует набор магических слов, которые всем бизнесменам следует использовать в деловых письмах и записках. Такие слова сделают ваши письма и записки более убедительными. К ним мож­но отнести...:изумительный, вдохновляющий, драматический, оча­ровательный, поразительный, чарующий, незабываемый .... Все эти слова придадут любому письму убедительность в том, что ком­пания стоит на страже своих интересов, помогут установить взаи­мосвязь между бизнесменом и клиентом, они должны использо­ваться везде, где только возможно [5, 57].

Однако Р. Теппер подчеркивает, что магические слова при­обретают силу только в том случае, если они используются в соответствующем контексте. При правильном употреблении они

могут существенно изменить тон и воздействующую силу пись­ма. Для сравнения Теппер приводит два ряда словосочетаний, обладающих разной воздействующей силой. Первая группа примеров включает стандартные определения хороший, прекрас­ный, в то время как во второй группе использованы «магичес­кие» слова. Например:

Встретить подобные слова в отечественной деловой переписке практически невозможно, так как согласно традиции эмоцио­нально-оценочная лексика исключена из лексикона русской де­ловой речи. Требования предельной точности формулировок де­лового письма реализуется в использовании стандартных, кли­шированных фраз, цель которых – сообщение информации, а не эмоционально-экспрессивное воздействие на адресата.

Специфика письменного делового диалога состоит еще и в том, что в нем исключается все личное, индивидуально значимое, не относящееся к делу [3, 76].

Содержание деловых писем отличается не только своеобразным «канцелярским» стилем изложения, но и обилием в тексте письма словесных штампов – устоявшихся общепринятых сочетаний слов, оборотов, некоторых терминов и т. п. Попытки «изобрести велоси­пед» в деле составления таких писем, как правило, ни к чему хоро­шему не ведут: смысл послания становится туманным (или иска­жается), восприятие содержания затруднено [4, 50].

Основным условием убедительности любого делового до­кумента является его доказательность. Доказательность же, в первую очередь, обеспечивается точными, бесспорными фак­тами. Такое понимание убедительности официального посла­ния является общепризнанным и обязательным для всех куль­тур делового письма. Однако в практике западной и американ­ской деловой переписки принято считать, что убедительность письма зависит, в первую очередь, от умения его составителей выразить интересы того предприятия, в адрес которого оно на­правлено.

Обобщив практические рекомендации по составлению де­ловых писем, Р. Теппер выразил их в пяти основных правилах «Как писать деловые письма»:

1.         Пишите коротко и просто.

2.         Пишите простыми словами. Не придумывайте новых слов.

3.         Обращайтесь к конкретному лицу, а не к определенной группе лиц.

4.         Для выражения своих мыслей пользуйтесь принципом I Внимание – Интерес – Просьба – Действие.

5.         Используйте в письмах разговорную речь.

Сопоставление этих правил с требованиями, предъявляе­мыми к официальному письму в отечественной практике деловой переписки, позволяет выделить общие и принципиально отличные подходы к письменному деловому общению в рус­ской и зарубежной школах. Так, если по первым двум пунктам эти подходы совпадают (требования лаконичности, точности и понятности деловой письменной речи), то по трем последую­щим они существенно расходятся.

Для отечественной практики деловой переписки характе­рен так называемый «МЫ-подход» в подаче информации, т. е. адресант и адресат делового послания рассматриваются как «кол­лективные» субъекты. При этом приоритетными являются фор­мы множественного числа «Предлагаем», «Сообщаем», «Направ­ляем»; собирательные существительные администрация, ди­рекция, правление используются, в частности, и в тех случаях, когда письмо подписывается конкретным должностным лицом. Это объясняется тем, что, принимая то или иное решение, ав­тор документа представляет интересы всего предприятия, фир­мы, выступает представителем организации в целом. В каче­стве нормы деловой переписки отмечается утрата местоимения я. Вместо я прошу пишут прошу вместо я выполнил пишут мною выполнено.

В западной и американской школах делового письма пред­ставлены как «Мы-подход» (например: «Мы были огорчены, узнав, что у Вас возникли проблемы с зубной пастой, произве­денной нашей компанией...» (письмо-извинение), так и «Я-подход» например: «Я благодарен Вам за сообщение о том, что Вы так и не получили 14 тонн угля по заказу на поставку № 1234 от 15 ноября 1997 года ...» (письмо-извинение). Оба письма подписаны конкретными должностными лицами, высту­пающими от лица фирмы, однако во втором случае создается еще ощущение личной ответственности и заинтересованности автора письма в разрешении конфликтной ситуации. Западные специалисты по составлению деловых писем рекомендуют чаще использовать местоимение я.

МЫ – затертое слово с довольно туманным значением, – пи­шет Р. Теппер. – Кто это? Мы – это сотрудники фирмы? Ав­тор письма? Все вместе? Используйте местоимение я там, где это соответствует стилю письма, да и везде, где только возможно [5, 102].

В практике отечественной деловой переписки тексту пись­ма не всегда предшествует обращение. Без обращений обычно составляются тексты сопроводительных писем, писем-напоминаний, договорных писем, писем-подтверждений и др. Следу­ет заметить, что в последнее время обращение все чаще вклю­чается в текст официального послания и становится обязатель­ным элементом русского делового письма. Отсутствие обра­щения допустимо, если адресат – коллективный субъект, а также если послание представляет собой трафаретное письмо. Заключение как особая этикетная формула вежливости, завер­шающая официальное послание, также еще не стала общепри­нятой и обязательной для всех типов деловой корреспонден­ции в отечественной практике деловой переписки. Заключаю­щие этикетные фразы типа С уважением ..., С наилучшими пожеланиями ..., С пожеланиями успехов ... чаще всего встре­чаются в нерегламентированных письмах, письмах, адресован­ных конкретному официальному или частному лицу.

По стандартам западного и американского делового пись­ма обращение и заключение являются обязательными элемен­тами официального послания любого типа.

Обращение означает официальное начало письма. После обращения ставится запятая (в Европе) или двоеточие (в США). При обращении к отдельному лицу обычно употребляется не­формальное Dear (Дорогой), при обращении к фирме – более формальная модель Dear Sirs (в Европе), Gentlemen (в США).

Если письмо адресовано фирме, возглавляемой женщинами, употребляется обращение Ladies, если же оно направлено одной, женщине, используется форма Madam. Однако более предпоч­тительным считается обращение с указанием имени адресата.

Сегодня как никогда важно личностное обращение. Людям нравится слышать свое имя. Подобное обращение вызывает у адреса­та повышенное внимание. Поставьте себя на его место. Если Вы получаете два письма, одно из которых адресовано лично Вам, а другое обращено к «жильцам», то без сомнения Вы в первую очередь распечатаете конверт, на котором указано Ваше имя. То же самое относится и к деловым письмам [5,103].

Степень проявления учтивости (любезности) в разных на­циональных культурах деловой переписки различна. Для рус­ского официально-делового письма проявление любезности и сердечности, в целом, не характерно (а в официальном доку­менте – недопустимо). Западное и американское деловое письмо основывается на признании того, что с выражения почте­ния и уважения к клиенту (деловому партнеру) начинается ус­пех дела, а формулы любезности и сердечности позволяют ус­тановить с ним более тесный контакт.

Существенно различаются требования к составлению дело­вых писем в разных школах делового письма с точки зрения стиля сообщения. Для отечественной деловой переписки тра­диционным является надличностный характер изложения, от­личающийся предельной рациональностью, жесткостью исполь­зуемых языковых форм и моделей, и этим, как считают отече­ственные специалисты, принципиально отличающийся от так называемых «доверительных писем», в которых авторы высту­пают как личности. Исследователи отмечают, что в сфере де­лового стиля действуют несколько иные речевые нормы, чем в сфере общелитературного языка. Это объясняется тем, что со­ставитель официального письма стремится, прежде всего, с протокольной точностью передать смысл той или иной управ­ленческой ситуации. Так, в приведенном ниже письме-претен­зии убедительность сообщения достигается за счет фактологической точности, лаконичности излагаемой информации. При­водимые факты располагаются в жесткой логической последо­вательности, что позволяет автору письма не только очертить сложившуюся ситуацию, но и подвести адресата к опре­деленному выводу. С точки зрения структуры в тексте письма выделяются две основные части: описание производственной ситуации и требование принять меры и оплатить причиненный ущерб. Язык и стиль приведенного ниже послания отличаются сухостью, отсутствием экспрессии, лексическим однообрази­ем. Используются соединительные обороты, подчеркивающие причинно-следственную связь описываемых событий.

Заключение

Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт представленный унифицированными и трафаретными языковыми формулами, традициями использования этикетных средств. Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками ошлифовывавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции. [3, 102]

Похожие работы

Литературный язык – основа культуры речи

Скачать

13469

0

0

... . Задача ученых установить, какие проявления языкового вкуса соответствуют/не соответствуют основным процессам, тенденциям эволюции конкретного современного литературного языка, действующей системе литературных норм и динамике ее развития. Учение о культуре речи оценивает речевые факты, устанавливая степень их нормативности, уместности употребления в данной речевой ситуации, мотивированности их ...

Культура речи и ее влияние на этику общения

Скачать

41676

1

1

... в современной речевой практике; способствует совершенствованию современного русского литературного языка с учётом многообразных общественных функций. 2. Культура речи и ее влияние на этику общения 2.1 Характеристика понятия "культура речи" Речь - это деятельность общения - выражения, воздействия, сообщения - посредством языка, форма существования сознания (мыслей, чувств, переживаний) ...