Структура и содержание служебных документов

5. Структура и содержание служебных документов

Руководство любой организации наделяется правом изда­ния распорядительных документов. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. От того, на­сколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

Особая роль, которую играют распорядительные докумен­ты в системе управленческой документации, требует более под­робной характеристики требований, предъявляемых к структу­ре, языку и стилю документации этого типа.

Основная задача распорядительных документов – прида­ние юридической силы тому или иному действию руководите­ля. В связи с этим язык и стиль этого типа документации отли­чается жесткой регламентированностью, стандартизацией язы­ковых моделей. Использование сложившихся формулировок освободить от занимаемой должности...; контроль за испол­нением возложить на...; создать комиссию в составе...;уста­новить причины нарушения...; назначить... на должность... и под. указывает на то, каким именно действиям придается юри­дический статус.

В текстах распорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности, принята форма изложения от тре­тьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ) или множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ), если документ составляется от имени двух и более организаций.

Рассмотрим примеры документов, входящих в систему рас­порядительной документации.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполни­тельной власти, действующими на основе коллегиальности, а также правительственными и коллегиальными исполнитель­ными органами субъектов Российской Федерации в целях раз­решения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания по­становления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом – «ПОСТАНОВЛЯЕТ», например:

«В целях удовлетворения потребностей населения Россий­ской Федерации в цитрусовых Правительство Российской Фе­дерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:...»

Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевого слова, например:

«Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ...»

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельнос­ти. Решения оформляются в том же порядке, как и постанов­ления, но ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например:

«Коллегия РЕШИЛА...» или «Совет директоров РЕШИЛ...»

В распорядительных документах, издаваемых на принци­пах единоначалия, используется форма изложения от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).

Приказ – распоряжение руководителя, основной распоря­дительный служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполне­ния подчиненными. В деятельности организаций различают­ся: приказы по организационным вопросам, основной деятель­ности и личному составу. Приказы оформляются на специаль­ном бланке – бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Обязательными рек­визитами приказа являются: наименование вышестоящей орга­низации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Заголовок, обязательный реквизит приказа, должен быть кратким и четко выражать основное содержания документа. При этом строится заголовок по схеме «О чем?», например:

«Об организации Института современных технологий управле­ния»

«Об увеличении уставного капитала общества»

В первой части данного распорядительного документа ука­зывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержа­ние документа не нуждается в пояснении, то его текст содер­жит только распорядительную часть.

Распорядительная часть приказа излагается в повелитель­ной форме от первого лица и начинается словом «ПРИКАЗЫ­ВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля. При этом пункты, кото­рые включают управленческие действия, носящие распоряди­тельный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию в составе...

2. Назначить Ковалева Н.Н. председателем комиссии.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполне­нием распорядительных документов. Например:

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за со­бой.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации, а также единолично ру­ководителем, главным образом, коллегиального органа управ­ления в целях разрешения оперативных вопросов. По существу­ющей практике распоряжения издаются также руководителя­ми предприятий по вопросам частного характера.

Указание – правовой акт, издаваемый единолично руко­водителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а так­же по вопросам, связанным с организацией выполнения при­казов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации. В целом, указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указа­ния могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» в зависи­мости от содержания указания.

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Информация о фактическом положении дел в сис­теме управления содержится в различных источниках. Важней­шее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, служеб­ные записки и др.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (прила­гается к письму-претензии или к рекламации). Текст акта со­стоит из двух частей. В вводной части акта указывается распо­рядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившие причиной составления акта, его номер и дата. В основной части акта излагаются уста­новленные факты, а также выводы и заключения.

Акты составляются при передаче материальных ценностей; списании пришедшего в негодность имущества; в случае несо­ответствия заявленных в сопроводительных документах цен­ностей, документов и их наличия и т. д.

Например:

АКТ НЕСООТВЕТСТВИЯ

Похожие работы

Литературный язык – основа культуры речи

Скачать

13469

0

0

... . Задача ученых установить, какие проявления языкового вкуса соответствуют/не соответствуют основным процессам, тенденциям эволюции конкретного современного литературного языка, действующей системе литературных норм и динамике ее развития. Учение о культуре речи оценивает речевые факты, устанавливая степень их нормативности, уместности употребления в данной речевой ситуации, мотивированности их ...

Культура речи и ее влияние на этику общения

Скачать

41676

1

1

... в современной речевой практике; способствует совершенствованию современного русского литературного языка с учётом многообразных общественных функций. 2. Культура речи и ее влияние на этику общения 2.1 Характеристика понятия "культура речи" Речь - это деятельность общения - выражения, воздействия, сообщения - посредством языка, форма существования сознания (мыслей, чувств, переживаний) ...