Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи
Требования к оформлению реквизитов документов
Проект плана поэтапного ввода системы информационного
Структура и содержание служебных документов
Ноября 1999 г. г. Новгород
Структура и содержание официальных писем
Унификация языка деловых бумаг
Требования к языку и стилю документов
Новые тенденции в практике русского делового письма
Особенности русской и зарубежной школ делового письма
Навигация
Унификация языка деловых бумаг
Русский язык и культура речи
110081
знак
4
таблицы
0
изображений
7. Унификация языка деловых бумаг
Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации служебных документов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Сведение документационного потока к единым формам и стандартам предполагает также единообразное размещение реквизитов на бланках документа, сокращение их форматов, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и применение трафаретных текстов.
Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СТП).
Особенность унификация языка служебных документов
состоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения. При этом «под моделью понимают и логическую и синтаксическую конструкцию (конструкцию предложения), охватывающую максимальное количество управленческих ситуаций» [1, 7].
Наиболее значимым с точки зрения типизации ситуаций общения является фактор цели, поскольку именно цель совершения речевого действия обусловливает тип и стиль создаваемого документа.
Решение тех или иных задач делового общения реализуется в речевых действиях, ключевым словом которых является так называемый глагол-действие: просим, предлагаем, направляем, прилагаем, рекомендуем, сообщаем, гарантируем и т. д.
Языковая модель, выражающая то или иное речевое действие, состоит, как правило, из двух частей – мотивации действия и собственно речевого действия.
Например:
В порядке оказания помощи (мотивация) прошу (речевое действие) Вас ...
Согласно Вашей заявке (мотивация) высылаем (речевое действие) ...
Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функциональный тип деловой бумаги.
| Цель | Тин документа | Языковые модели |
| Информирование | служебная записка, сопроводительное письмо, письмо-сообщение и т. д. | сведения ...; высылаем запрошенные Вами ...; извещаем Вас о том, что ...; информируем Вас о том, что ...; сообщаем, что ...; уведомляем, что ...; |
| Побуждение | Приказ распоряжение указание и т. д. | назначить расследование по факту ...; ввести в эксплуатацию; изыскать дополнительные возможности для ...; обязываю всех начальников отделов предприятия…; |
| Инициирование, поддержание отношений | гарантийное письмо | гарантируем, что ...; фирма ... гарантирует ...; |
| письмо-просьба | просим Вас ...; убедительно прошу Вас решить вопрос ...; нам хотелось бы привлечь Вас...; сообщите нам, пожалуйста ...; | |
| Выражение предупреждения, требования, отказа. | письмо-приглашение и т. д. | примите наше приглашение ...; позвольте пригласить Вас ...; мы будем весьма признательны за участие в ...; |
| письмо-напоминание | напоминаем, что ...; вторично ставим Вас в известность ...; | |
| письмо-требование (рекламация) | мы предъявляем претензию к (качеству товара); мы официально заявляем Вам рекламацию на ...; | |
| письмо-ответ (отказ от предложения) и т. д. | Ваше предложение отклонено по следующим причинам ...; к сожалению, мы не можем положительно откликнуться на Ваше предложение о ...; |
Таким образом, все смысловые аспекты документа реализуются в виде устойчивых логических форм – моделей. В результате процесс составления официальной бумаги сводится к соединению в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей. Например, подтверждение получения чего-либо может быть представлено следующими языковыми моделями:
Подтверждаем получение Вашего заказа.
С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа.
С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению.
Приведение языковых и текстовых средств служебных документов к единому образцу, т. е. стандартизация и унификация деловой письменной речи, оправдано соображениями удобства, экономией времени при составлении текстов деловых писем, их обработке.
Наименее трудоемким способом составления официального письма является использование типовых текстов и текстов-трафаретов, применимых для передачи однотипной повторяющейся информации.
Типовой текст – это текст-стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа. Способ создания документов по образцу-стереотипу называется типизацией документов. Он используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогичным ситуациям делового общения на производстве, в торговле, в государственных учреждениях и т. д.
Трафаретизация – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации. Примеры трафаретных бланков текстов – бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. В деловой переписке также используются трафаретные тексты, например, в письмах-приглашениях, письмах-заявках и т. д. Трафаретным способом оформляются тексты договоров, соглашений, контрактов. Применение трафаретных бланков существенно сокращает время, затрачиваемое на составление документов. Кроме того, трафаретный способ составления документов сводит к нулю возможность нескольких толкований текста.
Пример текста-трафарета
СПРАВКА
Тов. ______________________ работает __________________________
(фамилия, инициалы) (название учреждения)
в должности ______________. Оклад______________
Справка выдана для предоставления___________________________
Начальник отдела кадров______________
Следует отметить, что многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшает возможность использования трафаретных текстов как способа делового общения.
Языковые формулы официальных документов. Особенность языка и стиля официальных бумаг – использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания; формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т. д. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру создания официальной бумаги.
Начало документа, как правило, представляет собой изложение побудительных мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему и не должно повторять того, о чем говорится в основной части текста.
Существуют языковые формулы, выражающие мотивы создания документа, например:
В подтверждение нашей договоренности ...
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем) ...
В соответствии с письмом заказчика ...
В порядке оказания помощи прошу Вас ...
В ответ на Ваш запрос сообщаем ...
Также существуют языковые формулы, выражающие причины создания документа, цель создания документа; выражающие просьбы, требования и распоряжения; напоминание и предупреждение; предложение и т.д.
Помимо языковых моделей и синтаксических конструкций, отражающих те или иные ситуации делового общения, следует отметить также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем: наименее сложный...; наиболее важный...; наилучший результат...; оказать помощь...; произвести проверку...; руководство считает возможным...; организация не возражает...; обеспечить выполнение...; создать необходимые условия...; оптимальное решение...; вероятные сроки...; подтвердить получение...; сообщить данные...; подготовить к отправке...; в дополнение к вышеуказанному...; в сложившихся обстоятельствах... и т. д.
Похожие работы
... . Задача ученых установить, какие проявления языкового вкуса соответствуют/не соответствуют основным процессам, тенденциям эволюции конкретного современного литературного языка, действующей системе литературных норм и динамике ее развития. Учение о культуре речи оценивает речевые факты, устанавливая степень их нормативности, уместности употребления в данной речевой ситуации, мотивированности их ...
... в современной речевой практике; способствует совершенствованию современного русского литературного языка с учётом многообразных общественных функций. 2. Культура речи и ее влияние на этику общения 2.1 Характеристика понятия "культура речи" Речь - это деятельность общения - выражения, воздействия, сообщения - посредством языка, форма существования сознания (мыслей, чувств, переживаний) ...
0 комментариев