Требования к оформлению реквизитов документов

3. Требования к оформлению реквизитов документов

При составлении документа особое значение имеет оформ­ление всех его реквизитов. Реквизиты – это обязательные при­знаки, установленные законом или распорядительными поло­жениями для отдельных видов документов. Именно реквизи­ты обеспечивают фактологическую достоверность и узнавае­мость официальных бумаг.

Состав реквизитов документов, принятый в Российской Федерации, определен ГОСТом 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организа­ционно-распорядительной документации. Требования к офор­млению документов».

Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГО­СТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их со­став зависит от назначения документа.

Совокупность реквизитов документа называют формуля­ром.

В формуляр официального письма не входит реквизит «наи­менование вида документа». Во всех остальных документах указывается их название, например: «Договор», «Протокол», «Приказ» и т. д.

Обычно документы (деловые письма) печатают на блан­ках – листах бумаги с воспроизведенными на них типограф­ским способом реквизитами. Все остальные данные впечатываются в бланк машинописным способом и рас­полагаются в определенном порядке. Существует два типа блан­ков писем организации – угловые и продольные. Они разли­чаются расположением реквизитов, предваряющих текст пись­ма.

Рассмотрим требования к содержанию и оформлению ос­новных реквизитов документов.

Государственный герб Российской Федерации. Право ис­пользования организациями изображения герба определяется распорядительными документами высших органов государ­ственной власти и управления.

Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.

Эмблема. Эмблема организации – условное (символичес­кое) графическое изображение, зарегистрированное в установ­ленном порядке. Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо рисунка, отра­жающего главное направление деятельности.

Обычно эмблема располагается слева от наименования орга­низации-отправителя

Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспро­изведен герб.

Код организации – автора документа проставляется по Общегосударственному классификатору «Предприятия и орга­низации» (ОКПО).

Код документа указывают по Общегосударственному клас­сификатору «Унифицированные документы» (ОКУД). Код для писем по ОКУД – 0200200. Обычно коды печатают на бланке при его изготовлении.

Наименование организации-адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН); Ростовский государственный университет (РГУ). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе.

Над наименованием организации-отправителя может ука­зываться еще и вышестоящая инстанция (наименование мини­стерства или ведомства; в коммерческих организациях – наи­менование консорциума или промышленно-финансовой груп­пы), в систему которой входит данная организация.

Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводит­ся на бланке под наименованием на русском языке.

Названия зарубежных фирм, организаций, состоящие из одного или нескольких слов, пишут русскими буквами и за­ключают в кавычки. С прописной буквы в этих названиях пи­шут первое слово в кавычках и собственные имена: компания «Юнайтед стейнс стил», «Дженерал моторе», концерн «Пежо», «Ролс-Ройс», фирма «Сони».

Названия зарубежных фирм, компаний, концернов, банков, представленные буквенными аббревиатурами, в кавычки не заключают: МББ, ООН, ЮНЕСКО.

Справочные данные об организации. Этот реквизит содер­жит сведения, важные для организации при информационных контактах. В него могут входить: почтовый и телеграфный ад­рес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты, код по ОКПО, код по ОКУД, код автоматической международной те­лефонной связи и т. д. – коммуникационные данные, а так­же – номер счета в банке, наименование банка; фамилия и ини­циалы коммерческого директора и т. д. – коммерческие дан­ные. Все указанные сведения даются по усмотрению организа­ции.

Почтовый адрес отправителя должен соответствовать по­чтовым правилам Министерства связи России.

Если организация имеет постоянные связи с зарубежными партнерами, адрес в бланке письма оформляется на русском языке (по правилам расположения элементов адреса, приня­тых в России) и на иностранном языке, чаще всего, англий­ском (по международным правилам написания адреса), напри­мер:

Дата является обязательным реквизитом письма. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида до­кумента. На бланках писем дата обычно располагается в левом верхнем углу.

Датой письма считается число его подписания.

Адресат. Реквизит «Адресат» рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно без неоправданных затрат труда.

Данный реквизит включает наименование и адрес получа­теля письма. Он располагается в верхней правой части бланка и может состоять из нескольких частей: наименование органи­зации, наименование структурного подразделения, наименова­ние должности, звание лица-получателя, фамилия и инициа­лы лица-получателя, почтовый адрес.

Наименование организации. Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например

Акционерно-коммерческий банк «Прогресс» Кредитный отдел

Должность и фамилию лица, которому адресовано пись­мо, нужно писать в дательном падеже, например:

Научно-производственное

объединение «Комкон»

Бухгалтерия

Старшему экономисту

А.Н. Ковалевой

Адрес. Составные части почтового адреса указывают в по­следовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи». Данные Правила были утверждены Постанов­лением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239. Установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлени­ях (распространяющийся также на оформление реквизитов «Справочные данные организации», «Адресат»):

·          наименование адресата (наименование организации для юриди­ческого лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

·          название улицы, номер дома, номер квартиры;

·          название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

·          название области, края, автономного округа (области), респуб­лики;

·           страна (для международных почтовых отправлений);

·           почтовый индекс.

На документах, направляемых в правительственные учреж­дения, почтовый адрес не указывается. Почтовый адрес также не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам.

Заголовок к тексту – реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагруз­ку. Заголовок должен быть предельно кратким и емким. Он представляет собой словосочетание, формулирующее тему. Чаще всего заголовок начинается с предлогов «о», «об», однако для краткой формулировки темы могут использоваться и дру­гие модели, например:

Об организации выставки

О выделении аммиака из ФПТ-200М

По вопросу стоимости кондиционера IK 23- IMI

На ваш факс № 1781/2040 от 12.10.99.

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:

О подготовке проекта договора

Об организации института современных технологий управления

Заголовок не должен превышать двух строк; точка в конце заголовка не ставится. Не рекомендуется употреблять в заголов­ке слова касательно, касается, а также писать по делу, посколь­ку это выражение более уместно в юридической практике.

Текст – основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание – управленческое действие, решение. Текст, как правило, состоит из двух частей. Конста­тирующая часть включает указание причин, целей составле­ния документа, а также изложение сути вопроса или предло­жения (эта часть текста предполагает анализ ситуации, осве­щение истории вопроса, мотивацию принимаемого решения, выдвигаемого предложения – ссылки на инструкции, поста­новления, договоренности и т. д.). В этой части при необходи­мости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными норма­тивными актами или другими документами по данному вопро­су, например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Фе­дерации от 14 марта 1997 г. № 307 «Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов» пред­лагаем Вам...

Во второй части формулируются предлагаемые или осу­ществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст официального письма может включать приветствен­ное обращение и заключительную формулу вежливости, явля­ющиеся этикетными элементами письменного официально-делового общения.

Вступительное обращение помещается на левой стороне письма под заголовком к тексту и выносится в отдельную стро­ку. Приветствие может быть обращено к организации в целом (точнее, к лицам, официально ее представляющим) и к отдель­ным должностным лицам;

Уважаемые господа!

Господа!

Уважаемый господин директор!

Заключительная формула вежливости помещается на пра­вой стороне письма под заключительной строкой основного содержания письма и выносится в отдельную строку, как пра­вило, отделяясь дополнительным интервалом. В отличие от

вступительного обращения заключительная формула вежливо­сти безличностна и обращена одновременно как к организации, так и к ее отдельным лицам:

С уважением...

С глубоким уважением...

С пожеланиями успехов...

С наилучшими пожеланиями...

Текст письма может состоять из одного или нескольких абзацев, соответствующих смысловым аспектам письма. Же­лательно, чтобы в письме рассматривался один вопрос.

Отметка о наличии приложения располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и ко­личества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №):

Приложение: 1. Протокол собрания учредителей АООТ «Ижорские

заводы» на 5 л. в 1 экз.

Похожие работы

Литературный язык – основа культуры речи

Скачать

13469

0

0

... . Задача ученых установить, какие проявления языкового вкуса соответствуют/не соответствуют основным процессам, тенденциям эволюции конкретного современного литературного языка, действующей системе литературных норм и динамике ее развития. Учение о культуре речи оценивает речевые факты, устанавливая степень их нормативности, уместности употребления в данной речевой ситуации, мотивированности их ...

Культура речи и ее влияние на этику общения

Скачать

41676

1

1

... в современной речевой практике; способствует совершенствованию современного русского литературного языка с учётом многообразных общественных функций. 2. Культура речи и ее влияние на этику общения 2.1 Характеристика понятия "культура речи" Речь - это деятельность общения - выражения, воздействия, сообщения - посредством языка, форма существования сознания (мыслей, чувств, переживаний) ...